差旅管理工具可以帮助您更好地了解客户的需求，从而根据他们的需求创建和可视化促销策略。 您可以将旅行管理系统与计算机的中央处理单元 (CPU) 进行比较。 因为它是一个如此重要的系统，所以您需要确保为公司的旅行使用正确的平台。 在本文中，您将了解在寻找旅行管理软件时可以使用的最佳免费工具。
什么是差旅管理系统？
旅游管理系统 (TMS) 是一个综合性软件平台，有助于管理旅游行业的各个方面，从服务提供商到预订、定价跟踪、库存分析等等。
这个免费的旅行管理软件可能包括所有类型的旅行，如酒店、汽车、公共汽车、火车和飞机，以及个人或团体旅游套餐。 公司使用这些工具来简化采购决策、集中员工差旅费用记录并管理公司差旅管理预算。 旅行管理系统允许用户在不使用代理或提交自购收据的情况下预订和报告旅行购买。
此外，该软件提高了经理和员工之间在公司旅行方面的可见性，并允许会计师和经理运行报告并为员工报销。 它还确保员工与工作相关的旅行符合公司政策。 尽管此类产品经常集成或包含费用管理和里程跟踪功能，但免费的旅行管理软件仅专注于报告旅行费用。
差旅管理服务的作用是什么？
除了航班和酒店预订外，TMC 还将提供包机、机场休息室、停车和接送、酒店床位请求、汽车租赁、司机、外汇、团体旅行、酒店账单退款、保险、休闲旅行、海上旅行、膳食请求、见面和问候、护照和签证采购、火车票、路演服务和场地采购。 每次预订都是根据公司的旅行政策进行的，该政策基于旅客和员工资料的数据库。
经常提供的其他管理服务包括 MIS 报告、账户管理、风险管理、成本/费用管理、旅行者跟踪/安全以及遵守旅行政策。 许多 TMC 现在提供在线自助预订工具，允许组织进行自己的航班和酒店预订和预订。 此外，TMC 经常与供应商和供应商制定优惠定价和会员奖励计划。
免费差旅管理软件有哪些特点？
免费的差旅管理软件具有以下特点：
- 酒店和航空公司预订
- 制定主行程
- 个人日程管理
- 协调团队成员的日程安排
- 报告和跟踪差旅费用
- 税款的支付和申报
- 旅行计划的日历同步
- 旅行证件的存放
- 协助取消航班
- 目的地状况更新
- 旅客安全保障
- 差旅政策管理
- 移动设备的应用程序。
- 对旅行者的提醒和提醒
- 天气预报的更新
使用旅行管理系统的好处
- 您可以自动将潜在客户分配给团队成员。
- 借助第三方电话集成，您可以将 CRM 系统与现有电话系统连接起来。
- 您可以将传入的潜在客户标记为“热”、“暖”或“冷”。 这将帮助您首先集中精力转换最热门的潜在客户。
- 如果您有广告牌，您可以将它们连接到您的电子邮件以接听电话和电子邮件。
- 生成潜在客户时，会自动创建一个客户帐户，如果该潜在客户是现有客户，则会更新旧帐户。
- 您还可以通过简单的 API 集成跟踪对您公司的社交媒体提及。
- 从一个方便的位置，您可以跟踪每个来源产生的潜在客户数量。 您还可以确定用于潜在客户的最有效的获取方法。 来自广告牌的电话和电子邮件可以直接发送到您的收件箱。
- 差旅管理工具可让您从网站表单、弹出窗口、社交媒体和实时聊天中对潜在客户进行分类，而无需使用多个电子表格。 观看您的潜在客户到达您的中央收件箱。
为什么差旅管理系统很重要？
一个好的差旅管理系统可以集中差旅数据和决策，并与其他业务组件集成，从而改善运营。
差旅管理公司如何运作？
它通常需要定义差旅政策、与供应商沟通、进行预订以及协助监控和管理差旅成本和费用。 他们负责处理客户的旅行安排。
什么是差旅管理支柱？
由于许多活动部件和确保旅行安全的考虑因素，旅行管理工具可能很复杂。 尽管可能会出现困难，但这四个支柱对于使商务旅行获得回报和成功至关重要。
#1。 员工安全
无论是哪个行业，公司旅行期间的员工安全都是大多数企业的重中之重。 因气候变化、自然灾害、恐怖活动、事故和政治动荡而导致的商务旅行量的增长和变化导致公司需要制定全面和结构化的商务旅行安全计划。
随着安全旅行的发展，商务旅行管理员可以填补政策空白，并让他们的公司为未来的安全挑战做好准备。 帮助员工的先发制人的举措，例如安全简报、培训和旅行前文件，可以给员工灌输安全感。 反过来，这可能会提高员工的生产力和忠诚度，从而促进业务发展。
#2。 成本效益
对于大多数组织而言，商务旅行的成本是第二高的运营成本。 商务旅行对于维持和扩展业务都至关重要，而且随着旅行成本的上升，企业在其管理的旅行计划中提高效率变得越来越重要。
一个组织的差旅费用不仅仅包括机票费用。 组织必须考虑所有差旅采购、管理和使用成本来确定总体财务影响。 这些是一些例子：
- 前端成本：这些包括公司花在“注意义务”、“差旅管理”、“采购”、“供应商”和“合同”管理上的资金。
- 旅行费用和成本: 旅行费用包括购票、停车费、车辆租赁或租赁费用，以及维护和燃料费用。 住宿费、差旅费和保险索赔都可能产生额外费用。
- 后端成本：发票和费用处理成本、管理和报告成本以及可能的诉讼成本是国际旅行时的其他重要费用，特别是考虑到汇率的波动。
#3。 生产率
在当今高压的工作环境中，46% 的员工由于时间紧迫、同事之间的冲突、工作时间过长等原因而承受压力。压力大的员工表现不佳。 这反映在工作参与度降低、生产力下降和缺勤率增加上。 因公出差会使员工面临无法控制的变数，例如航班延误。 这会增加压力的可能性。
调查发现，87% 的商务旅客认为他们的商务旅行质量会影响他们的业务成果。 对于现代商务旅行者来说，访问某些设施和 Wi-Fi 连接对于成功的商务旅行至关重要。 漫长的运输时间、旅行时恶劣的工作环境、不方便的酒店位置和用餐等等，都会给商务旅行者带来压力。
然而，由于携带外币的限制，外汇可用性是国际旅行者的主要关注点。 对于包含多个目的地的长途旅行尤其如此。 商务旅行者有时需要携带多种货币进行此类旅行，这可能会带来压力。 拥有一张外汇旅行卡可以大大缓解这些担忧。
这些引起压力的因素会破坏员工的内心平静并分散他们对业务目标的注意力，从而降低员工的生产力。 员工必须在旅行的各个阶段都感到放松和精神焕发，才能最大限度地发挥出差的目的。 这使他们能够专注于他们的工作，从而获得更好的表现。 超过 90% 的商务旅客同意商务旅行会影响他们的工作满意度和绩效。 在千禧一代中尤其如此，他们认为为了提高生产力，商业和娱乐必须齐头并进。
#4. 透明度
与其他任何行业一样，商务旅行行业拥有买家和卖家，以及帮助弥合供需差距的合作伙伴网络。 旅游买家的供应链很复杂，涉及航空公司、酒店、运输供应商、技术公司、支付供应商、GDS、TMC 等。 这些供应商和合作伙伴不仅与买家签订合同，而且还与彼此签订合同，这增加了供应链的复杂性。 航空公司和酒店与 GDS 有协议； GDS 与 TMC 有协议，而 TMC 与航空公司和酒店有协议——所有这些都与各方与买方的协议分开。 这些参与者之间存在着复杂的相互依赖关系网络。
因此，复杂且难以察觉的支付、激励、佣金、奖金、超值、折扣、豁免和优惠流在整个价值链中流动。 这给差旅经理带来了一个问题。 随着在线预订的出现和个人数据安全性的日益重要，越来越需要确保员工出差时不会发生数据泄露。 尽管第三方协议始终包含保密和保密条款，但公司必须确保其有效性。
旅行者满意度的透明度不仅可以帮助企业留住和吸引员工，还可以提高旅行投资回报率。 上述领域的透明度可以帮助差旅经理提高公司差旅的效率。
旅行社使用什么技术？
有如此多的技术不断轰炸旅游业，即使是最精通技术的旅行社，也很难对选项和机会进行分类，以找到有益于哪些方面。
移动技术、社交媒体和人情味是旅行社必须使用的更为关键的技术。 今天精通技术的代理必须是移动的，能够与他们的客户联系，并随时随地从任何设备（笔记本电脑、平板电脑和智能手机）访问重要的旅行数据。
此外，社交媒体并没有消失，一位业内作家表示，旅行社需要“获得个性”。 建立社交媒体形象并将其整合到营销和传播策略中。 社交媒体是大公司用来提高品牌知名度和客户关系的最重要的差旅管理工具之一。
最后，还有人情味。 地球上没有任何技术可以取代人情味的价值。 计算机和分析可以生成大量的趋势数据，但由旅行经理或代理来使用这些数据来个性化每个客户的旅行。 人类建立关系，而不是技术。
结论
在商务旅行方面，差旅管理系统提高了经理和员工之间的可见性，并允许会计师和经理运行报告并为员工提供报酬。 希望本指南对您有所帮助。
差旅管理系统常见问题解答
旅游管理的特点是什么？
这意味着管理大量的活动，例如研究旅游目的地、规划旅游、安排旅行和提供住宿。 它还包括吸引游客访问特定目的地的营销工作。
如何改进差旅管理？
最佳差旅管理流程的 5 个步骤
- 为管理员、经理和旅行者确定优先级。
- 使用允许旅行者自行预订的预订平台。
- 简化您的政策和审批流程。
- 协助旅行者获得直接帮助。
什么是旅游软件？
旅行社软件是一种软件，可帮助公司管理各种旅游产品，如航班、酒店和活动。 借助该软件，公司可以提供套餐、报价和行程，开始营销活动，处理付款，并跟踪组织的财务状况。
{
“@context”：“https://schema.org”，
“@type”：“常见问题页面”，
“主要实体”：[
{
“@type”：“问题”，
《name》：《旅游管理有什么特点？
“
“接受的答案”：{
“@type”：“答案”，
“文本”： ”
这意味着管理大量的活动，例如研究旅游目的地、规划旅游、安排旅行和提供住宿。 它还包括吸引游客访问特定目的地的营销工作。
“
}
}
, {
“@type”：“问题”，
“name”：“差旅管理如何改进？
“
“接受的答案”：{
“@type”：“答案”，
“文本”： ”
最佳差旅管理流程的 5 个步骤
- 为管理员、经理和旅行者确定优先级。
- 使用允许旅行者自行预订的预订平台。
- 简化您的政策和审批流程。
- 协助旅行者获得直接帮助。
“
}
}
, {
“@type”：“问题”，
“name”：“什么是旅游软件？
“
“接受的答案”：{
“@type”：“答案”，
“文本”： ”
旅行社软件是一种软件，可帮助公司管理各种旅游产品，如航班、酒店和活动。 借助该软件，公司可以提供套餐、报价和行程，开始营销活动，处理付款，并跟踪组织的财务状况。
“
}
}
] }
相关文章
参考资料
