Eine der beliebtesten Methoden der Textkommunikation, sowohl innerhalb als auch außerhalb des Büros, ist E-Mail. Dem Empfänger einer gut geschriebenen professionellen E-Mail wird eine höfliche, klare, prägnante und umsetzbare Nachricht übermittelt. Es kann einige Anstrengungen erfordern, E-Mails zu verfassen, die allen diesen Standards entsprechen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine professionelle E-Mail-Adresse für einen Job schreiben, wer ein professioneller Autor ist und was professionelle E-Mail-Kommunikation ist.
So schreiben Sie eine professionelle E-Mail
Eine E-Mail, die in einer beruflichen Situation geschrieben wird, beispielsweise zwischen Kollegen, einem Manager und einem Angestellten, einem Studenten und seinem Professor oder einem Bewerber und einem Personalmanager, wird als berufliche E-Mail bezeichnet. Professionelle E-Mails haben eine eindeutige, nützliche Botschaft.
Eine professionelle E-Mail kann auf verschiedene Arten verfasst werden. Dabei kann es sich um ein Dankesschreiben, ein Kündigungsschreiben an Ihr Unternehmen oder ein Anschreiben mit einem Lebenslauf für eine Bewerbung handeln. Was auch immer der Grund für Ihre E-Mail sein mag, Sie müssen sie professionell verfassen, um Ihre Erfolgschancen zu verbessern.
8 Tipps zum Erstellen einer professionellen E-Mail
Was auch immer der Betreff Ihrer E-Mail ist, sie kann in die gleichen grundlegenden Teile unterteilt werden. Möglicherweise müssen Sie nicht immer alle dieser Komponenten verwenden, aber Sie sollten immer sorgfältig über jede einzelne Komponente nachdenken.
#1. Stellen Sie sicher, dass die Betreffzeile das Thema enthält.
Die Betreffzeile Ihrer E-Mail ist das Erste, was Ihr Empfänger sieht, wenn er sie in seinem Posteingang öffnet. Die Betreffzeile einer Marketing-E-Mail kann darüber entscheiden, ob der Empfänger sie öffnet oder löscht. Ihre Betreffzeile muss prägnant, überzeugend und relevant sein.
Seien Sie in der Betreffzeile Ihrer E-Mail so präzise wie möglich. Auf diese Weise weiß der Empfänger, was er von Ihrer E-Mail erwarten kann. Der Empfänger wird eine prägnante Betreffzeile zu schätzen wissen, die ihm das Lesen und Beantworten Ihrer E-Mail erleichtert. Hier ist weder Fantasie noch Clickbait erforderlich.
#2. Sprechen Sie den Adressaten richtig an
Die beste Methode, den Empfänger einer geschäftlichen E-Mail anzusprechen, ist mit „Sehr geehrte Damen und Herren“, seinem Vor- oder Nachnamen und dem entsprechenden Ehrentitel. Wenn Sie sich nicht sicher sind, verwenden Sie entweder ihren Vornamen oder ihren Vor- und Nachnamen als Ehrentitel.
Anstelle von „Hallo“ oder „Hallo“ können Sie die E-Mail auch mit dem Namen des Empfängers beginnen. Dies gilt normalerweise nur für Personen, mit denen Sie bereits eine Beziehung haben, beispielsweise einen Kollegen oder einen Manager.
#3. Bleiben Sie konzentriert
Eine geschäftliche E-Mail sollte sich nur auf ein Thema beziehen. Dabei kann es sich um eine Frage, eine Aufforderung, eine Antwort oder eine Erklärung handeln. Der Text der E-Mail sollte sich auf dieses Thema konzentrieren, was auch immer es sein mag. Halten Sie Ihre E-Mail kurz, aber lassen Sie keine wichtigen Details aus. Kurzformel hierfür ist „nur so lange wie nötig“.
#4. Denken Sie daran, sich abzumelden.
Fügen Sie eine geeignete Verabschiedung und Ihre Signatur hinzu, nachdem Sie die Schlusszeile der E-Mail verfasst haben, die einen Aufruf zum Handeln oder eine aktive Aufgabe enthalten sollte. Alle Details, die der Empfänger benötigen könnte, um Sie angemessen zu kontaktieren, wie z. B. Ihr Titel, Ihre Telefonnummer und Durchwahl sowie Ihre E-Mail-Adresse, sollten in einer professionellen Signatur enthalten sein. Obwohl wir uns bewusst sind, dass jemand einfach auf „Antworten“ klicken könnte, verhindert die Angabe Ihrer E-Mail-Adresse Unklarheiten darüber, wie Sie kontaktiert werden können.
#5. Korrekturlesen
Überprüfen Sie Ihre E-Mail auf Fehler, bevor Sie sie senden. Überprüfen Sie es schnell, um sicherzustellen, dass keine Tipp-, Rechtschreib- oder Grammatikfehler vorliegen. E-Mail-Fehler können Ihre gesamte Nachricht ruinieren und Ihnen ein unprofessionelles Erscheinungsbild verleihen.
#6. Vermeiden Sie einen lockeren Ton.
Dies bedeutet in der Regel, dass auf die Verwendung von Emojis verzichtet wird.
Beim Schreiben einer E-Mail sollte ein professioneller Ton gewählt werden. Vermeiden Sie jede Sprache, die locker genug klingt, um in einer Textnachricht enthalten zu sein, einschließlich Slang und Umgangssprache. Vermeiden Sie auch die Verwendung von Klischees wie „einfach zurückkommen“, wenn Sie ein Follow-up erstellen.
#7. Achten Sie auf Ihre Sprache
Bitte beachten Sie, dass jeder Ihre E-Mail an andere weiterleiten kann. Ähnlich wie jeder Ihre E-Mail ausdrucken, scannen oder herunterladen kann. Wenn Sie keine schriftliche Aufzeichnung eines Gesprächs wünschen, sagen Sie es nicht in einer E-Mail, da es sich bei E-Mails um schriftliche Aufzeichnungen von Gesprächen handelt.
#8. Seien Sie in Ihren Anweisungen genau
Gehen Sie niemals davon aus, dass der Empfänger den Speicherort einer bestimmten Datei oder die Referenzen kennt, die Sie zur Untermauerung Ihrer Argumente in einem aktuellen Aufsatz verwendet haben. Stellen Sie sicher, dass Ihr Empfänger alles versteht, was Sie sagen, und bieten Sie gegebenenfalls Links an, damit er es schnell finden kann.
So schreiben Sie eine professionelle E-Mail für einen Job
Das Scannen Ihrer Nachricht dauert mehr als 7 Sekunden (ungefähr die Zeit, die Sie zum Zubinden Ihrer Schuhe benötigen).
Unverwechselbarkeit ist entscheidend für den Erfolg. Professionalität ist derselbe Ansatz, den Sie in allen Folge-E-Mails für Bewerbungen verfolgen müssen. Dies bedeutet nicht, dass Sie versuchen, klug oder unverschämt zu sein.
Was ist erforderlich, um eine professionelle E-Mail für einen Job zu schreiben?
Lassen Sie uns zunächst eine Job-E-Mail definieren. Es dient als Mittel zur Präsentation und nicht als Anschreiben oder Lebenslauf.
Der Personalvermittler würde sich nicht einmal die Mühe machen, Ihren Lebenslauf zu studieren oder Ihr Bewerbungsschreiben zu öffnen, wenn Sie nicht viel Zeit damit verbringen oder wenn es falsch ist. Lassen Sie das nicht zu, denn bei 250 Antworten suchen sie aktiv nach einer Rechtfertigung für die Ablehnung von Bewerbungen.
Obwohl jeder Personalvermittler ein individuelles Bewerbungsverfahren hat, müssen Sie immer einige sehr typische Komponenten einbeziehen, wie zum Beispiel:
#1. Motivationsschreiben
Ihr Anschreiben ist ein formeller Bestandteil des Bewerbungsprozesses, in dem Sie sich präsentieren, Ihre Qualifikationen erläutern, erklären, warum Sie sich auf die Stelle bewerben, und den Wert besprechen, den Sie für das Unternehmen bringen können.
Wir führen Sie nicht durch den Prozess des Verfassens eines Anschreibens. Aber beginnen Sie mit den unglaublichen Online-Ressourcen, die verfügbar sind.
Ihr Anschreiben kann als Word- oder PDF-Datei angehängt werden. Verwenden Sie eine Datei, die heruntergeladen, gedruckt und geteilt werden kann; Verwenden Sie keine Cloud-Dienste wie Google Docs.
#2. Lebenslauf (Lebenslauf)
Ihr Lebenslauf ist eine Gelegenheit, Ihre Leistungen zu präsentieren, die Geschichte Ihrer beruflichen Laufbahn zu erzählen und einen schnellen Überblick über Ihre Fähigkeiten zu geben. Auch hier gehen wir nicht näher darauf ein, wie man einen ansprechenden Lebenslauf verfasst, empfehlen aber eine einfache und verständliche Struktur.
Erstellen Sie ein Dokument, das heruntergeladen, gedruckt und geteilt werden kann, anstatt zu versuchen, ausgefallene Dateitypen zu verwenden.
#3. Arbeitsproben (optional)
Zeigen, nicht erzählen, wie die Profis raten. In Ihrer Bewerbungs-E-Mail können Sie Ihre Fähigkeiten und bisherigen Leistungen hervorheben. In Ihrer E-Mail können Sie einen Link zu Ihrer Website oder zu Konten in sozialen Netzwerken erstellen, ein Portfolio anhängen oder Bilder oder Videos hinzufügen.
Hier einige Hinweise von uns: Nennen Sie Beispiele und beschreiben Sie die Wirkung. Wen interessiert es, ob Ihr Posterdesign schön ist? Aber wenn dasselbe Plakat den Umsatz um 50 % steigerte, dann ist die Situation anders.
Der zweite Ratschlag besteht darin, eine begrenzte Anzahl von Beispielen zu verwenden – drei sind eine hervorragende Zahl. Zu viele Menschen scheinen hoffnungslos zu sein.
Drittens: Verbreiten Sie nur Originalinhalte. Machen Sie Ihre Rolle in allen Teams oder Organisationen, mit denen Sie zusammengearbeitet haben, klar. Geben Sie niemals die Kreation eines anderen als Ihre eigene aus.
Professionelle E-Mail-Adresse
Der grundlegendste Aspekt Ihrer Internetidentität ist Ihre E-Mail-Adresse. Es ermöglicht Ihnen, mit jedem E-Mails zu senden und zu empfangen, Konten auf verschiedenen Websites oder mobilen Anwendungen einzurichten, E-Mail-Newsletter von interessanten Quellen zu abonnieren, wichtige Benachrichtigungen anzunehmen, Bewerbungen einzureichen und vieles mehr.
Sie benötigen eine geschäftliche E-Mail-Adresse, egal ob Sie einen Job suchen, ein Unternehmen leiten oder Ihr Netzwerk erweitern möchten.
Eine solide, professionelle E-Mail-Adresse hinterlässt einen positiven Eindruck, ohne im Lebenslauf oder auf der Visitenkarte aufzufallen. Obwohl es kein gesetzliches Verbot gegen die Verwendung Ihrer High-School-E-Mail-Adresse gibt, wird sich dies mit ziemlicher Sicherheit nachteilig auf Sie auswirken und Sie für Personalvermittler und Personalmanager unattraktiv machen.
Tipps zum Erstellen einer professionellen E-Mail-Adresse
Obwohl es nicht schwer ist, eine professionelle E-Mail-Adresse zu erstellen, gibt es einige Faktoren zu beachten:
- Halten Sie es kurz – Vermeiden Sie die Verwendung einer langen E-Mail-Adresse für Ihre Geschäftskorrespondenz. Verwenden Sie eine einprägsamere, kürzere Version, wenn Ihr Name lang ist, wie es in meinem Fall der Fall ist.
- Machen Sie es aussprechbar – Möglicherweise müssen Sie Ihre E-Mail-Adresse irgendwann jemandem vorlesen, entweder persönlich oder am Telefon, also sollten Sie daran arbeiten, es so einfach wie möglich zu machen. Da mein Nachname für niemanden verständlich ist, habe ich ihn in einem meiner E-Mail-Konten auf „DRK“ abgekürzt.
- Vermeiden Sie Akzente oder diakritische Zeichen in Ihrer E-Mail-Adresse, auch wenn Ihr vollständiger Name an anderen Stellen damit geschrieben wird.
Professionelles E-Mail-Adressformat
Natürlich [E-Mail geschützt] ist das traditionellste und empfohlene Format für eine geschäftliche E-Mail-Adresse. Es gibt jedoch einige zusätzliche Möglichkeiten, eine geschäftliche E-Mail-Adresse zu erhalten, darunter:
- [E-Mail geschützt]
- [E-Mail geschützt]
- [E-Mail geschützt]
- [E-Mail geschützt]
- [E-Mail geschützt]
- [E-Mail geschützt]
Obwohl mittlerweile häufiger ein Punkt verwendet wird, können Sie alternativ einen Unterstrich verwenden, um die Namen zu trennen. Wenn es der Anlass erfordert, können Sie in Ihrer beruflichen E-Mail-Adresse numerische Zeichen verwenden, obwohl es im Allgemeinen besser ist, diese zu vermeiden. Auf einigen Websites wird außerdem empfohlen, in Ihrer E-Mail-Adresse Ihre Stadt, Ihren Beruf oder Ihre Fähigkeiten anzugeben. Wir befürworten dies nicht und raten generell davon ab. Ihre Fähigkeiten werden sich im Laufe der Zeit weiterentwickeln und Ihre berufliche Laufbahn kann Sie an verschiedene Orte führen, daher auch an andere E-Mail-Adressen [E-Mail geschützt] und [E-Mail geschützt] wird schnell unattraktiv.
Professioneller E-Mail-Autor
Eine Person, die sich auf das Schreiben ausgefeilter und erfolgreicher E-Mails für verschiedene Ziele spezialisiert hat, wird als professioneller E-Mail-Schreiber bezeichnet. Sie sind kompetent darin, ihre Botschaften an bestimmte Zielgruppen und Ziele anzupassen und verfügen über hervorragende Schreibfähigkeiten.
Ein professioneller E-Mail-Schreiber beherrscht die professionelle Organisation von E-Mails und weiß um den Wert einer kurzen und klaren Kommunikation. Sie verstehen, wie sie ihren Standpunkt durch die Verwendung der richtigen Grammatik, Zeichensetzung und des richtigen Tons erfolgreich kommunizieren können.
Professionelle E-Mail-Autoren berücksichtigen beim Verfassen der E-Mail das Ziel, die Zielgruppe und das beabsichtigte Ergebnis. Sie können E-Mails aus den unterschiedlichsten Gründen schreiben, zum Beispiel bei Bewerbungen, Unternehmensanfragen, Kundenkommunikation, Vertrieb und Marketing, Kundenservice und mehr.
Ihr Ziel ist es, E-Mails zu verfassen, die überzeugend, interessant und von hoher Qualität sind. Darüber hinaus können sie für die Bearbeitung und Korrektur von E-Mails verantwortlich sein, um sicherzustellen, dass diese fehlerfrei sind und den beabsichtigten Inhalt genau wiedergeben.
Im Allgemeinen hilft ein professioneller E-Mail-Schreiber Menschen und Unternehmen dabei, effizient per E-Mail zu kommunizieren, ihr professionelles Image zu stärken und die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass sie ihre Ziele erfolgreich erreichen.
Professionelle E-Mail-Kommunikation
Das Schreiben und Versenden von E-Mails auf respektvolle, prägnante und für einen formellen oder geschäftlichen Kontext geeignete Weise wird als professionelle E-Mail-Kommunikation bezeichnet. Um Ihre Botschaft richtig zu kommunizieren und die Professionalität aufrechtzuerhalten, ist die Verwendung präziser Grammatik, Zeichensetzung und professioneller Sprache erforderlich.
Im Folgenden sind einige wesentliche Merkmale professioneller E-Mail-Kommunikation aufgeführt:
#1. Prägnant und klar
Senden Sie prägnante, gezielte E-Mails. Vermeiden Sie bei der Kommunikation Mehrdeutigkeiten und überflüssige Details, indem Sie eine einfache, eindeutige Sprache verwenden.
#2. Richtige Formatierung
Behalten Sie während der Kommunikation einen professionellen E-Mail-Ton bei, indem Sie eine klare Betreffzeile, Einleitung, Hauptabsätze und Schluss verwenden. Gestalten Sie Ihre E-Mail logisch und leicht lesbar, indem Sie bei Bedarf Absätze oder Aufzählungspunkte verwenden.
#3. Diskrete und höfliche Stimme
Halten Sie den Ton Ihrer E-Mail stets höflich und respektvoll. Um Professionalität und Respekt zu vermitteln, verwenden Sie formelle Anreden und Begrüßungen wie „Sehr geehrter Herr/Frau.“ oder „Hallo [Name des Empfängers]“ sowie höfliche Sprache.
#4. Angemessener Wortschatz und Sprache
Verwenden Sie eine geschäftsgerechte und professionelle Terminologie. Vermeiden Sie die Verwendung von Jargon, Slang oder zu lockerer Sprache. Beachten Sie kulturelle Unterschiede und passen Sie Ihre Formulierungen an die Bedürfnisse des Empfängers an.
#5. Professionelle E-Mail-Signatur und -Adresse
Verwenden Sie eine formelle E-Mail-Adresse, die Ihren Namen oder eine ähnliche Variante davon enthält. Vervollständigen Sie Ihre E-Mail mit einer professionellen Signatur, die Ihren vollständigen Namen, Ihre Berufsbezeichnung (falls zutreffend), Kontaktinformationen sowie alle relevanten Links oder zusätzlichen Informationen enthält.
#6. Schnelle und angemessene Reaktionen
Antworten Sie so schnell wie möglich auf jede E-Mail, bestätigen Sie den Empfang und klären Sie alle Fragen oder Bedenken, sobald sie auftauchen. Halten Sie Ihre Kommunikation professionell und vermeiden Sie unnötige Verzögerungen.
Denken Sie daran, dass sich Ihre Professionalität, Liebe zum Detail und Ihr Respekt gegenüber anderen Menschen in Ihrer professionellen E-Mail-Korrespondenz widerspiegeln. Durch die Einhaltung dieser Regeln können Sie in verschiedenen Geschäftsszenarien effiziente und kompetente E-Mail-Interaktionen generieren.
Was sind die fünf E-Mail-Etikette-Regeln?
- Sprechen Sie Ihren Empfänger entsprechend an. Stellen Sie sicher, dass der Name des Empfängers und der zugehörige Titel zweimal oder dreimal richtig geschrieben sind.
- Verwenden Sie geeignete Eröffnungs- und Schlussbemerkungen.
- Geben Sie das richtige Format ein.
- Vermeiden Sie GROSSBUCHSTABEN.
- Konsolidieren Sie große Dateien.
Was ist ein guter Eröffnungssatz für eine E-Mail?
Guten Tag, [Name des Empfängers] Ich hoffe, es geht Ihnen gut und Sie lesen meine E-Mail. Ich hoffe, Ihr Tag verlief bisher gut, [Name des Empfängers] Guten [Morgen/Nachmittag/Abend]. Um mich als [Ihre berufliche Position] bei [Ihrem Firmennamen] vorzustellen, mein Name ist [Ihr Name]. Ich sende Ihnen eine E-Mail wegen [E-Mail-Betreff].
Was sind die vier Grundbestandteile einer professionellen E-Mail?
- Die Betreffzeile, der wohl wichtigste Teil der E-Mail, entscheidet darüber, ob sie gelesen oder gelöscht wird.
- Die Begrüßung
- Der Mittelteil
- Der Abschluss
Zusammenfassung
Es mag schwierig sein, eine erfolgreiche E-Mail zu schreiben, aber wenn Sie die Ratschläge in diesem Artikel als Leitfaden verwenden, sind Sie auf dem besten Weg. Auch wenn nicht alle E-Mails beantwortet werden, erhöht die Kontaktaufnahme mit Ihren potenziellen Kunden Ihren Return on Investment.
Um in den Posteingängen Ihrer Empfänger hervorzustechen, denken Sie daran, jede Komponente Ihrer geschäftlichen E-Mails noch einmal zu überprüfen, sie kurz zu halten und ihnen eine persönliche Note zu verleihen. Bevor Sie Ihre E-Mails versenden, lesen Sie sie Korrektur und warten Sie dann drei bis fünf Tage, bevor Sie Folgenachrichten senden.
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Bibliographie
