Der Prozess des Onboardings von Rekruten ist in jedem Bereich unerlässlich, da Sie darauf nicht verzichten können. Ein neuer Mitarbeiter wird es viel einfacher haben, sich in seine neuen Teams und Verantwortlichkeiten einzufügen, wenn er über eine solide Onboarding-Checkliste verfügt. Das heißt, wenn neue Mitarbeiter richtig ausgebildet sind, passen sie eher in die Unternehmenskultur und tun, was der Arbeitgeber will. Lesen Sie weiter, um mehr über die Onboarding-Checkliste für Mitarbeiter und die Onboarding-Checkliste für neue IT-Mitarbeiter zu erfahren.
Was ist Onboarding?
Ein umfangreiches Onboarding-Verfahren kommt neuen Mitarbeitern immens zugute. Dabei lernen sie ihre Aufgaben, die Teamdynamik sowie die Aufgaben und Ziele der Stelle kennen. Ein guter Onboarding-Prozess führt zu erhöhter Produktivität, Arbeitsmoral und Arbeitszufriedenheit. Dadurch steigt das Engagement und die Mitarbeiter bleiben langfristig. Mit anderen Worten, ein gründliches Onboarding-Programm hilft allen.
Was ist eine Onboarding-Checkliste?
Die ersten Wochen oder Monate im Job eines neuen Mitarbeiters können ein Wirbelwind sein. Daher ist es für Recruiting-Manager hilfreich, eine Onboarding-Checkliste zu erstellen, um alles in Ordnung zu halten. Mit dieser Checkliste können Sie also sicher sein, dass Sie alle Grundlagen abgedeckt haben, um einen neuen Mitarbeiter im Team willkommen zu heißen. Es dient als Basis, auf der rollenspezifische Prozesse entwickelt werden können.
Denken Sie auch daran, dass die Tatsache, dass Sie alles auf Ihrer Onboarding-Checkliste erledigt haben, nicht bedeutet, dass sie effektiv ist. Die effektivsten Onboarding-Programme schaffen ein Gleichgewicht zwischen der Erfüllung der Wünsche und Bedürfnisse der Mitarbeiter und bereiten sie gleichzeitig darauf vor, die Kernwerte des Unternehmens auf unerwartete Weise voll und ganz anzunehmen.
Checkliste für das Onboarding von Mitarbeitern
Schritte für eine effektive Mitarbeiter-Onboarding-Checkliste sind:
#1. Machen Sie es offiziell mit der Personalabteilung
Um eine Checkliste für die Einarbeitung von Mitarbeitern zu erstellen, reichen Sie unter der Annahme, dass Ihr Unternehmen über eine Personalabteilung verfügt, einen Antrag auf Einstellungserlaubnis ein. In der Zwischenzeit kann die Personalabteilung vor Abschluss einer neuen Stelle zusätzlich den Nachweis eines sauberen Drogentests und einer Bonitätsprüfung verlangen. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie die Suche beenden und eventuell noch vorhandene Stellenanzeigen entfernen.
#2. Halten Sie die notwendigen Formulare für die Neueinstellung bereit
Stellen Sie auf der Onboarding-Checkliste sicher, dass der Mitarbeiter über die erforderlichen Dokumente verfügt, um sich am ersten Tag der Beschäftigung anzumelden. Dies schließt jedoch Steuerdokumente, Mietverträge, Gehaltsabrechnungen und möglicherweise andere Formulare aus. Geben Sie dem neuen Mitarbeiter ein Exemplar des Handbuchs und eine lohnende Zusammenfassung zum Durchlesen. Geben Sie eine Kontaktperson an, die erreichbar ist, wenn der neue Mitarbeiter Bedenken oder Fragen zu seiner Vergütung oder seinen Leistungen hat. Eine gedruckte Kopie der Stellenbeschreibung kann als nützliche Referenz dienen, um die organisatorischen Ziele für die Stelle im Auge zu behalten.
#3. Installieren Sie relevante Hardware und Software
Wenn Sie möchten, dass Ihre neuen Mitarbeiter gute Arbeit leisten, sollten Sie ihnen wahrscheinlich die Werkzeuge zur Verfügung stellen, die sie dazu benötigen. Wann immer Sie einen neuen Mitarbeiter haben, sollten Sie sich an die IT wenden, um ihn mit der erforderlichen Software auszustatten.
Wenn Sie über Sicherheitsmaßnahmen sprechen, sollten Sie immer betonen, wie wichtig es ist, starke Passwörter zu haben, diese häufig zu ändern und die Zwei-Faktor-Authentifizierung zu verwenden. Stellen Sie außerdem sicher, dass jede proprietäre oder extrem komplexe Software vollständig dokumentiert ist und über begleitende Schulungsmaterialien oder Software für neue Mitarbeiter verfügt.
#4. Bestimmen Sie die Arbeitsbereiche
Während das Unternehmensumfeld für einige neue Mitarbeiter gut funktionieren mag, können andere in Privatbüros besser abschneiden. Die Suche nach Arbeitsbereichen für neue Mitarbeiter sollte oberste Priorität haben. Der nächste Schritt besteht darin, dafür zu sorgen, dass sie alles, was sie brauchen, an ihren Schreibtischen haben, einschließlich Laptops, Notizbücher, Bleistifte und Kugelschreiber. Firmenlogoartikel wie T-Shirts und Mützen in der Nähe ihres Schreibtisches auszustellen, ist eine einfache Möglichkeit, einen guten Eindruck zu hinterlassen.
#5. Machen Sie sich bereit für die Site Tour
Das Anbieten einer Besichtigung der Räumlichkeiten ist eine großartige Möglichkeit, neue Mitarbeiter mit der Gegend vertraut zu machen und Ängste abzubauen. Wenn Sie also möchten, dass Ihre neuen Mitarbeiter Fragen stellen und sich zurechtfinden, ist es eine gute Idee, eine Karte zu erstellen, bevor Sie die Tour anbieten. In den Plan sollten Orte wie der Schreibtisch oder Arbeitsplatz des Mitarbeiters, das Büro des direkten Vorgesetzten, der Pausenraum, die Toiletten, der Versorgungsraum, das Geschäftszentrum und der Konferenzraum einbezogen werden. Die Karte sollte digitalisiert werden, damit sie schnell und einfach online eingesehen werden kann.
#6. Schaffen Sie die Arbeitsumgebung, die Sie benötigen
Stellen Sie sicher, dass der Arbeitsplatz Ihres neuen Mitarbeiters über alle notwendigen Utensilien verfügt, wie z. B. einen sauberen Sitz und Schreibtisch, sowie alles andere, was er möglicherweise benötigt. Bemühen Sie sich, wenn möglich, ein Willkommenspaket für die Geschäftsstelle des neuen Mitarbeiters zusammenzustellen. Dies kann aus Geschäftskleidung, Büroausstattung oder einem einfachen Geschenk wie einer Kaffeetasse oder einer Topfpflanze für das Büro bestehen. Wenn der Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten wird, könnte es eine gute Idee sein, ihm ein Care-Paket mit etwas Beute zu geben.
#7. Vereinbaren Sie einen Termin für die Einführung neuer Mitarbeiter
Am ersten Tag der Einstellung des neuen Mitarbeiters sollten Sie etwas Zeit für eine Einweisung für neu eingestellte Mitarbeiter einplanen. Im Idealfall gibt dies der Person nicht nur die Möglichkeit, Papiere zu unterschreiben; Es bietet ihnen auch die Möglichkeit, die Werte des Unternehmens kennenzulernen, die Organisationsstruktur zu studieren und zu entdecken, wie die verschiedenen Abteilungen miteinander interagieren.
Onboarding-Checkliste für neue Mitarbeiter
Unternehmen können eine Onboarding-Checkliste für die Einstellung neuer Mitarbeiter verwenden, um sicherzustellen, dass sie die richtigen Verfahren befolgen. Dies geschieht, um den neuen Mitarbeiter willkommen zu heißen und in die Organisation zu integrieren. Die ersten Wochen der Anstellung eines neuen Mitarbeiters sind entscheidend, um die Voraussetzungen für den Rest seiner Amtszeit zu schaffen und zu zeigen, ob sich die Kosten für die Einstellung lohnen oder nicht. Die Schritte für eine effektive Onboarding-Checkliste für neue Mitarbeiter umfassen Folgendes:
#1. Füllen Sie eine Bewerbung aus und senden Sie sie an die Personalabteilung
Es ist wichtig, den Einstellungsprozess zu beginnen, indem Sie sich an die Personalabteilung wenden, um eine effektive Onboarding-Checkliste für neue Mitarbeiter zu erstellen.
#2. Führen Sie eine Verlaufsprüfung durch
Dies ist in vielen Jobs entscheidend, um die Sicherheit von Kunden und Mitarbeitern zu gewährleisten.
#3. Gehen Sie die Routine und die Grundlagen des Jobs durch
Wenn Sie den neuen Mitarbeiter zu diesem Zeitpunkt kontaktieren, können Sie den Zeitplan der ersten Woche überprüfen, bei Bedarf einen Stundenzettel aushändigen und andere Grundregeln und Vorschriften wie Parken und Kleidung besprechen.
#4. Überprüfen Sie die Verantwortlichkeiten und Stellenbeschreibungen
Senden Sie dem neuen Mitarbeiter eine E-Mail mit einer Kopie der Stellenbeschreibung, beantworten Sie alle Fragen, die er haben könnte, und erläutern Sie seine Rolle in der Einheit und im größeren Funktionsbereich. Dies wird Ihnen helfen, eine gute Onboarding-Checkliste für neue Mitarbeiter zu erstellen. Sie können dies auch dem Brief hinzufügen, den Sie jedem neuen Mitarbeiter senden.
#5. Füllen Sie die erforderlichen Unterlagen aus, während Sie einen neuen Job beginnen
Wenn Sie sich darum kümmern, bevor sie überhaupt zur Arbeit kommen, können Sie sich beide auf wichtigere Angelegenheiten konzentrieren, sobald sie ankommen.
Siehe auch: Onboarding-Beat-Praktiken für Neueinstellungen im Jahr 2023
IT-Onboarding-Checkliste
Als Teil des umfassenderen Onboarding-Prozesses, der eine Checkliste umfasst, geben IT-Abteilungen neuen Mitarbeitern häufig einen Überblick über die Systeme, die sie bei ihrer Arbeit verwenden werden, sowie über alle erforderlichen Schulungen. Ein Beispiel ist die Ausstattung neuer Mitarbeiter mit Laptops, Smartphones und anderen Geräten. Die Schulung kann auch die Erläuterung grundlegender Internetsicherheits- und Datenschutzpraktiken umfassen.
Technologietraining ist ein wichtiger Bestandteil der IT-Onboarding-Checkliste, da es neuen Mitarbeitern hilft, die Fähigkeiten zu erlernen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Wenn sich der Job hauptsächlich um Technologie dreht oder stark von Technologie abhängt, wird die IT-Onboarding-Checkliste detaillierter als gewöhnlich sein. Sie können die folgende Checkliste für das Onboarding von IT-Mitarbeitern verwenden, um die Schritte zu organisieren und zu priorisieren, die Sie zum Abschluss des Workflows unternehmen müssen.
- Erfassen Sie Daten zu Neueinstellungen.
- Kaufen Sie die erforderlichen Werkzeuge.
- Geräte installieren.
- Erstellen Sie Benutzerprofile für erforderliche Programme.
- Sammeln Sie neue Mitarbeiter in der IT zur Orientierung.
- Nehmen Sie an Ihren eigenen Datenschutz- und Cybersicherheitskursen teil.
- Holen Sie Mitarbeiterunterschriften für eine Geheimhaltungsvereinbarung ein.
Wichtigkeit der IT-Onboarding-Checkliste
Um ihre Arbeit effektiv erledigen zu können, müssen neue Mitarbeiter lernen, wie man eine Vielzahl von Computerprogrammen und Hardware verwendet. Um Neueinstellungen zu erleichtern, ist eine IT-Onboarding-Checkliste von entscheidender Bedeutung. Im Folgenden wird daher die Bedeutung der IT-Onboarding-Checkliste erläutert:
#1. Machen Sie sich mit den technologischen Rahmenbedingungen vertraut
Neu eingestellte Mitarbeiter fühlen sich möglicherweise durch die Anzahl der Technologien belastet, die sie einsetzen müssen, um bei ihrer Arbeit effektiv zu sein. Bevor sie mit ihren täglichen Aufgaben beginnen, ist es für sie von Vorteil, eine gründliche Einführung in die Geräte, Software und Verfahren erhalten zu haben, die sie bei ihren Aufgaben in der Abteilung für Informationstechnologie verwenden würden.
#2. Richten Sie alle Konten ein, die Sie benötigen
Neue Mitarbeiter müssen sich bei mehr als ein paar Konten anmelden, um die erforderliche Software für ihre Arbeit zu verwenden, einschließlich Interaktions- und Sicherheitstools. Neue Mitarbeiter haben die Möglichkeit, alle ihre digitalen Konten einzurichten. Dies geschieht mit Hilfe der IT-Experten Ihres Unternehmens, wenn sie an einem Checklistenprogramm für das IT-Onboarding teilnehmen.
#3. Informieren Sie sich über Fragen der Sicherheit und Sicherheit
Wenn ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird, erhält er sofort Zugang zu allen geheimen Informationen, über die das Unternehmen möglicherweise verfügt. Unterstützung neu eingestellter IT-Mitarbeiter beim Erlernen des Umgangs mit und des Schutzes sensibler Daten. Während des Onboarding-Prozesses erhalten sie einen vollständigen Überblick über die Sicherheits- und Datenschutzregeln des Unternehmens. Das erleichtert ihnen die Arbeit.
#4. Fühlen Sie sich sicher im Umgang mit Technologie
Neu eingestellte Mitarbeiter sollten nicht nur etwas über die Technologie lernen, die sie verwenden werden, sondern auch lernen, wie man sie benutzt. Sie müssen jedoch auch volles Vertrauen in ihre Fähigkeit haben, diese Innovation anzuwenden, um die Anforderungen ihrer Arbeit zu erfüllen. Ein umfassender Onboarding-Ansatz für Informationstechnologie garantiert, dass alle neu eingestellten Mitarbeiter ordnungsgemäß auf die relevante Soft- und Hardware geschult werden.
So erstellen Sie eine IT-Onboarding-Checkliste
Eine IT-Onboarding-Checkliste sollte weit vor dem ersten Arbeitstag des Mitarbeiters erstellt werden. Dies geschieht, wenn der Prozess der Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters viel vor diesem Datum beginnt. Abhängig von der Art Ihres Unternehmens benötigen Sie möglicherweise einige verschiedene Versionen, z. B. die folgenden:
- Eine umfassende Liste der Voraussetzungen für den Einstieg in die Arbeit mit Informationstechnologie.
- Anforderungen für jede verfügbare Position innerhalb des Unternehmens.
- Eine Liste, in der jede Abteilung ihren eigenen Eintrag hat.
- In jedem Job gibt es eine andere Reihe von Aufgaben, die erledigt werden müssen.
Schließlich sollten die IT- und Personalabteilungen Ihres Unternehmens zusammenarbeiten, um eine Unternehmens-Checkliste zu erstellen. Sie können die allgemeine Version als Ausgangspunkt für spezifischere Versionen verwenden. Anschließend können die Abteilungsleiter die Checkliste an ihre Bedürfnisse anpassen. Auch wenn ein neuer Mitarbeiter für eine der Abteilungen einer Organisation eingestellt wird, kann die für die Einstellung zuständige Person eine Liste mit Anforderungen erstellen, die dieser Mitarbeiter erfüllen muss.
Excel und Google Sheets sind zwei Beispiele für Software, die verwendet werden kann, um Dokumente zu erstellen, die leicht zu ändern und zu teilen sind. Auf der Checkliste für das IT-Onboarding können Sie alle Verantwortlichkeiten und Erinnerungen aufschreiben und sie auch einem anderen Teammitglied zuweisen.
Was sind die 4 Phasen des Onboardings?
Dazu gehören:
- Pre-Boarding.
- Orientierung geben und neue Mitarbeiter willkommen heißen.
- Ausbildung.
- Passen Sie sich Ihren neuen Aufgaben an.
Was sind die 5 Cs des Onboardings?
Compliance, Clarity, Confidence, Connection und Culture sind in der Folge zu den fünf „C“ des Onboardings herangewachsen.
Wie lang sollte eine Onboarding-Checkliste sein?
Die Länge der Onboarding-Checkliste eines Unternehmens hängt davon ab, was das Unternehmen tut und wie es neue Mitarbeiter einstellt. Es sollte jedoch alles umfassen, von der Orientierung eines neuen Mitarbeiters bis hin zur Unterstützung bei der Eingewöhnung in seine neue Position.
Was sind die 3 wichtigsten Elemente für ein erfolgreiches Onboarding?
Die drei wichtigsten Elemente eines erfolgreichen Onboardings sind:
- Geben Sie jedem eine Rolle zu spielen.
- Sich und andere vorstellen.
- Übermitteln Sie die Prinzipien und das Ethos des Unternehmens.
Was sind Onboarding-Techniken?
- Beginnen Sie mit der Personalorientierung.
- Erkunden Sie das Büro.
- Decken Sie die Grundlagen ab.
- Arbeiten Sie mit einem Mentor zusammen.
- Ziele setzen.
- Beginnen Sie mit der Arbeit an Aufgaben.
- Regelmäßig einchecken und kommunizieren.
Bibliographie
- forbes.com
- in der Tat
- getguru.com
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