每道工序都有完成的程序。 然而，许多工作流包含昂贵、耗时且容易出错的手动操作。 商业世界中最费力和最无效的职责之一可能是手动数据输入。 除了让您昏昏欲睡之外，它还会消耗宝贵的时间和资源，从而严重降低您的工作效率。 因此，为了加快流程并加强沟通，组织正在跨业务运营和 IT 流程内实现更高的工作流自动化。 工作流自动化通过用完成全部或部分流程的软件代替人工来实现流程自动化。 但是工作流自动化涉及哪些步骤，营销优势是什么？ 请仔细阅读，找出答案…
什么是工作流自动化？
工作流自动化是一种策略，可以根据既定的业务标准，在与工作相关的活动中独立执行任务、文档和信息。 这种自动化需要是一种经常执行的简单操作，以提高日常生产率。
换句话说，工作流自动化是使用技术简化和自动化手动、耗时的任务以节省大量时间和资源的行为。 通过设计一组管理工作流的规则和流程，它使用软件来自动执行重复性任务，例如数据输入、电子邮件通信和文档管理。 它通过提高效率和准确性同时减少错误，使工作更快、更简单、更可靠。 工作流自动化将某些任务的执行从人转移到计算机程序。
但是，组织必须首先确定构成工作的任务，然后才能使工作流程自动化。 接下来，它制定了指定应如何执行这些任务的逻辑和规则。 然后使用预定义的业务逻辑和规则对软件进行编程。
逻辑和规则通常是一组 if-then 语句，用作程序的指令，通知它做什么以及如何从一个任务转到下一个任务。 为了消除人类管理活动的需要，软件遵循这些规则和逻辑从头到尾完成一系列任务。
您如何自动化工作流程？
工作流流程自动化是指基于工作流规则的业务流程的创建、实施和自动化。 业务工作流需要根据既定的业务规则在系统和人员之间移动信息、人员的工作或文件。 工作流自动化是为了简化业务运营，同时也摆脱了冗余的手动处理。
可以自动化的典型业务流程的一些示例是
- 人力资源
- 营销
- 金融
- 采购
- 销售
- 它的服务请求
建立自动化工作流的最有效技术是创建一个完整的工作流图。
准备好工作流程图后，使用现代自动化软件提供的拖放界面创建自动化工作流程非常简单。
借助工作流程自动化，可以使简单和复杂的公司程序自动化。 自动化不仅简化了业务流程，还降低了运营费用。 工人和管理人员可以停止做繁琐的杂务，这样他们就可以专注于更具战略性、更有成效的项目。
工作流自动化步骤
现在让我们快速回顾一下每个组织在完全转向工作流自动化之前都会考虑的五个关键步骤。
#1。 识别重复性任务
当一家公司考虑工作流程自动化时，第一步应该是确定具有重复流程的领域。
要查明问题，必须彻底掌握业务。 更好地了解您的业务工作流程和发现重复任务的最佳方法是使用流程图对其进行可视化描述。
您现在可以设计一个工作流程来增强您当前的工作流程，并可以通过自动化繁琐的流程来简化流程。 这是一个关键阶段，必须与其他利益相关者和流程的实际用户密切合作来执行。
您还可以考虑在时间和实际成本降低方面的净优势。 这将使制定令人信服的业务案例更容易，说明为什么某些业务运营应该自动化。
#2。 建立业务目标
找到问题后，下一步就是概述贵公司的目标，利用当前作为标准的手动工作流程。
您的目标可以是通过增加吞吐量或减少单个 CPU 的循环时间来优化作业的资源，从而提供更多的输出。
您的团队可能需要处理更少的数据输入，而更多地关注流程优化。
任何情况都可能发生，但您必须能够解释自动化将如何帮助您实现业务目标以及您计划如何衡量成功。
#3。 选择合适的工作流自动化解决方案
选择实现目标的手段将是下一阶段。 我们希望如何实现我们的企业目标？ 您的下一个关键步骤将是选择最好的工作流自动化系统，以便您可以找到解决方案。
选择合适的软件，了解如何选择您的解决方案提供商。 对于自动化工具，市场上基本上有大量的可能性。 了解最适合您公司的产品至关重要。
许多企业正在转向云替代方案，因为它提供了更大的灵活性和更低的费用。
在全面权衡每个选项的优缺点之前，您可以根据自己的独特需求选择 3 到 5 个供应商的候选名单。 在做出此选择之前，您可能希望查看基于云的安全可靠工作流软件的完整演示，它可以在短短几分钟内设计您的工作流。
根据您在前一阶段建立的目标，选择您的工作流软件来自动化您公司的流程。 您选择的工作流程应该简单明了、用户友好并且易于用户适应。
#4。 教育用户
然后，员工将在下一阶段接受如何使用新工作流软件的培训。 管理层实施的每一项新变革都会遇到阻力，因为员工认为它是多余的。
为了使最终用户成为决策过程的重要组成部分，必须从一开始就将他们纳入其中并将他们包括在对话中。 这使最终用户负责并提升了最伟大的概念。
如果从现有的手动程序到新的自动化系统有一条清晰的路径，并且如果他们接受了足够的培训以帮助他们赶上进度，那么使这种转变有效会容易得多。
#5。 通过衡量关键绩效指标优化您的流程
完成上述程序后，您的新自动化工作流程系统就可以使用了。
在此阶段消除盔甲中的扭结是至关重要的，因为您的业务用户将根据他们的使用情况提供有关程序的输入。 最后一个阶段需要衡量关键绩效指标并简化您的工作流程，现在您可以开始了。
您的自动化工作流程将受到持续测量和监控，这将帮助您发现瓶颈并提供发展空间。 如果不断评估您最新更新的工作流程，您的团队将更有效地运作。
工作流自动化有哪些不同类型？
工作流自动化可以分为两类：业务流程（BP）和机器人流程（RP）。
#1。 业务流程工作流
通过采用业务流程管理 (BPM) 方法，组织可以更好地服务于他们的客户。 它通常会迫使企业工作流程在实现基本业务目标方面变得更加有效。 工作流自动化软件经常使用 BPM 原则创建。 因此，该软件有助于简化组织内以前费力的手动流程。
#2。 机器人流程工作流
机器人过程自动化 (RPA) 软件现已面世，它使机器人能够执行人类曾经完成的任务。 在许多情况下，机器人与 IT（以及其他领域）一起帮助管理程序。 机器人能够识别并提供最相关的数据来纠正处理问题。 此外，机器人可以减少帮助台请求和登录身份验证，并在出现处理问题时介入。
工作流自动化软件
如果您的员工执行大多数公司所做的任何重复性任务，工作流程自动化可以帮助您节省时间。 当然，工作流程的自动化可能令人望而生畏。 因此，您必须拥有强大的工作流自动化软件来快速自动化您的流程。
有关管理流程和工作流的更多选项，让我们看看最好的业务工作流自动化软件；
#1。 扎皮尔
工作流自动化工具 Zapier 采用拖放式无代码流程编辑器。 它可以帮助您自动化任何事情，从简单的操作到多步骤的重复任务。
但 Zapier 的不同之处在于它提供了多少程序集成。 基本上，Zapier 与 5,000 多个应用程序兼容。 通过使用此软件，您可以自动化所有业务应用程序的过程，包括 Gmail、Slack、Trello 和 Stripe。 此外，它还支持此列表软件连接上的众多不同工作流自动化工具。 万一您在 Zapier 的应用程序列表中找不到您需要的集成，您可以要求额外的应用程序或自己创建一个。
#2。 点击向上
ClickUp 基本上是一个完整的工作管理工具。 除了用于工作流自动化的工具之外，它还具有用于项目管理、团队协作等的工具。
换句话说，您应该将 ClickUp 视为不仅仅是一种自动化工具。 是的，其他几个自动化程序提供了一些任务管理功能。 尽管如此，很少有软件能像 ClickUp 那样提供如此多的功能，它提供了常用工具，包括甘特图、看板、子任务等等。 这是 ClickUp 已经强大的日常任务自动化的基础。 换句话说，ClickUp 使您能够使用单个软件处理所有工作流管理要求，而不会牺牲自动化和项目管理。
#3。 整合
Integrify 是一个用于管理和自动化工作流程的程序，几乎不需要或不需要编码。 该平台具有用于创建流程、设计表格以及报告流程的工具。
虽然 Integrify 与其他工作流应用程序具有许多特性，但它也有一些独特的功能，例如在您构建流程时添加注释和评论的能力。 因此，Integrify 非常适合希望共同开发和改进其业务工作流程的团队。 类似于 Integrity 如何为所有自动化工作流程启用过程测试和生成审计跟踪，它还支持协作而无需担心工作流程中断。
#4。 宁特克斯
Nintex 目前在其平台上运行着超过 3 万个工作流应用程序，帮助 8,000 多家企业客户管理、自动化和改进他们的业务流程，而无需编码知识。
您的公司可以通过提供范围广泛的工作流程自动化工具（例如流程映射、高级工作流程和流程智能）来规划其每个流程、执行它们并评估它们的成功。
对于流程完善的公司，强烈推荐 Nintex。 它是一款复杂的软件，结合了易于使用的工作流设计工具和强大的连接以链接您的每个应用程序。 这对于在人力资源、财务、IT 和法律行业工作的人特别有用。
#5。 吻流
对于工作流程和应用程序构建，Kissflow 提供无代码和低代码替代方案。 Kissflow 现在具有多功能性，可以用作工作流管理平台、轻型项目管理工具，或许还可以用作营销自动化软件。
Kissflow 的过程软件包非常棒。 它们提供了简单的 UI 和强大的分析的理想结合。 例如，要查看工作流自动化系统的统计数据，您可以坚持使用简单的基于指标的报告。 或者您可以运行自己的报告来更详细地检查任务或处理数据。 此外，Kissflow 使创建仪表板变得简单（无需代码或只需一点代码），使您的报告易于访问和理解。
#6。 弗洛克祖
借助 Flokzu 业务流程管理工具，企业可以设计表单、自动化流程、运行报告等。 它使用 Zapier 与许多其他软件程序集成。
然而，Flokzu 有一些工具使其在灵活性方面有别于其他工作流程序。 例如，它使团队成员的替换变得简单。 因此，您可以轻松更改您的自定义程序，以在有人不在办公室时包括替补团队成员。 这样，您就不必担心工作有任何延误。 同样，Flokzu 允许您在自动化工作流程的同时暂停和设置计时器。 基本上，Flokzu 的工作流软件可以适应您不断变化的流程要求。
工作流自动化的好处
工作流自动化可以减轻所有部门的手动操作负担，从行政到财务、IT 和营销。
以下是工作流自动化软件对您企业中每个部门的一些好处：
工作流自动化在营销中的好处
- 指定一台机器来执行重复、乏味的工作
- 与来自不同地点的同事一起处理工作流。
- 确保合适的人批准所有内容。
- 创建一个可靠的程序来培养和追求质量线索。
- 多个活动可以自动化，并且都可以从一个仪表板进行跟踪。
IT 流程自动化的好处
- 向可用的团队成员分发工单和升级。
- 消除多余的支持请求
- 与相关方核实预定的更新。
- 控制影子 IT
- 控制资源并观察使用模式
工作流程自动化 好處 在人力资源 (HR)
- 大幅减少文书工作
- 通过自动批准更快地寻找、验证和招聘申请人
- 确保所有流程都合规。
- 提高工作流程的可见性
- 提高入职和离职流程的速度。
财务工作流自动化的好处
- 让文档管理更简单
- 花更少的时间处理批准。
- 为经常性账单设置自动付款。
- 制定一个巧妙的工资管理机制。
- 与其他会计程序同步数据
在销售中启用工作流程自动化的好处
- 确保所有潜在客户获得相同的皇家待遇。
- 获取有关正在进行的程序的启发性信息和分析。
- 切勿让线索因失误而漏掉。
- 发送个性化的问候、感谢或促销电子邮件。
- 标准化列表创建以使其更容易。
我必须是开发人员才能使用工作流自动化吗？
否。使用拖放技术生成表单和流程，这些产品是为业务用户创建的。 如果他们愿意，开发人员可以使用额外的工具扩展系统。
什么是工作流自动化工具？
工作流自动化工具用于在系统之间标准化、自动化和传输数据。
CRM 中的工作流自动化是什么？
工作流自动化是大多数 CRM 解决方案内置的功能。 在大多数情况下，它需要为数据更新、集成、操作计时等启动管道。用户必须拥有 CRM 许可证才能使用这些功能，这些功能是 CRM 系统独有的。 工作流程自动化可以帮助您的 CRM 更加高效。
结论
工作流自动化在投入使用时可以帮助企业扩展和繁荣，而不会出现任何漏洞。 通过允许技术执行手动工作，您可以成功地扩展您的公司而不会经历任何成长的烦恼。
这项技术基本上可以使贵公司的每个部门或部门受益。 工作流自动化有很多好处，无论是在市场营销、人力资源还是财务领域，都可以帮助您更有效地工作而不是更努力地工作。
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参考文献
