你办公室现在有多少人？ 你昨天有多少？ 前一年的八月呢？ 本文定义了访客管理系统，并解释了为什么现在许多公司都在使用它们。
如果不是前面几道题，最后一道题肯定给你添麻烦了。
如果您可以在共享驱动器中找到旧的 Excel 电子表格或回答问题，那可能是因为您必须手动计算包含访客登录表的活页夹中的条目。
当活页夹或电子表格打开时，以下是您的更多查询：
- 您能读出多少个名字，或者您输入错误？
- 有多少访客没有记录他们的到达时间？
- 谁忘记注销了？ （或者他们还藏在办公室的某个地方吗？）
- 记录的登录或退出时间是否准确？
- 每位访客究竟与哪位员工互动？
考虑一下当客人现在进入您的办公室时会发生什么。 谁欢迎他们？ 一位友好的接待员亲自与他们互动并让他们感到宾至如归？ 还是整天困在办公桌前、心烦意乱又没有咖啡的人？
也许根本没有人在场欢迎客人。 他们接下来做什么？ 您是等到工人经过还是敲门？ 无人值守的大厅和敞开的门在许多建筑物中很常见，这使得任何人都可以随时进入任何办公室。
这些直截了当的情况每天都在世界各地的办公室中发生。 它们还显示了访客管理的重要性。
他们特别展示了访客管理系统的必要性，有时是数字签到系统。
访客管理系统
监控进入您设施或企业的每个人被称为访客管理。
客户、送货员、求职者、承包商、顾问或 CEO 的三代堂兄都可以成为访客。
每个不是正式全职员工的人本质上都是访客。
一种称为访客管理系统的工具用于正式跟踪访客。
今天的访客管理系统
iPad 接待员等数字访客管理工具正在取代当今企业中的活页夹、笔和纸等传统访客管理工具。
数字访客管理系统处理检查客人的基本功能。 但它也可以执行笔和纸无法完成的几项任务，例如：
- 保留在线访客日志。
- 请为您的客人拍照，以便您认出他们。
- 创建带有贵公司品牌的访客 ID 徽章。
- 在保密协议和其他法律文件上记录签名。
- 接受来自 UPS、FedEx 等快递服务的交付。
- 当访客到达时，通过短信、电子邮件和 Slack 通知用户。
- 实现员工和客人之间的双向互动。
- 确认送餐和送餐文书工作
- 给客人指路。
访客管理系统可提高办公效率、提高办公安全性并提高公司的声誉。
学校访客管理系统
需要一个集成的安全系统来监控一切，即使在最繁忙的时候也是如此，以创造一个安全可靠的学校环境。
通过使用访客控制系统，学校可以轻松地保持无风险的环境。
您是否建立了可靠的机制来跟踪学校访客？ 您是否跟踪在校园内与您的教职员工或学生互动的访客？ 你们学校的校园里没有闯入者吗？
当局必须提出这些问题，以确保教师和学生在校舍内的安全。
有了学校的访客管理系统，您可以有效地分别解决每个问题并满足其他设施要求。
学校访客管理系统 – 主要功能
#1。 验证签入
以最简单的方式管理访客信息是学校访客管理系统的一个特点。
一进入校园就必须填写表格。 然后系统验证已提交的数据和信息。
确认其身份的有效性，使用 OTP 验证等工具对电话号码进行双重检查，并审查其他信息。
只有在提取、验证和批准所有个人数据后，才能允许人员进入设施。
作为进一步的安全措施，现代 VMS 为每位访客拍照。
由于前门的快速登记和验证流程，确保校园始终安全可靠。
#2。 非接触式登记入住
聪明的机构正在使用一种积极主动的方法来阻止像 COVID-19 这样的流行病的传播，这种流行病造成了严重的破坏并危及学校教职员工的安全。
采用人脸识别软件和移动设备上的二维码扫描等防流行病技术的非接触式签到选项可以减少携带者进入校舍的机会。
在选择学校访客管理系统时，请确保选择合适的选项。
#3。 验证条目
学校经常看到数百名工作人员与访客一起进出大楼。
访客管理系统还提供预先输入人员详细信息的选项，以帮助跟踪每个访问该设施的人。
由于预先输入了工作人员的姓名和详细信息，校舍始终是安全的，因为只有经过认证的教师和工作人员才能进入大楼。
您可以指定是否需要 OTP 验证作为额外层。
即使教职员工进入学校，也很容易预先记录他们的名字，只有持有通行证的人才能进入这些区域。
此外，这使授权工作人员更容易监控大楼内所有教职工的活动，包括他们的频率、逗留时间以及进出时间。
#4。 实时仪表板
实时仪表板显示所有访客、员工、教职员工、家长和孩子（如有必要）在任何给定时刻的动向，是学校高效访客管理系统的一个特点。
这使得识别和跟踪在整个场所移动的人员变得容易。
此仪表板可以跟踪父母、客人或员工在酒店停留的时间。 例如，如果父母想看望他们的孩子，该应用程序可以轻松监控父母停留的时间。
#5。 访客洞察
准确记录在特定时期内访问过该设施的每个人是学校面临的主要问题。
纸质日志或笔纸方法经常失败，因为它们很容易被篡改、损坏甚至被盗。
访客管理系统可确保始终提供基于安全位置的访客记录。
当局可以轻松检查系统的访问者洞察力。
谁来到校园？ 特定人员何时离开建筑物？ 客人多久入住一次？
团队可以制定行动计划，以更好地管理进出特定场所的访客，这要归功于系统内准备的这些数字，并且所有相关方都可以随时访问。
最佳访客管理系统
#1。 Qminder软件
Qminder 是一种基于云的队列管理软件，可帮助企业提供令人难忘的等待时间。
使用现场登记亭和实时进度信息来管理客户线路。 客户可以使用 Qminder 使用手机远程排队，并通过短信接收通知。
得益于在客户自助入住期间收集的信息，您可以提供更加个性化的服务。
定价
- 起动机： 每个地点每月 429.00 美元
- 经营范围： 每个地点每月 659 美元
- 企业： 定制价格
- 免费试用： 可提供
- 免费版： 不提供
#2。 HID 访客管理解决方案软件
WorkforceID Visitor Manager 基于云的计划可帮助交通、能源、医疗保健、教育和其他领域的中小型组织管理物理和数字身份访问。
管理员可以在该解决方案的帮助下创建个性化的筛选问题，以自动执行签到程序。
定价
- 起始价： 每年$ 2,000.00
- 免费试用： 可提供
- 免费版本： 无法使用
#3。 ALICE 接待员软件
ALICE Receptionist 是一个适用于各行各业的小型、中型和大型组织的访客管理系统，是基于云的内部部署系统。
访客登记、运动检测、证件打印、企业目录和事件管理是该解决方案的突出功能。
用户可以使用 ALICE Receptionist 自动化他们的客人管理程序。
部门列表、双向通信、员工通知、图像捕获和远程监控是其他功能。
定价
- 起始价： 每年$ 3,588.00
- 免费试用： 可提供
- 免费版： 不提供
＃4。 Proxyclick 软件
对于小型、中型和大型企业，Proxyclick 是一个有效的基于云的访客管理系统。
它的一些主要功能包括访客注册、即时照片、徽章打印、即时通知、报告和 Proxyclick。
用户可以使用 Proxyclick 控制访问者，提高品牌声誉，并保证安全。
该系统的其他功能包括徽章个性化、访问控制、访客预登记、用户权限、数据保护和安全检查。
定价
- 起始价： 每月100.00美元
- 免费试用： 可提供
- 免费版： 不提供
＃5。 访问日志软件
小型、中型和大型企业都可以从使用本地访客管理系统 VisitLog 中受益。
基本功能包括访客预登记、徽章打印、电子邮件和短信通知、访客登记和访客通知。
VisitLog kiosk 功能跟踪访客到达和离开以及在场的访客总数。
可编程的欢迎屏幕、紧急疏散列表、停车管理工具和报告功能是其他功能。
定价
- 起始价： 1,800.00 美元一次
- 免费试用： 可提供
- 免费版： 不提供
电子访客管理系统
通常安装在 iPad 或非接触式信息亭上的基本计算机或电子访客管理系统使用计算机网络来监控和记录访客信息。
电子访客管理系统减轻了纸笔方法的大部分缺陷。
为了检查潜在的安全问题，可以将访客 ID 与市政、州和联邦数据库以及内部数据库进行比较。
自动化访客管理系统
一些企业仍在使用姓名标签和留言簿等过时的手动访客登记方法，但切换到自动访客管理系统对公司有很多好处，包括成本、时间和资源节省。
在 2017 年白皮书《访客管理的演变》中，82% 的受访组织声称实施自动化访客管理系统提高了运营效率。
访客管理系统可实现接待和管理操作自动化，同时增强安全性和降低危险，从而提供出色的投资回报。
当访客到达时，访客管理系统会立即通知相应的员工。
工作人员被告知他们的客人已经到达。
结论
旧的和运行不佳的访客管理系统带来了几个问题。
过时的平台可能会导致合规性问题或安全漏洞，代价可能相当高。
整个程序需要重新评估，其中访客管理系统受到高度关注。
访客管理系统 常见问题
有多少种访客管理系统？
有两种不同的操作方法，即使没有两种不同类型的访客管理软件。
如何建立访客管理系统？
访客管理系统中应包含通知系统，以便在访客签到时通知工作人员。
理想情况下，员工应该可以选择他们想要接收的通知以及接收时间。
客人徽章应该可以快速即时打印。
你如何对待没有预约的访客？
秘书应让座并向未预约的来访者作自我介绍。
- 获取调用者的信息
- 与主管办公室交谈
- 询问主管是否有空
- 战略性地拒绝访问
访客有哪些类型？
乘飞机抵达的游客，如中途停留、日间游客和过境游客，被称为空中抵达。
通过海路到达的游客，如邮轮乘客，称为海上到达。
海上抵达的客人还包括中途停留的客人，如水手和划船者。
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参考资料
