Laut der Pulsumfrage 2017 von PMI „überschreiten 43 % der Projekte das Budget und 49 % halten Fristen nicht ein“ und „nutzen nur 26 % der Organisationen Ressourcenmanagement für eine erfolgreiche Ressourcenzuweisung“.
Ein effizientes Ressourcenmanagementsystem hilft bei der Ressourcenzuweisung, die ein wichtiges Element im Ressourcenplanungsprozess ist. In diesem Beitrag werden das Konzept, die Probleme, die Bedeutung und die effektiven Ressourcenzuweisungsmethoden erörtert.
Was ist Ressourcenzuweisung im Projektmanagement?
Die Ressourcenzuweisung, auch bekannt als Ressourcenplanung, identifiziert und weist Ressourcen bestimmten Aufgaben für einen bestimmten Zeitraum zu. Diese Aktivitäten können projektbezogen oder nicht projektbezogen sein, wie BAU, Administration, Support und Betrieb. Eine effiziente Ressourcenzuweisung stellt sicher, dass Projekte termin- und budgetgerecht abgeschlossen werden.
Ressourcen können ganz oder teilweise verfügbar sein. Folglich müssen Ressourcenmanager sicherstellen, dass zugewiesene Ressourcen für eine optimale Nutzung verfügbar sind.
Wer ist für die Ressourcenallokation zuständig?
Die Ressourcenplanung und -allokation kann in den Zuständigkeitsbereich zahlreicher unterschiedlicher Funktionen innerhalb eines Unternehmens fallen.
Projektmanager sind in der Regel für die Ressourcenzuweisung und -verwaltung verantwortlich. Sie weisen Ressourcen während der Projektplanungsphase zu und müssen sie möglicherweise neu zuweisen, wenn sich das Projekt entwickelt und Parameter sich ändern.
Einige Unternehmen können jedoch einen Ressourcenmanager einstellen. Ein Ressourcenmanager ist für die Planung und Zuweisung von Ressourcen über verschiedene Projekte hinweg verantwortlich.
Sie könnten auf Abteilungs- oder sogar Organisationsebene als Teil eines zentralen Project Management Office arbeiten. Der Ressourcenmanager arbeitet mit jedem Projektmanager an seiner Ressourcenzuteilungsstrategie unter dieser Struktur.
Vorteile der Ressourcenzuweisung
Es gibt einen Grund, warum die Ressourcenzuweisung ein Schlüsselthema für große Unternehmen, kleine Unternehmen und alles dazwischen ist. Ohne sie können die Dinge schnell außer Kontrolle geraten, was zu Ermüdung der Mitarbeiter, schlechter Leistung und verpassten Fristen führt.
Betrachten Sie die Vorteile einer effizienten Ressourcenzuweisung.
#1. Es hilft bei der Planung
Die Ressourcenzuweisung kann Ihnen dabei helfen, zu vermeiden, dass Sie zu viel für Ressourcen ausgeben, die Sie nicht benötigen, oder dass Ihnen diese mitten im Projekt ausgehen. Mit den richtigen Tools können Sie die Ressourcenverfügbarkeit und Zeitpläne für Projekte in der Pipeline schnell erkennen und entsprechend planen.
Ressourcenzuweisungssoftware verbessert auch Ihr Verständnis Ihres Skill-Pools. Es erleichtert die Auswahl des besten Personals für jedes Projekt und jede Aktivität und erhöht die Erfolgswahrscheinlichkeit.
Was ist das Endergebnis? Mehr Ertrag für Ihr Unternehmen.
#2. Verbessert die Moral und das Wohlbefinden des Teams
Schlechtes Ressourcenmanagement kann zu Burnout bei Mitarbeitern führen. Wenn dies eintritt, leiden Produktivität und Leistung und die Zufriedenheit schwindet. Folgendes berücksichtigen:
- Mitarbeiter, die gestresst sind, verpassen mit 26 % höherer Wahrscheinlichkeit die Arbeit.
- 76 % der Mitarbeiter glauben, dass Stress am Arbeitsplatz Auswirkungen auf ihre psychische Gesundheit hat.
- Es wird geschätzt, dass Stress am Arbeitsplatz Unternehmen zwischen 221 Millionen und 187 Milliarden US-Dollar kostet.
All diese negativen Auswirkungen können durch eine kluge Ressourcenallokation vermieden werden. Dies erfordert es, die tatsächliche Verfügbarkeit zu berücksichtigen und nicht das, was auf dem Papier gedruckt ist. Anstatt 40 Stunden pro Woche pro Vollzeitmitarbeiter zu berechnen, berücksichtigen Sie potenzielle Krankheitstage, Urlaubszeiten und andere Arbeitsaktivitäten auf ihrer To-do-Liste.
Die Anwendung dieser Technik verringert die Wahrscheinlichkeit einer Überlastung des Personals, während sein Wohlbefinden und seine Moral erhalten bleiben.
#3. Es hält alle auf dem Laufenden.
Es ist wichtig, den Fortschritt zu verfolgen, wenn Sie mit anderen an einem Projekt arbeiten. Dies beinhaltet in der Regel die Bereitstellung regelmäßiger Status-Updates zu Aufgaben, Problemen und Meilensteinen. Wenn Sie manuelle Tools verwenden, verschwenden Sie Zeit und erhöhen die Wahrscheinlichkeit, Fehler zu machen.
Ressourcenallokationssoftware kann jedoch helfen, Fehler zu beseitigen und die Transparenz zu erhöhen. Jedes Teammitglied kann den Fortschritt der Aufgaben verfolgen und Berichte können sofort an die Beteiligten zurückgesendet werden.
Es kann Ihnen sogar dabei helfen, die Anzahl Ihrer täglichen Besprechungen zu reduzieren (und die Besprechungen effektiver zu gestalten).
Welche Schwierigkeiten sind mit der Ressourcenallokation verbunden?
Bei der Ressourcenallokation ist das oft leichter gesagt als getan. Ohne die richtigen Tools oder Prozesse kann es schwierig sein, die richtige Ressource zu identifizieren. Sehen wir uns einige der Probleme bei der Ressourcenzuweisung an:
#1. Änderungen am Projektumfang:
Trotz angemessener Kontrollen kann sich der Projektumfang während des Projektlebenszyklus jederzeit ändern. Darüber hinaus können in einer agilen Welt Änderungen in den Projektanforderungen zu einer Änderung des Ressourcenbedarfs führen. Ohne einen aktuellen Ressourcenplan werden häufige Zuordnungen zur Anpassung an sich ändernde Anforderungen äußerst schwierig.
#2. Verwendung veralteter Legacy-Tools:
Tabellenkalkulationen und einheimische Technologien reichen für die Ressourcenzuweisung nicht aus. Sie können Projekt-/Ressourcenpläne nicht in Echtzeit aktualisieren, was zu Inkonsistenzen und Redundanzen führt. Dies kann zu Doppelbuchungsturbulenzen führen und den Erfolg des Projekts untergraben.
#3. Fehlkommunikation der Verkaufs- und Liefermannschaft:
Während sich das Verkaufsteam auf das Erreichen der Verkaufsziele konzentriert, kann es vorkommen, dass das Lieferteam vor der Unterzeichnung der Transaktion nicht einbezogen wird. Infolgedessen ist das Lieferteam gezwungen, in letzter Minute um Ressourcenzuweisungen zu kämpfen, um die Lieferfrist einzuhalten.
#4. In einer Matrixorganisation fehlt die Sichtbarkeit von Ressourcen:
Da es keinen zentralisierten Ressourcenplaner gibt, sind Ressourcenzuweisungen über Matrixgrenzen hinweg nicht sichtbar. Infolgedessen stehen Ressourcenmanager vor erheblichen Herausforderungen bei der Zuweisung der am besten geeigneten und kostengünstigsten Mitarbeiter für das Projekt.
#5. Eine Diskrepanz zwischen Kompetenzkapazität und Nachfrage:
Die Unfähigkeit, zukünftige Anforderungen an Pipeline-Projekte vorherzusehen, verhindert, dass Talentengpässe im Voraus erkannt werden. Diese fehlerhafte Kapazitäts-/Bedarfsprognose behindert den Projektressourcenzuweisungsprozess.
Umgang mit Problemen bei der Ressourcenzuweisung
Selbst wenn Sie alle richtigen Tools verwenden und Best Practices für die Ressourcenzuweisung befolgen, werden Sie mit ziemlicher Sicherheit auf Probleme stoßen. Schluckauf ist unvermeidlich, bereiten Sie sich also entsprechend vor!
Sehen wir uns einige der häufigsten Probleme an, mit denen Projektmanager konfrontiert sind, und wie sie gelöst werden können.
#1. Der Umfang des Projekts verschiebt sich.
Sie haben Ihr Bestes getan, um die Ressourcenzuweisung für Ihre nächsten Projekte zu planen, aber Umfangserweiterungen sind immer noch möglich. Vielleicht waren die Aufgaben umfangreicher als erwartet, oder sie erforderten Fähigkeiten, mit denen Sie nicht gerechnet haben.
In diesem Fall müssen Sie agil sein und Ihre Ressourcen entsprechend anpassen. Sie sollten Folgendes tun, um Scope Creep zu vermeiden:
- Stellen Sie sicher, dass Projektumfänge immer klar und festgelegt sind.
- Legen Sie konkrete Projektziele fest.
- Strebe danach, deine beste Arbeit zu leisten, aber sei kein Perfektionist, wenn es bedeutet, zu spät zu kommen.
- Erstellen Sie ein System, das es Mitarbeitern ermöglicht, Änderungsanträge und Überarbeitungen zu genehmigen.
- Behalten Sie die Teamleistung im Auge, um sicherzustellen, dass alles auf Kurs ist.
- Nutzen Sie alle Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen, um den Fortschritt zu beschleunigen.
Es ist manchmal schwierig, Scope Creep zu vermeiden. Unter solchen Umständen ermöglicht es Ihnen ein Mechanismus zur Änderung des Umfangs, sich schnell anzupassen und wieder auf Kurs zu kommen. So könnte es aussehen:
Reichen Sie ein bestimmtes Formular ein, um Änderungswünsche (schriftlich) zu dokumentieren.
Analysieren Sie die Überarbeitungsanforderung genau, um den Scope Creep zu verstehen.
Holen Sie die Zustimmung der wichtigsten Interessengruppen ein.
Dokumentieren Sie schriftlich die vereinbarten Scope-Anpassungen.
#2. Ressourcen werden knapp.
Unkontrollierbare externe Kräfte verhindern, dass knappe Ressourcen wie beabsichtigt erscheinen. Das Auto eines Arbeiters hat eine Panne, und er kann nicht zur Arbeit kommen. Oder vielleicht haben sie andere Ziele in der Organisation, die Vorrang vor der Konzentration auf eine Aufgabe haben, die Sie ihnen zugewiesen haben. Wichtig ist, was danach passiert.
Finden Sie so schnell wie möglich einen Ersatz aus Ihrem Skill-Pool. Wenn niemand mit dem erforderlichen Fachwissen verfügbar ist, kann die Beauftragung eines Freiberuflers oder Auftragnehmers die beste Lösung sein. Sie können dies in Zukunft vermeiden, indem Sie Task-Abhängigkeiten untersuchen. Untersuchen Sie alle anderen Aufgaben, die Teammitglieder haben könnten, die sie vom Projekt ablenken könnten.
Bereiten Sie einen Backup-Ressourcenzuweisungsplan vor, falls sie aus irgendeinem Grund nicht verfügbar sind. Eine Lösung besteht darin, einen Pool von Freelancern zur Hand zu haben, um Lücken unterwegs zu füllen. Stehen Freelancer nicht zur Verfügung, könnten Zeitarbeitskräfte als Backup dienen.
#3. Ressourcen müssen geteilt werden.
Es ist üblich, dass Projekte Ressourcen austauschen. Dies gilt insbesondere für kleinere Unternehmen, die es sich nicht leisten können, viele Arbeitskräfte einzustellen. Wie Sie erwarten können, können gemeinsam genutzte Ressourcen Herausforderungen verursachen, die die Pipeline verstopfen. Werden Projektressourcen zu dünn gestreut, können Engpässe entstehen.
Verwenden Sie Ihre Ressourcenzuweisungssoftware, um Lücken im Voraus zu erkennen. Überwachen Sie genau die Arbeitsbelastung von Teammitgliedern, die zwischen den Abteilungen wechseln. Dies ist die effektivste Technik, um eine Überallokation von Ressourcen und Ermüdung zu vermeiden.
#4. Unerwartete Rückschläge
Verzögerungen können auftreten, wenn Sie sie am wenigsten erwarten. Menschen werden krank, es kommt zu Arbeitsengpässen und es kommt zu Missverständnissen. Scope Creep kann dann sein hässliches Haupt heben. Einige Schwierigkeiten sind unter Ihrer Kontrolle, andere nicht.
Die einfachste Methode, mit Problemen umzugehen, besteht darin, sie von vornherein zu vermeiden. Sie können:
- Planen Sie Aufgaben nach Kompetenz und nicht nach Zeit. Ein Experte oder Spezialist arbeitet schneller.
- Es ist eine schlechte Idee, Teammitglieder mit zu vielen anderen Prioritäten zu überlasten, insbesondere wenn die Arbeit darauf angewiesen ist, dass sie die Pipeline durchlaufen.
- Sorgen Sie für flexible Arbeitszeiten. Einige Mitarbeiter sind außerhalb der normalen Geschäftszeiten produktiver.
- Planen Sie Projekttermine, teilen Sie sie in Phasen ein und behalten Sie den Überblick über den Fortschritt. Die Software hilft dabei, potenzielle Engpässe zu identifizieren, bevor sie zu Engpässen werden.
Je systematischer und klarer Ihre Ressourcenzuteilung ist, desto einfacher wird es für jeden, Verantwortung für seinen Job zu übernehmen.
Die effektivsten Methoden zur Ressourcenzuweisung für erfolgreiche Unternehmen
Nachdem wir nun verstanden haben, wie die Ressourcenzuweisung zu einem effektiven Projektabschluss beiträgt, schauen wir uns einige der besten Methoden zur Ressourcenzuweisung an:
#1. Bestimmen und verteilen Sie die Best-Visible-Best-Fit-Ressourcen:
Ein Ressourcenmanagementsystem sammelt Ressourcendaten aus verschiedenen Systemen und konsolidiert sie auf einer konsolidierten Plattform. Vollständige Transparenz ermöglicht eine angemessene Ressourcenzuweisung für das Projekt auf der Grundlage von Fähigkeiten, Referenzen, Erfahrung, Verfügbarkeit, Preisen und anderen Auswahlfaktoren. Die Planung kostengünstiger globaler Ressourcen aus Niedrigkostengebieten hält die Gewinne hoch, ohne die Qualität zu beeinträchtigen.
Die Zuweisung von am besten sichtbaren und am besten geeigneten Ressourcen anstelle von Ressourcen, die zuerst verfügbar und zuerst geeignet sind, ist eine der besten Methoden zur Zuweisung von Projektressourcen. Die Sichtbarkeit ermöglicht auch die gleichmäßige Verteilung professioneller Ressourcen auf mehrere Projekte und nicht nur auf ein Projekt mit hoher Priorität.
#2. Unter- oder Überbelegung von Ressourcen vermeiden:
Die gleichmäßige Verteilung der Ressourcen über alle Projekte stellt sicher, dass keine Ressourcen unternehmensweit überlastet werden. Eine unzureichende Ressourcenallokation führt zu verringerter Produktivität und geringerem Umsatz. Andererseits kann eine Überallokation zu Burnout, schlechterer Ausgabequalität oder, am schlimmsten, unbeabsichtigter Fluktuation führen.
Die Prognose der abrechenbaren/strategischen Nutzung ermöglicht es Projektmanagern, Ressourcen regelmäßig von nicht abrechenbaren zu abrechenbaren/strategischen Aktivitäten zu verschieben. Dadurch fördert es eine optimale Ressourcennutzung und steigert die Unternehmenseffizienz.
#3. Nehmen Sie an einem automatisierten Ressourcenanforderungsprozess teil:
Das manuelle Durchsuchen des Ressourcenpools oder das Sammeln von Telefon-/E-Mail-Anfragen von einzelnen Projektmanagern kann bei der Verteilung von Ressourcen zeitaufwändig sein. Das Verfahren wird durch automatisierte Ressourcenanfragen vereinfacht, die nicht auf zeitraubende Tabellenkalkulationen angewiesen sind.
Es ermöglicht Projektmanagern, die erforderlichen Fähigkeiten, Referenzen, Erfahrungen, Preise und Projektzeitpläne anzugeben. Diese Anfrage wird direkt an den zuständigen Ressourcenmanager weitergeleitet, der mit der Planung beginnt. Die Verfolgung von Zuordnungsaufzeichnungen beseitigt alle prozessbezogenen Unsicherheiten, da der gesamte Prozess dokumentiert und überprüfbar ist.
#4. Lassen Sie Mitarbeiter an persönlichen Projekten arbeiten:
Studien zufolge verbessert die Arbeit von Arbeitnehmern an Aufgaben ihrer Wahl ihr Engagement und ihre Produktivität. Daher müssen Führungskräfte bei der Ressourcenallokation neben ihren Talenten und ihrer Verfügbarkeit auch individuelle Interessen berücksichtigen. Zu diesem Zweck können Ressourcenmanager offene Stellen erstellen und veröffentlichen, sodass sie für alle relevanten Personen in der gesamten Organisation sichtbar sind.
Dadurch können interessierte Ressourcen ihren Wunsch äußern, sich dem Projekt anzuschließen, und der zuständige Ressourcenmanager kann ein geeignetes Projektteam bilden. Es erspart dem Ressourcenmanager auch Zeit, im Unternehmen nach der besten Lösung zu suchen und mit seinen Linien-/Projektmanagern zu verhandeln. Im Ergebnis kommt diese Strategie sowohl den Ressourcen als auch den Personen zugute, die für ihre Zuteilung verantwortlich sind.
#5. Die Fähigkeiten und Aufgaben der Mitarbeiter sollten vielfältig sein:
Ermutigen Sie die Mitarbeiter, mindestens zwei Talente zu besitzen. Die effiziente Zuweisung von Ressourcen für Projekte, die eine Vielzahl von Fähigkeiten erfordern, ermöglicht es ihnen, ihre wichtigsten Fähigkeiten zu verbessern und gleichzeitig die Möglichkeit zu bieten, neue zu entwickeln. Sie können auch zusätzliche Schulungen zu erworbenen Fähigkeiten und praktische Erfahrungen erhalten, die sie bei ihrer Entwicklung unterstützen.
Wenn Mitarbeiter aus einem Projekt entlassen werden, stehen ihnen aufgrund ihrer Kernkompetenzen möglicherweise keine Aufgaben zur Verfügung. Ihre ergänzenden Fähigkeiten werden in dieser Situation nützlich sein, und sie können abrechenbar gemacht werden, indem sie anderen Aufgaben zugewiesen werden.
Manchmal sind bestimmte Fähigkeiten erforderlich, um ein neues Projekt zu beginnen. Da diese Ressourcen knapp sind, kann das Outrotieren einer Nischenressource aus einem laufenden Projekt helfen, ein neues Projekt in Gang zu bringen. Gleichzeitig kann eine andere Ressource mit minimalen Kriterien nachfüllen, um das bestehende Projekt am Laufen zu halten. Diese dynamische Ressourcenzuweisung stellt sicher, dass keine Initiativen geschädigt werden.
#6. Was-wäre-wenn-Analyse, um den Anforderungen eines dynamischen Projekts gerecht zu werden:
Wenn Ressourcen knapp sind, ist es üblich, Ressourcen zwischen verschiedenen Initiativen zu jonglieren. Im heutigen schnelllebigen Unternehmensklima kann jedoch jede Fehleinschätzung ziemlich kostspielig sein. Hier kommt die Simulation von Geschäftsszenarien ins Spiel.
Das Anwenden mehrerer Regelsätze auf denselben Ressourcenpool und das Vergleichen von Instanzen kann dabei helfen, unterschiedliche Auswirkungen zu visualisieren. Beispielsweise kann es dazu führen, dass der Zeitplan eines Projekts mit niedriger Priorität verschoben oder verlängert wird, während die verfügbaren Ressourcen einem Projekt mit hoher Priorität gewidmet werden.
Die Was-wäre-wenn-Analyse, eine wichtige Komponente der Ressourcenmodellierung und -simulation, hilft bei der Bestimmung wahrscheinlicher Ergebnisse durch auf Beschränkungen basierende Bewertung. Dieser Ansatz gilt für die Ressourcenplanung und -allokation in der gleichen Weise, wie wir die Vor- und Nachteile von Optionen in unserem täglichen Leben abwägen. Die Implementierung des idealen und realisierbaren Szenarios in einem realen Projektplan verbessert die erfolgreiche Ressourcenallokation.
#7. Überwachen und verbessern Sie die Ressourcenzuweisung mithilfe von Business Intelligence in Echtzeit.
Auch nach Abschluss des Ressourcenallokationsverfahrens können sich Änderungen der Projektanforderungen ergeben, die eine schnelle Reaktion erfordern. Moderne Ressourcenmanagementlösungen mit Echtzeit-Business-Intelligence-Dashboards und -Berichten tragen zu einem verbesserten Organisationszustandsindex bei.
Rollenbasierte, konfigurierbare Dashboards ermöglichen es Entscheidungsträgern, fundierte Entscheidungen zu treffen und Ressourcenzuweisungen nach Bedarf zu ändern. Somit hilft Business Intelligence in Echtzeit bei der Antizipation und Steuerung von Ressourcenzuweisungen.
Letzte Gedanken
Der sinnvolle Einsatz Ihrer Ressourcen führt zu einem höheren ROI Ihrer Personalausgaben, besseren Projektergebnissen und mehr Rentabilität. Wie Sie sehen, beginnt es weit vor Ihrem Projekt und erfordert im weiteren Verlauf Überwachung und Verwaltung.
Dies erfordert Echtzeitdaten sowie unternehmensweite Transparenz Ihrer Projektpipeline und Ressourcenverfügbarkeit.
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Bibliographie
