Es ist keine gute Idee, auf einer Dinnerparty über das Vertragslebenszyklusmanagement zu sprechen. Aber wenn Sie es richtig machen, kann Ihr Unternehmen Erfolg oder Misserfolg haben. Jede Branche hat berechtigte Bedenken, den Überblick über so viele Verträge zu behalten. Darüber hinaus kann es schwerwiegende Folgen haben, wenn ein wichtiger Vertragstermin verpasst wird. Jeder kann es erleben. Allerdings kann Contract Lifecycle Management (CLM) nützlich sein (ja, für jeden). Ein entscheidendes Verfahren, das Unternehmen bei der Verwaltung und Steuerung ihrer Verträge unterstützt – und vor allem das Vertragslebenszyklusmanagement. In diesem Artikel erklären wir das Vertragslebenszyklusmanagement, gehen auf die vielen Arten von CLM-Software ein, diskutieren die Vorteile der Ironclad CLM-Lösungen für Anbieter und listen die besten CLM-Programme für ein effektiveres, automatisiertes Vertragsmanagement auf.
Was ist Clm-Software?
Als CLM-Software gilt jede digitale Plattform, die für die Abwicklung von Verträgen in allen Phasen des Lebenszyklus konzipiert ist. Vergleichen Sie das mit einer Software zum Signieren von Dokumenten, die lediglich das digitale Sammeln von Signaturen ermöglicht. Interne Rechts- und Geschäftsanwender können mit CLM-Lösungen Verwaltungsabläufe automatisieren und außerdem kommerziell nützliche Informationen aus ihren Verträgen extrahieren.
Einige Unternehmen konzentrieren sich auf eine bestimmte Vertragsphase oder -funktion, wie z. B. die Dokumentenerstellung, während andere sich auf eine bestimmte Vertragsart konzentrieren. Nichtsdestotrotz haben mehrere Personen aus verwandten Rechtsgebieten, etwa dem Sach- oder Ausgabenmanagement, Vorstöße in das Vertragslebenszyklusmanagement unternommen.
Es gibt bereits mindestens 150 Unternehmen, die Vertragsmanagementsoftware anbieten, aber nur eines kann modernen Unternehmen dabei helfen, jeden Schritt des Vertragsprozesses zu automatisieren.
Funktionen der CLM-Software für Anbieter
Nicht alle CLM-Software für Anbieter ist gleich, und wenn Sie, wie die meisten Rechtsabteilungen, 97 % Ihrer Zeit und Ressourcen für die Ausarbeitung von Verträgen aufwenden, möchten Sie, dass Ihre CLM-Software je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens eine Vielzahl von Interessen bedient. Die meisten CLM-Softwarelösungen für Anbieter umfassen in der Regel die folgenden Standardmerkmale und -funktionen:
#1. Kontakthistorie und Auditierung
Dank der Fähigkeit der CLM-Software, Versionsverläufe zu erstellen, können Sie immer die aktuellste Version eines Vertrags verwenden, aber Sie können auch den Überblick über die vorgenommenen Änderungen sowie deren Zeitpunkt und Autoren behalten. Der Großteil der CLM-Software verfolgt Anmeldungen, Downloads und andere Vertragsänderungen, da Probleme eher während der Redlining- oder Bearbeitungsphase auftreten und daher eine frühzeitige Fehlererkennung von Vorteil ist.
#2. Kollaborative Vertragsbearbeitung
Es ist unerlässlich, Verträge digital und asynchron pflegen und bearbeiten zu können. In Ihrem CLM-Programm sollte eine Funktion zur kollaborativen Bearbeitung vorhanden sein. So können beispielsweise Vertragsänderungen bei einer Anwaltskanzlei an der Ostküste zeitnah bei einer deutschen Anwaltskanzlei eingesehen und besprochen werden.
#3. Einhaltung
Aufgrund der potenziell vertragskillernden Wirkung der Compliance ist in dieser Phase äußerste Vorsicht geboten. Ihr Programm sollte in der Lage sein, eine automatische Konformitätsprüfung für Sie durchzuführen. Laut einem aktuellen Bericht der internationalen Anwaltskanzlei Ropes & Gray gaben 61 % der Befragten an, dass es ein Schlüsselfaktor sei, den Mitarbeitern Regeln und Vorschriften klar zu machen, um ihnen das Verständnis von Compliance zu erleichtern. Früher waren Support-Mitarbeiter und Rechtsanwaltsgehilfen für die Überprüfung der Vertragseinhaltung zuständig.
Wenn Sie jedoch ein CLM-Programm verwenden, können Sie die Compliance einreichen und durch einen Vergleich mit anderen vergleichbaren Verträgen sowie den Archiven Ihres Unternehmens und aktuellen Rechtsdokumenten überprüfen.
#4. Durchsuchbare Vertragsdatenbank
Laut der Aberdeen Group verfügen 78 % der Spitzenunternehmen über durchsuchbare Datenbanken ihrer Verträge, was nicht nur das Auffinden bestimmter Waren erleichtert, sondern auch Zeit und Geld spart.
Ihre CLM-Lösung sollte dedizierte, durchsuchbare Datenbanken für Ihre Daten sowie eine zuverlässige, sichere Speicherung (über einen Cloud-Dienst) bieten können. Darüber hinaus muss es in der Lage sein, voreingestellte Klauseln für typische Verträge zu speichern.
#5. E-Signatur-Funktionen
Mit digitalen Signaturen ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass Ihre Verträge kopiert oder geändert werden. Sie müssen eine rechtsverbindliche Methode zum Akzeptieren digitaler Signaturen in Ihrer CLM-Lösung anbieten. Ihre CLM-Software sollte in der Lage sein, diese Anforderungen automatisch zu erkennen und zu ändern, da die Anforderungen für digitale Signaturen zwischen bundesstaatlichen und internationalen Vorschriften unterschiedlich sind.
#6. Workflow-Management
Laut Thomson Reuters kann die Automatisierung und Koordinierung der Vertragsverwaltung bis zu 82 % der Arbeit eines Anwalts einsparen. Ein Vertrag muss von mehreren Parteien verwaltet werden und mehrere Phasen durchlaufen, darunter Ausstellung, Verhandlung, Ausführung und Verlängerung.
Die beste CLM-Software hält alle Parteien über Änderungen auf dem Laufenden, bereitet sie auf ihre Rollen im Vertrag vor (einschließlich Compliance und Pre-Discovery) und hält sie durch Warnungen und Benachrichtigungen darüber auf dem Laufenden, was getan werden muss, um den Vertrag abzuschließen.
#7. Benachrichtigungen und Benachrichtigungen über Vertragsänderungen
Alle Parteien sollten sofort informiert werden, wenn ein Fehler korrigiert oder eine Änderung vorgenommen werden muss, und gleichzeitig im Auge behalten, wer die Änderungen vornimmt. Darüber hinaus können Sie Warnungen über Ihr CLM-Programm filtern, um sicherzustellen, dass Sie nur über relevante Änderungen erfahren.
Beste Clm-Software
Nachfolgend sind die wichtigsten CLM-Softwaretools (Contract Lifecycle Management) für eine bessere Vertragsverwaltung aufgeführt:
#1. Icertis Vertragsmanagement
Icertis verfügt über Kenntnisse in einer Vielzahl von CLM-Aspekten, einschließlich Tools für Compliance, Audit-Historien und Compliance. Darüber hinaus lässt es sich mit allen wichtigen CRM-, ERP- und Ausgabenmanagementplattformen verbinden. Die Plattform verfügt über ein Dashboard für die Risikoanalyse auf der Grundlage interner und externer Daten und ermöglicht so die frühzeitige Erkennung von Risiken oder Mängeln in Verträgen, sodass Sie Maßnahmen zur Minderung ergreifen können.
#2. DocuSign-CLM
DocuSign ist in der CLM-Community bekannt und verfügt weltweit über mehr als 1,000,000 zahlende Kunden und 1 Milliarde Benutzer. Zusätzlich zu mehr als 3,000 Regierungsorganisationen auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene bietet das Unternehmen Dienstleistungen für die führenden Fortune-500-Unternehmen in den Bereichen Computer, Bankwesen und Gesundheitswesen an. Sowohl eSignature als auch CLM sind auf der FedRAMP Moderate Impact Level (ein Sicherheitsprotokoll für die Regierung und das Verteidigungsministerium) zugelassen.
#3. SAP-Ariba-Verträge
Käufer und Lieferanten können Zeit sparen und Fehler minimieren, indem sie SAP Ariba verwenden, das auf die Entwicklung von Kernvorlagen und die Vereinheitlichung wiederholbarer und konsistenter Begriffe spezialisiert ist. Das Programm hilft seinen Benutzern bei der Verwaltung von IP-Lizenzen, internen Vereinbarungen und Verträgen für Waren und Dienstleistungen. Außerdem wird CLM von Anfang bis Ende automatisiert und beschleunigt. Darüber hinaus erstellt es schnell und einfach Verträge mithilfe vorab genehmigter Vorlagen und Bedingungen.
#4. Conga-Verträge
Conga Contracts weist eine hervorragende Kundenbindungsrate auf (9 von 10 Kunden verlängern die Laufzeit) und hält seit zehn Jahren in Folge den Titel der am häufigsten heruntergeladenen kostenpflichtigen CLM-App. Es bietet eine integrierte, auf Salesforce basierende Lösung für die Verwaltung von Verträgen von Anfang bis Ende. Darüber hinaus wurde das Unternehmen im Gartner Magic Quadrant für Contract Lifecycle Management (2021) und im IDC MarketScape: Worldwide SaaS and Cloud-Enabled Buy-Side Contract Lifecycle Management Applications (2021) als Leader ausgezeichnet.
#5. LinkQuadrate
Mehr als 400 Rechtsteams mittlerer bis großer Unternehmen, darunter bekannte Namen wie TGI Fridays, Cogito und Wayfair, haben LinkSquares dabei geholfen, Kunden zu gewinnen und ihr Geschäft schneller voranzutreiben. Es bietet außerdem LinkSquares Finalize, das wichtige Informationen aus all Ihren Verträgen abruft, Ihnen in Echtzeit Berichte über Ihr gesamtes Rechtsportfolio sendet und alle Ihre Vereinbarungen sicher in einem einzigen Online-Repository archiviert.
#6. PandaDoc
PandaDoc ist eine leistungsstarke Vertragsmanagementlösung, die Unternehmen jeder Größe bei der Erstellung, Übertragung und Nachverfolgung von Verträgen und anderen wichtigen Dokumenten unterstützen kann. Aufgrund seines benutzerfreundlichen Designs, der anpassbaren Funktionen und der Konnektoren ist es eine beliebte Option für Unternehmen, die ihre Vertragsverwaltungsverfahren verbessern und ihre Dokumenten-Workflows beschleunigen möchten.
#7. Evist
Durch die Zentralisierung von Verträgen ohne Migration, den Einsatz von KI zum Verfolgen und Durchsuchen von Metadaten und Bestimmungen ohne manuelle Dateneingabe und die Befähigung von Teams zum Entwerfen, Redline, Genehmigen, Unterzeichnen, Berichten und Erneuern von Verträgen bietet Evisorts Contract-Intelligence-Plattform – entwickelt von Harvard Law and MIT-Alumni – bietet einen schnellen ROI in 30 Tagen. Die Plattform umfasst außerdem Intelligent Dashboarding, die ersten sich selbst ausfüllenden Dashboards der Branche, die automatisch Vertragsdaten aus gescannten Word-Dokumenten oder PDFs anzeigen und kritische Indikatoren ohne Benutzerdateneingabe zusammenfassen.
#8. Vertragslogix
Das führende Vertragsmanagementunternehmen Contract Logix ist einer der ältesten Anbieter von Vertragsmanagementsoftware. Zahlreiche Unternehmen haben sich Contract Logix angeschlossen, um ihre Vertragsverwaltung aufgrund ihrer umfassenden Erfahrung in den Bereichen Recht, IT, Beschaffung, Finanzen und Vertrieb digital umzustellen. Im Winter 2 Mid-Market Contract Lifecycle Management Implementation Index von G2023 erhielt das Programm die Auszeichnungen „Einfach zu verwenden“ und „Höchste Benutzerakzeptanz“.
#9. SirionLabs CLM
SirionLabs nimmt einen Spitzenplatz unter der CLM-Software ein (laut SpendMatters übertrifft es die Benchmarks für Analystenfunktionen) und veröffentlichte die höchsten Bewertungen aller Anbieter in neun Bereichen, darunter Metadatenextraktion, intelligente Apps, KPI-Modellierung und die Fähigkeit, komplexe Finanzinformationen/-strukturen zu modellieren innerhalb eines Vertrages. Sie haben auch Benutzer in mehr als 70 verschiedenen Ländern.
#10. Eisengepanzertes CLM
Ironclad gilt bereits als Pionier bei CLM-Lösungen und erhielt auf der CLM-Bewertungsseite von Gartner eine Bewertung von 4.8 von 5 und eine Bewertung von 94 % „Würde ich empfehlen“. Ein neues Produkt zur Verwaltung von Online-Verträgen namens Clickwrap wurde gerade von der Lösung angekündigt. „Digital native, rechtsverbindliche Online-Vereinbarungen, ohne dass Unterschriften erforderlich sind“, heißt es in den Clickwrap-Verträgen. Darüber hinaus wird es immer dann gestartet, wenn der Benutzer auf eine Schaltfläche oder ein Kontrollkästchen klickt. Die Zahl der genutzten Clickwrap-Verträge nimmt zu und jährlich werden Milliarden von Verträgen abgewickelt.
Eisernes CLM
Ironclad, ein Anbieter von Contract Duration Management (CLM)-Software, stellt eine cloudbasierte Plattform für die Verwaltung von Verträgen über ihre gesamte Laufzeit bereit. Die CLM-Lösung von Ironclad soll Unternehmen dabei unterstützen, Vertragsabläufe zu rationalisieren, Risiken zu senken und die Compliance zu verbessern.
Die Ironclad CLM-Plattform umfasst eine Vielzahl von Funktionen und Fähigkeiten, darunter:
- Vertragserstellung und -verwaltung: Die Funktionen für Zusammenarbeit, Versionskontrolle und elektronische Signatur von Ironclad ermöglichen es Unternehmen, Verträge über eine einzige Plattform zu verfassen und zu verwalten.
- Workflow-Automatisierung: Unternehmen können Vertragsabläufe wie Genehmigungen, Benachrichtigungen und Erinnerungen mithilfe der Workflow-Automatisierungsfunktionen von Ironclad automatisieren.
- Vertragsanalyse und Berichterstattung: Mit den von Ironclad angebotenen Analyse- und Berichtsoptionen für Verträge können Unternehmen ihre Vertragsdaten analysieren, Risiken und Trends erkennen und wichtige Leistungsindikatoren im Auge behalten.
- Integration: Um ein reibungsloses Vertragsmanagement zu bieten, lässt sich Ironclad in eine Vielzahl unterschiedlicher Geschäftssysteme integrieren, beispielsweise Salesforce, Box und DocuSign.
Die Ironclad CLM-Lösung soll Unternehmen dabei unterstützen, ihre Produktivität zu steigern, Risiken zu senken und die Compliance während ihrer gesamten Vertragsabwicklungsverfahren zu verbessern.
Was sind einige der Hauptvorteile der Verwendung der Ironclad CLM-Plattform?
Unternehmen können durch die Nutzung der CLM-Plattform von Ironclad mehrere bedeutende Vorteile erzielen, darunter:
- Optimierte Vertragsprozesse: Mit Hilfe dieser Plattform können Unternehmen ihre Vertragserstellungs-, Verhandlungs- und Verwaltungsverfahren effizienter gestalten.
- Verbesserte Compliance: Die Plattform verfügt über Tools zur Überwachung der Einhaltung der Vertragsbedingungen und verringert so das Risiko der Nichteinhaltung und damit verbundener rechtlicher Probleme.
- Verbesserte Zusammenarbeit: Die CLM-Plattform von Ironclad verfügt über Kollaborationsfunktionen, die es zahlreichen Beteiligten ermöglichen, zum Vertragsprozess beizutragen und gleichzeitig die Möglichkeit von Missverständnissen oder Fehlkommunikationen zu verringern.
- Verbesserte Sichtbarkeit: Die CLM-Plattform von Ironclad bietet Unternehmen Zugriff auf Vertragsdaten und ermöglicht es ihnen, wichtige KPIs zu verfolgen und Trends und Gefahren zu erkennen.
- Automation: Workflow-Automatisierungstools auf der CLM-Plattform von Ironclad tragen dazu bei, den Bedarf an manuellen Vorgängen zu reduzieren und die Produktivität zu steigern.
- Skalierbarkeit: Die CLM-Software von Ironclad ist skalierbar und ermöglicht es Unternehmen, Verträge über zahlreiche Abteilungen, Standorte und Geschäftseinheiten hinweg zu verwalten.
Durch den Einsatz der CLM-Plattform von Ironclad können Unternehmen ihre Vertragsverwaltungsverfahren verbessern, Risiken senken und die Effizienz steigern, was letztendlich zu Kosteneinsparungen und besseren Geschäftsergebnissen führt.
Vorteile der Contract Lifecycle Management-Software
Software zur Verwaltung des Vertragslebenszyklus ist wie Ihr Souschef. Es gewährleistet die Einhaltung von Geschäftsrichtlinien und automatisiert und vereinfacht gleichzeitig den Vertragslebenszyklus. Mit anderen Worten: Es erledigt die kleineren (und vielleicht auch größeren) Aufgaben, sodass Sie sich auf das Gesamtziel konzentrieren können.
Lassen Sie uns einige weitere Vorteile erkunden, die Software für das Vertragslebenszyklusmanagement bieten kann.
#1. Optimieren Sie die Erstellung von Verträgen, um Zeit zu sparen.
Software zur Verwaltung des Vertragslebenszyklus automatisiert und standardisiert Prozesse wie Vertragserstellung, Genehmigungen, Unterschriftensammlung, Verlängerungen und Berichterstattung. Dadurch haben Sie und Ihr Team mehr Zeit, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren, z. B. zu entscheiden, was Sie zu Mittag essen möchten, oder die Memes durchzulesen, die Ihr Kollege den ganzen Morgen verschickt hat.
#2. Erleichtern Sie das Verhandeln
Mit der Software für das Vertragslebenszyklusmanagement können Sie ganz einfach Vertragsbedingungen verfolgen und verwalten, Anpassungen vornehmen und eine einzige Informationsquelle zwischen verschiedenen Parteien aufrechterhalten. Dadurch erhalten Sie ein klares Bild davon, wofür Ihre Organisation verantwortlich ist, und vereinfachen den Verhandlungsprozess.
#3. Optimieren Sie Vertragsgenehmigungen
Sie können sicherstellen, dass Verträge schnell und effektiv genehmigt werden, indem Sie Prozesse wie Routing und Benachrichtigungen automatisieren.
#4. Erhöhen Sie Compliance und Sicherheit
Die Vertragslebenszyklus-Management-Software stellt ein einheitliches Dokumenten-Repository für alle Verträge Ihres Unternehmens bereit, das Ihnen dabei helfen kann, die Sicherheit und Compliance zu erhöhen.
#5. Geringerer Verwaltungsaufwand
Software für das Vertragslebenszyklusmanagement kann dazu beitragen, die Gesamtkosten für das Vertragsmanagement zu senken, indem sie wiederkehrende Vorgänge automatisiert und die Effizienz steigert.
Was macht Clm-Software?
CLM (Contract Lifecycle Management) ist eine Software zur Verwaltung von Verträgen über ihren gesamten Lebenszyklus, von der Erstellung und Verhandlung bis hin zur Ausführung und Verlängerung. Neben mehreren Tools und Funktionen zur Verbesserung des Vertragsmanagementprozesses bietet CLM-Software häufig eine zentrale Plattform zur Speicherung und Verwaltung von Vertragsdaten.
Führt Salesforce Clm durch?
Ja, Salesforce bietet Contract Lifecycle Management (CLM)-Funktionalität über seine Produkte Salesforce CPQ (Configure, Price, Quote) und Salesforce Contract Management.
Was bedeutet Clm in Salesforce?
CLM steht für Contract Lifecycle Management in Salesforce. Salesforce bietet CLM-Funktionen über seine Tools Salesforce CPQ (Configure, Price, Quote) und Salesforce Contract Management.
Die CLM-Funktionalität von Salesforce umfasst verschiedene Tools und Funktionen zur Verwaltung von Verträgen über ihren gesamten Lebenszyklus.
Was ist der Unterschied zwischen CRM und Clm?
Sowohl CLM als auch CRM unterstützen den Aufbau von Kundenbeziehungen, steigern die Kundenzufriedenheit und garantieren Unternehmen wiederkehrende Einnahmen. CLM konzentriert sich vollständig auf die vielen Phasen des Kundenlebenszyklus, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren, im Gegensatz zu CRM, bei dem die Überwachung und Verwaltung von Kundeninteraktionen im Vordergrund steht.
Was ist der Unterschied zwischen Cpq und Clm?
CPQ-Systeme zeichnen sich durch die Automatisierung der Preisgestaltung und anderer Genehmigungen im Zusammenhang mit der Angebotserstellung aus, während CLM vollständige Dokumentengenehmigungen und Arbeitsabläufe bietet.
Was ist Clm in der Datenbank?
CLM steht im Zusammenhang mit Datenbanken für „Concurrent License Model“.
Im Rahmen dieses Lizenzmodells ist es einer begrenzten Anzahl von Benutzern oder Geräten gestattet, gleichzeitig auf ein Softwareprogramm oder eine Datenbank zuzugreifen. Wenn daher die zulässige Anzahl gleichzeitiger Benutzer oder Geräte erreicht ist, können neue Benutzer oder Geräte erst dann auf das Programm oder die Datenbank zugreifen, wenn sich ein vorhandener Benutzer oder ein vorhandenes Gerät abmeldet, um Platz für die Verwendung neuer Lizenzen zu schaffen.
Zusammenfassung
Ein CLM-System ist eine Software, die Unternehmen bei der Verwaltung von Kundenlebenszyklusabläufen unterstützt, von der Lead-Generierung bis zur Vertragsverlängerung. CLM-Systeme tragen dazu bei, die Effizienz und Transparenz zu steigern und gleichzeitig das Fehlerrisiko zu senken, indem sie diese Aktivitäten zentralisieren und automatisieren. Ein CLM-System kann eine hilfreiche Ressource für Unternehmen sein, die komplizierte Kundenlebenszyklen oder eine große Anzahl von Kunden verwalten.
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Bibliographie
