Managen Sie Ihre Stakeholder effektiv? Aber wissen Sie zuerst, wer all Ihre Stakeholder sind? Ist Ihnen schon einmal aufgefallen, dass Sie nach der Hälfte eines Projekts ein bestimmtes Kriterium verfehlt haben? Dies hätte eine Anforderung einer einflussreichen Person sein können, die nicht so stark involviert war, wie sie es hätte sein sollen. Laut der jüngsten Umfrage waren sich nur 36 % der Befragten sicher, dass die Interessengruppen und Schlüsselmitglieder sich voll und ganz für die Ziele und Vorteile des Projekts einsetzen. Sofern Sie nicht das Glück hatten, sich nicht in einer unangenehmen Situation wie der oben beschriebenen zu befinden, haben Sie hier die Möglichkeit, das Auftreten solcher Situationen zu vermeiden. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie das Stakeholder-Management Ihres Projekts planen.
Wer ist ein Stakeholder?
Nachdem Sie nun die Bedeutung des Stakeholder-Managements verstanden haben, beginnen wir mit den Grundlagen des Stakeholder-Managements, dh wer ein Stakeholder ist.
Ein Stakeholder ist jemand, der ein Interesse an einem Unternehmen hat und dieses beeinflussen oder von ihm beeinflusst werden kann. Investoren, Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten sind die wichtigsten Stakeholder in einem normalen Unternehmen. Da die soziale Verantwortung von Unternehmen jedoch immer mehr an Bedeutung gewinnt, erweitert sich der Begriff auf mehrere andere Dinge wie Gemeinschaften, Regierungen und Handelsgruppen.
Ein Stakeholder ist jemand, der von einem Projekt betroffen ist. Stakeholder werden grob in „Interne Stakeholder“ und „Externe Stakeholder“ eingeteilt.
Interne Stakeholder sind Personen, die für Ihr Unternehmen arbeiten. Dazu gehören Ihr Projektsponsor, Projektinhaber, Projektteam und alle Personen oder Gruppen, die zum Ergebnis des Projekts beitragen oder davon profitieren. Es schließt auch diejenigen ein, die durch die Initiative negative Auswirkungen erleiden könnten. Beispielsweise müssen einige Mitarbeiter aufgrund der Automatisierung möglicherweise umgeschult werden oder sie werden versetzt.
Externe Stakeholder sind diejenigen, die nicht Teil Ihrer Organisation sind. Dazu können Anbieter, Kunden, Aktionäre, die Regierung, Wirtschaftsprüfer usw. gehören.
Sie können zu gehen Lesen Sie unseren vorherigen Beitrag und erfahren Sie mehr über die Stakeholder-Analyse und wie Sie Ihre wichtigsten Einflussfaktoren kennen.
Was ist Projekt-Stakeholder-Management?
Es ist entscheidend, die Stakeholder und ihre Erwartungen zu managen. Stakeholder Management ist daher ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements. Alle Projektbeteiligten müssen identifiziert werden. Kleine Projekte können eine kleine Anzahl von Stakeholdern haben, während größere Projekte eine große Anzahl von Stakeholdern haben können.
Wahrscheinlich würden nicht alle Beteiligten gleich behandelt. Jeder hat seine eigenen Standards und Erwartungen. Daher ist es wichtig, jeden Stakeholder zu identifizieren. So wird garantiert, dass keine Stakeholder übersehen werden. Der nächste Schritt besteht darin, die Stakeholder zu kategorisieren, damit sie angemessen beteiligt werden können. Es ist weniger wahrscheinlich, dass Sie kritische Bedürfnisse übersehen, wenn Sie beides haben.
Projekt-Stakeholder-Management umfasst die Identifizierung von Stakeholdern und die Analyse ihrer Einflüsse und Erwartungen. Ja, aufgrund ihrer Macht können sie die Projektergebnisse beeinflussen. Als Ergebnis müssen Sie akzeptable Strategien für die Zusammenarbeit mit Interessengruppen und die Durchführung des Projekts entwickeln. Jeder Stakeholder braucht das angemessene Maß an Kommunikation. Bevor wir uns mit dem Projekt-Stakeholder-Management befassen, werfen wir einen Blick auf die Kommunikation.
Kommunikationsmanagement
Project Communications Management stellt sicher, dass Projektinformationen rechtzeitig und in geeigneter Weise geplant, erstellt, gesammelt, verteilt, gespeichert, abgerufen, gesteuert und überwacht werden. Kommunikation hat häufig zahlreiche Dimensionen, die es zu untersuchen gilt.
- Intern (innerhalb Ihres Projekts) und extern (innerhalb Ihres Unternehmens) (Lieferanten, Kunden, andere Projekte und Organisationen)
- Formell (Protokolle, Berichte und Briefings) und informell (Meetings) (Memos, E-Mails, Ad-hoc-Diskussionen)
- Horizontal (zwischen Managern und Untergebenen in der Organisation) sowie horizontal (dies ist zwischen Kollegen)
- Inoffiziell (Jahresbericht, Newsletter) und amtlich (Jahresbericht, Newsletter) (vertrauliche Mitteilungen)
- Mündlich und schriftlich – verbal (beinhaltet Stimmbeugungen) und nonverbal (Körpersprache)
Sie sollten jetzt verstehen, warum Kommunikation für das Stakeholder-Management von entscheidender Bedeutung ist. Kommunikationsfähigkeiten können umfassen, sind aber nicht beschränkt auf:
- Genau hinschauen und effizient zuhören
- Untersuchen und Hinterfragen von Konzepten oder Ereignissen, um ein besseres Verständnis zu erlangen
- Beschaffung von Fakten zur Bestätigung oder Identifizierung von Informationen
- Erwartungen im Voraus festlegen und verwalten
- Das Teamwissen soll durch Schulungen gesteigert werden.
- Eine Gruppe, eine Einzelperson oder eine Organisation davon überzeugen, etwas zu tun.
- Andere motivieren, Bestätigung und Ermutigung anzubieten
- Rekapitulieren, zusammenfassen und den nächsten Schritt bestimmen
- Coaching hilft Ihnen, Ihre Leistung zu steigern und Ihre Ziele zu erreichen.
- Aushandeln von für beide Seiten vorteilhaften Deals
- Probleme lösen, um schädliche Folgen zu vermeiden
So erstellen Sie einen Stakeholder-Managementplan oder eine Strategie
Befolgen Sie diese fünf Phasen, um sicherzustellen, dass alle Ihre Grundlagen im Stakeholder-Managementplan abgedeckt sind, um alle Lektionen, die Sie gerade gelernt haben, zusammenzufassen und umzusetzen.
#1. Erstellen Sie eine Liste Ihrer Stakeholder.
Die Kenntnis Ihrer Stakeholder ist der erste Schritt bei der Entwicklung einer starken Stakeholder-Management-Strategie.
#2. Bestimmen Sie die Prioritäten Ihrer Stakeholder
Beachten Sie, welche Stakeholder den größten Einfluss auf das Projekt haben werden und wann ihr Einfluss abnehmen oder zunehmen wird.
#3. Stakeholder-Interviews durchführen
Die Zusammenarbeit mit neuen Stakeholdern kann anfangs eine Herausforderung sein – einige sind schwieriger zu handhaben als andere. Je nach Projekt gibt es zahlreiche Stimmen von außerhalb der Organisation mit unterschiedlichen Persönlichkeiten und Ansprüchen oder viele Stimmen innerhalb des Unternehmens mit konkurrierenden Zielen. Hier sind einige Beispielfragen für Interviews mit Interessenvertretern, die Sie stellen sollten, um die Dinge zu klären:
- Was weckt Ihr Interesse an diesem Projekt?
- Was erhoffen Sie sich von diesem Projekt?
- Welche Ergebnisse wecken Ihre Neugier am meisten?
- Was hat Sie dazu bewogen, an diesem Projekt teilzunehmen?
- Was erwarten Sie von einem Team, falls Sie eines haben?
- Warum sind Sie optimistisch in Bezug auf dieses Projekt?
- Was wird sich Ihrer Meinung nach durch dieses Projekt nach dem Start ändern?
- Wie schnell rechnen Sie mit der Fertigstellung dieses Projekts?
- Warum macht Ihnen dieses Projekt Sorgen?
- Bevorzugen Sie persönliche Treffen, Telefonate oder E-Mails?
#4. Erstellen Sie Ihre Matrix
Ein einfaches Modell eines Quadranten zur Kategorisierung Ihrer Ergebnisse ermöglicht es Ihnen, diejenigen mit hohem Interesse und hoher Priorität von denen mit geringem Interesse und niedriger Priorität zu trennen. Es hilft auch beim Sortieren all derer in der Mitte.
#5. Erwartungen festlegen und verwalten
Definieren Sie klar, an welchen Phasen jeder wichtige Stakeholder beteiligt sein wird, sowie die Fristen für seine Kommentare. Fügen Sie einen Zeitplan für die Sprechzeiten bei, in denen sie Sie leicht finden können, damit sie entweder alleine oder in einer Gruppe Feedback geben können. Seien Sie wie gewohnt in jeder Phase des Projekts praktisch, transparent und ehrlich – Ihre Stakeholder werden es bemerken und zu schätzen wissen.
Was ist die Bedeutung eines Projekt-Stakeholder-Managementplans?
Stakeholder sind entscheidend für den Erfolg Ihres Projekts. Sie glauben an die Initiative und setzen Zeit, Geld und Ressourcen dafür ein. Ohne einen guten Stakeholder-Managementplan können sie die Dinge also unglaublich ungeschickt machen, mit viel Bürokratie im Prozess.
Kommunikationsvorteile
Stakeholder-Management-Pläne sind auch in Bezug auf die Öffentlichkeitsarbeit von Bedeutung. Bedenken Sie Folgendes: Stakeholder arbeiten nicht isoliert; So lernen sie von anderen Ressourcen und Stakeholdern etwas über die Projektentwicklung.
Es ist entscheidend, dass ihre Interessen geschützt werden und Sie sich nicht mit der gerunzelten Stirn eines verärgerten Interessenvertreters wiederfinden, der schlechte Nachrichten erhalten hat. Die Aufrechterhaltung eines offenen Kommunikationskanals ist der wichtigste Schritt bei der Entwicklung einer starken Stakeholder-Management-Strategie.
Die Gefahren, keine Stakeholder-Management-Strategie zu haben
Stakeholder bewegen wieder einmal die Welt. Sie sind Ihre Investoren, Verbraucher, Nachbarn und Hersteller. Sie könnten entweder Ihre stärksten Unterstützer sein oder dazu führen, dass die Initiative ins Stocken gerät.
Da Stakeholder in der Regel mehrere wichtige Kontakte über mehrere Kanäle hinweg einbeziehen, ist es entscheidend, effektiv und effizient mit ihnen zu kommunizieren. Sie könnten sich beim Versuch, die Anforderungen eines Stakeholders mit niedriger Priorität und geringem Interesse zu validieren, ohne ihn vorher befragt oder seine Priorität oder sein Interesse bewertet zu haben, durchdrehen, wodurch diejenigen mit hoher Priorität mit dem Prozess unzufrieden sind.
Schlimmer noch, Sie richten Ihr Unternehmen möglicherweise auf einen Mangel an Bargeld oder eine schreckliche Kundenerfahrung beim nächsten Projekt aus. Setzen Sie Ihr Unternehmen nicht einem Mangel an Ressourcen, Geld oder Zeit aus.
So managen Sie schwierige Stakeholder
Was tun Sie, wenn Sie es mit herausfordernden Stakeholdern zu tun haben? Es gibt Möglichkeiten, Beziehungen zu verbessern, egal wie hartnäckig sie zu sein scheinen. Hier sind sieben Hinweise, die Ihnen dabei helfen, ihre Zustimmung zu erlangen:
Wählen Sie Ihre Schlachten am besten sorgfältig aus, sonst befinden Sie sich die ganze Zeit im Krieg. Im Umgang mit Stakeholdern wird es Gelegenheiten geben, in denen Sie anderer Meinung sind, aber sie werden selten sein. Geben Sie stattdessen kleinen Bitten nach. Stakeholder haben Autorität, und Sie müssen diese hierarchische Struktur anerkennen. Es erspart Ihnen Kummer und sät gleichzeitig die Saat des Vertrauens. Ob Sie es glauben oder nicht, Ihre Stakeholder werden Sie respektieren und bis zu einem gewissen Grad davon absehen, mit Ihnen zu streiten.
#2. Befreien Sie sich von negativen Emotionen
Es ist leicht, übermäßig emotional zu werden. Was als Streit beginnt, eskaliert schnell zu einem Sturm aus Wut und Hass. Berufstätige haben keine Wutausbrüche wie Kinder. Außerdem halten Kinder nicht an schlechten Emotionen fest. Davon können wir lernen. Es ist nicht falsch, wütend zu sein; Trotzdem ist es ein Problem, dieser Negativität nachzugeben und, schlimmer noch, das Feuer weiter zu schüren. Das schadet nur Ihrer Beziehung zu Ihren Stakeholdern sowie dem gesamten Projekt.
#3. Erkenne ihre Negativität
Empathie ist ein wichtiger Bestandteil beim Aufbau einer mitfühlenden Beziehung. Empathie ist die Fähigkeit, die Emotionen anderer zu verstehen und zu erleben, und sie sollte in jeden Stakeholder-Managementplan aufgenommen werden. Wenn Sie einen Schritt zurücktreten können, anerkennen, was sie fühlen, und dann versuchen, es zu lindern, sind Sie auf dem Weg zur Erleuchtung und einem erfolgreichen Unterfangen.
#4. Rat suchen und annehmen
Schwierige Stakeholder tun sich oft schwer für eine Sache. Natürlich haben manche Menschen herausfordernde Persönlichkeiten, aber andere verhalten sich möglicherweise so, weil sie sich ungehört fühlen. Überlege auch, wie du reagieren würdest, wenn du glaubst, dass dir niemand zuhört. Versuchen Sie daher, bewegungslos, ruhig und offen zu sein. Hören Sie zu, was sie zu sagen haben, und suchen Sie sogar ihren Rat. Dies ist nicht nur ein psychologischer Ansatz, sondern auch ein praktischer für das Projektmanagement.
#5. Sei taktvoll und ehrlich.
Von Zeit zu Zeit wird es berechtigte Gründe für Streitigkeiten geben. Wenn solche Dinge in einem Projekt passieren, kann man sie nicht einfach unter den Teppich kehren. Es liegt in Ihrer Verantwortung, ein erfolgreiches Projekt zu liefern und gleichzeitig die Qualitätsstandards Ihrer Stakeholder zu erfüllen. Es liegt auch in Ihrer Verantwortung, einzugreifen, wenn Sie bemerken, dass sie gegen ihre besten Interessen handeln. Um Ihren Standpunkt klar zu machen, müssen Sie jedoch ehrlich und höflich sein. Niemand will gesagt bekommen, dass er falsch liegt, also finden Sie einen Weg, es anders zu formulieren, oder sprechen Sie, noch besser, überhaupt nicht von richtig und falsch, sondern vom Projekt und seinen Anforderungen.
#6. Mach sie glücklich
Es hilft auch, sie zu buttern. Sie wollen nicht unaufrichtig wirken, aber wenn Sie Ihren Stakeholdern ein gutes Gefühl geben können, gibt es praktisch nichts, was sie nicht für Sie tun würden. Selbst die härteste Person wird ihre Melodie ändern. Natürlich nicht schmeicheln, sondern einen anständigen Job machen. Hier schlagen die Herzen Ihrer Stakeholder, und so stellen Sie sie zufrieden.
#7. Personalisieren Sie Ihre Kommunikation
Nicht alle Stakeholder sind gleich geschaffen. Sie müssen Ihre Stakeholder genau kennen. So wie Sie zu Beginn eines Projekts feststellen, wer sie sind, sollten Sie herausfinden, was die optimale Kommunikationsstrategie ist. Das kann nützlich sein, wenn Sie beispielsweise SMS, E-Mails, Telefongespräche oder persönliche Treffen bevorzugen. Es ist aber auch psychisch. Einige Leute möchten vielleicht, dass Sie ihr Ego ein wenig stärken, aber andere finden es vielleicht falsch und es wird auf Sie zurückschlagen. Verstehen Sie die Anforderungen und Persönlichkeiten Ihrer Stakeholder und personalisieren Sie Ihre Nachrichten an sie.
Zusammenfassung
Stakeholder-Management hat zahlreiche Vorteile. Dies ist wichtig und muss regelmäßig durchgeführt werden. Es wird also keine weiteren Gedanken darüber geben. Wie gehen Sie mit den Stakeholder-Beziehungen des Projekts um? Der Schlüssel wird darin bestehen, alle Beteiligten zu identifizieren und dann ihr Engagement regelmäßig zu überwachen.
Auch der zweite Teil ist entscheidend. Wenn ein Projekt beginnt, übersehen Manager dies häufig. Stellen Sie ein Projektteam zusammen, das alle relevanten Stakeholder umfasst. Wie Sie wissen, werden sie alle Erfahrung und Wert liefern, um den Erfolg Ihres Projekts sicherzustellen. Also, die besten Wünsche für ein erfolgreiches Stakeholder-Management bei Ihrem Projekt.
Häufig gestellte Fragen zum Stakeholder-Management
Was sollte ein Stakeholder-Kommunikationsplan beinhalten?
Ein Stakeholder-Kommunikationsplan wird in der Regel als Reaktion auf die Informationen und Erkenntnisse im Managementplan entwickelt. Es sollte eine Liste der wichtigen Stakeholder enthalten, die Nachrichten erhalten müssen, sowie Art, Häufigkeit und Details.
Warum müssen Sie mit Stakeholdern kommunizieren?
Sie können die Ziele und Gesamtziele eines Kunden oder Interessenvertreters besser kennen, indem Sie effektiv mit ihm kommunizieren. Auf diese Weise können Sie analysieren und ändern, wie Sie ihnen helfen, ihre Ziele zu erreichen.
Wie sind Mitarbeiter Stakeholder?
Mitarbeiter sind die wichtigsten internen Stakeholder. Mitarbeiter tätigen große finanzielle und zeitliche Investitionen in das Unternehmen und spielen eine entscheidende Rolle in der Strategie, Taktik und dem Betrieb des Unternehmens.
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