费用管理工具:分步指南和最佳使用工具

费用管理工具
图片来源:MobileExpense

各种规模的企业都在努力实现准确的支出跟踪和报告。 寻找更好的方法来管理随着跟踪发票和其他购买而涌入的纸张总是一个挑战。 制作可靠且易于理解的报告、检查和批准它们,然后根据报告所说的内容向人们付款也是如此。 借助基于云的费用管理工具,控制员工业务支出变得越来越容易且不那么烦人。 企业使用费用管理工具来简化支出资金的报销和审计。 本文重点介绍自动化程度最高的费用管理软件,包括美国运通管理工具。 我们还将讨论各种差旅和费用管理工具。

另请参阅: 财富管理工具:定义和最佳财富管理工具

什么是费用管理流程?

费用管理流程是处理、支付、验证和退还员工发起的费用的做法。 它还包括用于分析数据的工具和管理资金分配的程序。

管理费用可以手动或自动完成,它通常由两个独立的程序组成。 第一种方法是员工采取的一系列行动,要么要求资金完成一项任务,要么要求报销已完成任务的已花费现金。

这可能涉及将纸质表格或电子数据输入提交给直线经理以供审查和批准,作为成本管理流程的一部分。 第二阶段需要会计部门对给定数据进行审计和分析,此外还要获得支持和支付款项。

您如何管理费用报告?

使用自动化管理工具管理您的业务费用报告的提示;

  • 保持透明的费用政策。 确定贵公司愿意承担的自付费用类型,并确保您的员工完全了解该政策。
  • 使报告和跟踪费用变得简单。
  • 为公司分发信用卡。
  • 制定定期审计计划。

自动化费用管理工具

传统的成本报告和报销方法充满了复杂性和危险性。 它们涉及手动处理实际收据和手动验证的固有欺诈和容易出错的过程。 传统费用管理的低效率削弱了公司的士气、财务和底线。 因此,大多数成功的企业都使用自动化费用管理工具来减少他们对这些威胁的脆弱性。

当费用经理、会计师和审批人改用自动化费用管理工具来处理报告和付款时,他们都可以松一口气了。 它是当今具有环保意识和生产效率的工作场所的重要资源。

费用管理自动化可帮助企业简化为员工报销商务旅行、膳食、住宿和其他杂费所需的步骤。 除了确保组织不会在允许或未经批准的费用领域多付钱外,自动化费用管理工具还确保符合公司的费用管理政策。

通过自动化跟踪和报告费用的过程,企业可以确保他们符合法规并对其支出负责。

什么是自动费用管理工具?

自动化费用管理工具是专门设计用于帮助员工跟踪和核算业务支出的软件。 财务部门还利用它来跟踪旅行请求、费用和报销。 通过使用自动化费用管理工具,您可以减少在原本耗时的业务费用管理过程中出错的可能性。

此外,它还有助于从组织的移动员工那里接收和处理差旅费用报告。 但是,费用报告总是通过审查可能违反政策的情况,然后才能报销。 支出管理的要素仍然存在,但消除人工输入和检查对每个相关人员都有很大的不同。

您使用什么工具来管理您的工作费用?

无论您的业务情况如何,无论您是独资经营者、快速扩张的初创公司还是成熟的公司,以下建议都将帮助您节省时间、压力和金钱。

  • Expensify
  • 波 
  • Scanbot
  • 收据银行
  • FreshBooks

什么是付费软件?

它是一种软件,可以自动化为员工提供与业务相关费用的报销流程的很大一部分。 该程序消除或显着减少了对纸张的需求,缩短了管理支出的时间,并显着减少了错误。

QuickBooks 是否进行费用管理?

是的。 使用 QuickBooks 轻而易举地监控和组织公司的所有财务交易。 只需几秒钟即可将收据上传或发送到 QuickBooks。 通过使用 QuickBooks 移动应用程序,您可以拍摄收据的图像并上传。

美国运通费用管理工具

美国运通公司 AXP 去年为其在英国的商务金卡和白金卡会员推出了自动费用管理工具。 “AmexExpense”是与行业领先的 Findity 合作开发的,旨在提供简化的费用报告和分析。

美国运通费用管理工具有助于财务部门以最小的努力处理公司费用。 企业现在可以轻松地在线获取收据,客户无需保存纸质副本。 交易完成后,可以对照记录核对数字收据。 结果,企业在对账过程中节省了时间,否则由于需要大量的手动对账,这将是费力的。

美国运通费用管理工具“AmexExpense”通过将客户数据与 Xero、Quickbooks 和 Sage 等行业领先的会计服务提供商连接起来,提供无缝的分类帐代码和支出类别匹配。 此外,交易数据受到美国运通强大的安全和安保系统的保护,进而保护应用程序用户。

该程序还允许用户快速生成费用报告,为组织提供对员工支出的深入研究。 因此,合规部门可以更轻松地设置适当的卡控制和支出限制,以减少浪费的员工支出和欺诈性费用报销。 除了帮助企业,美国运通的自动化费用管理工具还希望加快每月提交员工费用的流程。

为什么选择美国运通费用管理工具?

AmexExpense 的发布体现了美国运通致力于通过扩大其可用卡的范围和简化其内部运营来改善其为持卡人提供的服务的承诺。 同样,该公司的全球商业服务部门提供广泛的支付、费用管理和商业融资选择。 基本上,这些努力最终应该会增加部门收入。

鉴于持续的全球经济复苏为更高的消费者支出和恢复商业活动打开了大门,看起来像最近这样的举措的时机也是合适的。 因此,预计会有更多的费用报销索赔,突出了对简化和有效的费用提交方法的迫切需要。 美国运通费用管理工具的目标是通过减少处理费用所花费的时间来充分利用当前状况。 反过来,这也为公司腾出更多资源投入到有助于他们扩大业务的活动中。

商业费用管理工具

通过投资费用跟踪软件,可以最大限度地提高员工的工作效率和节省的资金。 最重要的是,费用管理工具可以帮助您和您的会计师更好地了解您的企业全年的财务趋势,这在纳税时非常有用。

一般来说,您最好考虑使用费用管理工具来处理业务和典型的消费习惯。 例如,如果您的员工为业务做了大量工作,您可能希望专注于可以监控里程的费用管理工具。 但是,请确保跟踪器和您的会计软件之间存在集成,以减少手动输入。

业务费用管理工具如何工作?

可以帮助您密切关注您的业务支出的费用管理工具既可以在线使用,也可以作为移动应用程序使用。 加入服务后,您将获得一个帐户和权限,可以将用户添加到合同规定的最大值。

根据您感兴趣的费用管理工具的类型,在整个注册过程中可能会要求您提供基本的财务或业务详细信息。 将您的商业银行和/或信用卡信息集成到软件中将最大限度地发挥其实用性。 提交批准的业务费用收据后,您的员工将直接报销到他们关联的个人银行账户。

企业费用管理工具可帮助您组织支出并识别浪费模式。 此外,它们可以帮助控制成本。 但是,将类似的费用(例如与库存或广告相关的费用)合并在一起会很有帮助,以检查您是否在设定的支出限额内。 这些扣除使得保持资金流入变得不那么困难。

为了跟踪您的企业财务状况,请查看一些适用于各种规模企业的顶级费用管理工具。

  • Expensify
  • Zoho费用
  • 英里智商
  • 认证
  • 同意旅行

差旅和费用管理工具

一般来说,商务旅行的成本通常会迅速增加,因此公司必须密切关注他们的支出。 协调商务旅行的工作量很大,但您可以通过使用旅行和费用管理工具避免丢失资金。

什么是差旅和费用管理工具?

差旅和费用管理工具是专为管理和密切关注公司差旅费用而设计的软件。 旅行和费用管理工具对于派遣员工出差的公司至关重要。 这是因为它可以用于从安排旅行到管理人员外出时的所有事情,再到生成支出报告。

企业差旅和费用管理工具对不同类型的企业有多种用途。 有一个完整的图片是至关重要的 商务旅行费用 并在您遇到任何问题时获得知识渊博的客户服务。 它还有助于根据公司的发票流程和商务旅行计划 旅行政策。

需要差旅和费用管理工具的情况

您如何确定您的组织是否可以从实施差旅和费用管理工具中获益?

一般来说,不难发现明显的迹象,因此让我们来看看其中的一些:

  • 您的组织在商务旅行上花费的金额过多。
  • 报告出差是一件令人头疼的事情。
  • 您提供的商务旅行既低效又不明确。

最佳费用管理工具

自动化费用管理工具等金融产品有助于员工费用的提交、跟踪、处理和报销。 它还可用于向客户收取项目工作时间和/或报销费用。

费用管理功能可以在综合会计软件和独立应用程序中找到。 这些功能也可能作为包的一部分出现,其中包括用于采购、计费、预算和类似货币任务的资源。

另一方面,说最好的自动化费用管理工具并不总是正确的说法。 所以,如果你最好的和我的不同也没关系。 这就是为什么充分利用大多数在线费用管理工具提供的 30 天免费试用期很重要的原因。

试用一个软件几周是看看它是否能满足您的需求的最佳方法。

但是, 小企业主 有时缺乏正确评估应用程序所需的时间。 因此,我们已经代表您完成了大量的基础工作。

#1。 瑞都

由于其现代化的界面,Rydoo 的表现令人钦佩,它不仅能够处理费用跟踪的基本任务,还能够处理外国工作流程和 OCR 扫描。 它的表现足够好,值得在此列表中排名第一

PROS

  • 具有吸引力的定价。
  • 光学字符识别 (OCR) 扫描包含在针对外国购买的费用跟踪服务中

CONS

  • OCR扫描的准确率低于市场上的竞品。

#2。 证明

Certify 是我们在小型企业费用管理方面的编辑选择,因为它提供了出色的功能、可靠的报告、移动应用程序和有利于 SMB 的价格。 该工具基本上解决了所有费用管理问题。

PROS

  • 扫描收据的强光学字符识别。
  • 出色的自动填充功能。
  • 整个过程,从头到尾,与移动报告和提交有关
  • 易于使用的移动应用程序。

CONS

  • ACH 报销需支付额外费用。
  • 与 QuickBooks 以外的程序的集成需要由 Certify 直接管理。

#3。 费用化

Expensify 则反其道而行之,主要针对具有复杂软件集成需求的大型企业,而支出跟踪行业的大多数竞争对手则专注于小型企业。 它在这方面的表现也足够令人钦佩。

PROS

  • Expensify 通过对工作流程进行智能增强来保持其用户友好性。
  • 具有创新功能,例如自动报销和 GPS 里程收集,以及其他好处。

CONS

  • 用户界面有一个严格的学习曲线。

#4。 收款银行

收据银行通过减少所需的数据输入量来简化记录费用的过程; 尽管如此,某些用户可能需要额外的培训才能适应其程序。

PROS

  • 一个易于使用的移动应用程序,可减少输入数据所花费的时间。
  • 与会计软件的出色兼容性。

CONS

  • 不寻常的管理流程和权限。
  • 没有选项来标记违反政策的行为。

#5。 算盘

Abacus 是用于记录费用的软件,它结合了直观的用户界面和全面的功能集。 该程序使用户能够快速输入费用,而不是等待生成月度报告。

PROS

  • 成本可控。
  • 当代设计。
  • 集成文本功能,有助于加快报告和获得报销的过程。

CONS

  • 对于试用,您需要提交有关您的银行帐户的详细信息。

#6。 同意费用

称为 Concur Expense 的支出跟踪解决方案现在是 SAP 的一部分,并且多年来已证明其可靠性和成熟度。 尽管这使其成为大型企业更可行的选择,但该产品在易用性和成本方面仍有一些挑战需要克服。

PROS

  • Concur Cost 是一个成熟的跟踪解决方案,它还具有一个最近经过重新设计的移动应用程序。 这两个组件一起提供全面的费用跟踪。

CONS

  • 由于附加服务种类繁多,因此很难准确估算最终价格。

#7。 费用路径

ExpensePath 是跟踪中小型企业费用的一个很好的解决方案。 它具有易于使用的界面、合理数量的自定义选项和合理的价格。

PROS

  • 易于使用的界面,并附带管理指南以获得额外支持。
  • 提供灵活的定价结构,这对小型企业尤其有利。

CONS

  • 相机无法捕捉准确的货币、日期和供应商数据; 缺少 OCR 的功能。
  • 需要手动输入。

#8。 费用点

毫无疑问,ExpensePoint 的设计考虑到了会计师,而不是试图快速收集有关费用信息的消费者。 另一方面,对于具有类似重点的企业,此应用程序提供了出色的报告和精细的策略管理。

PROS

  • 对费用政策的控制非常精细。
  • 报道令人印象深刻。

CONS

  • 对于普通用户来说,用户界面可能有点复杂。

#9。 Zoho费用

Zoho Expense 在这一类别中表现出色,主要是因为它拥有强大的功能集以及强大的自定义选项和对小型企业友好的价格标签。 对于已经使用 Zoho 产品的人来说,这是一个明智的选择,对于那些以前没有使用过 Zoho 服务的人来说,绝对是需要考虑的事情。

PROS

  • 强大的定制能力。
  • 除了 Lyft 等其他服务外,还与 Zoho 的解决方案进行了出色的集成。
  • Zoho One 订阅选项是一种非常划算的选择。

CONS

需要与报告一起提交费用,如果输入不准确,可能会导致延迟收到付款。

#10。 网络费用

Webexpenses 是一家为全球 70 多个国家/地区的各类企业提供在线费用管理软件的提供商。 该计划适用于所有部门,包括零售部门、金融部门、技术部门、建筑部门和非营利部门。 提供合理的成本回报”

PROS

  • 出色的报告,具有与各种会计软件包兼容的潜力。
  • 利用移动应用程序导入新发生的成本。

CONS

  • 增值税拆分功能不适用于 CC 上传批次; 它必须手动更改。
  • 应用程序的稳定性存在零星问题(必须清除缓存)

为什么费用管理很重要?

企业有责任对其费用进行详尽的审计,以确保公司遵守适用的法律,并核实其员工没有超支或购买与其工作无关的产品。 提供对进出公司的资金数量的可见性是技术为 费用管理 可以协助进行业务审计。

结论

为了正确管理财务,企业需要准确了解资金的使用方式和使用者。 如果一家公司依靠自费收集的数据不足,就会陷入可怕的困境。 这就是自动化费用管理工具派上用场的原因和时间。

企业使用费用管理工具来简化协调和报销员工业务费用的耗时任务。 在程序的帮助下,可以制作、发送、批准、报销和核算费用报告。 同样,用户可以通过软件的自动化工作流程方便地上传、跟踪和提交他们的费用收据。 管理员可以通过简化的流程获得这些报销收据,以授权索赔并检查是否有任何违反公司政策的行为。 此外,该软件还可以帮助企业监控员工在公司业务上花费的资金。

费用管理工具常见问题解答

什么是最好的费用管理工具

您的需求和预算将决定哪种成本跟踪软件最适合您。 虽然我们精选了最知名和设计最完善的费用管理系统,但最适合贵公司的系统最终将取决于其具体性质和要求。

费用报告制作程序的现行费率是多少?

费用跟踪软件通常按每个用户每月计费。 产品的价格通常在每位用户每月 5 到 8 美元之间,公司和大型企业可以享受特价。

使用程序来跟踪和管理您的支出有什么好处。

企业及其员工可以使用成本管理软件来节省时间和精力,该软件可以自动化记录、归属和报销员工费用的过程。 它为经理和会计师节省了时间,因为它简化和集中了管理流程,并且可以自动化平凡的手动操作。

  1. 业务费用类别:要考虑的 2023 年最佳业务费用类别
  2. 费用管理:定义和 13 款最佳费用管理软件
  3. 住房费用比率:它是什么以及如何计算它
  4. 审查管理工具:意义、用途和最佳工具

参考文献

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