Ein Dokumenten-Repository ist ein Dateispeichersystem, in dem Benutzer Dokumente speichern und abrufen können. Es ermöglicht allen Mitarbeitern, unabhängig von Standort oder Abteilung, einen einfachen Zugriff auf Geschäftsinformationen. Dokumentrepositorys ermöglichen es Organisationen, jede Art von Daten auf leicht zugängliche Weise zu erfassen, zu verwalten und zu teilen. Werfen wir nun einen Blick auf Software zur Ablage von Studentendokumenten und Hausdokumenten.
Was sind Dokumenten-Repositorys?
Ein Dokumentenspeicher ist ein System zum Speichern und Verwalten von Dokumenten. Es ist ein Ort, an dem Dokumente gespeichert, verwaltet und von autorisierten Benutzern aufgerufen werden.
Ein typisches Beispiel für ein Dokumenten-Repository wäre jedes System, das Dateien an einem oder mehreren Orten speichert, z. B. auf Ihrem lokalen Laufwerk oder einem Cloud-Speicherdienst wie Dropbox. Diese Art von Anwendung kann von großen Organisationen verwendet werden, da sie ihren Arbeitsablauf einfacher verwalten können, als wenn sie sich nur darauf verlassen müssten, einzelne Dateien per E-Mail von Person zu Person zu versenden
Es gibt zwei Haupttypen von Dokumenten-Repositorys: zentralisiert (einzelner Standort) und verteilt (mehrere Standorte). Zentralisierte Systeme sind für größere Unternehmen tendenziell einfacher; Verteilte Systeme ermöglichen jedoch schnellere Zugriffszeiten, da mehrere Standorte gleichzeitig verfügbar sind – und dies auf Kosten einer erhöhten Komplexität bei der Einrichtung neuer Abteilungen innerhalb einer Organisation, da jede Abteilung ihre angepasste Dashboard-Oberfläche (UI) benötigt.
SharePoint ist ein Dokumenten-Repository, d. h. es wird zum Speichern, Verwalten und Freigeben von Dokumenten verwendet. SharePoint wurde ursprünglich als DMS (Dokumentenverwaltungssystem) entwickelt. Es hat sich jedoch zu viel mehr entwickelt.
Hier ist eine der wichtigsten Möglichkeiten, wie Sie SharePoint verwenden können:
- Ein Enterprise-Content-Management-System (ECM) bezieht sich auf alle verschiedenen Tools und Anwendungen, die von einem Unternehmen zum Speichern, Verwalten und Freigeben seiner Daten über mehrere Plattformen hinweg verwendet werden, z. B. Microsoft Office 365 oder Google Drive. Dazu gehören Dinge wie E-Mail-Systeme wie Gmail oder Outlook; Dateispeicherlösungen wie Box; Kommunikations-Apps wie Slack; Videokonferenz-Tools wie Skype for Business; Social-Media-Plattformen wie Facebook Messenger etc.
Dokumenten-Repository-Software
Für Unternehmen und andere Organisationen bezieht sich „Dokumentenarchiv-Software“ auf eine Reihe von Tools zum Verwalten und Freigeben von Dokumenten.
Unternehmen verwenden Dokumenten-Repositorys, um Dokumente an einem zentralen Ort zu speichern, sodass mehrere Personen gleichzeitig darauf zugreifen können. Der Vorteil der Verwendung eines Dokumentenspeichers besteht darin, dass Sie sich keine Gedanken darüber machen müssen, wer welches Blatt oder welche Akte auf Ihrem Schreibtisch hat – das System erledigt das für Sie!
Dokumentenarchiv für Studenten
Student Document Repository ist eine Software, die verwendet wird, um die Dokumente von Studenten zu speichern und zu verwalten. Sie können dies verwenden, um die Dokumente der Schüler zu verwalten, z. B. ihre Aufgaben, Projekte und Tests. Das Student Document Repository hat auch eine Option, mit der Sie Ihre Notizen darin ablegen können, damit Sie bei Bedarf darauf zurückgreifen können.
Sie sollten dieses Programm auf Ihrem Computer ausprobieren, bevor Sie es kaufen, da es beim Installationsprozess zu Störungen kommen kann, wenn es nicht richtig durchgeführt wird.
Warum brauchen wir ein Dokumenten-Repository?
Ein Dokumenten-Repository ist ein System, mit dem Sie Dokumente speichern, organisieren und verwalten können. Sie können es für verschiedene Zwecke verwenden, z. B. zum Speichern und Verwalten Ihrer Workflows oder sogar zum Erstellen eines Online-Portfolios. Es gibt viele Vorteile der Verwendung von Dokumenten-Repository-Software wie:
- Einfach zu bedienen:
- Flexible Optionen
- Skalierbar
Was ist ein zentrales Dokumenten-Repository?
Ein zentrales Dokumenten-Repository ist eine Datenbank, die Dokumente speichert. Es ist das Äquivalent zu einem zentralen Aktenschrank, dem Ort, an dem Sie alle wichtigen Dateien aufbewahren können.
Die Idee hinter dieser Art von System ist, dass Sie von überall auf jedem Gerät auf Ihre Dokumente zugreifen können – und es spielt keine Rolle, ob sie lokal auf Ihrem Computer oder in einem Cloud-basierten Speichersystem wie Dropbox oder Google Drive (die gehört Alphabet).
Dokumentenablage des Hauses
House Document Repository (HDR) ist eine Online-Plattform, die es Benutzern ermöglicht, ihre Dokumente zu speichern, zu organisieren und zu teilen. Jeder, der seine Arbeit dokumentieren muss, kann die Software verwenden.
Das Beste an House Document Repository ist, dass es über eine eigene Suchmaschine verfügt, sodass Sie nicht alle Ihre Dateien manuell durchsuchen müssen, bevor Sie finden, wonach Sie suchen. Geben Sie einfach das Wort oder den Satz ein und drücken Sie dann die Eingabetaste – das System findet alle Vorkommen davon in jedem Dokument auf Ihrem Computer!
Was ist eine Dokumentenbibliothek?
Eine Dokumentbibliothek ist eine Sammlung von Dokumenten, die an einem zentralen Ort gespeichert sind. Zum Speichern beliebiger Dateitypen, einschließlich Word-Dokumente, PDFs oder Bilder, können Sie Dokumentbibliotheken verwenden.
Eine Dokumentbibliothek ähnelt einem Online-Archiv, in dem Sie Ihre Dateien so speichern, dass sie von mehreren Geräten und Orten aus zugänglich sind.
Was ist DMS auf einem Computer?
Wenn Sie neu in der Welt des Dokumentenmanagements sind, ist es wichtig zu verstehen, was ein DMS ist. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) speichert, findet und verteilt Dokumente effizient.
Es kann von jeder Art von Unternehmen zum Speichern von Dokumenten wie Tagesordnungen, Sitzungsprotokollen usw. verwendet werden, außer dass sie verloren gehen, wenn es einen Wechsel im Top-Management oder irgendetwas anderes im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit Ihres Unternehmens gibt.
Die 7 besten Dokumenten-Repository-Tools
Wir befinden uns mitten in einer digitalen Transformation. Und da Unternehmen nach neuen Wegen suchen, ihre Daten zu verwalten und zu sichern, wenden sie sich zunehmend einer ganzen Reihe von Tools zu, die ihnen dabei helfen, zu verstehen, wie ihre Informationen gespeichert und weitergegeben werden. Eine beliebte Option ist Documented Repository Software (DR). Hier ist, was Sie über die 7 besten DR-Tools auf dem heutigen Markt wissen müssen:
#1. Im Freien
Alfresco ist eine Open-Source-Plattform für Enterprise Content Management (ECM), die eine einzige, einheitliche Plattform für alle Informationen und Dokumente Ihres Unternehmens bietet.
Mit Alfresco können Sie riesige Datenmengen sicher und einfach speichern und verwalten. Es erleichtert auch die gemeinsame Nutzung von Inhalten zwischen Teams innerhalb desselben Unternehmens oder Organisationen in verschiedenen Branchen.
SharePoint ist ein Dokumentenverwaltungssystem, eine Kollaborationsplattform, ein Inhaltsverwaltungssystem und eine Unternehmenssuchmaschine, die zum Speichern von Dokumenten verwendet werden kann. Es ist ein effektives Tool, um die Daten Ihres Unternehmens an einem Ort zu speichern.
Das Beste an SharePoint ist, dass Sie sich keine Gedanken über die Verwaltung mehrerer Systeme machen müssen, da es ein einziges Repository für alle wichtigen Dateien erstellt. Das Zweitbeste daran ist die Möglichkeit, Informationen mit anderen Benutzern oder Kollegen über Dienste wie Extranet- oder Intranet-Portale auszutauschen, was das Teilen einfacher als je zuvor macht!
#3. Nuxeo
Nuxeo ist eine Dokumentenverwaltungssoftware, mit der Sie benutzerdefinierte Lösungen erstellen können. Jeder andere, der es verwenden möchte, kann dies tun, da es sich um eine Open-Source-Lösung handelt.
Nuxeo ist eine webbasierte Anwendung und erfordert daher keine Installation auf Ihrem Computer oder Server. Sie benötigen lediglich einen Internetzugang, damit die Plattform ordnungsgemäß funktioniert.
#4. WebXtender
WebXtender ist eine Cloud-basierte Dokumentenverwaltungssoftware, mit der Sie Dokumente erstellen, verwalten und in einem zentralen Repository speichern können. Sie können es zum Speichern aller Arten von Dateien verwenden – von Dokumenten bis hin zu Bildern und Videos – und dann mit der mobilen WebXtender-App von jedem Gerät oder Standort aus darauf zugreifen. Dies macht es ideal für Unternehmen mit Remote-Mitarbeitern, die häufig reisen oder ihre Daten jederzeit griffbereit haben möchten, ohne sich Gedanken über die Kosten für Backup-Speicher machen zu müssen.
Die Anwendung bietet erweiterte Funktionen für die Dokumentenverwaltung und Zusammenarbeit – einschließlich Versionierung (eine Funktion, mit der Benutzer Änderungen sehen können, die von anderen vorgenommen wurden), Metadaten (Daten zu einzelnen Inhalten), Sicherheit (damit Benutzer nur private Elemente veröffentlichen können) sowie Workflow Automatisierung, sodass Aufgaben automatisch abgeschlossen werden, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind (z. B. Erstellen eines Genehmigungsprozesses).
#5. OCR
OCR (Optical Character Recognition) ist eine Technologie, die Bilder von Text in bearbeitbaren Text umwandelt. Mit OCR können Bilder von Dokumenten, Fotos und anderen Dingen in Text umgewandelt werden, der verwendet werden kann.
OCR-Software ist sehr nützlich zum Archivieren, Suchen und Teilen von Dokumenten. Es verwendet die optische Zeichenerkennung (OCR), um Wörter in einem Bild oder Dokument in bearbeitbaren Text umzuwandeln.
#6. CustomShow – Business-Präsentationssoftware
CustomShow ist ein Business-Präsentationstool, mit dem Sie Präsentationen, Bildschirmpräsentationen und andere Inhalte erstellen und bearbeiten können.
Es ist sowohl in kostenlosen als auch in kostenpflichtigen Versionen erhältlich. Die kostenlose Version hat eingeschränkte Funktionen, bietet aber genug, um mit dem Programm zu beginnen. Das wurde von vielen Kunden als die beste Option für Anfänger angesehen, die gerade erst anfangen, ihre Präsentationen im Internet oder lokal auf ihren Computern/Laptops/Tablets usw. zu erstellen. . Für diejenigen, die mehr Funktionalität wünschen als in der kostenlosen Version verfügbar ist, können mehrere verschiedene Pakete zu unterschiedlichen Preisen erworben werden, je nachdem, wie lange (bis zu 2 Jahre) Ihr Abonnement dauern soll, bevor Sie Zugriff auf alle seine Funktionen haben erneut, wenn es abläuft (bis dahin haben Sie jedoch noch Zugriff).
#7. Clearslide (ehemals SlideRocket)
Präsentationstool zum Erstellen und Freigeben von Präsentationen online. Es wurde 2018 von Clearslide übernommen, das eine Präsentationssoftwarelösung namens ClearSlide anbietet.
Clearslide ist eine Cloud-basierte Präsentationssoftwarelösung, mit der Benutzer Umfragen, Quizfragen, Abstimmungen, Formulare und Dashboards direkt in ihrem Browserfenster erstellen können. Dies erleichtert Unternehmen, die mehr aus ihren Besuchern herausholen möchten, indem sie ansprechende Inhalte auf Webseiten oder Zielseiten erstellen, ohne zusätzliche Plugins oder Add-Ons auf dem Hostserver ihrer Website installieren zu müssen.
Zusammenfassung
Die beste Repository-Software für Haus- und Studentendokumente hilft Ihnen dabei, Ihre Prozesse zu organisieren und Ihrem Team die Zusammenarbeit zu erleichtern. Es gibt Ihnen auch die Möglichkeit, neue Dokumente aus der Anwendung heraus zu erstellen, was sehr nützlich sein kann, wenn Sie etwas Neues erstellen, das ständig aktualisiert werden muss. Darüber hinaus sind mit jeder Software, die wir heute getestet haben, viele verschiedene Funktionen verfügbar, wie z. B. Funktionen für die Zusammenarbeit oder Versionsverwaltungssysteme, sodass jeder in Ihrem Team jederzeit genau weiß, was vor sich geht!
Häufig gestellte Fragen zur Best Documents Repository-Software
Warum brauchen wir ein Dokumenten-Repository?
Die Verwendung eines Dokumentrepositorys trägt zum Schutz Ihrer Informationen und Dateien bei, indem Ihre Daten verschlüsselt werden.
Was ist Electronic Records Management ERM?
Verwendet automatisierte Techniken, um Datensätze unabhängig vom Format zu verwalten.
Welches DMS ist das Beste?
Unten sind die 5 besten Dokumentenverwaltungssoftware:
- M-Dateien
- Vorlage
- eAktenschrank
- unterschreibe jetzt.
- Hightail
Bibliographie
- VERTRAGSMANAGEMENTSYSTEME: 2022 Top Best Software
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