يعد التعامل مع كشوف المرتبات أحد أهم الوظائف لأصحاب الأعمال ، ولكن لا يجب أن يكون الأمر الأكثر إرهاقًا. مع نظام إدارة الرواتب الصحيح ، قد تتمكن الشركات من تحقيق راحة البال ومزيد من الوقت للتركيز على بناء أعمالها.
ما هي إدارة الرواتب؟
يتم تتبع المبلغ الإجمالي للراتب أو الأجور التي تدفعها الشركة لموظفيها من خلال إدارة كشوف المرتبات. تم الاعتراف بأهمية إدارة كشوف المرتبات من قبل الشركات والأفراد. تساعد مجموعة متنوعة من الميزات التلقائية على توفير الوقت. يساعد Remainder المستخدم في الاحتفاظ بإشعارات الدفع وتقديم الضرائب. عند إدارة مشكلات كشوف المرتبات يدويًا ، من السهل ارتكاب أخطاء ، ولكن باستخدام حل إدارة كشوف المرتبات الصحيح ، يتم منع مثل هذه الأخطاء.
ما هو نظام إدارة الرواتب؟
نظام إدارة الرواتب ، ببساطة ، هو الطريقة التي يدفع بها أصحاب العمل رواتب موظفيهم. إنها أيضًا الطريقة التي تُظهر بها الشركات تفانيها لموظفيها ، وتؤدي التزاماتها تجاه المنظمات الحكومية ، وتحافظ على سجلاتها المالية بالترتيب.
لماذا تعتبر إدارة كشوف المرتبات مهمة؟
يعد نظام إدارة كشوف المرتبات عنصرًا حاسمًا في أي عمل لأنه يعزز مشاركة الموظفين والامتثال التنظيمي. قد يواجه أرباب العمل مطالبات بالأجور وعقوبات مكلفة إذا كانوا يفتقرون إلى طريقة فعالة ودقيقة لدفع أجور الموظفين ، وإيداع الضرائب والإبلاغ عنها ، وحفظ السجلات.
ما هي بعض تقنيات إدارة الرواتب؟
يتوفر لأصحاب العمل خيارات عديدة لإدارة كشوف المرتبات اعتمادًا على ميزانيتهم ومستوى المشاركة المطلوب ، بما في ذلك:
# 1. جداول بيانات لإدارة كشوف المرتبات يدويًا.
قد تختار الشركات التي لديها عدد قليل من الموظفين إدارة كشوف المرتبات يدويًا باستخدام جداول البيانات. ومع ذلك ، فإن التخفيضات المحتملة في التكلفة عادة ما تقابلها عيوب. تزيد عمليات التنفيذ الذاتي اليدوية من احتمالية حدوث أخطاء مكلفة وتحويل الوقت بعيدًا عن المهام التي تعزز نجاح الشركة.
# 2. برنامج لإدارة الرواتب
من خلال أتمتة الإجراءات كثيفة العمالة ، تعمل برامج كشوف المرتبات عالية الجودة على تقليل التكاليف الإدارية وتوفير الوقت. يمكن للشركات الاعتماد عليها في حساب الرواتب الإجمالية والخصومات وصافي التعويضات بشكل موثوق مع الحفاظ على بعض السيطرة على العملية.
# 3. الاستعانة بمصادر خارجية
عادةً ما تقوم الشركات التي ترغب في تفريغ كشوف المرتبات بالكامل بتوظيف مزود كشوف مرتبات للخدمات الإدارية أو الدخول في اتفاقية توظيف مشتركة مع منظمة صاحب عمل مهنية (PEO). في مثل هذه الترتيبات ، يجوز للمورد أو PEO التعامل مع جميع جوانب إدارة كشوف المرتبات ، بما في ذلك الودائع الضريبية وإعداد التقارير والامتثال.
ما هي الخطوات التي تشكل عملية إدارة كشوف المرتبات؟
بغض النظر عن كيفية اختيار الشركات لإدارة كشوف المرتبات ، تتكون العملية عادةً من ثلاث مراحل:
# 1. قبل الرواتب
يجمع أصحاب العمل البيانات ذات الصلة لفترة الدفع بناءً على سياسات الشركة المحددة والمتطلبات التنظيمية ، مثل ساعات عمل الموظف غير المعفاة ، ووقت الاستثناء (الإجازة ، المرض ، واجب هيئة المحلفين ، إلخ) ، وتعديلات الموظفين ، مثل التعيينات الجديدة ، وإنهاء الخدمة أو زيادة الرواتب أو التغييرات في الاستقطاعات الضريبية والاستقطاعات الضريبية. ثم يتم فحص هذه البيانات واستخدامها لمعالجة كشوف المرتبات.
# 2. العمليات الحسابية
يحدد أصحاب العمل صافي الراتب عن طريق أخذ إجمالي الراتب الإجمالي الذي حصل عليه كل موظف خلال فترة الدفع وخصم الضرائب والاستقطاعات. كما أنهم يتحملون عبئهم الضريبي عن نفس الفترة الزمنية.
# 3. كشوف المرتبات
يقوم أرباب العمل بموازنة كشوف رواتبهم ، وضرائب الودائع بحلول تاريخ الاستحقاق ، والتعامل مع أي مدفوعات مرتبطة ، مثل أوامر اقتطاع الأجور. أيضًا ، يدفعون لموظفيهم ويقدمون لهم كعب رواتب أو بيان راتب ، وهو أمر مطلوب في معظم الولايات القضائية.
ما هي وظائف نظام إدارة الرواتب؟
الوظائف التالية ، التي يتم تنفيذها مع الاهتمام بالتفاصيل والعين الدائم للتشريعات الجديدة ، مطلوبة بشكل متكرر للانتقال بنجاح من خلال كل مرحلة من مراحل إدارة كشوف المرتبات:
# 1. حساب أجر الموظف.
يجب على أصحاب العمل تتبع ساعات العمل بدقة من قبل الموظفين غير المعفيين في كل أسبوع عمل باستخدام جداول الوقت أو برامج الوقت والحضور من أجل حساب الأجر. تعد مراقبة الوقت أقل أهمية بالنسبة للموظفين الذين يتقاضون رواتب لأن إجمالي رواتبهم هو نتيجة أجرهم السنوي مقسومًا على عدد فترات الدفع في السنة التقويمية. ومع ذلك ، قد يتم تعويض بعض الموظفين غير المعفيين ، وفي هذه الحالة يجب توثيق ساعات عملهم لضمان دفع أي عمل إضافي على النحو المطلوب بموجب القانون.
يجب على أصحاب العمل التعامل مع بعض الاستقطاعات من الرواتب ، بما في ذلك:
- الضرائب: يقوم أرباب العمل بخصم الضرائب بناءً على شهادات استقطاع موظفيهم وإجمالي الأجور الخاضعة للضريبة.
- استخدام الاستقطاعات الطوعية: قبل أن يتمكن صاحب العمل من خصم مساهمات خطة التقاعد ، أو أقساط التأمين الصحي أو التأمين على الحياة ، أو مستحقات النقابات ، يجب أن يتلقى اتفاقًا مكتوبًا من الموظفين.
- الخصومات المطلوبة: سيحصل أرباب العمل عادةً على أمر رسمي من وكالة حكومية أو محكمة ينص على أنه يجب عليهم حجب ضريبة الدخل أو الضرائب الحكومية أو إعالة الطفل أو غيرها من زخارف الدفع.
عندما تتم إزالة جميع الخصومات من إجمالي الأجور ، يتم تحديد صافي أجر الموظف أو أجره.
# 2. معالجة ضرائب الرواتب.
يتعين على الشركات حساب وحجب الضرائب الفيدرالية والولائية والمحلية من أرباح الموظفين. يتم حساب المبالغ باستخدام معدلات الضرائب الحالية ، ونموذج W-4 لكل موظف ، وشهادة استقطاع الموظف ، وأي شهادات استقطاع سارية للدولة أو البلدية.
تلتزم الشركات أيضًا بمطابقة مساهمات الموظفين في الضمان الاجتماعي والرعاية الصحية ، والتي تُعرف غالبًا باسم ضرائب المساهمة في التأمين الفيدرالي (FICA) ، وقد تكون مسؤولة حصريًا عن ضرائب البطالة الفيدرالية والولائية. ومع ذلك ، تطلب عدة ولايات من الموظفين المساهمة في برامج الدولة للبطالة والعجز والإجازات العائلية المدفوعة من خلال الاستقطاعات من كشوف المرتبات. يجب سداد جميع المدفوعات للجهات الحكومية في المواعيد النهائية المذكورة.
# 3. الامتثال لمعايير حفظ سجلات الرواتب.
تطلب الوكالات الحكومية من أرباب العمل الاحتفاظ بسجلات الرواتب لكل موظف. غالبًا ما تتضمن هذه المعلومات:
- الاسم والوظيفة والعنوان
- رقم الحماية الاجتماعية
- اليوم والساعة اللذان بدأ فيهما أسبوع عمل الموظف
- عدد ساعات العمل في اليوم والأسبوع
- الأساس الذي تم على أساسه دفع أجر الموظف
- الأجر بالساعة
- إجمالي المكاسب اليومية أو الأسبوعية على التوالي
- لكل أسبوع عمل ، أجر العمل الإضافي
- الدخل الإجمالي
- الاستقطاعات من الدفع
- البدلات المطلوبة
- صافي الأجر
- تاريخ كل دفعة وفترة الدفع التي غطتها
- الضرائب المقتطعة
- شهادات الدولة المقتطعة ونموذج W-4
يجب الاحتفاظ بالمستندات المطلوبة لأغراض الضرائب الفيدرالية في ملف لمدة أربع سنوات على الأقل ؛ يجب الاحتفاظ بجميع السجلات الأخرى بما يتماشى مع القواعد العديدة التي تنطبق على الشركة. إذا كانت تخضع لكل من اللوائح الفيدرالية واللوائح الخاصة بالولاية ، فيجب أن تتبع اللوائح ذات الفترة الزمنية الأطول. في حالة الشك ، يجب على أصحاب العمل التشاور مع السلطات المختصة للتأكد من أنهم يحتفظون بالأوراق المناسبة للمدة الزمنية المناسبة.
# 4. أعط الموظفين بيانات رواتبهم.
تطلب معظم الولايات من الشركات إصدار بيانات دفع لموظفيها في الوقت الذي يتلقون فيه رواتبهم من أجل تعزيز الشفافية. يجب عرض معدلات الأجر وساعات العمل والأجر الإجمالي وصافي الأجر والخصومات لكل فترة دفع. هناك قيود أخرى تحكم تسليم كشوفات الدفع الإلكترونية وكيفية وصول الموظفين إليها. لتجنب الانتهاكات ، يجب على الشركات استشارة إدارات العمل في الولاية للحصول على لوائح دقيقة.
ما هي مزايا استخدام برامج إدارة الرواتب؟
إن محاولة أن تصبح خبيرًا في كشوف المرتبات هي إجراء يستغرق وقتًا طويلاً ولا يوفر مساحة كبيرة لأصحاب الأعمال لتطوير منتجاتهم أو خدماتهم. لهذا يعتمد الكثير من الناس على برامج إدارة الرواتب ، والتي توفر لهم الوقت وتوفر لهم مزايا مهمة أخرى ، مثل:
# 1. حسابات دقيقة
تساعد الأتمتة في ضمان حسابات دقيقة للأجور وخصومات الرواتب ومدفوعات الضرائب.
# 2. مساعدة الامتثال
يقوم العديد من بائعي برامج كشوف المرتبات بإخطار أصحاب العمل بالتغييرات في تشريعات التوظيف أو الضرائب التي قد تؤثر على شركتهم.
# 3. يمكن الوصول إلى أشكال الضرائب
يمكن لأصحاب العمل الوصول بسهولة إلى المستندات الضريبية المهمة مثل نموذج W-4 ، ونموذج W-2 ، ونموذج 1099 ، ونموذج I-9 ، وغيرها من خلال برنامج كشوف المرتبات الخاص بهم.
# 4. خيارات سداد مرنة
بالإضافة إلى شيكات الرواتب النموذجية ، قد يتعامل برنامج كشوف المرتبات بشكل متكرر مع الإيداع المباشر وطرق الدفع البديلة ، مثل بطاقات الدفع.
# 5. مسك السجلات الشامل
تقوم العديد من أنظمة كشوف المرتبات الرقمية بإنشاء ملفات تعريف للموظفين مع مجموعة متنوعة من سجلات الرواتب التي يمكن تجميعها وتنزيلها لتلبية المتطلبات التنظيمية.
# 6. الخدمة الذاتية للموظف
عبر تطبيق جوّال أو كمبيوتر ، قد يتمكن الموظفون من تعديل معلوماتهم الشخصية وتغيير الخصومات وتقديم معلومات الاستقطاع الضريبي وعرض بيانات الدفع والمزيد.
# 7. أخطاء كشوف المرتبات معطلة
يعمل برنامج كشوف المرتبات الذي يتكامل مع برامج تتبع الموارد البشرية والوقت على تقليل الإدخال المتكرر للبيانات ، مما يمنع الأخطاء.
# 8. التنبيهات الآلية
يتوفر إشعار سير العمل في العديد من أنظمة كشوف المرتبات. إذا اكتشف البرنامج مشكلة في إدخال البيانات ، فيمكنه إخطار المستخدمين حتى يتمكنوا من معالجتها قبل اكتمال كشوف المرتبات.
كيف تختار أفضل نظام لإدارة الرواتب
يجب أن يكون نظام إدارة كشوف المرتبات المثالي قادرًا على توفير معالجة دقيقة وفي الوقت المناسب لكشوف المرتبات وخدمات الإيداع الضريبي ، مدعومة بمعرفة الخبراء والتكنولوجيا المتكاملة. لتحديد مثل هذا الحل ، يجب على أصحاب الأعمال طرح الأسئلة التالية:
# 1. هل السعر يتماشى مع الميزانيات أو النمو المخطط له؟
قد تختار الشركات الصغيرة ذات الموارد المالية المحدودة أنشطة كشوف المرتبات الأساسية ، في حين أن المنظمات التي تتوقع التنمية قد تكون مستعدة للاستثمار أكثر للحصول على قدرات قوية.
# 2. ما مدى شهرة وخبرة المزود؟
عادة ما يكون لدى بائعي كشوف المرتبات الموثوق بهم عملاء على المدى الطويل يرغبون في التحدث عن جودة الخدمات التي تلقوها. وكلما طالت مدة عمل المورد في عمل معين ، زادت احتمالية فهمه للوائح ذات الصلة وصعوبات الامتثال.
# 3. ما مدى أمان الخدمة؟
عمليات التشفير والجدران النارية والمصادقة متعددة العوامل والنسخ الاحتياطي ضرورية لحماية السرية والنزاهة. قد يقوم مقدمو كشوف المرتبات الذين يتعاملون مع الأمن بجدية بإثبات هذه الطرق وأي طرق إضافية لحماية البيانات يستخدمونها.
# 4. هل البرنامج متوافق مع البرامج الأخرى؟
يجب أن تتأكد الشركات من أن مورد كشوف المرتبات يتكامل بسلاسة مع تتبع الوقت والموارد البشرية وأي أدوات أخرى موجودة.
# 5. ما هي خيارات التقارير المتاحة؟
يمكن لبعض موفري كشوف المرتبات المساعدة في ضمان تقديم تقارير التوظيف الجديدة والتقارير السنوية والأوراق الأخرى لدى الوكالات الحكومية المناسبة في الموعد المحدد وتضمين جميع المعلومات الأساسية.
نصائح لإدارة الرواتب
سواء كنت تقوم بمعالجة كشوف المرتبات يدويًا أو باستخدام برنامج ، فهناك أشياء يمكنك القيام بها لتحسين عملية إدارة كشوف المرتبات بشكل عام.
# 1. عرض تدريب الرواتب
من الأهمية بمكان أن يحصل كل شخص يشارك في عملية كشوف المرتبات على تدريب كافٍ. من الأهمية بمكان أن يكون لديك إجراء تدريب ، سواء كنت تجري تدريبًا من خلال قسم الموارد البشرية لديك أو لديك طرف ثالث يقوم بتدريب القوى العاملة لديك. لجعل كشوف المرتبات فعالة قدر الإمكان ، يجب على الجميع الالتزام بنفس الإجراءات والممارسات.
من الجيد أيضًا معالجة كشوف المرتبات كجزء من إعداد موظفين جدد حتى يعرفوا ما يمكن توقعه ومن يتصلون به إذا كانت لديهم مشاكل.
# 2. وثق كل شيء
من الأهمية بمكان أن يكون لديك وثائق لكل شيء ، من العملية العامة إلى كل فترة دفع فردية. إذا فاتك ملف ضريبي على كشوف المرتبات أو تم تدقيقك ، فقد يؤدي عدم وجود وثائق صحيحة إلى إتلاف شركتك. لا داعي للقلق بشأن تتبع أي شيء يدويًا لأن برنامج كشوف المرتبات سيتعامل مع غالبية الوثائق الأساسية.
# 3. ضمان أمن جميع البيانات.
يجب عليك أيضًا التأكد من أن جميع معلومات الموظفين آمنة بحيث لا يمكن للموظفين أو غيرهم الوصول إليها. آخر شيء تريده هو إعطاء معلومات الموظفين المحمية ، مثل مبالغ الرواتب ، للموظفين الذين يصبحون غير راضين عما يرونه. يجب عليك التأكد من عدم إمكانية الوصول إلى أرقام الضمان الاجتماعي والحسابات المصرفية وغيرها من المعلومات الحساسة أو سرقتها أو استغلالها.
# 4. استخدم تتبع وقت الموظف
إذا كنت تدفع لموظفيك كل ساعة ، فمن المحتمل أن تستخدم نظامًا آليًا لتتبع الوقت. لا يمكن الاعتماد على ملء بطاقات الوقت يدويًا وقد يكلفك المال بسبب سرقة الوقت. يمكن أن يؤدي استخدام التقنيات الصحيحة لتتبع وقت موظفيك إلى تعزيز الكفاءة وتسريع عملية كشوف المرتبات.
# 5. قم بمراجعة كشوف المرتبات
بغض النظر عمن يقوم بمعالجة كشوف المرتبات الخاصة بك ، فمن الممارسات الجيدة إجراء عمليات تدقيق على أساس منتظم. ستحتاج إلى التأكد من اتباع الإجراء بشكل مناسب وأن جميع ملفاتك الضريبية تتم معالجتها وإكمالها بدقة. يمكن أن يساعدك تدقيق العملية في اكتشاف كفاءات جديدة أو تعليم فريق كشوف المرتبات كيفية إدارة الأعمال الروتينية أو مخاوف التصعيد بشكل أفضل.
الخط السفلي
يعتمد نجاح شركتك على الإدارة الفعالة للرواتب. بينما يمكنك القيام بكشوف المرتبات بنفسك ، نوصي باختيار برنامج أو خدمة معقولة لكشوف المرتبات لتوفير الوقت والتفاقم.
مقالات ذات صلة
- نظام PAYROLL: التعريف والبرمجيات والدليل
- كشوف رواتب الأعمال الصغيرة: أفضل خدمة في المملكة المتحدة لبرامج الرواتب
- MANAGE PAYROLL: ما هو وكيفية إدارته وتوجيهه
- خدمات الموارد البشرية للشركات الصغيرة: وظائف وأمثلة لخدمات الموارد البشرية
- 17 أفضل أنظمة PAYROLL للأعمال الصغيرة 2023 ، محدث !!!
مراجع حسابات
