تعتبر الحوكمة من أكثر الموضوعات جفافاً في إدارة المشاريع ، ولكنها أيضًا واحدة من أكثر الموضوعات أهمية. إنها الطريقة التي تعرف بها الإدارة العليا أن فرقهم تقوم بعمل جيد ، وتؤكد لهم أن المشروع يتقدم كما هو مخطط له. كما يوفر الضوابط والتوازنات المطلوبة للإدارة لضمان إنفاق الأموال بشكل مناسب ووفقًا لحالة الأعمال. أخيرًا ، يقع على عاتق راعي المشروع مسؤولية ضمان الحوكمة الكافية ، ولكن يمكن لإدارة المشروع أيضًا أن تلعب دورًا في ذلك. مهما كانت وظيفتك ، فإن فهم إدارة المشروع وكيف يساعد الفرق على تحقيق أهدافهم أمر مفيد. سيناقش هذا المنشور كيفية إدارة هيكل ونموذج وإطار حوكمة المشروع.
ما هي حوكمة المشروع؟
تضمن إدارة المشروع أن المشاريع تعمل بسلاسة وفي الوقت المحدد ، بما يرضي العملاء. لتحقيق ذلك باستمرار ، يلزم وجود إطار حوكمة شامل يشرف على المشروع. هذه إدارة المشروع. ولكن ماذا يعني ذلك بالضبط؟
ماذا تشمل حوكمة المشروع؟
تشير كلمة "إدارة المشروع" إلى مجموعة الإجراءات والمبادئ التي تحدد كيفية إدارة المشروع وتخطيطه وتنفيذه. قد تفكر في إدارة المشروع كإطار عمل لمساعدتك على توجيه المشروع في الاتجاه الصحيح. باستخدام إدارة المشروع كإطار عمل ، فإنك تخلق تناسقًا ، مما يزيد من استقرار المشروع.
ومع ذلك ، فإن الحوكمة تتجاوز عملية صنع القرار في مشروع معين. إنه يحدد أنشطة المنظمة ومن المسؤول عن ماذا. هذا جزء كبير من الكعكة ، وهو يشمل السياسات واللوائح والوظائف والعمليات والإجراءات والواجبات.
من الواضح أن إدارة المشروع مهمة كبيرة تتطلب برنامج إدارة المشروع لإدارة جميع التزاماته. مدير المشروع هو برنامج إدارة العمل والمشاريع مع خرائط طريق لمساعدتك في تتبع مجموعة من المشاريع. التخزين غير المحدود والتعاون ومشاركة الملفات شاملة أيضًا. عندما تراقب الجداول الزمنية والموارد المالية في الوقت الفعلي ، يمكنك اتخاذ قرارات مدروسة بشكل أفضل. تبدأ مجانا الآن.
ركائز حوكمة المشروع
تشمل إدارة المشروع ثلاثة مفاهيم:
# 1. بنية
يجب أن يدعم هيكل وبيئة المنظمة المشروع. هذا يدل على أن الإدارة العليا على استعداد لتكريس الوقت والجهد لتطوير رؤية لمديري المشاريع لمتابعة. يشير جزء "الهيكل" من الحوكمة إلى المنظمة بأكملها ، وليس فقط الفريق الحالي.
# 2. الناس
الاستثمار في مديري المشاريع الفعالين أمر بالغ الأهمية لنجاح أي مشروع. ومع ذلك ، يجب على الإدارة العليا أولاً فهم إجراءاتهم الحالية. يمكن للحوكمة بعد ذلك تحديد الأهداف التي يجب أن يسعى كل مدير من أجلها. يجب أن تكون هذه الأهداف محددة وقابلة للتحقيق وطويلة الأجل.
# 3. معلومة
في حين أنه من الأهمية بمكان فهم الناس ، فإن العملية أكثر أهمية. بغض النظر عن عدد الأهداف المحددة أو الرؤية ، بدون مشاركة معلومات واضحة ومتسقة ، سيعاني أي مشروع.
الأدوار في إدارة المشروع
يتم تحديد الوظائف النشطة داخل هيكل الحوكمة من خلال نهج إدارة المشروع المستخدم. عادةً ، ستواجه كل الأدوار التالية أو أكثر:
# 1. صاحب المشروع
هذا الشخص في دائرة الضوء لأنه يمثل الشركة. ونتيجة لذلك ، فهم عادة ليسوا مدير المشروع لأنهم يحاسبون مدير المشروع.
# 2. أصحاب المصلحة الرئيسيين
يتكون مجلس إدارة المشروع من أصحاب المصلحة الأساسيين. هم إما ممولي المشروع أو عملاء المنتج النهائي أو الموردين. لجعل العملية فعالة ، احتفظ بعدد أصحاب المصلحة الأساسيين بحد أقصى ستة.
# 3. اللجنة الاستشارية
عندما يكون هناك العديد من أصحاب المصلحة ، فإن وجود لجنة استشارية أوسع يبقيهم مشاركين في المشروع دون جعل اتخاذ القرار صعبًا أو غير فعال. هذه لوحة مناقشة أكثر من لوحة مشروع.
افصل لوحة المشروع عن "العمل كالمعتاد". هذا يحافظ على استجابة المشروع ، مما يسمح له بالاستمرار دون طلب موافقة من أعلى في كل قرار يتعلق بالمشروع. يمكن لمالك المشروع اتخاذ قرارات يومية دون إذن من أي شخص آخر.
اقرأ أيضا: تخطيط المشروع: دليل لتقنيات تخطيط المشروع
هيكل حوكمة المشروع
قد ندعي حتى أن وجود هيكل حوكمة مهم لنجاح المشروع لأنه يوفر قواعد واضحة حول كيفية التصرف في المواقف المختلفة ويزيل الكثير من الفوضى من المعادلة.
ما هي العوامل التي تؤثر على هيكل حوكمة المشروع؟
يجب أن يُبنى هيكل حوكمة أي مشروع على بعض المفاهيم الأساسية القابلة للتطبيق بالكامل خلال العملية بأكملها ، بغض النظر عن مرحلة المشروع:
- منطق - يجب أن يكون الإطار المحدد معقولًا ومفهومًا لجميع الأطراف المعنية.
- قدرة - لا يوجد هيكل حوكمة واحد يناسب الجميع ؛ يجب أن يكون هذا دائمًا مخصصًا للعمل أو المشروع قيد البحث.
- الشفافية—يجب توصيل جميع المعلومات المتعلقة بهيكل الحوكمة بشكل مفتوح وواضح ومتاح لجميع أعضاء الفريق.
- التكرار - يجب أن تكون الأساليب والإجراءات المستخدمة شاملة بما يكفي لاستخدامها مرة أخرى في أي موقف معين.
- الكفاءة - يجب أن يسمح هيكل الإدارة لأي مشروع بالعمل بسلاسة وإنتاجية بقدر الإمكان.
إذا كان المشروع يفتقر إلى هيكل إداري ، فمن السهل أن يصبح محاصرًا ويغفل عن أهدافه.
نموذج حوكمة المشروع
يجب أن يعمل نموذج حوكمة المشروع جنبًا إلى جنب مع المنظمة. نموذج حوكمة المشروع هو نتيجة التفاعل المنسق بين ثلاثة مكونات:
# 1. هياكل اتخاذ القرار
غالبًا ما تستخدم المنظمات المخططات لتحديد هياكل صنع القرار. يظهر التدفق الهرمي للسيطرة بوضوح في العديد من أطر الحوكمة ثلاثية المستويات. تساعد الأدوار المحددة مسبقًا ومصفوفات المسؤوليات مخططات الحوكمة من خلال توفير مزيد من الوضوح والسماح بقرارات دقيقة حول من يمكنه اتخاذ أي قرارات في المؤسسة.
# 2. الإجراءات التشغيلية
تحدد الإجراءات توقعات المشروع من أجل تحقيق نتائج جماعية. على الرغم من أن العمليات يجب أن تكون مصممة لكل مشروع ، إلا أن العديد منها مهم لنجاح المشروع.
# 3. ميسري التعاون
يوفر عامل تمكين التعاون وسيلة لأصحاب المصلحة في المشروع لتوصيل وجهات نظرهم ومعلوماتهم. يمكن للمؤسسات الاستفادة من حل يسمح لأعضاء الفريق بتسجيل بيانات القرار مع تقدم المشروع ، بدلاً من الاعتماد على الذاكرة الجماعية.
كيفية تنفيذ نموذج حوكمة المشروع
لإنشاء نموذج حوكمة المشروع واستخدامه ، اتبع الخطوات التالية:
# 1. تحديد أصحاب المصلحة
يمكن اعتبار جميع المديرين التنفيذيين والموظفين رفيعي المستوى والأشخاص الخارجيين المشاركين في المشروع من أصحاب المصلحة. بمجرد تحديدها ، أكد على أهمية الحوكمة في تسهيل الانتقال.
# 2. حدد أهمية أهداف شركتك.
تصنف اللجنة التوجيهية أهداف ومبادرات الأعمال. قد يضع أعضاء اللجنة أهدافًا في المجالات التي لديهم خبرة فيها. ثم يعملون معًا لتحديد أيهم سيعطون الأولوية.
# 3. ضع الإجراءات المناسبة
إنشاء بروتوكولات لتبسيط الاتصال وتحديد كيفية الحصول على الموافقة. وضع قواعد ومعايير تسمح لجميع الأطراف بالتعاون لتحقيق هدف مشترك.
# 4. تعيين أعضاء اللجنة
اختر موظفين من عدة أقسام وعيّن لهم دورًا محددًا لتنفيذ المشروع. يمكنك تشكيل لجنتك عن طريق اختيار الأفراد الذين أظهروا قدرتهم على تقديم ومراجعة وتنظيم الاتجاه الاستراتيجي للمشروع بالإضافة إلى تقديم المشورة السياسية لأصحاب المصلحة وفريق المشروع. سيقوم هؤلاء الأعضاء بتقديم توصيات المشروع ومناقشة التخطيط الواسع للمشروع وتقنيات التنفيذ. غالبًا ما يكون أعضاء اللجنة التوجيهية من كبار المديرين و مشروع عالي المستوى ممثلي العملاء.
# 5. يتواصل بفاعلية
توعية جميع المشاركين في المشروع باللجان والعمليات الخاصة بالمشروع. يوضح توفير التعليم لأعضاء المشروع أن الإدارة مستثمرة في المشروع ويساعد في إشراك جميع الموظفين.
ما هي إدارة المشروع في إدارة المشاريع
في الإدارة ، حوكمة المشروع هي البنية التي تتعامل مع المسؤولية والمساءلة التي تحيط بمشروعك. إنه بمثابة إطار عمل لاتخاذ الخيارات المتعلقة بالمشروع. الحوكمة في ادارة مشروع يقدم حلاً للسؤال: لمن سأبلغ؟ ومن المطلوب أن يبلغني؟ يوفر هيكلًا لإدارة المشروع. يلعب الراعي ، الذي يعمل كحلقة وصل بين مجلس الإدارة ومدير المشروع وأصحاب المصلحة ، دورًا مهمًا في إدارة المشروع.
إطار حوكمة المشروع
لا يوجد هيكل حوكمة واحد يناسب الجميع يمكن لجميع الشركات الاستفادة منه. ومع ذلك ، هناك مكونات مهمة للحوكمة الممتازة التي يجب على جميع الشركات أخذها في الاعتبار عند تطوير إطار الحوكمة الخاص بهم.
عناصر إطار حوكمة المشروع
ما الذي يشكل الحكم الرشيد؟ هل هناك أي مؤشرات واضحة تشير إلى سمات إطار حوكمة المشروع؟
ألقِ نظرة ، وقد تتمكن من تحديد أفعال وخصائص معينة تشير إلى الحوكمة السليمة للمشروع.
- توجد دورة حياة إدارة مشروع قوية في أي مشروع يؤكد على الحوكمة الممتازة. يأخذ في الاعتبار جميع معايير الموافقة المحددة صراحة.
- تناقش النقاط ما إذا كان المشروع قابلاً للتطبيق أم لا. مهما كانت الحالة ، يتم اتخاذ قرار بشأن استمرار المشروع في هذه المرحلة.
ماذا تستلزم حوكمة المشروع ولماذا هي حاسمة؟
من خلال توفير قنوات تصعيد فعالة للمخاوف وطلبات التعديل وتحديد حدود السلطة المفوضة ، فإن الحوكمة تزود موظفي المشروع بالقيام بواجباتهم. يجب أيضًا تحديد واجبات ومسؤوليات الفريق وأصحاب المصلحة الآخرين بوضوح من أجل ممارسة الحكم الرشيد.
ما هو هيكل إدارة المشروع؟
هيكل الحوكمة هو إطار عمل إدارة المشروع ، لا سيما من حيث القواعد والممارسات والأدوار وتوزيع المسؤولية عبر عملية صنع القرار بأكملها. يحافظ على المشروع تحت السيطرة ، مما يمكّنه من المضي قدمًا على أكمل وجه ووفقًا للجدول الزمني.
من هو المسؤول عن إدارة المشروع؟
يلعب راعي المشروع دورًا مهمًا في إدارة المشروع. يمثل مجلس الإدارة ومدير المشروع وأصحاب المصلحة في المشروع ثلاث نقاط رئيسية للمساءلة لدى الجهة الراعية للمشروع.
وفي الختام
كل هذه جوانب إدارة المشروع التي يجب فهمها من البداية. لا تركز فقط على التعريفات. إذا كنت ترغب في الحصول على المزيد من هذا ، فابحث عن ما هو أبعد من ذلك. عندما تجعل هذه عادة ، تصبح الصورة الأكبر أكثر وضوحا. ما يحدث في النهاية هو أنك تتخذ قرارات مستنيرة مع تقليل الأخطاء.
الأسئلة الشائعة حول إدارة المشروع
ما هو مثال حوكمة المشروع؟
على سبيل المثال:
نظرًا لأنه يقوم بتطوير الإستراتيجية العامة وخطة اللعبة ، فإن المدرب الرئيسي يعمل كمدير للمشروع. المدير العام للفريق هو مدير تنفيذي للمشروع ، وهو شخص يُظهر قدرات القيادة وصنع القرار والتواصل العظيمة لضمان سير المشروع بشكل جيد.
كيف تطور حوكمة المشروع؟
ابدأ بوضع الأساسيات:
- ضع قائمة "بالأدوار والواجبات".
- تأكد من أن لديك راعي مشروع.
- قم بإنشاء مجلس مشروع أو مجموعة توجيهية ، وقم بجدولة اجتماعات منتظمة تأخذ فيها دقائق وتشاركها.
- إنشاء إجراء لإدارة المخاطر.
- إنشاء إجراء إدارة التغيير.
ما هو الفرق بين إدارة المشروع وحوكمة المشروع؟
في حين أن الحوكمة تستلزم الإشراف على المشروع ككل طوال دورة حياة المشروع ، فإن الإدارة تستلزم إدارة المكونات المحددة للمشروع على أساس يومي. النهج التعاوني لإدارة المشروع وإدارته أمر بالغ الأهمية لنجاح المشروع.
مقالات ذات صلة
