ABLAGESYSTEME FÜR UNTERNEHMEN: So archivieren Sie Dokumente richtig (ausführliche Anleitung)

Gut strukturierte Ablagekonzepte können einem Unternehmen dabei helfen, Ordnung zu halten. Auf diese Weise müssen Sie nicht alles auf den Kopf stellen, um nach wichtigen Informationen zu suchen. In diesem Artikel finden Sie Tipps, wie Sie Ihre Unterlagen richtig ablegen, sowie nette Ideen, wie Sie elektronische Ablagesysteme für Ihr Kleinunternehmen einrichten.

Ablagesysteme für Unternehmen

Ablagesysteme haben sich im Laufe der Zeit weiterentwickelt, von der Ablage von Papierkram in Kisten bis hin zu ausgeklügelten Softwareprogrammen, die Informationen unsichtbar elektronisch speichern. Obwohl heute viele Optionen verfügbar sind, haben alle Dateisysteme ein gemeinsames Ziel: effektive Datensatzverwaltung. Da zahlreiche Dateisysteme verfügbar sind, ist es wichtig, die Eigenschaften jedes einzelnen zu analysieren, bevor Sie sich für das beste entscheiden. Die am weitesten verbreiteten Dateisysteme sind einfach einzurichten und bieten eine effiziente Methode zur Dateiverwaltung.

Die 3 Arten von Ablagesystemen

#1. Alphabetische Ablage

Bei weniger als 5,000 Dokumenten ist die alphabetische Ablage das beliebteste Dateisystem. Die Archivierung in alphabetischer Reihenfolge ist eine Methode zum Organisieren von Dateien basierend auf den Namen von Einzelpersonen, Unternehmen, Institutionen, Behörden, Fächern, Themen oder geografischen Orten in Wörterbuchreihenfolge. Dieser Ansatz funktioniert gut für Kunden- oder Kundennamensdateien. Verwenden Sie bei der Ablage von Themen einen relativen Index. Der Index ist eine Liste von Themennamen, die jedes Thema in alphabetischer Reihenfolge darstellen sollen. Um zu bestimmen, unter welchem ​​Themennamen der Eintrag abgelegt werden soll, konsultieren Sie den relativen Index.

#2. Numerische Ablage

Ordnen Sie Dateien in fortlaufender Reihenfolge an, indem Sie Nummern direkt aus dem Datensatz oder eine bereitgestellte Nummer verwenden, wenn Sie ein numerisches Ablagesystem erstellen. Um Dateien abzurufen, verwenden die meisten Systeme einen Index. Ein numerisches Ablagesystem steigert die Produktivität, indem es die Geschwindigkeit erhöht, mit der Dateien abgelegt und gefunden werden. Es ermöglicht auch eine genauere Identifizierung und mehr Vertraulichkeit. Im Gegensatz zu alphabetischen Ablagesystemen ermöglicht es unbegrenzte Erweiterungen und kann mehr als 5,000 Datensätze verwalten.

#3. Alphanumerische Ablage

Bei der alphanumerischen Einreichung werden sowohl Namen als auch Nummern verwendet. Diese Art von Dateisystem wird normalerweise mit Subjektnamen und Nummern verwendet. Ordnen Sie Dateien alphabetisch oder nach Thementitel und dann nach numerischer Kategorie. Für alphanumerische Dateien ist ein relativer Index erforderlich. Die Zahlencodes für jede alphabetische Abteilung werden im Index aufgeführt.

Einrichten elektronischer Ablagesysteme für Ihr Kleinunternehmen

Hier sind einige Ideen zur Einrichtung elektronischer Ablagesysteme für Ihr kleines Unternehmen:

#1. Erstellen Sie einen Plan für die Aufbewahrung von Dokumenten.

Der erste Schritt ist nur eine zusätzliche Vorbereitung. Sie müssen Richtlinien und Ziele festlegen, bevor Sie mit der Verwendung elektronischer Ablagesysteme für Ihr kleines Unternehmen beginnen. Sie müssen eine allgemeine Strategie in einigen Bereichen entwickeln:

• Dokumentenerstellung
• Dokumentfreigabe

#2. Wählen Sie das beste Dateiverwaltungsprogramm aus.

Sobald Sie sich für eine Strategie zur Rationalisierung Ihres digitalen Übergangs entschieden haben, können Sie sich mit dem Kauf von Software befassen. Die Kenntnis Ihres Budgetbereichs, der ungefähren Speicheranforderungen und der Benutzeranzahl hilft Ihnen beim Vergleich der Optionen. Sie sollten auch sicherstellen, dass Ihr Programm einige wichtige Funktionen enthält:

• Benutzerfreundlichkeit
• Synchronisierung
• Einfache Integration

#3. Erstellen Sie einen Plan für die Umsetzung.

Jetzt ist es an der Zeit, Ihren Plan und Ihre Software in die Tat umzusetzen. All Ihre Vorbereitung sollte sich auszahlen, sobald Sie diesen Punkt erreicht haben.

• Kommunizieren
• Berechtigungsstufen festlegen.
• Regeln erstellen
• Ergänzen Sie Ihre Systeme

#4. Speichervorkehrungen treffen.

Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Speicherpläne in die Tat umzusetzen. Beachten Sie beim Hochladen, Speichern und Verteilen Ihrer Dateien einige Dinge.

• Pflegen Sie Ihre Organisation.
• Erstellen Sie Unterordner
• Regeln der Namensgebung

#5. Planen Sie die laufende Wartung ein.

Halten Sie den Prozessfluss aufrecht, nachdem Ihr digitales Ablagesystem eingerichtet und in Betrieb ist. Wenn sie in Ruhe gelassen und nicht gewartet wird, kann eine elektronische Umgebung schnell wie eine physische überlastet werden.

• Geplante Wartungsprüfungen
• Dokumentenarchivierung

Was Sie beim Einrichten elektronischer Ablagesysteme für Ihr Kleinunternehmen beachten sollten

#1. Ihre finanzielle Situation

Stellen Sie bei der Auswahl einer Dokumentenverwaltungssoftware sicher, dass sie in Ihr Budget passt. Glücklicherweise stehen verschiedene kostengünstige E-Filing-Optionen zur Verfügung.

#2. Die Lernkurve

Abgesehen von den Systemkosten ist es wichtig, Ihre Fähigkeiten sowie das technische Verständnis des Rests Ihres Büros zu berücksichtigen, um sich selbst (und Ihr Team) angemessen zu planen.

#3. Gesamtzahl der Benutzer

Einige Systeme berechnen basierend auf der Anzahl der Benutzer, während andere minimale (oder maximale) Benutzeranforderungen auferlegen. Stellen Sie vor dem Erwerb von Software sicher, dass Sie wissen, wie viele Personen sie verwenden werden (oder eine ungefähre Schätzung).

So archivieren Sie Ihre Dokumente richtig

Haben Sie schon einmal jemanden warten lassen, während Sie Ihren Schreibtisch nach einem wichtigen Dokument durchwühlt haben? Oder haben Sie jemals damit gekämpft, eine Frist einzuhalten, weil Sie eine wichtige Computerdatei verlegt haben? Sie müssen lernen, wie Sie Ihre Dokumente richtig ablegen, um diese peinlichen Situationen zu vermeiden

Unabhängig davon, ob Sie mit Papierdokumenten, elektronischen Dateien oder einer Kombination aus beidem arbeiten, ist es entscheidend, sie organisiert und zugänglich zu halten. Sie sparen Zeit bei der Suche nach Artikeln und haben die richtigen Informationen immer zur Hand, wann immer Sie sie brauchen. Hier sind einige Tipps, wie Sie Ihre Dokumente richtig ablegen:

#1. Bewahren Sie keine überflüssigen Papiere auf.

Um Ihre Dokumente richtig zu archivieren, vermeiden Sie die Angewohnheit, alles zu speichern, was Ihnen in den Weg kommt. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um die Informationen zu scannen, und bewahren Sie eine Akte nur dann auf, wenn sie für Ihre berufliche Tätigkeit wichtig ist oder von Ihrem Unternehmen verlangt wird. Zu viele unnötige Dokumente tragen zur Unordnung bei und erschweren das zukünftige Auffinden.

#2. Verwenden Sie eine einheitliche Namenskonvention für Ihre Dateien und Ordner.

Unterteilen Sie beispielsweise einen Hauptordner in Unterordner für Kunden, Lieferanten und Kollegen. Um zu identifizieren, worum es in den Ordnern geht, verwenden Sie kürzere Namen. Sie können sogar eine Farbcodierung verwenden, um Ihnen zu helfen, verschiedene Ordnergruppen zu erkennen.

#3. Bewahren Sie relevante Dokumente, gleich welcher Art, zusammen auf.

Anstatt beispielsweise einen Ordner für Präsentationen für alle Projekte, einen anderen Ordner für Tabellenkalkulationen für alle Projekte usw. zu haben, bewahren Sie Berichte, Briefe, Präsentationsnotizen, Tabellenkalkulationen und Grafiken, die sich auf ein bestimmtes Projekt beziehen, in einem einzigen Ordner auf. Auf diese Weise können Sie Papiere für ein bestimmtes Projekt viel schneller finden.

#4. Unterscheiden Sie zwischen laufenden und abgeschlossenen Arbeiten.

Einige Leute ziehen es vor, die laufende oder aktuelle Arbeit auf ihrem Schreibtisch oder Computer-Desktop zu behalten, bis die Arbeit beendet ist. Sie verschieben es dann nach Fertigstellung in das entsprechende Verzeichnis, in dem Dateien derselben Kategorie gespeichert werden. Verschieben Sie Dateien, an denen Sie nicht mehr arbeiten, regelmäßig in die Ordner, in denen Ihre abgeschlossene Arbeit gespeichert ist (z. B. wöchentlich oder alle zwei Wochen).

#5. Ordner nicht überfüllen.

Wenn Sie viele Dateien in einem Ordner oder viele Unterordner in einem einzelnen Ordner haben, teilen Sie sie in kleinere Gruppierungen (Unterordner oder untergeordnete Unterordner) auf. Sie können beispielsweise einen Ordner mit dem Namen „Geschäftsplan“ in Unterordner mit den Bezeichnungen „BP2021“, „BP2022“ und „BP2023“ unterteilen. Auf ähnliche Weise können Sie einen Ordner mit dem Titel „Delta Traders“ für einen Kunden in Unterordner mit den Namen „Delta Traders Verkaufspräsentationen“ und „Delta Traders Kontrakte“ unterteilen. Anstatt eine lange Liste von Dateien zu haben, besteht das Ziel darin, sie in logischen Ordnern oder Unterordnern zu organisieren.

#6. Dokumente chronologisch anordnen.

Um Ihre Dokumente richtig zu archivieren, heben Sie das Datum eines Dokuments hervor, indem Sie es hervorheben, es einem Papierdokument hinzufügen oder es in den Titel eines elektronischen Dokuments einfügen. So können Sie Ihre Papiere chronologisch ordnen, ohne sie einzeln öffnen zu müssen. Sie werden sie in Zukunft leichter finden können.

#7. Konvertieren Sie Papierdokumente in ein digitales Format.

Dies ist praktisch, wenn Sie nicht viel Platz für Papierdokumente haben, diese aufbewahren möchten, ohne sie vollständig zu zerstören, Papiere elektronisch verteilen müssen oder Ihre Informationsspeicherung sicherer machen möchten. (Dies ist jedoch für viele Arten von Dokumenten, wie z. B. rechtsgültige Verträge oder Dokumente mit Originalunterschriften, nicht geeignet, also lassen Sie hier Ihr bestes Urteilsvermögen walten.)

Ablagesystem-Ideen für das Büro

Die Vorstellung, ein Büroablagesystem zu erstellen, zu organisieren oder aufzuräumen, kann selbst die Mutigsten unter uns dazu bringen, sich hinter einer Liste anderer, dringenderer „To-Dos“ zu verstecken. Sie müssen sich nicht mehr verstecken! Diese bewährten Ideen können Ihnen helfen, Ihr Büroablagesystem in Topform zu bringen – und zu halten.

#1. Farbkodierung

Die Menschen haben Farbcodierung, seit Bürodokumente und Bürodateisysteme vor Jahrzehnten alltäglich waren. Farbcodierungsideen versagen nie und sind relativ schnell und einfach umzusetzen, selbst wenn Sie ein besonders komplexes Ablagesystem haben. Die Farbcodierung motiviert Sie, Ihre Dokumente richtig abzulegen, Dateien schnell zu finden und den Ablageprozess angenehmer zu gestalten.

Diese Organisationsstrategie ist ideal, um Papierberge in ordentliche Pakete zu verwandeln, die so vorhersehbar wie möglich sind.

#2. Digitalisieren

Durch die Digitalisierung von Akten bauen Sie im Wesentlichen ein papierloses Ablagesystem auf. Nachdem alle Papierakten in ein digitales Format konvertiert wurden, finden es viele Menschen viel einfacher, ein digitales Ablagesystem zu organisieren als ein Papierablagesystem. Wenn Sie Ihre Dateien lieber digitalisieren möchten, müssen Sie zuerst Ihre alten Dateien scannen und konvertieren, was ein zeit- und arbeitsintensiver Vorgang sein kann.

#3. Entscheiden Sie sich für ein Ablaufdatum.

Dies mag wie ein Betrug erscheinen, aber die Reduzierung der Anzahl der zu sortierenden Dateien ist eine der besten Möglichkeiten, ein Office-Dateisystem zu verwalten. Das Aussortieren von Dateien nach Inhalt kann schwierig sein, da es schwierig ist festzustellen, welche Dateien aufbewahrt werden müssen und welche verworfen werden können, aber das Verwerfen von Dateien nach Alter bietet eine sichere, geregelte Methode, um auszuwählen, was Sie wegwerfen können.

#4. Trennen und erobern

Wenn die Dateien, die Sie anordnen müssen, nur für bestimmte Abteilungen relevant sind, weisen Sie jemandem aus jeder dieser Gruppen die Organisation ihrer Dateien zu, während Sie einen allgemeinen Rahmen für die Dateiverwaltung einrichten.

Akten sollten an den Wänden organisiert werden.

Anstatt einen Aktenschrank oder ein Regal zu verwenden, hängen Sie Aktenhalter an Ihre Wände.

#5. Nach Wichtigkeit sortieren

Jeder, der schon einmal Zeit damit verbracht hat, Dateien zu durchsuchen, kennt den Wunsch, genau das zu finden, was Sie brauchen, anstatt 100 Dinge, die Sie nicht brauchen. Um beispielsweise das Abrufen von Dokumenten für alle unterhaltsamer zu gestalten, versuchen Sie, Ihre Office-Dateien nach Priorität zu strukturieren.

#6. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, sich regelmäßig zu verabreden.

Selbst das beste Office-Dateisystem wird Sie alleine nicht organisieren. Es ist ratsam, dies im Hinterkopf zu behalten und wöchentlich ein wenig Arbeit einzuplanen, um das System in Ordnung zu halten. Sich regelmäßig ein wenig Mühe zu geben, wird sich viel weniger belastend anfühlen, als zu versuchen, die falsch behandelten Dateien eines Jahres auf einmal zu bereinigen.

#7. Unterscheiden Sie zwischen laufenden und abgeschlossenen Arbeiten

Diese geniale Idee vereinfacht den gesamten Ablageprozess. Dateien für abgeschlossene Projekte können weiterhin organisiert werden, aber wenn Sie sie von Dateien für die weitere Arbeit trennen, wird das Auffinden von Dateien viel schneller und effizienter.

Was sind 5 grundlegende Ablagesysteme?

5 grundlegende Ablagesysteme umfassen:

• Betreff Einreichung
• Alphabetische Ablage
• Numerische Ablage
• Geografische Ablage
• Chronologische Ablage

Wie baut man ein gutes Ablagesystem auf?

• Erstellen Sie einheitliche Kategorien, die problemlos Dokumente aufnehmen können, die in einer Vielzahl von Papier- und elektronischen Formaten geschrieben und gespeichert wurden.
• Führen Sie eine Bestandsaufnahme der Aufzeichnungen durch
• Erstellen Sie ein zentralisiertes Ablagesystem.
• Jedes Jahr Dateien aussortieren

Wie organisiere ich meine Ablagesysteme für kleine Unternehmen?

• Halten Sie eine Brainstorming-Sitzung ab
• Sortieren Sie alle Ihre aktuellen Dokumente
• Sammeln Sie Team-Input.
• Wählen Sie ein einfaches Bestellsystem
• Beschriften Sie alles konsequent
• Betrachten Sie die Farbcodierung
• Wählen Sie einen Schrank, in den Sie hineinwachsen können.

Welches Dateisystem wird am häufigsten in großen Organisationen verwendet?

Das vertikale Ablagesystem wird hauptsächlich in großen Organisationen verwendet.

Welches ist das am besten geeignete System zur Einreichung bei allen Ämtern?

Das horizontale Ablagesystem ist das am besten geeignete Ablagesystem.

Welches ist das am weitesten verbreitete Ablagesystem?

Die natürlichste und beliebteste Art, Dateien zu organisieren, ist die Verwendung eines alphabetischen Ansatzes. Selbst für das grundlegendste alphanumerische System müssen Einreichungsstandards festgelegt werden, darunter unter anderem schriftliche Einreichungsverfahren, Querverweistechniken und Verfahren zur Einreichung doppelter Namensänderungen.

Was ist die einfachste Methode der Dateiorganisation?

Die einfachste Form der Dateiorganisation in DBMS ist die sequentielle Dateistruktur. Diese Strategie ist beim Umgang mit großen Datenmengen in Bezug auf die Geschwindigkeit effektiv, da der Zugriff auf die Daten auf diese Weise ziemlich schnell erfolgt.

Was sind die 2 häufigsten Ablagetechniken?

Die Loseblatt-Methode und die Sammelmethode sind die beiden primären Ablagetechniken. In einzeln abgelegte Dokumente werden Löcher gestanzt, bevor sie in eine Standardablage abgelegt werden. Das Ablegen und Entfernen von Dokumenten aus einer Akte ist ganz einfach.

Wofür sollte eine Kleinunternehmerakte reichen?

Gehaltsabrechnungen, Geschäftskosten, Kreditkartenabrechnungen, Kontoauszüge, jährliche Steuererklärungen, vierteljährliche Steuererklärungen, Inventar, Kassetten aus der Kasse, Fahrtenbücher sowie Umsatz- und Einkommensabrechnungen sollten alle in diesen Dateien enthalten sein.

Welche Ablagemethode gilt als die effizienteste?

Viele Menschen glauben, dass das Terminal-Ziffern-Ablagesystem am effektivsten ist. Nach der mittleren Einheit und der letzten Zahleneinheit in diesem System dient die letzte Ziffer oder Gruppe von letzten Ziffern (Endziffern) als Haupteinheit, die für die Ablage verwendet wird.

Abschließend,

Wenn Sie sich darauf vorbereiten, ein gut strukturiertes Ablagesystem einzuführen, wird Ihr Büroalltag übersichtlicher. Es wird eine Lernkurve für die Online-Migration von Dateien geben, aber mit der Zeit wird es einfacher zu handhaben und zu warten. Die Ideen für Ablagesysteme in diesem Leitfaden geben Ihnen einen Einblick in die Einrichtung elektronischer Ablagesysteme, auch für Ihr kleines Unternehmen.

Häufig gestellte Fragen zu Ablagesystemen für Unternehmen

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Die modernen Ablagemethoden werden in vertikale und horizontale Ablage eingeteilt.

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Zu den besten Apps zum Aufbewahren von Dokumenten gehören:

• Google Text & Tabellen
• Documents to Go
• Quick Office Pro
• DropBox
• Kingston-Büro

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Bibliographie

• Mindtools.com
• Fool.com
• Snacknation.com