Wenn sich ein Mitarbeiter entscheidet, Ihr Unternehmen zu verlassen, ist es wichtig, ihm ein Austrittsgespräch zu geben. Wenn Sie herausfinden können, warum sie gehen, sind Sie viel besser in der Lage, andere davon zu überzeugen, zu bleiben. Sie können eine Vorlage für ein Austrittsgespräch verwenden, um sicherzustellen, dass Ihr Austrittsgesprächsprozess konsistent ist und dass die Mitarbeiter wertvolle Informationen liefern, wenn sie das Unternehmen verlassen. Ein Exit-Interview ist jedoch nicht erforderlich, wenn Sie kein geeignetes Team haben. Ein Nachteil eines Austrittsgesprächs besteht darin, dass Sie riskieren, Ihren beruflichen Ruf zu beschädigen, da andere zweifellos von Ihrer Kritik an Ihren Mitarbeitern und dem Unternehmen erfahren werden. In diesem Artikel gehen wir also darauf ein, wie Sie als Arbeitgeber ein gutes Austrittsgespräch führen können, sowie auf einige hervorragende Fragen zum Austrittsgespräch.
Was ist ein Mitarbeiter-Exit-Interview?
Bevor ein Mitarbeiter ein Unternehmen verlässt, wird ein Austrittsgespräch geführt, um ein Gefühl und Verständnis dafür zu bekommen, was eine Organisation verbessern kann, um ihre besten Talente zu halten. Es ist ein wichtiger Teil des gesamten Prozesses des Austrittsgesprächs und wird normalerweise in gewisser Weise von der Personalabteilung gehostet.
Während eines Austrittsgesprächs kann die Personalabteilung dem Mitarbeiter Fragen stellen wie: „Warum verlassen sie?“ Was dachten sie über das Unternehmen und hatten sie Ideen, wie man es besser machen könnte? Idealerweise basiert das Gespräch auf einem strukturierten Fragebogen, auf den wir später in diesem Artikel eingehen werden.
Sind Exit-Interviews eine gute Idee?
Ausführliche Exit-Interviews können an allen drei Fronten aufschlussreiche Beiträge liefern. Sie können das Engagement und die Bindung von Mitarbeitern steigern, indem sie organisatorische Erfolge und Misserfolge offenlegen.
Warum führen Arbeitgeber ein Austrittsgespräch?
Austrittsgespräche dienen drei Hauptzwecken: dem Unternehmen zu helfen, sich zu verbessern, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter zufrieden gehen, und in einigen Fällen Menschen davon zu überzeugen, unter neuen Bedingungen zu bleiben.
So führen Sie ein Austrittsgespräch
Hier sind einige der wichtigsten Richtlinien, die Sie befolgen sollten, und Beispielfragen, die Sie in einem Austrittsgespräch stellen sollten.
#1. Führen Sie ein Austrittsgespräch durch, bevor ein Mitarbeiter geht
Mit jedem, der Ihr Unternehmen verlässt, sollten Sie ein Austrittsgespräch führen. Einige Praktizierende werden Ihnen sagen, dass Sie sie nur mit Ihren Stardarstellern (die Sie wirklich behalten wollen) durchführen und sich keine Gedanken über „Unruhestifter“ machen sollten.
Die Angabe, dass nur bestimmte Abteilungen ein Austrittsgespräch führen sollten, sendet ein falsches Signal über den Wert der Praxis als Ganzes. Es teilt dem Rest des Unternehmens mit, dass nur die Meinung einiger Leute es wert ist, berücksichtigt zu werden. Der Zweck von Austrittsgesprächen besteht darin, Ihnen ein klares Bild von allem zu vermitteln, was in Ihrem Unternehmen vor sich geht, und nicht nur die Meinungen einiger weniger Personen.
Wenn Sie die Standpunkte derjenigen ignorieren, die Probleme verursachen, werden Sie eine große Lücke in Ihrem Verständnis davon haben, wie Sie das System reparieren können. Warum dieser Mitarbeiter überhaupt zum „Unruhestifter“ wurde, erfahren Sie nicht; Vielleicht gibt es ein Problem mit der Art und Weise, wie die Position gehandhabt wird, das es den Leuten erschwert, erfolgreich zu sein. Du wirst es nie erfahren, wenn du nicht fragst.
#2. Pünktlich sein.
Ein Austrittsgespräch führt man am besten am letzten Tag des Austritts oder in den Tagen direkt nach dem Austritt durch. Sie werden vorher nicht so frei mit ihren Gedanken sein.
Eine gewisse „mentale Distanz“ von der Rolle zu haben, auch wenn es nur ein paar Tage sind, kann sehr hilfreich sein. Es bietet dem Abgänger einen Blickwinkel, aus dem er seine Erfahrungen eher kritisch als emotional bewerten kann.
Wenn Sie es jedoch länger als eine Woche auslassen, werden sie sich vom Geschäft losgelöst fühlen, insbesondere wenn sie bereits in einer neuen Rolle begonnen haben. Sie werden vielleicht bemerken, dass ihr Feedback allgemeiner oder weniger direkt wird.
#3. Transparenz bewahren.
Teilen Sie die Themen, die Sie behandeln möchten, immer im Voraus mit. Erstellen Sie eine Liste der Fragen, die Sie stellen möchten, oder der Themen, die Sie diskutieren möchten, und senden Sie diese dann vorab per E-Mail an den Abgänger.
Dies trägt nicht nur dazu bei, sie zu beruhigen, sondern erhöht auch die Wahrscheinlichkeit, dass sie mit durchdachten, gut entwickelten Antworten reagieren. Es gibt ihnen ein paar Tage Zeit, um über ihre Erfahrungen nachzudenken und durchdachtes Feedback zu geben, anstatt dies vor Ort tun zu müssen.
#4. Pflegen Sie eine freundliche Atmosphäre.
Austrittsgespräche sollten so locker wie möglich sein. Sie können sich bemühen, sie an einem anderen Ort als dem Büro abzuhalten, z. B. in einem nahe gelegenen Café. Dies trägt dazu bei, die Vorstellung zu bekräftigen, dass dies eher ein freundliches, wechselseitiges Gespräch zwischen Ex-Kollegen als ein Disziplinarverfahren ist. Wenn Sie das Austrittsgespräch bei der Arbeit führen, wird es sich unweigerlich anfühlen, als wären sie bei der Arbeit.
#5. Pflegen Sie eine enge, individuelle Verbindung.
Ein Interviewer ist immer ausreichend. Sie möchten nicht, dass sie das Gefühl haben, dass sich das Unternehmen gegen sie verbündet, also lassen Sie den Ausscheidenden so weit wie möglich entscheiden, wer das Vorstellungsgespräch führt. Verstehen sich die beiden gut, bekommt man deutlich ehrlicheres (und damit wertvolleres) Feedback.
Am besten ist es, wenn die Person, die das Austrittsgespräch führt, nicht die Person ist, die den austretenden Mitarbeiter direkt betreuen wird. Dafür gibt es mehrere Gründe. Zunächst einmal ermutigt es den Abgänger, offener in seinem Feedback zu sein. Ob das auch für Ihr Unternehmen gilt, erfahren Sie hier.
Darüber hinaus wird dieses Feedback automatisch um eine Ebene in der Unternehmenshierarchie nach oben verschoben, wodurch es wahrscheinlicher wird, dass sie etwas dagegen unternehmen.
#6. Sie sollten mehr zuhören als sprechen.
Fühlen Sie sich als Interviewer nicht verpflichtet, auf Feedback zu antworten; das ist nicht der Zweck dieses Prozesses. Sie sind nicht da, um das Unternehmen zu verteidigen oder Ihre eigenen Entscheidungen zu rechtfertigen, sondern um alles darüber zu erfahren, was Sie können.
Dies könnte eine sehr schwierige Erfahrung sein, besonders wenn Sie der Gründer sind. Machen Sie sich jedoch Mut, dass selbst das vernichtendste Feedback dazu verwendet werden kann, Ihr Unternehmen zu verbessern.
Austrittsgespräche können extrem schwierig sein, besonders wenn Ihnen das Unternehmen gehört. Es ist ein Gespräch, in dem jemand völlig frei ist, Sie und Ihr Unternehmen zu kritisieren. Es kann sich anfühlen, als würdest du getreten werden, während du auf dem Boden liegst. Aber der Trick besteht darin, deinen Stolz herunterzuschlucken und sie für sich selbst sprechen zu lassen.
#7. Führen Sie ein Gespräch, anstatt es zu dominieren.
Als Interviewer könnten Sie versucht sein, das Gespräch auf Themen zu lenken, die Sie gerne besprechen möchten. Dies gilt insbesondere für Gründer, denen das von ihnen aufgebaute Unternehmen häufig sehr am Herzen liegt und die eine starke Meinung darüber haben, wie es geführt werden sollte.
Es ist jedoch ein Fehler, die Kontrolle über dieses Gespräch zu übernehmen. Führen Sie es zu den Themen, die Sie für relevant halten, aber das Ziel ist es, zu hören, was der Abgänger zu sagen hat, also lassen Sie ihn das Interview führen, wo er möchte.
Stellen Sie sicher, dass die Notizen zum Austrittsgespräch mit der gesamten Unternehmensführung geteilt werden, nicht nur mit dem unmittelbaren Team des Austritts. Dadurch wird sichergestellt, dass die Unternehmensleiter ein umfassendes Verständnis dafür haben, wie sich jeder Aspekt des Unternehmens entwickelt.
#9. Implementieren Sie die Ergebnisse
Alles bis zu diesem Punkt war einfach. Sie müssen Ihr neu gewonnenes Wissen nun in die Praxis umsetzen. Wenn Sie das Austrittsgespräch korrekt geführt haben, haben Sie vielleicht schon Geschichten von Teammitgliedern gehört, die nicht ihren Beitrag leisten, oder von Managern, die ihre Mitarbeiter nicht unterstützen. Es mag schwer zu verstehen sein, aber wenn Sie ernsthaft daran interessiert sind, die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen geführt wird, zu verbessern, müssen Sie sich dazu verpflichten, die notwendigen Änderungen vorzunehmen.
Was sollten Sie in einem Exit-Interview nicht sagen?
Vermeiden Sie respektlose Äußerungen im Austrittsgespräch, kritisieren Sie keine früheren Mitarbeiter oder Vorgesetzten. Respektieren Sie die Gefühle anderer und verwenden Sie eine akzeptable Sprache. Ihr ehrliches Feedback ist akzeptabel, aber nicht, wenn es Sie beleidigt.
Wie viel Prozent der Unternehmen beenden Interviews?
Untersuchungen zeigen, dass 30–35 % der Personen, die ein Papier-Exit-Interview erhalten, dieses ausfüllen, aber diese Zahl ist höher bei Personen, die Online-Exit-Interviews erhalten.
Arten von Exit-Interview-Vorlagen
Es gibt zwei Möglichkeiten, Exit-Interview-Vorlagen zu verwenden. Eine Methode besteht darin, die Fragen des Austrittsgesprächs mündlich zu stellen, während die andere ein schriftliches Formular beinhaltet, das der Mitarbeiter ausfüllen muss. Sie können diese beiden Ansätze auch kombinieren, indem Sie Mitarbeiter ein Formular ausfüllen lassen und ihre Antworten dann in einem Interview besprechen. Jede Vorlage für ein Exit-Interview sollte diese fünf Arten von Fragen enthalten.
- Gründe für das Verlassen des Arbeitsplatzes
- Berufliche Umstände
- Arbeitskultur
- Arbeitsumgebung
- Technologie
Hier finden Sie Beschreibungen beider Ansätze sowie einige Beispielfragen, die Sie in die Vorlage für das Austrittsgespräch aufnehmen können, die Sie letztendlich für Ihr Unternehmen erstellen:
#1. Vorlage für Exit-Interview-Fragen
HR verwendet eine Fragevorlage für ein Austrittsgespräch während eines persönlichen Gesprächs mit dem ausscheidenden Mitarbeiter. Es besteht aus offenen Fragen, die ein Gespräch anregen können.
Warum haben Sie sich nach einem neuen Job umgesehen und sich schließlich entschieden, Ihren jetzigen zu kündigen? Es kann verschiedene Gründe geben, warum sie eine neue Stelle suchen und warum sie gehen. Vielleicht wurden sie von einem vielversprechenderen Angebot eines Konkurrenten abgeworben, oder sie wünschten sich einen überschaubareren Arbeitsweg, eine höhere Bezahlung oder eine Abwechslung in ihrer Karriere. Es könnte jedoch zugrunde liegende Ursachen geben, wie z. B. Diskriminierung oder ein toxisches Arbeitsumfeld.
Wenn Sie im Laufe der Zeit Daten von mehr Personen sammeln, werden Sie möglicherweise gemeinsame Themen mit berechtigten Bedenken bemerken. Diese Erkenntnisse können der Organisation dabei helfen, Bereiche zu identifizieren, in denen sie als Arbeitgeber wachsen muss.
#2. Beenden Sie die Interviewformularvorlage
Ein Fragebogen wird vom Mitarbeiter in einer Formularvorlage für ein Austrittsgespräch ausgefüllt. Ihre Fragen werden anhand einer Bewertungsskala und/oder einer Reihe von Multiple-Choice-Optionen beantwortet. Es kann auch offene Fragen enthalten. Diese Methode generiert Daten, die leichter messbar und quantifizierbar sind als eine Vorlage für ein Austrittsgespräch.
#3. Multiple-Choice-/Rating-Scale-Fragen
Umfragen, die eine Bewertungsskala oder eine festgelegte Anzahl vorgegebener Antwortoptionen verwenden, sind im Wesentlichen geschlossen und suchen nach Antworten auf Fragen mit einer festgelegten Anzahl möglicher Antworten. Die Teilnehmer bewerten ihre Zustimmung zu Aussagen oder geben ihre Meinung ab, indem sie auf eine Zahl klicken. Es kann auch einen Abschnitt geben, in dem die Befragten ihre Antworten in eigenen Worten erläutern können.
#4. Geschlossenes/offenes Hybrid-Template
Sie können auch eine Vorlage für ein Austrittsgesprächsformular verwenden, das sowohl geschlossene als auch offene Fragen enthält. Es ermöglicht Ihnen, das beste Format zum Sammeln der spezifischen Art von Kommentaren zu verwenden, nach denen Sie suchen.
Sollte ich in meinem Exit-Interview brutal ehrlich sein?
Lüge niemals in einem Exit-Interview. Achten Sie jedoch darauf, keine Brücken zu verbrennen. Man weiß nie, wann man einem früheren Kollegen begegnet.
Wie gelingt ein Exit-Interview?
Kommunizieren Sie, was Ihnen an der Arbeit dort gefallen hat und was sie gut machen. Ihr Arbeitgeber wird Ihre Ansichten und Erfahrungen wahrscheinlich als fairer, ehrlicher und genauer ansehen, wenn Sie sowohl positives als auch negatives Feedback teilen.
Vorteile des Exit-Interviews
- Sie erfahren, warum eine Person Ihr Unternehmen verlässt.
- Austrittsgespräche sind eine kostengünstige Maßnahme, da das Unternehmen bereits über ein HR-Team verfügt, das das Austrittsgespräch führt, was dem Unternehmen Zeit und Geld spart.
- Ein Exit-Interview fördert den guten Willen für zukünftige Transaktionen. Es lässt die Tür offen für zukünftige Möglichkeiten, in das Unternehmen zurückzukehren.
- Es kommt der Organisation zugute, indem es das Endergebnis des Jahresabschlusses verbessert. Dies liegt daran, dass die Verringerung der Mitarbeiterfluktuation die Notwendigkeit für das Unternehmen verringert, in die Rekrutierung, Überprüfung und Schulung neuer Mitarbeiter zu investieren.
- Vielleicht begegnen Sie Menschen, die Sie in der Berufswelt zurücklassen. Es ist wichtig, positiv abzureisen und eine freundschaftliche Beziehung aufrechtzuerhalten, damit Sie sich nicht unwohl fühlen, wenn Sie sie in Zukunft wiedersehen.
- Das Teilen Ihres ehrlichen Feedbacks hilft dem Unternehmen zu wachsen und sich zu entwickeln, während es auch Ihren Kollegen zugute kommt.
- Es dient als Feedbackquelle, die ein genaues Bild aus Mitarbeitersicht vermittelt.
- Es kann der Organisation dabei helfen, schwerwiegende Probleme wie Gewalt, Diskriminierung und Belästigung zu erkennen.
- Es bietet Informationen zu Schulungsanforderungen, Onboarding und Rekrutierungsrichtlinien.
- Mit Hilfe der Informationen aus einem Austrittsgespräch kann die Organisation die Kultur und das Umfeld in ihrem Bereich einschätzen.
- Wenn ein Mitarbeiter mit seinen Vorgesetzten endlich offene Fragen offen und unkompliziert besprechen kann, ist das ein willkommener Abschluss.
Nachteile des Exit-Interviews
- Wenn der Mitarbeiter Brücken brennt, kann der Prozess Zeitverschwendung sein.
- Wenn ein Mitarbeiter weiß, dass sein Abgang unmittelbar bevorsteht, fühlt er sich möglicherweise unter Druck gesetzt, offen über seine Erfahrungen zu sprechen. Wenn Sie mit dem Unternehmen auf der anderen Seite des Tisches zu tun haben, kann dies zu Reue und Problemen führen.
- Es ist wahrscheinlicher, im schlechten Einvernehmen zu gehen, als die Dinge während eines Austrittsgesprächs wieder in Ordnung zu bringen.
- Wenn ein scheidender Mitarbeiter starke negative Gefühle hat, kann das Austrittsgespräch schnell zu einem Schlachtfeld mit vielen hitzigen Worten werden.
- Ein Austrittsgespräch ist nur eine Formsache, die sich ohne ein gutes Team für spätere Auswertungen und Korrekturmaßnahmen als kostspielig und sinnlos für das Unternehmen erweisen kann.
Zusammenfassung
Ich hoffe, diese Informationen darüber, wie man als Arbeitgeber ein gutes Austrittsgespräch führt, und einige gute Fragen für Austrittsgespräche waren hilfreich für Sie.
Beenden Sie die Interview-FAQs
Was passiert im Exit-Interview?
Ein Austrittsgespräch ist ein Gespräch zwischen einem Unternehmen und einem Mitarbeiter, der sich entschieden hat, das Unternehmen zu verlassen.
Was soll man im Exit-Interview sagen?
Teilen Sie Ihre Gedanken über das Unternehmen und was es gut macht, indem Sie Ihre positiven Erfahrungen dort hervorheben. Ihr Arbeitgeber wird Ihre Kommentare und Erfahrungen wahrscheinlich als fairer, ehrlicher und genauer ansehen, wenn Sie eine Mischung aus positivem und negativem Feedback geben.
Kann ich ein Exit-Interview ablehnen?
Wenn Sie sich entscheiden, ein Exit-Interview abzulehnen, sind Sie höchstwahrscheinlich auf der sicheren Seite. Bevor Sie jedoch entscheiden, ob Sie an einem Austrittsgespräch teilnehmen oder nicht, sollten Sie überlegen, ob es für Sie einen Nutzen bringt.
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Bibliographie
