由于持续的数字化趋势，人们希望减少在纸上的工作，并希望能够从任何设备访问他们最重要的文档。 强烈建议使用文档管理系统以简化此过程。 在当今的数字世界中，文档管理工具是任何成功企业不可或缺的一部分。 文件管理系统代替了成排的文件柜，生成了一个电子档案，任何人只要获得适当的授权就可以访问和修改。 借助文档管理工具，管理您的数字论文和扫描旧纸质文件变得轻而易举。 我们浏览了一系列管理工具，重点关注企业和 Microsoft 文档管理工具，还列举了一些 DM 系统公司，包括 Open Source。
另请参阅： 密码管理
什么是文档管理工具？
文档管理工具是用于在减少纸张使用的同时跟踪、管理和存储文档的软件。 该程序有几个潜在的企业应用程序，从在云中存档媒体文件到促进文书工作的团队合作。
DM 包括各种各样的特性和功能，对于公司的顺利运营至关重要。 文档管理工具的功能非常宝贵，可以帮助各种企业，包括：
- 可以搜索和访问记录的单个位置。
- 以前存储在纸上的文档现在可以以数字方式扫描、上传和组织，无需以前存储纸质所需的额外空间（和金钱）。
- 增强组织和生产力，这种变化。
- 数字文档存储的使用降低了文件放错位置或损坏的可能性。
文档管理工具可能对医疗和金融部门的企业特别有用，这些企业处理和/或存储大量包含个人身份信息的数据。 这些系统可以保证特定领域的文档合规性，同时让授权用户能够快速、可靠地访问所有必要的文件。
什么是最好的文件管理软件？
让我们来看看一些最知名的 DM 软件，它通常用于减少对纸质文档的依赖并提高公司的 DM 绩效。
- ClickUp
- M文件
- Smartsheet
- 团队合作空间
- pCloud
- HubSpot
有哪些不同类型的文档管理系统？
五种类型的 DM 系统是：
- 企业内容管理。
- 内容管理（网页内容管理）
- 文档成像。
- 工作流管理。
- 记录管理。
文档管理工具列表
法律公司、设计工作室和出版社只是想要实现无纸化但需要帮助找到合适解决方案的中小型企业的几个例子。 由于企业总是需要管理大量数据，因此必须选择一种既可靠又可扩展的 DM 工具，以最大限度地提高效率。
中小型企业 (SMB) 可以从有效的文档管理工具中受益匪浅。 最基本的一个是需要一个集中的位置来保持记录有序。 DM 工具还可以管理版本控制、流程、用户权限、备份和安全性等内容。 这是您在寻找保存和与他人共享敏感公司文件的地方时应该开始的地方。 数据分类是另一个 DM 功能，它有可能显着改变您的业务现在绘制其流程的方式。 DM 和 ECM 系统的预计全球收入正在以健康的速度增长，这是有充分理由的。
话虽如此，下面是一些顶级文档管理工具的列表；
#1。 签到台
SignDesk 是一个智能合同生命周期管理 (CLM) 平台，其开发目的是使合同流程的各个方面自动化。 在 SignDesk CLM 的帮助下，团队可以立即制定带有 AI 建议条款的合同，然后批准它们并协商它们的条款。
#2。 内容宇宙
使用 Contentverse 管理您的文档可确保您永远不会缺少所需的资源。 Contentverse 能够满足您部门的特定要求，因为它提供了云和本地部署选择，以及可以自定义的用户设置。
#3。 光学
文档管理软件功能强大且易于使用，Optix 提供工作流自动化解决方案、标准操作程序管理和其他旨在提高公司流程效率的现代功能。
#4。 Docufree
作为支持服务的业务内容管理系统，Docufree Document Cloud 将文档扫描和捕获、文档管理和流程自动化集成到一个基于云的平台上。
#5。 DocStar ECM
DocStar Enterprise Content Management 迎合各行各业的大中型企业，并提供以多种格式上传、存储和交换文档的工具。 其客户来自各行各业。 有在云上和本地运行的软件版本。
#6。 文件保持
借助文档管理工具，可能更容易实现无纸化办公； FileHold Enterprise，专为大型公司设计。 FileHold 的安装可以在本地进行，也可以在安全的私有或公共云环境中进行。
#7。 文档阶段
文档管理、工作流程自动化和光学字符识别 (OCR) 捕获工具均由 DocuPhase 企业自动化平台提供。 DocuPhase 系统可适应任何规模的企业的需求。 除了基于云的模型之外，它还可以在本地模型中获得。
#8。 电子文件柜
eFileCabinet 是一个文档管理系统，专注于帮助任何规模的企业通过降低运营中的纸张消耗量和简化工作程序来提高盈利能力和效率。
#9。 文档探索者
无纸化和自动化重复数据输入流程可以帮助您的员工节省时间并减少烦恼，同时还可以降低风险并减少他们面临的潜在问题。 在知识渊博的帮助和简单易操作的工具的帮助下实现您的业务流程目标。
#10。 文档定位器
Document Locator 是一种企业文档管理软件，其集成方式仅适用于 Microsoft Windows。 除了与 Microsoft Office 和其他商业软件兼容外，该平台还可以完全在 Windows 操作系统中运行。
Microsoft SharePoint 不是 DM 工具，但它可以作为某些企业的文档管理解决方案。 与寻求 Microsoft 文档管理工具的小公司相比，SharePoint 的多功能性使其更适合需要内容管理和 Intranet 开发帮助的大型组织
您如何管理文档？
实施文档管理的标准程序可能会帮助您的公司更有效地运行。 顺利过渡需要您评估您当前的资源，找出任何差距，并留出专门的学习时间，就像您进行任何其他新工作一样。 管理文件所涉及的步骤是；
- 规划文件的创建和保留
- 选择系统
- 实现
- 设置存储
- 跟上维护
什么是文档管理技能？
- 系统分析 - 弄清楚 DMS 应该如何运作以及不同的输入和变量将如何影响最终产品的过程。
- 时间管理
- 系统评估
- 阅读理解能力
- 批判性思维技能
- 良好的写作能力
- 判断和决策
- 代码编程
微软文档管理工具
每家公司，无论大小，都必须找到一种有效管理其文书工作的方法。 文档管理系统 (DMS) 可以提高任何公司的效率并降低成本。 有许多替代方案可用，因此在为您的公司确定解决方案之前仔细考虑每一个方案至关重要。
如果您的业务严重依赖它们，您应该寻找与 Microsoft 产品兼容的文档管理工具。 由于 Microsoft 平台在商业世界中的广泛采用，您可以考虑几个选项（文档管理工具）。 但是，哪些 Microsoft 文档管理工具最适合您的公司将在很大程度上取决于其特定要求。
Microsoft Office 套件是文档管理工具吗？
尽管这种误解仍然存在，但 Microsoft Office 套件（也称为 MS Office）并不是一个成熟的文档管理工具。 多家企业发现将 Microsoft Office 与文档管理工具相结合非常有用，并采用了它。 使用此过程时，会产生一个既全面又可扩展的电子文档管理系统。
Microsoft office 和文档管理工具之间最显着的区别在于其核心功能。 虽然 Microsoft Office 专注于文档创建，但文档管理系统 (DMS) 处理文档结构和维护，保持现有文档井井有条
使用文档管理系统，企业可以归档重要文件并轻松检索特定文件，以改善其工作流程和决策。
MS Office 不仅在其众多组件中具有文档管理系统 (DMS)，而且还包括用于文档生成和分发的工具。
但是，Microsoft Office 包含文档管理系统 (DMS) 功能并不意味着其他 DMS 工具或平台也不是可行的选择。 您的公司是否需要这两种选择取决于其文档管理和存储要求。
Microsoft SharePoint 不是 DM 工具，但它可以作为某些企业的文档管理解决方案。 与寻求 Microsoft 文档管理工具的小公司相比，SharePoint 的多功能性使其更适合需要内容管理和 Intranet 开发帮助的大型组织
它是一个灵活且可配置的平台，用于构建多种解决方案，例如 Intranet、学习管理系统、票务软件等。” 更具体地说，Microsoft SharePoint 非常适合构建文档管理系统，”因为它为此应用程序提供了全面的工具。
此外，SharePoint 还有许多其他有用的功能； 在安全可靠的环境中进行简单的文档制作和存储、快速文档搜索和检索、实时协作、版本控制、审计跟踪和合规协助。
顶级 Microsoft Office 365 文档管理工具列表
Office 365 是一项订阅服务，用于访问基于 Web 的 Microsoft Office 版本。 它包括 Word、Excel 和 PowerPoint 以及用于电子邮件和日历的 Outlook，用于管理 PC 上的数据库的 Access，用于在 PC 上发布的 Publisher，用于记笔记的 OneNote，用于云存储的 OneDrive，以及定期软件升级。 此外，它还兼容各种操作系统和移动平台，包括 Windows、macOS、Android 和 iOS。
由于大多数文档管理工具都与 Microsoft Office 和 Office 365 兼容，因此仔细比较每个系统的功能非常重要。 通过这样做并使用您收集的信息，您将能够选择适合您的 DM 工具。
以下是 Microsoft Office 365 集成的一些顶级文档管理工具的列表
- M文件
- Samepage
- 盒装
- Nimbus 门户解决方案
- 文档探索者
- Bitrix24
文件管理公司
我们现在生活的时代被恰当地称为信息时代。 任何希望在当今残酷的商业环境中取得成功的企业都必须学会充分利用可支配的数据。
研究表明，人们每天花费 XNUMX 分钟到 XNUMX 个小时来查找文件。 正因为如此，一家公司的费用、处理时间和错误率都会上升，从而降低其利润。
文档管理软件有多种形式，其中一些是免费和开源的，而另一些则需要许可证才能使用。
众多的文档可以满足您整个文档相关的服务需求 管理公司。 这些管理公司提供的文档服务包括用于创建、扫描、归档和管理您公司内使用的文件的服务。
以下是 2022 年美国排名前 XNUMX 位的文档管理工具公司
- 美国激光循环
- Stargel DMS 解决方案
- Accesscorp 主控
- 美国微
- 理光
- AGS 记录管理
- 5i 解决方案
- Docupace 技术
- Conduent
- GRM 文件管理
- Crown 的文档管理解决方案
- 存储区
企业文档管理工具
术语“企业文档管理工具”是指旨在处理大量文档和数据，以及通过各种流程对其进行存储、检索和处理的软件。
基本上，借助企业文档管理工具，您可以轻松地制作、保存、管理、索引、保护、检索甚至整理您的文档。 当公司使用企业文档管理工具时，他们实际上从使用纸质记录转向数字时代。
公司可以通过使用企业文档管理工具来节省时间和金钱。 他们可以使用 EDMS 以一种便于快速轻松访问和改进组织的方式数字化和存储他们的文档。
企业文档管理工具有哪些类型？
基本上，有两种主要类型的 EDM 工具；
#1。 基于云：
云EDM系统的用户可以通过远程连接到开发者的服务器来管理他们的系统。 使用基于云的 EDM 工具，您可以从任何计算机或移动设备访问它们，而无需担心软件兼容性问题。 这是因为文件不断被备份到云端，
#2。 自托管：
相比之下，自托管 EDM 系统完全驻留在用户自己的网络基础设施范围内。 自托管 EDMS 可能无法提供与基于云的系统一样多的数据可访问性，但它们通常让用户对如何处理文档有更多发言权。
企业文档管理工具的基本流程是什么？
EDMS 可以满足公司对数字文档管理的需求，无论是刚刚开始在工作中使用数字系统还是已经严重依赖它们。 下面，我们有企业文档管理工具的基本流程或步骤；
#1。 纸质文件的数字化和收集
EDMS 软件可以以完全或部分自动化的方式将纸质文档转换为数字文件。 使用这些工具将使文档数字化过程更加容易。 纸质文档、电子邮件和系统生成的报告都被扫描、转换为数字格式，并作为电子文档管理系统流程的一部分进行存储。
#2。 集中文档存储
一旦文档被转换，它就可以保存在文档管理系统的数字档案中。 电子文件柜本质上是一个中央文件存储空间，在管理和保留从连接到中央存储的许多位置检索的所有文件的过程中起着重要的作用任何有互联网连接的人都可以得到它。
#3。 文件的检索和分发
文件的公开交换及其对业务目标的使用是重要的一步。 在这个阶段，为了实现这个目标，文档被检索和分发。
企业文档管理工具有哪些特点？
- 集中式文件存储中心
- 协同功能
- 工作流操作
- 文档和文件夹的各种安全权限
- 用户友好的搜索选项
文档管理系统开源
DMS 就像电子文件柜的升级版和组织更完善的版本。 与传统的文件柜相反，DMS 可以以多种方式组织您的文件。
在开源的帮助下 文件管理系统，您可以存储、管理和快速查找适合您业务的文档。 作为开源文档管理系统，它允许用户访问程序的源代码并进行自己的更改以使其更好地为他们工作。
可以访问源代码是一大优势，因为它可以让您更改它以适应您的团队或组织的需求。 任何具有一点点知识的软件开发人员都可以对软件进行更改或与其他现成的业务线应用程序建立新的连接器，但他们需要学习用于制作产品的语言。
另一方面，许可的 DMS 需要根据用户和文档的数量预先或定期支付，并且用户的控制较少，因为没有那么多的自定义选项。 当企业需要更改软件时，他们通常必须向软件开发人员付费以进行更改。
您可以从许多优秀的开源文档管理系统中进行选择，但正确选择系统会对您的业务运行状况产生重大影响。
您可以从开源列表中选择适合您组织目标的系统 文件管理 以下系统；
- 开放文档
- 逻辑文档
- 种子DMS
- OpenKM的
- 露天
- Kimios 数据管理系统
- 克里斯塔尔 DMS
结论
DMS 就像电子文件柜的升级版和组织更完善的版本。 与传统文件柜相比，DMS 可以以更多方式组织您的文件。 只需按一下按钮，您就可以存储、管理和访问您的文档。 对于存档，纸质文档也可以扫描并以数字方式保存。
文档管理工具常见问题解答
使用开源软件管理文档有哪些优势？
使用开源文档管理系统，您将需要更少的纸质文档，并在打印和存储它们上花费更少。
有哪些不同类型的归档系统？
文件管理工具有 3 类文件系统，如下表所示；
- 按字母顺序
- 数字
- 字母数字
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参考文献
