Wenn Sie nicht bei der Arbeit sind, sind Abwesenheitsnachrichten automatisierte E-Mail-Antworten, die an Kunden, Kunden und Mitarbeiter gesendet werden. Sie teilen anderen mit, wann sie mit einer Antwort auf ihre E-Mail rechnen können und wann Sie verfügbar sind. Abhängig vom Grund Ihrer Abwesenheit vom Büro müssen Sie möglicherweise bestimmte Informationen in Ihre Nachricht aufnehmen. In diesem Beitrag definieren wir Abwesenheits-E-Mail-Nachrichten, geben Beispiele und erörtern, wann Sie eine Abwesenheitsnachricht verwenden können.
Abwesenheitsnachricht
Wenn Sie für eine bestimmte Zeit keine E-Mails lesen oder beantworten können, können Sie eine Abwesenheitsnachricht verwenden, die auch als „OOO“-Nachricht oder Autoresponder-E-Mail-Nachricht bezeichnet wird. Sie erklären Ihren Kontakten den Grund für die Verzögerung Ihrer Antwort und wie sie während Ihrer Abwesenheit die gewünschten Informationen oder Dienstleistungen erhalten können.
Wann verwenden Sie eine Abwesenheitsnachricht?
Mitarbeiter, Kunden und Abonnenten möchten häufig schnelle Antworten auf ihre Anfragen und Lösungen für ihre Probleme, insbesondere von Mitarbeitern in den Bereichen Kundenservice, Marketing und Kommunikation. Eine Abwesenheitsnachricht gibt Kunden höflich, prägnant und fachmännisch die Begründung, warum Sie nicht sofort reagieren können. Wenn Sie also für einen Tag, eine Woche oder mehrere Monate weg sind, können Sie eine „OOO“-Nachricht hinterlassen. Im Folgenden sind einige Gründe für das Senden einer Abwesenheitsnachricht aufgeführt:
- Reisepläne machen
- Teilnahme an einer Konferenz, einem Workshop oder einem Geschäftstreffen
- Ein Sabbatical, Krankheitsurlaub oder Elternzeit nehmen
- Einen Tag frei bekommen
- Besuch einer Arztpraxis
Was gehört in eine E-Mail, die von außerhalb des Büros gesendet wird?
Wichtige Details in Abwesenheitsnotizen können sein:
- Warum bist du gegangen?
- Wie lange wirst du Fort sein?
- Die Zeit, in der du zurück bist
- Wen Sie für sofortige Hilfe oder im Notfall anrufen können.
Abhängig von Ihren beruflichen Verantwortlichkeiten und den Informationen, die Ihre Kontakte Ihrer Meinung nach benötigen werden, während Sie weg sind, könnten Sie weitere Einzelheiten angeben. Daher können Sie in den meisten professionellen E-Mail-Systemen gleichzeitig zwei OOO-Nachrichten einrichten – eine für interne Mitarbeiter und eine für externe Geschäftskontakte.
Was Sie in einer Abwesenheitsnachricht vermeiden sollten
Abwesenheitsmitteilungen müssen jederzeit realistisch und professionell sein. Sie sollten daran denken, zu vermeiden:
- Übermäßige Auskunft geben: Einfache und direkte Antworten sollten automatisch bereitgestellt werden. Fügen Sie keine irrelevanten Informationen in die E-Mail ein.
- Geben Sie an, dass Sie antworten, sobald Sie zurück sind: Wenn Sie wieder arbeiten, kann es einige Zeit dauern, E-Mails, Telefonate und Projekte nachzuholen. Die Erwartung, dass Sie nach Ihrer Rückkehr gleich auf eine verpasste Nachricht antworten können, sollte vermieden werden.
- Ohne Erlaubnis die Hilfe eines Kollegen in Anspruch nehmen: Geben Sie die Kontaktinformationen eines Kollegen an, falls während Ihrer Abwesenheit eine dringende Situation eintritt. Bevor Sie die Informationen Ihres Kollegen einbeziehen, sollten Sie dessen Zustimmung einholen.
Siehe auch: Interview-Bestätigungs-E-Mail: So schreiben Sie eine (+Vorlagen)
Beispiele für Abwesenheitsnachrichten
Wenn Ihr Unternehmen längere Bearbeitungszeiten benötigt, müssen Sie keine Abwesenheitsnachricht hinterlassen, wenn Sie einen schnellen Termin haben, aber Sie sollten eine verwenden, wenn Sie einen langen Urlaub, eine Krankheit oder eine andere Art von Urlaub nehmen der Abwesenheit. Hier sind Beispiele für eine Abwesenheitsnachricht.
#1. Intern
Dies ist eines der Beispiele für eine Abwesenheitsnachricht. Hier können Sie Details zu den Projekten angeben, an denen Sie arbeiten, wenn Sie versuchen, eine „OOO“-Nachricht ausschließlich zur Verwendung in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Abteilung einzurichten. Je nach Unternehmenskultur können Sie auch einen weniger professionellen Ton verwenden. Zum Beispiel
Hallo gibt es
Ich werde erst am 9. Januar wieder im Büro sein, aber ich werde dann auf E-Mails antworten. Ich habe Duplikate der Blaupausen des Apex-Architekturprojekts auf den Server im Ordner „Aktuelles Projekt“ hochgeladen, falls Sie sie benötigen. Bitte wenden Sie sich an Stephanie, wenn Sie dringend Hilfe benötigen.
Vielen Dank,
Jeff
#2. Ferien
Lassen Sie sie hier genau wissen, wann Sie abwesend sind, damit sie alternative Vorkehrungen treffen oder auf Ihre Antwort warten können.
Hallo!
Ich werde vom 5. bis 15. April eine Reise unternehmen und in diesem Zeitraum keine E-Mails abrufen. Wenn Ihre Kommunikation warten kann, melde ich mich umgehend bei Ihnen. Bei dringenden Fragen wenden Sie sich bitte an Personalkoordinator Han Weedin unter [E-Mail geschützt] oder 946-555-6319.
Mit freundlichen Grüßen,
Personalleiter Lucky Lee
#3. Konferenz
Dies ist auch eines der Beispiele für eine Abwesenheitsnachricht. Erstellen Sie eine Abwesenheitsnachricht, wenn Sie an einer Geschäftskonferenz teilnehmen, um andere Teilnehmer wissen zu lassen, dass Sie für Networking-Möglichkeiten zur Verfügung stehen. Darüber hinaus ist dies eine Gelegenheit für Sie, anderen Ihr Engagement für die berufliche Weiterentwicklung zu demonstrieren.
Hallo,
Ich freue mich über Ihre Nachricht. Ich bin nicht bei der Arbeit, weil ich in Denver, Colorado, zum Jahrestreffen der Association of Engineering Professionals bin. Wenn Sie Notfallhilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an meinen Assistenten Cliff Cord unter [E-Mail geschützt] oder 934-555-1940. Ich werde regelmäßig E-Mails abrufen.
Ich würde mich gerne mit Ihnen in Verbindung setzen, wenn Sie diese Woche auch in Denver sind! Besuchen Sie mich am Stand 618 oder rufen Sie mich unter (934) 555-1059 auf einem Mobiltelefon an.
Am besten, Jake, Han
#4. Kurzfristig
„OOO“-Nachrichten müssen möglicherweise jedes Mal eingerichtet werden, wenn ein Mitarbeiter, der kommunizieren und E-Mails abrufen soll, das Büro häufig für einige Stunden verlässt. Wenn Sie zu einem Termin gehen müssen, aber erst später am Tag zurückkommen oder zu einem Meeting reisen müssen, kann diese Art der Kommunikation hilfreich sein.
Hallo,
Ich freue mich über Ihre Nachricht. Heute, am 7. März, von 11 bis 3 Uhr, werde ich bei einer Besprechung nicht an meinem Schreibtisch sein. Da ich nicht viel Zeit habe, meine E-Mails zu lesen, wenden Sie sich bei dringenden Anfragen bitte an Stacey Moden unter [E-Mail geschützt] oder 938-555-2819. Ich werde auf Ihre E-Mail antworten, sobald ich wieder im Büro bin, sofern ich warten kann.
Vielen Dank,
Vertriebsmitarbeiterin Mei Wang
#5. Abwesend, aber E-Mails checken
Während sie nicht am Arbeitsplatz sind, behalten einige Berufstätige E-Mails im Auge und antworten sogar darauf. Lassen Sie die Absender wissen, dass sie mit einer Antwort rechnen können, diese sich jedoch verzögern könnte, wenn Sie beabsichtigen, Ihre E-Mails regelmäßig zu überprüfen.
Hallo gibt es
Ich freue mich über Ihre Nachricht. Vom 1. bis 4. Dezember werde ich außerhalb des Büros einen Workshop leiten. Ich werde meinen Posteingang den ganzen Tag über überwachen und mein Bestes tun, um allen zu antworten (bitte kennzeichnen Sie dringende Nachrichten als sehr wichtig). Wenn Sie jedoch sofort Hilfe benötigen, wenden Sie sich an Johnny Woo unter 465-555-1098 oder [E-Mail geschützt] .
Vielen Dank für Ihre Geduld.
Garcia, Daniel
#6. Urlaub
Dies ist auch eines der Beispiele für eine Abwesenheitsnachricht, die unterschiedliche Urlaubsverfahren hat. Teilen Sie Ihren Kontakten mit, wie Sie in den Tagen vor und nach dem Urlaub erreichbar sein werden, auch wenn sie Sie möglicherweise nicht im Büro erwarten. Zum Beispiel
Viele Grüße!
In der Woche vom 21. bis 25. Dezember sind unsere Büros geschlossen. Wenn ich am Montag, dem 28. Dezember, an meinen Schreibtisch zurückkehre, werde ich auf Ihre Nachricht antworten. Sie können jedoch meine Handynummer unter 829-555-1958 anrufen, um mich im Notfall zu erreichen.
Urlaubsgrüße,
Spencer Tan
#7. Mutterschafts- oder Vaterschaftsurlaub
Je nachdem, wo Sie leben und arbeiten, kann der Mutterschaftsurlaub zwischen weniger als 10 Wochen und sechs Monaten oder länger dauern. Sie müssen Personen auf den Arbeiter hinweisen, der Ihre Aufgaben übernehmen wird.
Hallo,
Vom 24. Februar bis zum 18. Mai werde ich aufgrund des Mutterschaftsurlaubs abwesend sein. Patrick Heiner, unser talentierter leitender Grafikdesigner, wird sich in dieser Zeit um meine Accounts kümmern. Unter 958-555-8265 oder [E-Mail geschützt] , Sie können mit ihm in Kontakt treten.
Grüße,
Künstlerischer Leiter Alex Backer
#8. Gesundheitsurlaub
Um sicherzustellen, dass Ihre Kontakte Ihren Raum und Ihre Zeit respektieren, während Sie sich erholen, möchten Sie diese Informationen möglicherweise in Ihre Abwesenheitsnachricht aufnehmen, wenn Sie sich einer Operation unterziehen oder mit einer Erkrankung zu kämpfen haben, die eine langwierige Behandlung oder Genesung erfordert.
Hallo,
Ich freue mich über Ihre Nachricht. Vom 2. bis 27. März bin ich krankheitsbedingt beurlaubt. Wenn Sie in der Zwischenzeit Beratungsbedarf haben, wenden Sie sich bitte an Amy Dunn unter 395-555-9981 ([E-Mail geschützt] ). Ich werde regelmäßig E-Mails abrufen.
Ich schätze Ihre Zusammenarbeit.
Kiplinger, Harper
#9. Beförderung
Dies ist auch eines der Beispiele für Abwesenheitsnachrichten. Selbst wenn sie im Ausland sind, möchten Marketing- und Vertriebsprofis möglicherweise auch für ihren Blog, ihre Website oder ihre Dienstleistungen werben. In ihren OOO-Nachrichten können sie Links zu Ressourcen oder Artikeln hinzufügen.
Hallo gibt es
Ich freue mich über Ihre Nachricht. Ich werde erst am 20. Juli wieder im Büro sein, aber dann werde ich auf Ihre E-Mail antworten. Nutzen Sie in der Zwischenzeit gerne einen kostenlosen Auszug aus unserem neuen E-Book „10 Schritte zum Marketingerfolg“. Wenn Ihnen die Lektüre gefällt, besuchen Sie 10stepstosuccess.com, um das gesamte Buch zu kaufen und herunterzuladen. David Tapper, unser Marketingassistent, ist unter erreichbar [E-Mail geschützt] oder 420-555-2933 für dringende Probleme.
Mit freundlichen Grüßen,
Lisa Lopez
Digitaler Markenmanager
Was ist eine gute Nachricht für Abwesenheit?
Ich schätze Ihre E-Mail. Ich werde aus [Ursache] bis zum [Rückkehrdatum] vom Arbeitsplatz fernbleiben. Wenn ich zurückkomme, antworte ich gerne auf Ihre Nachricht. Bitte wenden Sie sich an [Name des Kollegen + Berufsbezeichnung] unter [E-Mail, Telefon usw.], wenn Sie zwischenzeitlich Unterstützung benötigen.
Was sagen Sie in einer automatischen Antwort-E-Mail?
Einfache und direkte Antworten sollten automatisch bereitgestellt werden. Fügen Sie keine irrelevanten Informationen in die E-Mail ein. dass Sie antworten, sobald Sie zurück sind. Wenn Sie wieder arbeiten, kann es einige Zeit dauern, E-Mails, Telefonate und Projekte nachzuholen.
Wie lege ich den Abwesenheitsstatus fest?
Wählen Sie in Ihrem Profilbild Statusnachricht festlegen > Abwesenheit planen oder gehen Sie zu Einstellungen > Allgemein > Abwesenheit. Wählen Sie die Schaltfläche Speichern aus, nachdem Sie den Umschalter neben Automatische Antworten aktivieren deaktiviert haben.
Soll ich eine Abwesenheitsnachricht einrichten?
Das Einrichten einer Abwesenheitsnotiz ist eine höfliche Etikette, wenn Sie E-Mails während der regulären Geschäftszeiten nicht lesen können. Außerdem ist eine „OOO“-Nachricht akzeptabel, unabhängig davon, ob Sie einen mehrwöchigen Urlaub, einen Tagesausflug zu einer Branchenveranstaltung oder ein externes Meeting machen.
Wie schreibe ich eine Abwesenheits-E-Mail-Vorlage?
Ich schätze Ihre E-Mail. Ich habe von (Tag/Monat) bis (Tag/Monat) zeitweise Zugriff auf E-Mails, wenn ich nicht im Büro bin. Bitte kontaktieren Sie [Name] unter [E-Mail] oder [Telefon], wenn Sie dringende Anfragen haben. Ich werde versuchen, Ihre E-Mail so schnell wie möglich zu beantworten.
Wie starte ich eine automatische Antwort?
Erstellen Sie eine automatische Antwort:
- Datei > Automatische Antworten sollte ausgewählt sein.
- Wählen Sie im Feld „Automatische Antworten“ die Option „Automatische Antworten senden“ aus.
- Schreiben Sie die Antwort, die Sie an Kollegen oder Teamkollegen senden möchten, wenn Sie nicht im Büro sind, auf die Registerkarte „In meiner Organisation“.
- Um Ihre Einstellungen zu speichern, klicken Sie auf OK.
Wie richten Sie ein Beispiel für eine automatische Antwort ein?
Die folgenden Vorlagen können verwendet werden, um effiziente automatisierte Antworten für Personen innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens zu erstellen:
- „Ich schätze Ihre E-Mail. Ich bin vom 8. bis 12. August nicht im Büro.
- „Vom 25. Juli bis zum 29. Juli bin ich weg. Bei dringenden Anliegen können Sie sich unter [E-Mail und Telefonnummer] an meine Kollegin Marilyn Morales wenden.“
- „Ich schätze Ihre E-Mail.
Was schreibe ich in und außerhalb des Büros Automatische Antwort?
Eine ausgezeichnete Abwesenheitsnachricht enthält insbesondere die folgenden drei Informationen:
- Die Tage, an denen Sie weg sein werden.
- Eine kurze Begründung für Ihre Abwesenheit.
- Kontaktstelle(n) für zusätzliche Hilfe, falls die Situation dies erfordert; Wenn Sie mehrere Ansprechpartner haben, geben Sie an, welche(r) in welcher Situation(en) kontaktiert werden soll(en).
Wie verabschiede ich mich von WhatsApp Business?
- Verwenden von Abwesenheitsnachrichten
- Starten Sie WhatsApp für Unternehmen.
- Wählen Sie Business-Tools > Abwesenheitsnachricht unter Weitere Möglichkeiten.
- Auf dem Schalter Nachricht wegschicken.
- Berühren Sie die Nachricht unter „Abwesenheitsnachricht“, um sie zu bearbeiten, und tippen Sie dann auf „OK“.
- Klicken Sie auf SPEICHERN.
Bibliographie
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