Wir alle nutzen E-Mail jeden Tag, von der Arbeit bis zur Kommunikation mit Freunden und Familie. Aber befolgen wir alle die E-Mail-Etikette, um sicherzustellen, dass wir effektiv und effizient kommunizieren? E-Mail-Etikette ist mehr als nur gesunder Menschenverstand. Es geht darum, die Regeln der Etikette zu verstehen und wie wichtig es ist, sie zu befolgen.
In diesem Artikel werden wir die verschiedenen Aspekte der E-Mail-Etikette untersuchen, vom Verständnis der Grundlagen bis hin zum Verständnis der Wichtigkeit, die Regeln zu befolgen. Wir werden auch die 10 wesentlichen Regeln der E-Mail-Etikette, die Gebote und Verbote von E-Mails und die fünf Elemente der Etikette besprechen. Lass uns anfangen!
E-Mail-Etikette für Unternehmen
E-Mail-Etikette ist besonders wichtig in der Geschäftswelt. Es ist wichtig zu verstehen, wie wichtig es ist, die Regeln zu befolgen, um sicherzustellen, dass Sie effektiv und effizient mit Ihren Kollegen, Klienten und Kunden kommunizieren.
In erster Linie ist es wichtig, daran zu denken, in allen E-Mails professionell zu sein. Das bedeutet, eine angemessene Sprache zu verwenden, Slang zu vermeiden und die richtige Grammatik und Interpunktion zu verwenden. Es ist auch wichtig, E-Mails prägnant und auf den Punkt zu bringen. Auch E-Mails sollten klar und leicht verständlich sein.
Bei der Kommunikation mit Kollegen, Klienten und Kunden ist es wichtig, eine professionelle E-Mail-Adresse zu verwenden. Diese sollte Ihren Namen und ggf. den Namen des Unternehmens beinhalten. Es ist auch wichtig, eine Unterschrift mit Ihrem Namen, Titel und Kontaktinformationen beizufügen.
Korrekte E-Mail-Etikette
Die richtige E-Mail-Etikette ist für eine effektive Kommunikation unerlässlich. Es ist wichtig, in allen E-Mails respektvoll, höflich und rücksichtsvoll zu sein. Das bedeutet, den Namen und Titel des Empfängers zu verwenden, umgehend zu antworten und Sarkasmus zu vermeiden.
Es ist auch wichtig, eine angemessene Betreffzeile zu verwenden. Diese sollte klar und beschreibend sein und den Zweck der E-Mail angeben. Es ist auch wichtig, einen klaren und prägnanten Nachrichtentext einzuschließen.
Bei Anhängen ist darauf zu achten, dass diese ordnungsgemäß gekennzeichnet und virenfrei sind. Es ist auch wichtig, einen Haftungsausschluss aufzunehmen, wenn die E-Mail vertrauliche Informationen enthält.
Regeln für die E-Mail-Etikette
Es gibt bestimmte Regeln, die bei der E-Mail-Etikette beachtet werden sollten. Diese beinhalten:
- Verwenden Sie eine professionelle E-Mail-Adresse.
- Vermeiden Sie Slang, Emojis und übermäßige Ausrufezeichen.
- Verwenden Sie eine klare und aussagekräftige Betreffzeile.
- Fügen Sie eine Unterschrift mit Ihrem Namen, Titel und Kontaktinformationen hinzu.
- Sei höflich, respektvoll und rücksichtsvoll.
- Vermeiden Sie Sarkasmus.
- Reagieren Sie umgehend.
- Halten Sie E-Mails prägnant und auf den Punkt.
- Verwenden Sie die richtige Grammatik und Zeichensetzung.
- Fügen Sie einen Haftungsausschluss hinzu, wenn die E-Mail vertrauliche Informationen enthält.
Wichtigkeit der E-Mail-Etikette
Die Einhaltung der E-Mail-Etikette hilft Ihnen dabei, Professionalität aufzubauen, stärkere Verbindungen bei der Arbeit zu knüpfen und einen positiven Eindruck von Ihrem Arbeitgeber zu hinterlassen. Außerdem wird es die Kommunikation verbessern und Sie und das Unternehmen vor Ärger bewahren. Wenn Sie die professionelle E-Mail-Etikette verstehen, können Sie respektvoll mit anderen kommunizieren und in Ihrer Karriere vorankommen. E-Mail-Etikette ist wichtig für eine effektive Kommunikation. Es ist wichtig, die Regeln der Etikette zu befolgen, um sicherzustellen, dass Sie professionell und respektvoll kommunizieren.
Eine gute E-Mail-Etikette ist für Unternehmen unerlässlich. Es hilft, Beziehungen zu Kollegen, Klienten und Kunden aufzubauen. Es ist auch wichtig, um einen guten Ruf in der Geschäftswelt zu wahren.
E-Mail-Etikette ist auch wichtig für die persönliche Kommunikation. Das Befolgen der Verhaltensregeln trägt dazu bei, dass Ihre Botschaft klar, prägnant und respektvoll ist.
Was sind 10 Gebote und Verbote für die Verwendung von E-Mail?
Wenn wir versuchen, schneller und effektiver zu arbeiten, dürfen wir die sozialen Normen, die mit jeder Kommunikationsmethode einhergehen, nicht übersehen. Hier sind die 10 Gebote und Verbote zur E-Mail-Etikette.
#1. Verwenden Sie eine klare Betreffzeile.
Die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Nachricht gelesen wird, steigt mit der Klarheit Ihrer Betreffzeile, denn die meisten von uns müssen sich mit Hunderten von E-Mails auseinandersetzen, die täglich unsere Posteingänge überhäufen. Um explizit zu sein, wenn Sie jemandem ein Angebot schicken, schreiben Sie: „Das Fitch-Angebot ist beigefügt.“
#2. Unterschreiben nicht vergessen.
Jede E-Mail sollte eine Signatur haben, die den Absender identifiziert und Kontaktinformationen enthält. Richten Sie es so ein, dass es am Ende jeder E-Mail automatisch angezeigt wird. Damit der Empfänger nicht nach Ihrer Adresse, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer suchen muss, einschließlich aller Ihrer Kontaktinformationen.
#3. Sprechen Sie formlos an.
Egal, wie gut Sie die Person kennen, „Hey“, „Yo“ oder „Hiya“ zu verwenden, ist unprofessionell. Sagen Sie stattdessen „Hey“ oder „Hallo“. Der Ausdruck „Sehr geehrte(r) (Name einfügen)“ ist formeller. Es ist durchaus akzeptabel, den Namen des Empfängers in der Anrede zu verwenden, wie in „Hallo Robert“, aber denken Sie daran, dass Sie den Namen einer Person nicht kürzen sollten, es sei denn, Sie haben ihre Erlaubnis.
#4. Verwenden Sie keinen Humor.
Humor lässt sich nur schwer per E-Mail vermitteln. Ohne den passenden verbalen Ton und Gesichtsausdruck kann das, was Sie für humorvoll halten, von der anderen Person missverstanden oder als Sarkasmus angesehen werden. Vermeiden Sie im Zweifelsfall Humor in Fachdiskussionen.
#5. Überprüfen Sie Ihre Nachricht auf Fehler.
Seien Sie nicht schockiert, wenn jemand Sie danach bewertet, wie Sie E-Mails schreiben. Wenn Ihre E-Mail beispielsweise voller Tipp- und Grammatikfehler ist, könnten die Leute denken, Sie seien nachlässig, schlampig oder sogar Analphabeten. Bevor Sie auf „Senden“ klicken, überprüfen Sie Ihre Rechtschreibung, Grammatik und Nachricht.
#6. Gehen Sie nicht davon aus, dass der Empfänger versteht, was Sie sagen.
Auch wenn Ihr Brief eine Reaktion auf eine Reihe von E-Mails ist, schreiben Sie ihn als eigenständige Notiz. Also keine „Einzeiler“. Integrieren Sie den Betreff sowie alle Anspielungen auf frühere E-Mails, Studien oder Interaktionen. Ein Rückblick auf die Kette, um den Kontext zu überprüfen, kann mühsam und zeitaufwändig sein. Ihr Empfänger erhält möglicherweise täglich Hunderte von E-Mails und erinnert sich wahrscheinlich nicht an die Abfolge der Ereignisse, die zu Ihrer E-Mail geführt haben.
#7. Reagieren Sie auf jede E-Mail.
Reagieren Sie umgehend und höflich auf jede echte E-Mail, die an Sie gerichtet ist. Selbst wenn Sie nicht sofort eine Antwort haben, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um eine Antwort auf die E-Mail zu schreiben, um den Absender wissen zu lassen, dass Sie sie erhalten haben. Wenn die E-Mail an die falsche Person gesendet wurde, teilen Sie dies dem Absender mit.
#8. Schießen Sie nicht von der Lippe.
Reagieren Sie niemals bissig oder schreiben Sie eine wütende E-Mail. Bevor Sie Ihre Nachricht senden, denken Sie ernsthaft darüber nach. Legen Sie Ihre Nachricht im Ordner „Entwürfe“ ab, wenn Sie sie später speichern möchten, wenn Sie ruhiger sind und Zeit haben, sich eine passende Antwort auszudenken.
#9. Geben Sie keine privaten Informationen preis.
Selbst das versehentliche Teilen von E-Mails ist viel zu einfach. Persönlich oder telefonisch ist der beste Weg, um höchst private oder geheime Informationen mitzuteilen. Bevor Sie private Informationen in eine E-Mail oder einen Anhang einfügen, holen Sie die Erlaubnis ein.
#10. Verwenden Sie nicht unnötig Ausrufezeichen.
In der professionellen Kommunikation lassen sich Ausrufezeichen und andere Zeichen der Freude wie Emoticons, Akronyme wie LOL und Großbuchstaben nicht effektiv übertragen. Wenn du die Person nicht unglaublich gut kennst, lass sie weg. Außerdem ist die Verwendung einer Reihe von Ausrufezeichen unprofessionell.
Die Aufrechterhaltung der Professionalität und Konzentration in Ihren E-Mails kann einige Arbeit erfordern, aber auf lange Sicht werden Sie als ausgefeilter und gut organisiert erscheinen.
Was sind die fünf Elemente der Etikette?
Die fünf Elemente der Etikette sind Respekt, Höflichkeit, Rücksichtnahme, Klarheit und Höflichkeit. Respekt bedeutet, andere mit Respekt zu behandeln, und Höflichkeit bedeutet, in allen Interaktionen höflich zu sein. Rücksichtnahme bedeutet, die Gefühle und Bedürfnisse anderer zu berücksichtigen. Klarheit bedeutet, in der gesamten Kommunikation klar und prägnant zu sein. „Höflichkeit“ bedeutet, anderen gegenüber höflich und wertschätzend zu sein. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Regeln zur Geschäftsetikette, die Sie umsetzen sollten:
#1. Höflichkeit
Danke, bitte und willkommen sind einige der wichtigsten Ausdrücke, die Sie im Hinterkopf behalten sollten. Drücken Sie andauernd Ihre Dankbarkeit gegenüber anderen für jede Gelegenheit aus, die sie Ihrem Unternehmen bieten. Wenn Ihnen beide Parteien vertraut sind, versäumen Sie nie, sie vorzustellen, wenn sie sich zum ersten Mal treffen. Geben Sie eine kurze Beschreibung der Position jedes Teammitglieds, wenn Sie es einem Kunden vorstellen. Sie haben die Möglichkeit, Visitenkarten zu tauschen, wenn Sie einen Kunden oder Geschäftsfreund zum ersten Mal treffen. Bevor Sie die Karte in Ihre Brieftasche stecken, machen Sie es sich zur Aufgabe, sie zu lesen.
#2. Anstand
Es ist immer eine gute Idee, Ihre Wertschätzung zu zeigen, aber denken Sie daran, dass manche Leute teure Geschenke als Bestechung ansehen können. Kleine Geschenke oder Danksagungen gelten als deutlich angemessener. Auch wenn Sie keine unmittelbaren Pläne haben, mit jemandem zusammenzuarbeiten, sollten Sie immer auf Anrufe und E-Mails reagieren. Halten Sie für die Person, die neben Ihnen steht, die Tür auf. Vermeide es, in der Öffentlichkeit zu rauchen, besonders wenn ein Teil deiner Gruppe nicht raucht.
#3. Sitten und Bräuche
In geschäftlichen Beziehungen sind gute Umgangsformen ein entscheidender Grundpfeiler. Warte, bis alle Platz genommen und bedient wurden, bevor du mit dem Essen beginnst, wenn du dich mit Kunden oder Kollegen zum Frühstück, Mittag- oder Abendessen triffst. Vermeiden Sie es, Ihren Teller beim ersten Mal an einem Buffet völlig zu überfüllen. Vermeiden Sie es gleichzeitig, in Ihrem Essen herumzustochern, und geben Sie sich Mühe, so zu wirken, als würden Sie sowohl das Essen als auch die Gesellschaft genießen. Versuchen Sie, alle in das Gespräch einzubeziehen und unterlassen Sie es, etwas Persönliches zu besprechen, es sei denn, die andere Person initiiert es. Seien Sie höflich zu den Kellnern des Restaurants sowie zu Ihren Junioren.
#4. Pünktlichkeit
Wenn Sie ein Geschäftstreffen haben, versuchen Sie pünktlich zu erscheinen. Vermeiden Sie es, zu früh zu kommen, da die andere Person Sie möglicherweise nicht erwartet. Kommen Sie nie zu spät, da dies einen falschen Eindruck erwecken und Sie ineffizient und unzuverlässig erscheinen lassen kann. Stellen Sie sicher, dass Sie für das Meeting bereit sind, indem Sie vorher Ihre Hausaufgaben machen und selbstbewusst auftreten.
#5. Professionalität
Wenn Sie sich mit Kollegen und Kunden unterhalten, verzichten Sie auf Diskussionen über Politik, Religion oder andere sensible Themen. Vermeiden Sie es, darüber zu sprechen, es sei denn, das Gesprächsthema betrifft ausdrücklich Ihre Familie. Versuchen Sie niemals, sich jemandem zu nähern, indem Sie ihn kritisieren oder Gerüchte verbreiten.
#6. Positive Körpersprache
Achten Sie beim Sitzen oder Stehen auf eine aufrechte Körperhaltung. Achten Sie darauf, dass Ihr Händedruck weder zu hart noch zu sanft ist. Vermeiden Sie es, in einer Gruppe zu schlendern oder zu schnell zu gehen. Halten Sie immer einen angemessenen Abstand zwischen sich und anderen Menschen. Wenn Sie mit jemandem sprechen, vermeiden Sie es, zu nahe zu kommen oder zu weit weg zu bleiben. Tragen Sie bei Besprechungen und Abendessen angemessene Geschäftskleidung. Tragen Sie bei inoffiziellen Treffen Freizeitkleidung, aber verzichten Sie auf auffällige oder unhöfliche Kleidung.
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Was ist ein Beispiel für E-Mail-Etikette?
Ein Beispiel für die E-Mail-Etikette ist die Verwendung einer professionellen E-Mail-Adresse, die Ihren Namen und gegebenenfalls den Namen des Unternehmens enthält. Es ist auch wichtig, eine Unterschrift mit Ihrem Namen, Titel und Kontaktinformationen beizufügen. Der Nachrichtentext sollte klar und prägnant sein und die richtige Grammatik und Interpunktion verwenden.
Was sind die drei Prinzipien der Etikette?
Die drei Prinzipien der Etikette sind Respekt, Rücksichtnahme und Ehrlichkeit.
Respekt
Respekt bedeutet, den Wert einer anderen Person anzuerkennen und bewusste Schritte zu unternehmen, um Ihre Sorge um sie zu demonstrieren.
Die folgenden Beispiele veranschaulichen, wie diese Etikette-Regel erklärt werden kann:
- Jemandem seine volle Aufmerksamkeit schenken
- Jemanden nicht unterbrechen, wenn er spricht oder arbeitet
- Sich der jeweiligen Situation angemessen kleiden
- Angemessen sprechen/nicht herablassend zu jemandem sprechen
- Nicht an unfreundlichen Witzen oder Verspottungen teilnehmen
- Hände schütteln
Berücksichtigung
Rücksicht bedeutet, im Umgang mit anderen rücksichtsvoll zu handeln und Empathie für andere zu zeigen.
Die folgenden Beispiele veranschaulichen, wie diese Etikette-Regel erklärt werden kann:
- Bitte und danke sagen
- Jemandem eine Tür aufhalten
- Kauen mit geschlossenem Mund
- Entschuldigung sagen
- Bieten Sie Hilfe an, wenn Sie können
- Bleiben Sie zu Hause, wenn Sie krank sind
- Pünktlich sein
Ehrlichkeit
Neben dem Aussprechen der Wahrheit und dem Verzicht auf kleine Notlügen bedeutet Ehrlichkeit, aufrichtig und moralisch aufrichtig zu handeln. Wir sollten auch sagen, dass wir freundliche Ehrlichkeit rücksichtsloser Ehrlichkeit vorziehen. Die Grundlage des Takts besteht darin, die Wahrheit zu finden, die konstruktiv ist, und danach zu handeln, ohne einer anderen Person Schmerz oder Scham zuzufügen. Aufrichtig und aufrichtig zu anderen zu sein, ist ein weiterer Aspekt der Ehrlichkeit. Niemand mag falsche oder „Lippenbekenntnisse“-Manieren; Sie können genauso beleidigend sein wie einfache Unhöflichkeit.
Bonus
Courtesy
Exzellente Umgangsformen sind der Zustand der Höflichkeit. Die Definition von Höflichkeit ist höflich zu sein oder sich in einer Weise zu verhalten, die für ein bestimmtes soziales Umfeld angemessen ist. Höflich zu sein bedeutet, darüber nachzudenken, wie sich Ihre Handlungen auf andere auswirken, und so zu handeln, dass sie ihnen helfen. Respekt, Rücksichtnahme und Höflichkeit sind alles Aspekte der Höflichkeit.
Zusammenfassung
Die E-Mail-Etikette ist für eine effektive Kommunikation unerlässlich. Es ist wichtig zu verstehen, wie wichtig es ist, die Regeln zu befolgen, um sicherzustellen, dass Sie auf professionelle und respektvolle Weise kommunizieren. Indem Sie die 10 grundlegenden Regeln der E-Mail-Etikette befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mails klar, prägnant und respektvoll sind.
Die E-Mail-Etikette ist wichtig für das Geschäft, da sie hilft, Beziehungen zu Kollegen, Kunden und Kunden aufzubauen. Es ist auch wichtig für die persönliche Kommunikation, da es hilft sicherzustellen, dass Ihre Botschaft klar, prägnant und respektvoll ist. Die fünf Elemente der Etikette – Respekt, Höflichkeit, Rücksicht, Klarheit und Höflichkeit – sollten jederzeit befolgt werden.
Die Einhaltung der Regeln der E-Mail-Etikette ist für eine effektive Kommunikation unerlässlich. Es ist wichtig, daran zu denken, in allen E-Mails professionell und respektvoll zu sein. Indem Sie diese Regeln befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mails klar, prägnant und effektiv sind.
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Bibliographie
