合同管理软件:2022 年最佳解决方案

合同管理软件
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无论规模大小,合同创建、谈判和管理都是任何业务的关键组成部分。 但是,每个步骤都需要时间,并且容易出现常见的数据输入错误。 合同管理软件,有时称为合同生命周期管理 (CLM),可加快流程,同时降低财务和审计风险。

什么是合同管理软件?

合同管理软件可自动生成、跟踪和监控合同。 参与合同谈判的专业人员,例如销售人员或客户代表,被委托定义条款和服务水平协议、更改协议和执行合同。 交易的法律部门的双方都参与合同过程,以确保遵守法律法规以及公司内部政策。

合同生命周期管理软件通过使用户能够编写、保存、监控、红线和分发复杂的业务合同来简化这些程序。 通过允许公司在合同创建过程中简化销售流程和沟通,这种类型的软件有助于缓解合同谈判过程中的瓶颈。 合同生命周期管理软件通常与 CRM 软件、提案软件、会计软件和电子签名软件交互,并且是用于管理整体供应商或承包商关系的技术组合的一部分。

产品必须满足以下标准才能考虑包含在合同管理类别中:

  • 包括一个文档存储库,该存储库可以为每种类型的合同组织成多个类别。
  • 为参与起草业务合同的用户提供可更改的模板。
  • 允许员工在内部和外部(与客户或合作伙伴)轻松创建、修改、分发和协作合同
  • 允许用户接收重大里程碑通知,例如合同到期或续订。
  • 遵守商业法律要求以及合同各方的内部商业规定。

我们根据定制和自动化等重要特征检查了超过三打供应商,以确定最佳合同管理解决方案。 此外,我们还检查了价格选项、安全和合规程序以及流行的连接器。

6 年最佳 2022 种合同管理软件选项

  • PandaDoc 是最好的整体。
  • DocuSign 是小型企业的最佳选择。
  • Concord 是大型企业的最佳选择。
  • Agiloft 是定制的最佳选择。
  • Outlaw 是最适合举报的。
  • ContractWorks 是自动化的最佳选择。

#1。 熊猫文档

PandaDoc 是一款低成本的一体化合同生命周期管理软件解决方案,包括强大的合同和文档管理平台。

优点

  • 在付费计划中,每周 24 天、每天 XNUMX 小时提供客户服务。
  • 文档、电子签名和用户都是无限的。
  • 14天无风险试用

缺点

  • 只有商业或企业计划才能访问内容集合。
  • 批量传输选项不是免费的。
  • 免费计划几乎没有集成。

PandaDoc 成立于 2011 年,使用简单的合同管理软件来帮助您管理合同的整个生命周期。 这款低成本、功能丰富的软件在众多软件中脱颖而出,使其成为任何规模企业的最佳整体解决方案。

使用这款基于浏览器的软件或下载 PandaDoc 的 Android 和 iOS 移动应用程序以快速启动和运行。 您会喜欢它强大的工具,其中包括:

  • 合同和内容库
  • 合同重复
  • 电子签名
  • 实时通知
  • 付款处理

PandaDoc 提供可配置的模板以及带有富媒体的拖放式编辑器。 您还可以创建自己的工作流、流程和规则。 客户享受 15 个客户关系管理 (CRM) 连接,其中包括 HubSpot、Pipedrive 和 Microsoft Dynamics。

这项安全服务为公司提供文件审计跟踪,同时将数据安全地保存在其安全的云存储设施中。 如果您需要符合健康保险流通与责任法案 (HIPAA) 的计划,PandaDoc 可提供独特的解决方案。

PandaDoc CLM 软件可按月或按年计划使用,按年付款可节省高达 34% 的费用。 每月计费用于以下套餐价格:

  • 免费电子签名:获得无限数量的具有法律约束力的签名和文件上传,以及接受付款的能力,所有这些都是免费的。
  • 模板、拖放式编辑器、定价表和文档分析的费用为每位用户每月 19 美元。
  • CRM 集成、内容库、自定义品牌、审批工作流和 Zapier 集成在企业中每位用户每月花费 49 美元。
  • 企业:获得量身定制的软件包,其中包括无限数量的团队工作区、Salesforce 集成和用户绩效报告。

#2。 文档签名

DocuSign 为小型企业提供从电子签名到完整 CLM 系统的低成本合同管理软件解决方案。

优点

  • 电子签名服务的 30 天免费试用不需要信用卡。
  • 24/7 实时聊天帮助
  • 可调整的工作流程配置

缺点

  • 完整的 CLM 解决方案需要量身定制的报价。
  • 初始工作流配置很困难。
  • 有时会出现同步文档的问题。

DocuSign 于 2003 年作为电子签名公司推出,但其 2018 年收购 SpringCM 为该公司提供了 CLM 能力。 DocuSign 经常被企业使用,因为它对所有各方都易于使用。 在我们的评估中,DocuSign 的电子签名计划被确定为最适合小公司,尽管端到端解决方案可用于合同繁重的运营。

您可以在线使用这款基于浏览器的软件,也可以在旅途中使用适用于 Android 和 iOS 的 DocuSign 移动应用程序。 电子签名和 CLM 程序提供了多项功能,包括:

  • 可重复使用的模板
  • 对收件人的提醒
  • 收到付款
  • 实时评论通知
  • 内容存储库

使用可自定义的徽标和颜色主题来个性化您的合同通信,并利用带有自定义公式的智能表单。 DocuSign 与 350 多个预构建集成集成,包括 Salesforce、Microsoft 和 Google。

小企业主重视可在法庭上使用的审计跟踪、安全存储设施和通用数据保护条例 (GDPR) 合规性。 为了协助您履行监管义务,该公司为房地产经纪人、政府机构和医疗保健提供具体计划。

许多小型企业受益于电子签名计划。 您可以选择按年或按月付款。 以下套餐基于每月付款:

  • 阴毛尺寸: 单用户计划 10 美元,每月包含五个电子签名文档和主要合同字段。
  • 标准: 每个用户每月 25 美元,最多五个用户; 包括自动电子邮件提醒、截止日期通知、个性化品牌和评论。
  • 专业版: 每位用户每月 40 美元,最多五个用户可以接受付款、使用高级字段和批量签发合同。

#3。 和睦

Concord 凭借其全面的入职帮助和企业级功能,使企业能够发送无限数量的文档。

优点

  • 合同、查看者、电子签名和存储都是无限的。
  • 所有计划都包括批量上传功能。
  • 14 天免费试用不需要信用卡。

缺点

  • 计划不予退款。
  • 由于版本控制需要,会生成长数据日志。
  • 在平台之外协商的合同很难纳入。

Concord 成立于 2014 年,其简单明了的设计可帮助组织在整个生命周期中始终掌握合规性和修改。 由于其无限的容量和关键的集成,它是大型企业的最佳选择。

乍一看,Concord 似乎与 Gmail 相同。 您可以在几分钟内完成设置,并获得所有程序的完整入职帮助。 您可以使用您喜欢的任何软件,无论是 Concord 仪表板还是 Google Drive。 CLM 的主要特征包括:

  • 实时编辑
  • 评论、红线和聊天
  • 模板的存储
  • 自动填写聪明的领域
  • OCR(光学字符识别)全文搜索
  • 关于截止日期的提醒
  • 集成电子签名功能

Concord 通过定制的审批流程、报告、见解和用户组提供高水平的定制。 它与 Dropbox、DocuSign 和 Salesforce 集成。 该公司采用银行级加密和安全数据中心。 此外,每次输入或更新字段时,严格的版本控制要求都会生成新的日志,从而为您提供一致的审计跟踪。

CLM 软件包根据用户数量和合同期限提供清晰透明的定价。 从三个到无限的用户选项以及每月或每年的定价中进行选择。 每年付款将为您节省 26% 以上。 以下年度套餐基于五个用户:

  • 自由: 最多三个用户和三个模板可以使用无限的文档和电子签名。
  • 标准: 每月 115 美元的批量发送和修改管理。
  • 临: 所有集成费用为每月 295 美元。
  • 企业: 请求 99.9% SLA、预先批准的条款库和自定义品牌的自定义报价。

#4。 安捷洛夫

Agiloft 提供无代码合同和商业生命周期管理修改。

优点

  • 中小企业可以获得免费计划。
  • 无条件保证
  • 具有 99.9% 正常运行时间 (SLA) 的服务水平协议
  • 无限制免费试用

缺点

  • 没有内部聊天功能。
  • 无限个性化的选项太多了,可能会让人不知所措。

Agiloft 是该列表中历史最悠久的供应商,创建于 1991 年。然而,它在经过多次修改后仍然保持最新状态,为各种规模的企业提供定制的解决方案。 由于其企业级和独特的功能,Agiloft 是我们最佳定制类别的明显赢家。

Agiloft 基于云的合同生命周期管理软件可以在任何计算机上使用。 每个企业都受益于:

  • 免费在线培训
  • 合同创建
  • 子句库
  • 合同印刷模板
  • DocuSign 或 Adob​​e Sign 电子签名
  • 内容存储库

通过其无代码自定义,您可以创建自定义工作流、路由程序、报告,甚至自定义仪表板来管理关键绩效指标 (KPI) 和警报。 Agiloft 与 Google 和 Microsoft 合作,让您可以使用当前业务中的软件快速上传文档。

Agiloft 为每个文档提供审计跟踪,将您的数据存储在安全的数据中心,并符合 Sarbanes-Oxley、GDPR 和 HIPAA。

在成本方面,Agiloft 相信量身定制的解决方案。 您可以选择按月、按季或按年付款。 所有计划均基于您拥有的用户数量,起价为每位用户每月 65 美元:

  • 专业的: 现在可以使用电话支持和基于计时器的规则的五分钟间隔。
  • 专业扩展: 获取供应商和客户门户、多语言支持以及预构建的 Salesforce 和 Jira 连接。
  • 企业: 预先构建的人工智能 (AI) 模式和内部部署。
  • 企业扩展: 提供全天候协助和无限定制模型。

#5。 取缔

使用 Outlaw CLM 软件,跟踪关键数据点以获得完整的可见性。

优点

  • 合同、存储和电子签名都是无限的。
  • 快速安装
  • 实时聊天帮助

缺点

这些协议只能由特定个人签署,并非所有企业都需要这种级别的安全性。

Outlaw 是该组织的新手,创建于 2017 年。由于其强大的仪表板和 AI 辅助分析,它是我们为您的报告需求找到的最佳解决方案。

Outlaw 适用于大多数组织,其无限的云存储、合同和电子签名消除了担心数量的需要。 以下是最好的功能:

  • 原生电子签名支持
  • 云中的红线
  • Stripe 安全支付处理
  • 实时通知
  • 按全文搜索
  • 自助服务模板
  • 动态变化的合同字段

你会喜欢它的人工智能分析,它允许你生成关于截止日期、合同状态和正在进行的活动的报告。 Salesforce、HubSpot、Zapier、Slack 和 QuickBooks 均受 Outlaw 支持。 此外,该公司将您的数据存储在符合 SOC 2 的数据中心中。

按年计费可让您节省 20%,并提供灵活的按座位付费计划。 对于支付包,Outlaw 定义了两个用户角色,但在您拥有五个核心用户之前,您无法添加协作者。 此价格适用于按月计费:

  • 核心用户: 拥有完全控制权的账户所有者每月支付 125 美元。
  • 合作者: 对于没有完整管理能力的活跃用户,每位用户每月 60 美元。

#6。 合同工程

ContractWorks 与支持人工智能的技术合作,提供自动化服务,为您节省时间和金钱。

优点

  • 用户不受限制。
  • 24小时客户服务

缺点

  • 集成很少。
  • 没有移动应用程序。
  • 没有文档创建,但是可以创建模板。

自 2012 年以来,ContractWorks 一直提供只需几分钟即可设置的简单软件。ContractWorks 是满足您自动化需求的最佳选择,因为它采用 AI 技术的自动智能文档标记。

用户喜欢它的简单性,其中包括拖放下载和看起来像 Google 浏览器的基于 OCR 文本的搜索系统。 包括许多流行的功能,包括:

  • 自动智能合约大纲
  • 合约存储
  • 里程碑通知
  • 自动数据收集
  • 注释提供快速简便的文档审查。
  • OCR 和高级搜索功能
  • 自动发送提醒
  • 集成电子签名

ContractWorks 提供各种定制可能性,包括允许您研究任何数据点的品牌和报告。 您还可以快速存储、安排、共享和导出报告。 在 Professional 和 Enterprise 计划中,该软件与 Salesforce 集成。

该 CLM 系统包括审计日志报告、256 位数据加密和安全数据存储设施。

所有价格水平均按年按量计费。 您也可以联系公司获取批量折扣。 计划包括以下内容:

  • 600 份文件和 2,500 个电子签名许可证的月费为 XNUMX 美元。
  • 专业:每月 800 美元,用于 10,000 份文件和 XNUMX 份电子签名许可证。
  • 企业: 每月 1,000 美元,用于无限量的文件和 20 个电子签名许可证。

合同管理是 CRM 的一部分吗?

客户关系管理关注客户和客户关系以及销售,而合同管理关注合同各方的关系。 由于 CM 和 CRM 每天处理的数据量很大,这两个系统都受益于技术解决方案。

什么是合同生命周期管理系统?

合同生命周期管理 (CLM) 可在关键阶段自动化和简化合同操作。 启动、创作、流程和工作流、协商和批准、执行、持续管理和合规(在存储库内)以及合同更新都属于这些阶段。

合同生命周期管理软件的成本是多少?

低成本 CLM 软件的起价为每位用户每月 59 美元,而高端系统的费用则高达每月 775 美元。 实际费用取决于您将在软件中创建和保存的合同数量以及用户数量。

合同管理的挑战是什么?

  • 合同不合规和监管合规问题
  • 合同不是标准化的或集中的。
  • 供应链管理效率低下。
  • 到期和续订日期管理不善。
  • 糟糕的合同生命周期管理工具。

在结论

糟糕的合同管理可能会花费您的业务资金。 根据 SpringCM 的报告,64% 的组织声称合同审批流程导致谈判停滞不前。 根据该报告,企业面临的最大障碍是缺乏管理和推进合同的系统。 32% 的企业使用电子邮件来管理合同,而只有 XNUMX% 的企业使用合同管理应用程序。 XNUMX% 的企业没有适当的合同管理流程。

SpringCM 对 1,409 名受访者进行了调查,其中 32% 的人为员工人数少于 100 人的组织工作,16% 的人为员工人数超过 8,000 人的公司工作。 根据受访者的说法,92% 的合同管理失败都是由人造成的。 因此,您的合同管理系统自动化程度越高,它可以管理的端到端合同生命周期的组件越多,阻碍审批流程的可能性就越小。

合同管理软件常见问题解答

为什么合同管理软件很重要?

合同管理软件可提供对合同数据的必要洞察,改善各方之间的沟通,并在带来轻微风险的同时节省时间和金钱。

管理合同的最佳方式是什么?

对另一方进行背景调查、确定双方的联系点、建立合同生命周期、就审查流程达成一致、概述延误的后果以及记录流程的进展情况是提高效率的六种有效策略合同管理。

合同管理的四个组成部分是什么?

  • 合同管理计划。
  • 供应商关系管理。
  • 交易管理。
  • 变异。

參考資料

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