作为项目经理，重要的是要了解工作分解结构的概念以及它如何帮助您在工作场所有效地履行职责。 我们将在这篇文章中解释工作分解结构，并引用示例来帮助您更好地理解它。
什么是工作分解结构？
In 项目管理，工作分解结构 (WBS) 是完成复杂、多步骤项目的策略。 它是一种划分和征服巨大事业的方法，以便更快、更有效地完成它们。
WBS 旨在使复杂的项目更易于管理。 通过将其分解成更小的部分，工作可以由不同的团队成员同时完成，从而提高团队生产力并简化项目管理。
工作分解结构的特点
WBS 被项目管理协会 (PMI) 定义为“项目团队为实现项目目标并创建所需的可交付成果而执行的工作的面向可交付成果的层次分解”。
每个 WBS 级别代表完成项目所需工作的新的、更精确的规范。
根据 PMI 的定义，WBS 结构必须以这样一种方式构建，即层次结构中的每个新级别都包含完成其父任务所需的所有工作。 这意味着要完成父任务元素，它必须包含多个子任务。
工作分解结构示例
每个项目可能有不同的工作分解结构。
作为项目经理，您可能需要进行试验，以确定哪种 WBS 最适合您和您的团队。 目的是向所有相关人员展示项目层次结构和进度，无论他们是团队成员还是外部利益相关者。
以下是工作分解结构的一些示例。 您可以使用其中任何一个来为您的工作分解结构创建大纲。
- WBS 电子表格：通过在列和行中记录各个阶段、任务或可交付成果，您可以轻松地在电子表格中格式化 WBS。
- WBS 流程图：您可以在图表工作流中构建 WBS。 大多数可用的 WBS 示例和模板都是流程图。
- 工作分解结构的甘特图。 您可以将工作分解结构格式化为甘特图，它反映了电子表格和时间表。 甘特图结构的 WBS 允许您链接任务依赖关系并显示项目里程碑。
- WBS 列表：您的 WBS 可以构建为任务、可交付成果和子任务的基本列表。 这是创建工作分解结构的最简单方法。
创建工作分解结构的优势
工作分解结构 (WBS) 有助于识别项目工作。 这是您项目的不同视角，几乎就像一个谜题。 您尝试找到构成整个图片的所有拼图块，只有当您拥有所有组件时，拼图才会完整。 或者，在项目管理中，只有清楚了解所有必要的工作，才能成功完成项目。
一旦确定了所有任务，您就可以制定项目计划并将其分配给您的团队。 谈到项目规划，您可能想知道：
WBS 和项目进度表有什么区别？
如前所述，制定工作分解结构的关键目标是确定项目必须解决的活动和可交付成果。 这里没有计划。 它本质上只是试图理解一个项目的结构，就像试图理解一台机器的结构一样。
另一方面，生成项目进度表是为了安排项目活动。 它允许您查看特定活动何时发生。 随着项目的进行，时间表也会不断更新，而工作分解结构则更加静态。 你做了一次，把它钉在墙上，这就是它的全部。
如何为项目创建 WBS？
在制定工作分解结构之前，首先通过与所有利益相关者和重要的团队成员交谈来评估项目范围至关重要。
作为项目经理，您必须保证所有关键信息和可交付成果都被透明地捕获和优先排序。 要显示完成项目所需任务之间的优先级和连接性的层次框架，您可以使用甘特图、流程图、电子表格或列表。
在按完成顺序详细说明可交付成果和任务后，您可以将每项任务分配给项目团队成员。 在团队中分散角色和责任，以确保没有团队成员承担项目的大部分重量。 以下是有关如何创建 WBS 的分步说明：
#1。 确定项目范围
只有当你确切地知道你需要完成什么之后，你才能构建一个工作分解结构。 也就是说，项目应该交付、开发或改变什么。 项目范围指定了这一点。
游轮项目的范围将在某种形式的船舶规范中进行描述。 它将描述船舶的用途、容量、计划路线、必要的娱乐设施等。 您可以使用此信息创建合适的工作分解结构。
了解您的范围也很重要，还有另一个原因：范围指定了您的项目不负责的内容。 假设游轮只应该前往赤道附近温暖的地方。 因此，您不需要穿越极地海域的船只所需的抗冰船体。
另一方面，一些船舶部件可能由分包商提供。 考虑船舶的发动机。 因此，您不必将发动机的装配计划到最后一个螺钉。
#2。 记录关键可交付成果
列出主要工作领域。 这些是您的项目负责的高级任务。 对于游轮项目，这将包括船舶设计、制造、室内设计、安全和其他因素。 需要注意的是，还有一个叫做项目管理的工作包。 这包括所有项目规划和组织任务。
#3。 进一步分解工作包
一旦你收集了主要的工作包，你必须进一步分解每一个，直到你有可以分配给团队中某人的子任务和有形的可交付成果。
这必须针对每个工作领域进行，例如项目管理、室内设计、安全等。 构建工作分解结构的目标是全面了解所有项目任务。
你的工作分解结构应该有多详细？
没有一般准则。 但是，您可以问自己两个问题，以确定您是否已经深入兔子洞：
- 您有信心制定详细的项目计划和具体的行动步骤吗？ 如果答案是否定的，则必须进一步划分 WBS。
- 最基本元素的预计工作量是多少？ 假设您有一个最低级别的可交付成果，称为电线。 这包括在船上进行的所有电气接线工作。 假设总共有 150 人天的工作时间。 这本身就是一项艰巨的任务！ 在这种情况下，最好将劳动分成更小的块。 例如，地面层、第一层、第二层、空中甲板等的电线。 您将获得可以通过这种方式分配给团队成员的工作包。
请记住，工作分解结构旨在为您提供帮助。 我知道你是一个完美主义者，想要得到工作分解结构。 但不要落入完美主义陷阱。 工作分解结构旨在帮助您，而不是让您头疼。 花尽可能多的时间来了解您的项目。 然后继续计划您的项目。
什么是好的工作分解结构？
到目前为止，我们已经讨论了为什么工作分解结构是有用的，如何制作它们，以及目标的详细程度。 这是关键信息。 但是您可能想知道如何判断您的 WBS 是否足够或是否需要进一步完善。
这里还有一些建议可以帮助您回答这个问题：
#1。 一个好的工作分解结构必须是完整的。
强大的工作分解结构使您可以直接进入 项目规划. 您可以在此处为所有任务定义确切的程序和时间表。 这只有在您的工作分解结构 (WBS) 很全面时才有可能，这意味着您已经包括所有可交付成果和工作包。 以我们的造船项目为例，这意味着：当所有 WBS 组件都已合并后，您将拥有一艘准备好漂浮的成品船。
#2。 一个好的工作分解结构必须是详细的。
考虑以下示例：每艘游轮上都有餐馆。 有两家意大利餐厅、一家墨西哥餐厅、三家美式餐厅和两家亚洲餐厅。 详细地说，通过名称识别 WBS 中的所有这些餐馆。
如何确保您的工作分解结构完整
你绝对不想做的是遗漏任何重要的细节。 这将导致更多的成本和工作量，以及可能的项目延迟。 有两种策略可以降低这种风险：
- 查看类似的项目并查看其工作分解结构 (WBS) 或项目计划。 这些信息可通过 Google 广泛访问。
- 放纵你的团队：将做这项工作的人通常最清楚需要做什么。 请求您的团队对您的工作分解结构发表评论。
您应该使用什么工具来创建工作分解结构？
如果您的项目很复杂并且有大量可交付成果，那么您自己创建工作分解结构 (WBS) 可能会很困难。 选择一个可以很好地处理层次图的工具，否则你很快就会把头发扯掉。 考虑以下工具：
#1.MS Visio
如果您有预算，我建议您购买 Microsoft Visio。 它是开发工作分解结构（以及一般具有专业外观的图表）的最有效方法。 它还包括即用型 WBS 模板，让您可以快速入门。 Visio 的价格约为每月 15 美元。
#2。 XMind
XMind 是一个思维导图工具，但您也可以轻松生成自上而下的 WBS。 目前每月的费用约为 5 美元。
#3。 微软项目
MS 项目包括 WBS 支持。 它也是一个很难使用的工具，而且许可证非常昂贵。 如果您负责数百万美元的项目，我只会使用 MS Project。
#4。 Excel
如果您不想为软件付费，请使用 MS Excel。 在 Excel 中构建 WBS 的基本课程可以在下面找到。 还有一个现成的 Excel 工作分解结构模板。
#5。 微软幻灯片软件
你也可以使用Powerpoint吗？ 当然。 绘图技术与 Excel 相同。 我只是更喜欢 Excel，因为它对我来说更熟悉，但你可以使用任何工具。 只需确保您使用较大的页面大小来适应工作表上的整个 WBS。
WBS 是一种计划工具吗？
WBS 作为一种计划工具，可帮助项目开发人员计划、定义和组织他们的产品结构。
如何在敏捷项目管理中使用工作分解结构？
工作分解结构可用于敏捷项目管理，方法是将项目分解为更小的、易于管理的块，称为“冲刺”。 每个冲刺都有自己的一组任务和可交付成果，WBS 有助于确定完成每个冲刺所需的任务和可交付成果。 随着项目的进展，WBS 会定期审查和更新，项目经理使用它来跟踪进度并识别任何差异或延迟。
创建或使用工作分解结构时面临哪些常见挑战？
创建或使用结构时面临的一些常见挑战包括：
- 难以将项目分解成更小的组件
- 缺乏项目团队或利益相关者的投入或支持
- 难以识别依赖关系和潜在风险
- 随着项目的进展，难以维护 WBS
- 难以使 WBS 与项目的约束保持一致
使用工作分解结构有什么好处？
使用结构的一些好处包括：
- 改进项目规划和组织
- 更好地了解项目进度和状态
- 更容易识别依赖性和潜在风险
- 改善项目团队成员之间的沟通和协作
- 增强分配资源和分配责任的能力
您如何维护工作分解结构？
在整个项目过程中，WBS 应该保持到位。 随着项目的推进，项目经理应该经常审查和更新 WBS，以确保它适当地反映了项目的当前状态。 对已经完成或修改的任务和可交付成果进行更新，并在必要时添加新的任务和交付成果。 这将使项目经理更容易监控开发并发现任何不一致或延迟。
工作分解结构如何与项目管理三角形相关联？
通过将项目拆分为更小、更易于管理的组件，并将它们与范围、进度和预算限制相协调，它链接到项目管理三角形。 项目管理三角有助于管理这些活动与项目限制之间的权衡。 WBS 有助于确定完成项目所需的任务和可交付成果。
如何使用工作分解结构将项目状态传达给利益相关者？
通过提供项目任务和可交付成果及其完成状态的清晰详细的表示，工作分解结构可用于将项目状态传达给利益相关者。 这使利益相关者能够了解项目的进度并确定任何潜在的问题或延迟。
结论，
创建工作分解结构后，接下来就是计划您的项目。 这包括概述行动步骤、估算工作量以及组建团队为您完成工作。 您可以查看我们在本指南中提供的示例以帮助您开始。
常见问题解答
WBS的目标是什么？
WBS 的目标是使复杂的项目更易于管理。
WBS 中的可交付成果是什么？
可交付成果是完成项目所需交付的有形组件。
WBS 中的 100 条规则是什么意思？
100 条规则规定，工作分解结构 (WBS) 包括项目范围概述的 100% 的工作，并根据要完成的工作包含所有可交付成果，包括项目管理。
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相关文章
参考资料
