Unternehmen verlassen sich zunehmend auf Tools für die interne Geschäftskommunikation, um die Effizienz und Produktivität zu steigern, unabhängig davon, wo sich die Mitarbeiter befinden. Dies wird dazu beitragen, das IT-Management zu rationalisieren, benutzerfreundliche Lösungen zu finden und Mitarbeiter zu inspirieren. Daher ist Kommunikation für den Start und das Wachstum eines erfolgreichen Unternehmens unerlässlich. Die externe und interne Kommunikation umfasst eine breite Palette von Business-Kommunikationsinstrumenten. Diese Tools tragen dazu bei, die Produktivität Ihres Unternehmens sowie Online-Plattformen für Zusammenarbeit und Produktivität zu verbessern. In diesem Artikel werden einige praktische Tools für die Online-Geschäftskommunikation erörtert, die Ihnen im Geschäftsleben helfen.
Was sind die grundlegenden Werkzeuge der Geschäftskommunikation?
Es gibt eine Vielzahl von Kommunikationsinstrumenten, die sowohl für die interne als auch für die externe Kommunikation verwendet werden. Zu diesen Tools gehören Aufgabenverwaltung, Instant Messaging, Sprach- und Videokonferenztools, Tools für die Dokumentenzusammenarbeit, Knowledge Center, E-Mail, E-Mail und Online-Plattformen für die Zusammenarbeit und Erledigung von Aufgaben. Wir beginnen mit einigen grundlegenden Tools für die Geschäftskommunikation
#1. Tools zur Aufgabenverwaltung
Teams, die verstreut oder extern arbeiten, haben nicht den Luxus, die Arbeitsplätze der anderen zu besuchen, um zu sehen, woran ihre Kollegen arbeiten, oder um sich über eine Deadline zu informieren.
Deshalb ist Aufgabenverwaltungssoftware so hilfreich. Selbst wenn Ihr Unternehmen über den leistungsstärksten Technologie-Stack verfügt, wird es fast schwierig sein, Ihre Ziele zu erreichen, wenn Ihre Aufgaben nicht richtig gehandhabt werden.
Sie können eine Aufgabenverwaltungsanwendung verwenden, um Projektkalender zu erstellen, Teammitgliedern Arbeit zuzuweisen und Fristen festzulegen. Sobald ein Projekt gestartet ist, verfolgt das Tool, wie die Projekte voranschreiten und ob Ihr Team pünktlich bleibt; Task-Management-Tools sind auch ideal für die Aufrechterhaltung einer effektiven Geschäftskommunikation. Sie können Projektdiskussionen handhaben, da jeder Kommentar oder Beitrag in Karten oder Threads gespeichert wird. Eine Plattform wie Trello verwendet beispielsweise spezialisierte Listen, Boards und Zeitleisten, um Aufgaben zu organisieren. Wenn jemand in Ihrem Team eine Beschwerde über eine Aufgabe hat oder einen Zeitplan anpassen muss, muss er Sie nur @erwähnen, und Sie werden benachrichtigt.
#2. Sofortnachrichten
Instant Messaging ist ein unverzichtbares Tool für schnelllebige Teams, die in Echtzeit interagieren und arbeiten müssen. E-Mail soll dies zwar bewerkstelligen, aber wir alle kennen ihre Schwächen: Nachrichten werden nur gelesen, wenn der Empfänger sein Postfach kontinuierlich überwacht.
Wenn es um E-Mails geht, besteht die Tendenz, sie zu verlängern, wenn oft nur eine einfache Antwort erforderlich ist. Dies kann schnelle Antworten verhindern.
Instant-Chat-Plattformen sind perfekt für Teams, die sich in überflüssigen E-Mail-Threads verzetteln oder in Echtzeit zusammenarbeiten möchten, ohne die Zeitverzögerung, die mit Posteingängen einhergeht.
Slack ist eines unserer beliebtesten Kommunikationstools für Teams. Es ist ein einfacher, benutzerfreundlicher Instant Messenger, mit dem Sie sich in Echtzeit mit Einzelpersonen oder Gruppen verbinden können.
Kanäle können für separate Teams eingerichtet werden, damit Ihr Designteam nichts von den Rechnungen erfährt, die die Finanzabteilung verfolgt, und sie sind auch ein hervorragender Bereich, um die Effizienz zu steigern. Anstatt dein Team zu langen morgendlichen Besprechungen zu versammeln, solltest du die morgendliche Stand-up-Funktion von Slack in Betracht ziehen, um einen schnellen Überblick darüber zu erhalten, was alle an diesem Tag tun
Wenn Sie jedoch Workvivo für Ihr soziales Intranet verwenden, können Sie die Instant Messaging-Dienste von Slack in Ihren Aktivitäts-Feed integrieren. Selbst wenn Ihre Mitarbeiter Slack nicht verwenden, werden sie also keine wichtige Kommunikation verpassen!
#3. Tools für Sprach- und Videokonferenzen
Die Einbeziehung von Telefon- und Videokonferenz-Tools in Ihre Technologieplattform ist unerlässlich. Ihr Team kann diese Technologien nicht nur für virtuelle Besprechungen und Projektbesprechungen nutzen, sondern auch mit Kunden kommunizieren und neue Geschäftsmöglichkeiten entdecken.
Das Starten eines Video-Chats mit Ihrem Team ist so einfach wie das Planen einer Besprechungszeit, das Bereitstellen eines Links und das Warten auf die Teilnahme, je nach Ihrem Dienst. Mit einem Tool wie Zoom (das bereits über 300 Millionen Nutzer hat!) können Sie Meetings veranstalten, Präsentationen austauschen und mit Kunden von überall aus kommunizieren.
Wenn das Meeting beginnt, können Sie mit maximal 25 Personen zusammenarbeiten, indem Sie Ihren Bildschirm freigeben und Dateien verknüpfen. Und wenn jemand nicht an dem Meeting teilnehmen kann, können Sie es aufzeichnen und ihm schicken, sobald Sie fertig sind!
Es ist schwierig, den Überblick über alle Ihre Apps zu behalten, wenn Sie viele davon verwenden. Glücklicherweise können Sie den App Launcher in einem Produkt wie Workvivo verwenden, um Apps direkt vom Dashboard aus zu verbinden und zu verwenden. Die Zoom-Integration mit Workvivo ermöglicht es Ihrem Team, Videokonferenzen direkt aus seinem sozialen Intranet zu starten, wodurch es Zeit spart, zwischen Anwendungen zu wechseln.
#4. Tools für die Dokumentenzusammenarbeit
Überlegen Sie, wie ein Arbeitsplatz ohne ein Tool für die Dokumentenzusammenarbeit aussehen würde – wie könnte ein Team ohne sie seine Kräfte bündeln und an einem Projekt zusammenarbeiten? Es stehen zahlreiche Dokumenten-Collaboration-Lösungen zur Auswahl; Das Beste daran ist, dass viele kostenlos sind. Google Workspace ist ein Teamwork-Tool, mit dem Teams an Dokumenten, Tabellenkalkulationen, Diashows und Formularen arbeiten können. Teilen Sie einen Link mit einem Kollegen, kommentieren, schlagen Sie Projekte vor und bearbeiten Sie sie in Echtzeit.
#5. Wissenszentrum
Die Schulung Ihrer Mitarbeiter über so viele Aspekte Ihres Unternehmens wie möglich ist eine hervorragende Möglichkeit, sie zu ermutigen und ihr Verständnis für Ihr Produkt zu verbessern.
Sich Zeit zu nehmen, um sie zu erziehen, ist der schwierige Teil. Meetings abzuhalten und große Mengen an Informationen zu verbreiten, ist nicht die ideale Strategie, um sie zu ermutigen, mehr über Ihr Unternehmen zu erfahren, und sie in die Lage zu versetzen, Probleme selbst zu lösen
Ein Wissenszentrum, manchmal auch als „Basis“ bezeichnet, ist eine Bibliothek, in der Unternehmen Richtlinien, Schulungshandbücher, Wikis und andere Ressourcen aufbewahren können. Sie können auch Unternehmensankündigungen machen, Leitbilder aktualisieren und Unternehmensziele entwickeln.
Kommunikationstools ermöglichen es Ihnen jedoch, eine organisierte Wissensdatenbank zu erstellen und Dokumente bei Bedarf einfach zu aktualisieren.
#6. Post
Selbst mit den heutigen Kommunikationsmöglichkeiten bleibt die gewöhnliche Post ein wirksames Handelsinstrument. Es fügt eine persönliche Note hinzu und wird häufig verwendet, um geschützte Dokumente, Verträge und gekaufte Artikel an Kunden zu liefern. Ein usps.com- oder Stamps.com-Konto (in den Vereinigten Staaten) ermöglicht es Ihnen, Porto von Ihrem Computer aus zu drucken, und ist eine einfache Möglichkeit, Post von zu Hause oder vom Arbeitsplatz aus zu bearbeiten. Für den internationalen Versand von Post stehen mehrere Spediteure zur Verfügung. Erfahren Sie, welche Spediteure in Ihrer Geschäftsregion am zuverlässigsten sind. Sie können Preise, Liefertermine und Tracking-Optionen vergleichen, um das beste Angebot zu finden.
#7. Email
Selbst wenn Sie derzeit eine private E-Mail-Adresse haben, hilft Ihnen eine geschäftliche E-Mail-Adresse bei der Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und internen Mitarbeitern. Es ist wichtig, die E-Mails täglich zu überprüfen. Abhängig von der Art Ihres Kontos können Sie auf eine Vielzahl von E-Mail-Diensten zugreifen. Sie können beispielsweise E-Mails für bestimmte Konten nachverfolgen, um sicherzustellen, dass der Empfänger sie liest. Mit verschiedenen Arten von Konten können Sie auch das Senden ausgehender E-Mails verzögern, empfangene E-Mails filtern und automatische Antworten einrichten.
Gmail, Outlook und Yahoo sind E-Mail-Hosting-Plattformen. Es gibt auch andere. Auf diesen Plattformen erhalten Sie gegen eine zusätzliche Gebühr Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse. Beispielsweise können Sie den Preis an den Gastgeber zahlen [E-Mail geschützt] auf einer der E-Mail-Plattformen.
#8. Google Voice und andere Internetanrufdienste
Internettelefonie ist eine Methode, um über das Internet zu telefonieren. Es gibt zahlreiche Internettelefoniedienste. Google Voice ist die beliebteste und zugänglichste Option. Google Voice umfasst Voicemail, SMS und Textnachrichten sowie eine lokale Telefonnummer. Benutzer können kostenlose Textnachrichten senden, ihre Voicemail ändern, die Textabschrift ihrer Voicemail lesen und vieles mehr. Benutzer können Anrufe oder SMS von ihrem Computer oder Smartphone aus tätigen oder empfangen.
Der Voicemail-Dienst von Google ist jetzt für alle Gmail-Nutzer kostenlos. Andere Anbieter von Internetanrufdiensten sind Grasshopper, MightyCall, Nextiva, DingTone, Telzio, Freedompop, Line2, Voiceably und OnSIP. Jedes bietet einen monatlichen kostenpflichtigen Service mit unterschiedlichen Funktionen, Fähigkeiten, Stärken und Mängeln.
Welches ist das erfolgreichste Business-Kommunikationstool?
E-Mail, das wohl beliebteste Kommunikationstool für Unternehmen, eröffnet viele Kommunikationswege. Mitarbeiter können die Anwendung verwenden, um wichtige Informationen auszutauschen, während Manager und Führungskräfte mit Berichten oder dem Management auf höherer Ebene interagieren können. Da E-Mails ein so großes Publikum haben, können Unternehmen sie nutzen, um mit Kunden in Kontakt zu bleiben, Feedback zu geben und zu erhalten, neue Kunden zu werben und sogar einen Kanal zu schaffen, über den Kunden zu jeder Tageszeit Kontaktpersonen oder Führungskräfte kontaktieren können. E-Mail ermöglicht es Benutzern auch, Daten als Anhänge an Nachrichten zu senden und zu empfangen, sodass Technologieunternehmen wichtige Patches und Updates in Echtzeit bereitstellen können.
Was sind die 7 Arten der Geschäftskommunikation?
Die meisten Unternehmen verwenden eine von vier Arten der Geschäftskommunikation: intern (aufwärts und abwärts), extern oder horizontal/lateral. Schauen wir uns die vielen Arten der Geschäftskommunikation genauer an.
#1. Interne Unternehmenskommunikation
Interne Geschäftskommunikation bezieht sich auf die Interaktion zwischen den Mitgliedern einer Organisation. Es umfasst sowohl offizielle als auch informelle Kommunikationsmodalitäten. Interne Kommunikation findet statt, wenn mehrere Abteilungen Informationen an die Mitarbeiter der Organisation senden. Effektive interne Kommunikation ist entscheidend für die Steigerung von Produktivität und Zufriedenheit. Grundsätzlich gibt es zwei Arten der internen Unternehmenskommunikation:
- Interne Aufwärtskommunikation: Angenommen, das Personalteam einer Organisation hat einen Bericht zu einem bestimmten Thema erstellt, der dann an den Personalleiter übermittelt wird. Dies ist ein Beispiel für eine nach oben gerichtete interne Geschäftskommunikation.
- Interne Abwärtskommunikation: Wenn der CEO eines Unternehmens neue Anweisungen erstellt und diese an alle Mitarbeiter verteilt. Auf diese Weise erfolgt die interne nach unten gerichtete Geschäftskommunikation innerhalb einer Organisation.
#3. Horizontale/laterale Geschäftskommunikation
Horizontale oder laterale Geschäftskommunikation bezieht sich auf Kommunikation, die auf einer horizontalen Ebene stattfindet, dh zwischen Kollegen in einer Organisation oder einem Unternehmen. Dies geschieht hauptsächlich durch schriftliche oder mündliche Kommunikation. Diese Geschäftskommunikation findet statt, wenn Nachrichten zwischen einer einzelnen Abteilung, zwischen Abteilungen oder zwischen Personen mit vergleichbarem Fachwissen ausgetauscht werden.
Die über diese Methode übermittelten Informationen stehen nur denjenigen des gleichen Ranges zur Verfügung. Kommunikation auf gleichberechtigten Hierarchieebenen ist essenziell für den funktionalen Erfolg und die Zusammenarbeit. Beispielsweise kontaktiert der Marketingleiter eines Unternehmens den Produktionsleiter desselben Unternehmens, um die neuesten Marketingtrends, Produktanforderungen und Verbraucherwünsche zu besprechen. Die Botschaft wird durch effektive Kommunikation unter den Abteilungsleitern angemessen verbreitet.
#4. Externe Geschäftskommunikation
Externe Geschäftskommunikation findet statt, wenn Informationen über ein Unternehmen an eine andere Geschäftsorganisation oder Behörden von einer anderen Organisation außerhalb des Geschäftsumfelds gesendet werden. Organisationen kommunizieren häufig mit anderen Organisationen, um ihr kommerzielles Potenzial zu erweitern. Im Gegensatz zu anderen Arten der Geschäftskommunikation erfolgt die externe Geschäftskommunikation hauptsächlich durch schriftliche oder mündliche Mittel.
Die externe Geschäftskommunikation wird in zwei Arten eingeteilt: formell und informell. Briefe, Berichte, Präsentationen, Memoranden und andere formelle externe Geschäftskommunikation sind Beispiele für externe Geschäftskommunikation. Dennoch kann die informelle externe Geschäftskommunikation viele Formen annehmen und liegt im Allgemeinen außerhalb der Kontrolle einer Organisation.
Beispielsweise kann ein Unternehmen verschiedene Formen von Werbung, Radiokanälen, Werbespots in sozialen Medien usw. nutzen, um die Neuigkeiten über die großartigen Preise und Angebote zu verbreiten, die es auf seiner Webplattform anbietet. Dies ist ein Paradebeispiel für die sogenannte „externe Kommunikation“.
Zusammenfassung
Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass nicht alle Tools für die interne Geschäftskommunikation gleich sind; Bestimmte Programme zeichnen sich in bestimmten Kontexten aus, während andere am besten allein verwendet werden. Wir empfehlen Ihnen, Ihren Anwendungsfall für diese Business-Kommunikationstools gründlich zu analysieren und zu überlegen, welche Funktionen für Interaktionen und Besprechungen am Arbeitsplatz am wichtigsten sind. Legen Sie eine Anforderung für das Tool fest und besprechen Sie Ihre Möglichkeiten mit Ihrem Team.
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Bibliographie
