Als Inhaber eines Kleinunternehmens, das den Überblick über den Lagerbestand behält, wissen Sie, dass unerwartete Anstiege und Abschwächungen der Kundennachfrage, Lieferkettenschwierigkeiten und falsch kategorisierte Produkte die Bestandsverfolgung zu einem großen Problem machen können. Dies ist jedoch ein Ärgernis, mit dem Sie sich bei der Führung Ihres Unternehmens nicht herumschlagen sollten. Um Ihr Geschäft erfolgreich aufrechtzuerhalten und zu erweitern, müssen Sie in der Lage sein, Ihren Lagerbestand reibungslos und konsistent zu überprüfen, damit Sie wissen, was sich verkauft, was nicht und wann Sie nachbestellen müssen. Hier gehen wir auf die Grundlagen der Bestandsprüfung und -verwaltung ein, einschließlich einiger Software, die Sie für Ihr Unternehmen verwenden können.
Was ist eine Bestandsprüfung im Unternehmen?
Unter Bestandskontrolle versteht man die Praxis, sicherzustellen, dass alle Dinge in einem Geschäftslager oder Geschäft erfasst und in den richtigen Mengen vorhanden sind. Es unterstützt Unternehmen dabei, den Überblick über gelagerte Produkte zu behalten, Lagerbestände zu bewerten und Verluste aufgrund von Diebstahl oder Verschwendung zu minimieren. Eine Bestandsprüfung ist ein notwendiger Schritt, damit Ihr Unternehmen effektiv läuft. Denn wenn Sie nicht wissen, was Sie haben, können Sie Ihren Kunden nicht das bieten, was sie benötigen. Zu den Bestandskontrollen gehört eine methodische Bewertung der vorhandenen Artikel, die Bestätigung von Rechnungen und Bestellungen auf ihre Richtigkeit sowie das Auffüllen der Regale nach Bedarf. Kurz gesagt, es ist das Geheimnis einer effektiven Bestandsverwaltung!
So führen Sie eine Bestandsprüfung im Unternehmen durch
Die Art und Weise, wie Sie Ihren Lagerbestand überprüfen, hängt von der Größe Ihres Unternehmens, den von Ihnen verkauften Produkten, Ihrem Budget und einer Vielzahl anderer Faktoren ab. Hier sind jedoch einige hochrangige Maßnahmen, die jedes Unternehmen ergreifen kann:
#1. Bestimmen Sie jemanden, der für die Bestandsverwaltung verantwortlich ist.
Wenn Ihr Unternehmen eine große Menge an Lagerbeständen mit einer Vielzahl von Produkten (insbesondere verderblichen Waren) verwaltet, möchten Sie möglicherweise einen Lagerverwalter in Vollzeit einstellen. Wenn die physische Inventur in Ihrem Unternehmen nur einen untergeordneten Bestandteil darstellt, kann die Bestandsverfolgung zusätzlich zu ihren anderen Aufgaben an einen Manager delegiert werden.
#2. Wählen Sie ein System zur Bestandsverwaltung.
Abhängig von der Menge und Komplexität Ihres Inventars können Sie es möglicherweise mit einer Tabellenkalkulation (oder in einigen Fällen mit einem Notizblock) verwalten. In den meisten Fällen spart eine Bestandsverwaltungssoftware Unternehmen jedoch Zeit und Geld und liefert gleichzeitig genauere Bestandsverfolgungsdaten.
#3. Bestimmen Sie, wie oft Sie eine Inventur durchführen müssen.
Wenn Sie eine Bestandsverwaltungssoftware verwenden, übernimmt Ihr Programm einen Großteil der täglichen und wöchentlichen Bestandsüberwachung für Sie und hält Sie über Dashboards auf dem Laufenden. Bestandsmanager können diese Dashboards täglich und bei Bedarf überwachen, um sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist, und Berichte erstellen, um sie mit anderen Stakeholdern zu teilen.
Wenn Sie den Lagerbestand manuell verwalten, sollten Sie den Lagerbestand regelmäßig oder zumindest monatlich überprüfen, um Engpässen, Überlieferungen und auslaufenden Geschäftswaren vorzubeugen. Sie müssen außerdem im Auge behalten, wann neuer Lagerbestand eintrifft und wann Lagerbestand abgeht, um die Lagerbestände in Ihrer Tabelle manuell zu aktualisieren.
#4. Installieren Sie Ihre Bestandsverfolgungsausrüstung.
Unabhängig davon, ob Sie Software verwenden oder nicht, können Bestandsverfolgungsgeräte (Barcode-Scanner, QR-Code-Scanner, RFID-Scanner usw.) dazu beitragen, den mühsamen Aufwand bei der Bestandsverfolgung erheblich zu verringern.
Wenn Sie nicht über eine Bestandsverwaltungssoftware verfügen, können Sie dennoch Barcodescanner einsetzen, um die Bestandsverfolgung zu verbessern. Anstatt sich mit Ihrer Inventarsoftware zu synchronisieren, übermittelt der Barcode-Scanner lediglich eine Datenfolge an den Computer oder das mobile Gerät, mit dem er verbunden ist, und verwandelt Ihren Scanner so effektiv in ein Eingabegerät. Diese Methode ist nicht so effektiv wie die Verwendung einer Bestandsverwaltungssoftware, die gescannte Daten erkennt und Bestandsinformationen automatisch aktualisiert, aber sie ist wesentlich effizienter und genauer als die manuelle Eingabe von Datenfolgen in eine Tabellenkalkulation.
#5. Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Bestandsverfolgung.
Leider ist die Bestandsverwaltung kein „Einstellen und Vergessen“-Geschäft. Es ist wichtig, Ihr Bestandsüberwachungssystem regelmäßig (monatlich oder vierteljährlich) auf den Prüfstand zu stellen, um Ineffizienzen zu beseitigen, die Genauigkeit noch einmal zu überprüfen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.
Hier sind einige Punkte, die Sie bei der Durchführung eines Audits zur Bestandsverfolgung berücksichtigen sollten:
- Zählen Sie Ihren Bestand physisch (elektronische Scanner können hier sehr hilfreich sein). Überprüfen Sie, ob die Summen mit denen in Ihrer Tabellenkalkulation oder Ihrem Bestandsverwaltungssystem übereinstimmen. Um durch veraltete Informationen verursachte Diskrepanzen zu vermeiden, führen Sie dies aus, wenn der Lagerbestand eingefroren ist (z. B. nach Geschäftsschluss oder am Wochenende).
- Zykluszählungen sollten regelmäßig durchgeführt werden. Eine Zykluszählung ist mit einer vollständigen Bestandszählung vergleichbar, außer dass sie für eine Teilmenge Ihres Bestands durchgeführt wird, um Unterbrechungen zu minimieren. Die meisten Firmen führen Zykluszählungen gezielt durch und wählen beispielsweise Unterabschnitte mit hohem Wert oder hoher Fluktuationsrate aus.
- Vergleichen Sie Bestandszahlen mit Finanzdaten. Wenn Ihre Bestandsstatistik nicht mit Ihrem Jahresabschluss übereinstimmt, beispielsweise hinsichtlich der Einnahmen aus verkauften Dingen, sollten Sie genauer darauf achten.
Was ist Bestandsverwaltung?
Der Prozess der Bestellung, Lagerung, Nutzung und des Verkaufs des Inventars eines Unternehmens wird als Bestandsverwaltung bezeichnet. Dies umfasst das Rohstoff-, Komponenten- und Fertigproduktmanagement sowie die Lagerung und Verarbeitung dieser Waren. Es gibt verschiedene Formen der Bestandsverwaltung, jede mit Vor- und Nachteilen, je nach den Anforderungen eines Unternehmens.
Vorteile der Bestandsverwaltung
Einer der bedeutendsten Vermögenswerte eines Unternehmens ist sein Lagerbestand. Die Vorleistungen und Endprodukte eines Unternehmens sind das Herzstück seiner Geschäftstätigkeit im Einzelhandel, in der Fertigung, in der Gastronomie und in anderen lagerintensiven Branchen. Ein Mangel an Lagerbeständen, wann und wo sie benötigt werden, kann katastrophale Folgen haben.
Gleichzeitig kann der Lagerbestand als Verbindlichkeit betrachtet werden (allerdings nicht im buchhalterischen Sinne). Ein großer Lagerbestand ist anfällig für Verderb, Diebstahl, Beschädigung oder Nachfrageänderungen. Der Lagerbestand muss versichert sein, und wenn er nicht rechtzeitig verkauft wird, kann er mit Verlust verkauft – oder einfach zerstört werden.
Aus diesen Gründen ist die Bestandsverwaltung für Unternehmen jeder Größe von entscheidender Bedeutung. Zu wissen, wann Lagerbestände aufgefüllt werden müssen, wie viel gekauft oder hergestellt werden muss, wie viel bezahlt werden muss und wann und zu welchem Preis verkauft werden muss, kann zu komplizierten Überlegungen werden. Kleine Unternehmen führen häufig manuelle Bestandsaufzeichnungen und verwenden Tabellenkalkulationsformeln (Excel), um Nachbestellpunkte und -mengen zu ermitteln. Größere Unternehmen werden Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP) einsetzen. Die führenden Unternehmen nutzen in großem Umfang hochgradig maßgeschneiderte Software-as-a-Service-Anwendungen (SaaS).
Methoden der Bestandsverwaltung
Abhängig von der Art des Unternehmens oder des untersuchten Produkts werden von einem Unternehmen verschiedene Strategien zur Bestandsverwaltung eingesetzt. Just-in-Time-Produktion (JIT), Materialbedarfsplanung (MRP), wirtschaftliche Bestellmenge (EOQ) und Lagerverkaufstage (DSI) sind einige dieser Managementstrategien. Es gibt noch andere, aber dies sind die vier häufigsten Ansätze für die Bestandsanalyse.
#1. JIT-Management (Just-in-Time).
In den 1960er und 1970er Jahren wurde dieser Fertigungsansatz in Japan entwickelt. Toyota Motor (TM) leistete den größten Beitrag zu seinem Wachstum. Indem Unternehmen nur den Bestand führen, der für die Herstellung und den Verkauf von Produkten erforderlich ist, können sie beträchtliche Geldsummen einsparen und Abfall reduzieren. Diese Methode spart Lager- und Versicherungskosten sowie die Kosten für die Entsorgung oder Entsorgung überschüssiger Lagerbestände.
Die JIT-Bestandsverwaltung kann gefährlich sein. Wenn die Nachfrage unerwartet steigt, ist der Hersteller möglicherweise nicht in der Lage, den zur Deckung dieser Nachfrage erforderlichen Lagerbestand zu beschaffen, was den Ruf seines Kunden schädigt und das Geschäft an die Konkurrenz verlagert. Selbst kleine Verzögerungen können problematisch sein; Wenn ein wichtiger Input nicht „just in time“ eingeht, kann es zu einem Engpass kommen.
#2. MRP (Materialbedarfsplanung).
Diese Bestandsverwaltungsmethode ist auf Umsatzprognosen angewiesen, was bedeutet, dass Hersteller genaue Verkaufsaufzeichnungen führen müssen, um den Bestandsbedarf genau vorherzusagen und diesen Bedarf den Materiallieferanten rechtzeitig mitzuteilen. Ein Skihersteller kann beispielsweise ein MRP-Bestandssystem verwenden, um sicherzustellen, dass Materialien wie Kunststoff, Glasfaser, Holz und Aluminium entsprechend den erwarteten Bestellungen auf Lager sind. Die Unfähigkeit eines Herstellers, Aufträge zu erfüllen, ergibt sich aus der Unfähigkeit, Umsätze effektiv einzuschätzen und den Erwerb von Lagerbeständen zu planen.
#3. EOQ (Wirtschaftliche Bestellmenge)
Dieses Modell wird in der Bestandsverwaltung verwendet, um zu berechnen, wie viele Einheiten ein Unternehmen mit jeder Chargenbestellung zu seinem Bestand hinzufügen sollte, um die Gesamtbestandskosten zu senken und gleichzeitig eine stabile Verbrauchernachfrage anzunehmen. Im Modell umfassen die Lagerkosten Lager- und Einrichtungskosten.
Das EOQ-Modell zielt darauf ab, sicherzustellen, dass pro Charge die entsprechende Menge an Lagerbeständen bestellt wird, sodass ein Unternehmen nicht zu häufig Bestellungen aufgeben muss und keinen Überbestand an Lagerbeständen hat. Es wird davon ausgegangen, dass es einen Kompromiss zwischen den Kosten für die Lagerhaltung und den Kosten für die Einrichtung des Lagerbestands gibt und dass die Gesamtkosten für den Lagerbestand reduziert werden, wenn sowohl die Kosten für die Einrichtung als auch die Lagerhaltung gesenkt werden.
4. Days Sales of Inventory (DSI)
Diese Finanzkennzahl gibt an, wie viele Tage ein Unternehmen durchschnittlich benötigt, um seinen Lagerbestand, einschließlich unfertiger Produkte, in Verkäufe umzuwandeln. DSI wird auch als durchschnittliches Alter des Lagerbestands, Tage des ausstehenden Bestands (DIO), Tage im Lagerbestand (DII), Tage des Umsatzes im Lager oder Tage des Lagerbestands bezeichnet.
Die Statistik spiegelt wider, wie viele Tage der aktuelle Lagerbestand eines Unternehmens noch ausreicht, und gibt Aufschluss über die Liquidität des Lagerbestands. Ein niedrigerer DSI ist im Allgemeinen wünschenswert, da er eine kürzere Zeit für den Lagerabbau bedeutet, obwohl der durchschnittliche DSI je nach Branche unterschiedlich ist.
Bestandsverwaltungssoftware für kleine Unternehmen verfügbar
#1. Zoho-Inventar
Zoho Inventory bietet viele Funktionen. Zunächst bietet Zoho einen ziemlich vollständigen kostenlosen Plan an, der es Kunden ermöglicht, Nachbestellungen für nicht vorrätige Artikel entgegenzunehmen, Direktversand einzurichten und Transaktionen in mehreren Währungen abzuwickeln. Dies ermöglicht es kleinen Unternehmen, ihre Lagerbestände organisiert zu halten, ohne sich um ihre begrenzten Kosten kümmern zu müssen.
Wenn Sie sich jedoch für eine Erweiterung Ihres Plans entscheiden, erhalten Sie zusätzliche Funktionen. Sie können mehrere Lager verwalten, Seriennummern und Chargen verwalten und verschiedene Shopify-Shops mit Ihrem Konto verbinden. Sie erhalten auch raffinierte Integrationen von Drittanbietern, beispielsweise mit Amazon und seinem Fulfilled By Amazon (FBA)-Service.
Man geht jedoch davon aus, dass Zoho am besten für kleine und mittlere Unternehmen geeignet ist. Obwohl seine Pläne eine Reihe von Bestellbeschränkungen beinhalten, einschließlich des kürzlich eingeführten Elite-Plans (für 239 US-Dollar pro Monat, jährliche Rechnungsstellung), der unbegrenzte Bestellungen ermöglicht, sind es die anderen Funktionen, die es Zoho ermöglichen, kleine und mittlere Unternehmen anzusprechen. Beim Elite-Plan gibt es keine Einschränkungen hinsichtlich Bestellungen, Versandetiketten oder Sendungsverfolgung. Es ist ein hervorragender Plan für mittelständische Unternehmen, die viel Versand und E-Commerce betreiben und über fünf Shopify-Shops und 15 Lager verfügen.
Wenn Sie ein kleines Unternehmen führen und nicht Hunderte von Bestellungen pro Monat ausführen müssen, ist Zoho Inventory eine großartige Lösung. Sie können auch mit Zoho fortfahren, wenn Sie bereit sind zu wachsen.
#2. InFlow-Inventar
InFlow Inventory ist ein hervorragendes Bestandsverwaltungssystem für kleine Unternehmen mit knappem Budget. Die Software ist unglaublich einfach zu bedienen und viele Funktionen zur Bestandsverfolgung sind automatisiert. Es verfügt sogar über eine hervorragende mobile App zum Scannen von Barcodes und hält Ihre Vertriebsmitarbeiter und Lagerverwalter über den Lagerbestand auf dem Laufenden.
Während es die Bestandsverwaltung vereinfacht, begrenzt inFlow die Anzahl der Bestellungen, die Sie jeden Monat bearbeiten können, bevor Sie eine zusätzliche Zahlung erhalten. Der teuerste Plan umfasst beispielsweise 10,000 Kundenaufträge pro Monat.
#3. Ordnung
Wenn Sie mit verschiedenen Vertriebskanälen jonglieren, ist es schwierig, geeignete Bestandsverwaltungsstrategien anzuwenden. Glücklicherweise vereinfacht Ordoro den Multichannel-Verkauf. Mit Ordoro können Sie Stammwaren innerhalb Ihres Bestandssystems einrichten, sodass Sie Beschreibungen, Fotos, Branding und mehr über alle (oder einen Teil) Ihrer Vertriebskanäle hinweg nach Belieben aktualisieren können.
Ordoro verfügt auch über Anbieterverwaltungstools, die das Dropshipping vereinfachen. Sie können beispielsweise bestimmten Produkten in Ihrem Katalog Lieferanten zuordnen. Wenn ein Kunde dann bestimmte Dinge wünscht, kann Ordoro die Bestellung automatisch an den richtigen Anbieter weiterleiten, wodurch der Zwischenhändler (Sie) eliminiert, die Effizienz der Lieferkette erhöht und sichergestellt wird, dass Ihre Kunden ihre Artikel so schnell wie möglich erhalten.
Ordoro ermöglicht auch atypische Bestandsverwaltungsstrategien. Beispielsweise können Sie Ihre Waren gezielt überverkaufen oder die für Ihre Kunden sichtbare Menge an vorrätigen Artikeln begrenzen. Beides erzeugt ein Gefühl der Knappheit und ermutigt Ihre potenziellen Käufer, ihren Kauf abzuschließen. Letztendlich können Sie dadurch einen höheren Gewinn erzielen und die Bevorratung kostspieliger überschüssiger Waren vermeiden.
#4. Cin7
Die meisten ERP-Lösungen (Enterprise Resource Planning) umfassen Module für jeden Teil Ihrer Organisation (z. B. Buchhaltung, Verkaufsstelle, Lagerbestand und Versand), und Sie zahlen für jedes Modul, das Sie Ihrem Plan hinzufügen. Diese Kosten häufen sich und machen ERP-Systeme für alle außer den größten Unternehmen unerschwinglich teuer.
Cin7 geht neue Wege, indem es integrierte Module in Ihren Plan einbezieht. Cin7 umfasst B2B-E-Commerce-Funktionen, Fertigungsfunktionen und sogar eine Zahlungsseite sowie ein vollständig integriertes POS-System. Dies gilt zusätzlich zu den Barcode-Scan-, Bestandsverfolgungs- und Auftragsabwicklungsfunktionen, die Sie von einem Bestandsverwaltungssystem erwarten würden.
Cin7 bietet außerdem erweiterte Bedarfsprognosen und Multichannel-Funktionen, einschließlich fünfminütiger Cross-Channel-Synchronisation. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie über ein dynamisches Bestandssystem verfügen, das immer auf dem neuesten Stand ist, sodass Sie ohne Aufwand eine ordnungsgemäße Bestandsverwaltung erreichen können.
#5. Aufwarten
Upserve bietet eine dynamische Inventarlösung, die den spezifischen Anforderungen von Restaurants gerecht wird. Die Software konzentriert sich insbesondere mehr auf die Verfolgung des Ablaufdatums und besondere Anforderungen der Lieferkette (z. B. Kühltransporte) als andere Softwarelösungen zur Bestandskontrolle.
Ja, Upserve ist kostspielig, aber es bietet alles, was Sie sich wünschen, in einem einzigen Abonnement. Sie können Ihre Online-Bestellung, POS-Services und Arbeitsverwaltung von zahlreichen Standorten aus erledigen. Upserve bietet sogar Informationen und Tools, mit denen Sie Ihr Unternehmen effizienter verwalten können.
Darüber hinaus bietet Upserve Funktionen, die speziell auf Restaurants zugeschnitten sind. Sie können beispielsweise die Upserve-Inventarisierungssoftware verwenden, um Rezepte für die von Ihnen verkauften Lebensmittel zu erstellen und jedes Rezept mit den genauen Zutaten und erforderlichen Mengen zuzuschneiden. Wenn Sie dieses Gericht verkaufen, kann Upserve die Menge der verwendeten Artikel automatisch von Ihren Lagerbeständen abziehen. Sie können diese Funktion auch nutzen, um Menüpreise zu bestimmen und Lebensmittelverschwendung zu identifizieren.
Was ist das 80/20 des Inventars?
Gemäß der 80/20-Regel stammen 80 % der Ergebnisse aus 20 % der Bemühungen, Verbraucher oder einer anderen Maßeinheit. Bei der Anwendung auf Lagerbestände besagt die Regel, dass 80 % des Umsatzes eines Unternehmens aus 20 % seiner Artikel stammen.
Wie oft wird der Bestand überprüft?
Abhängig von der Größe des Lagers und den Anforderungen der Organisation können regelmäßige Zählungen alle zwei Monate oder alle drei Wochen durchgeführt werden. Dies sorgt für mehr Aufmerksamkeit als jährliche oder saisonale Möglichkeiten, erfordert aber auch mehr Zeit und Mühe. Die Mitarbeiter müssen sicherstellen, dass die Inventur zwischen den Zählungen konsistent durchgeführt wird.
Was sind die drei wichtigsten Inventurmethoden?
Zu den Methoden zur Bestandsbewertung gehören FIFO (First In, First Out), LIFO (Last In, First Out) und WAC (Weighted Average Cost).
Fazit
Die Bestandskontrolle ist ein wichtiger Bestandteil des Geschäftsbetriebs. Die Bestandsverwaltung hängt von der Art des Unternehmens und der Art der verkauften Waren ab. Möglicherweise gibt es keine perfekte Art der Bestandsverwaltung, da jede Art Vor- und Nachteile hat. Der Einsatz der am besten geeigneten Form der Bestandsverwaltungsmethode kann jedoch viel bewirken.
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Bibliographie
