小型企业和初创公司需要一个任务管理系统来确保他们的项目能够很好地协同工作。 然而，开源任务管理系统正成为企业的可行选择，因为它平衡了成本和功能。 许多企业正在考虑如何正确创建一个开源任务管理系统，以吸引用户的注意力并帮助来自各种企业的团队组织他们的所有工作流程。 例如，小型企业项目经理可以使用免费的任务管理系统来自动化他们的任务跟踪，也有助于特定任务的可视化。 在本文中，您将了解最适合您公司的免费开源任务管理系统。
什么是任务管理系统？
任务管理是项目经理确定、跟踪和完成必须完成的日常任务的过程。 在项目管理中，任务管理是有效组织工作流的方式。 然而，它是面向任务的、详细的，并且是更大项目计划的一部分。 您可以使用 ProjectManager 的内置任务管理、时间跟踪和团队协作工具轻松管理您的项目。
任务和项目一样，都有生命周期。 任务完成时开始； 然后它被分配、启动、完成和验证。 它也可以停止、暂停或失败。 有些任务可能依赖于其他任务来开始或完成。 任务跟踪是项目管理的一个重要方面，涉及对其进行监控。 因此，任务管理是一门复杂的学科，需要一丝不苟地关注细节、灵活性和适当的项目管理工具。
什么是 4 类任务？
艾森豪威尔方法将任务分为四类：重要/紧急、不重要/紧急、不重要/紧急和不重要/不紧急。 这些是有效的，因为它们使您可以快速确定任务是需要立即完成、稍后完成还是根本不需要完成。
最佳免费任务管理系统
工具在软件行业越来越受欢迎，现在它们在任何项目中都扮演着重要的角色。 对于每个类别，都有几种可用的工具。 这些工具有助于减少手动工作并节省时间。 这里有一些最好的任务管理工具。
#1。 任务管理软件
使用免费的任务管理软件是管理任务的最有效方式。 它包括您需要的所有功能，例如提醒、重复事件、时间跟踪器、自动通知和工作分配。 任务管理系统不仅可以轻松与您的团队成员协作，还可以与所有其他利益相关者协作。 在线提供了许多工具，它们具有不同程度的复杂性和功能，使您可以轻松找到最适合您公司的工具。
#2。 待办事项清单
待办事项列表是最流行的任务管理工具之一。 人们每天都使用任务列表来管理他们的任务。 主要优点是使用起来非常简单； 你只需要一支笔和一张纸。 把事情核对一下也是一种令人满足的方式，这是其他任何事情都没有的。 虽然待办事项列表对于管理简单的列表和任务很有用，但对于具有多个人员和依赖项的更复杂的工作项来说它是不够的。
#3。 看板
看板是一种组织任务的有趣方式。 看板有几个在线版本，但白板和一些便签就足够了。 任务的可视化表示使多人更容易在瞬间获得状态更新。 在线版本包括更高级的功能，例如根据您的业务需求自定义任务状态和视图。
#4. 电子表格
电子表格也经常用于跟踪任务，因为它们很容易找到和使用。 任何电子表格软件，例如待办事项列表，都可用于填充和跟踪您的工作项目。 电子表格还使管理和共享数据变得简单。 缺点是时间和进度跟踪、工作流自动化和资源管理等高级任务管理功能不可用。
#5。 甘特图
甘特图，更常用于项目计划，也可用于任务管理。 类似于看板的可视化表示使每个人都可以使用此工具轻松采用和管理工作。 由于依赖管理和关键路径和基线等功能，它也是一种实时表示工作的准确方式。 有几种类型的在线甘特图软件以及作为任务管理软件一部分的免费版本。
为什么我们需要免费的任务管理系统？
以下是将免费任务管理应用程序集成到业务系统中的五个主要原因。
#1。 促进更好的协作和协调
任务管理工具最显着的优势之一是它改善了致力于完成共同任务的各个部门内部和部门间团队之间的协作。 每个团队成员都有特定的角色和职责，无论项目有多大或多小。 保持持续的组内沟通对于项目的成功执行和按时推出至关重要。
此外，免费的任务管理系统让每个人都保持最新状态并改善协作。 因此，团队成员可以轻松地与适当的人分享他们的问题或状态更新，以获得即时帮助。 开源任务管理系统还允许团队共享文件和文档，同时让每个人都了解最新信息。
#2。 它改进了计划和执行。
如果你想避免浪费时间和精力，计划是必须的。 项目规划对于项目开发周期的每个阶段都至关重要。 经理可以使用项目管理软件，根据不同的团队成员的能力，将任务分配给不同的团队成员，并正确执行项目。 项目计划需要很长时间，因为团队必须概述所有主要步骤。 开源任务管理系统允许管理层选择任务的顺序。
#3。 帮助资源分配
管理层很难根据任务的难易程度和资源的能力来分配资源。 为了确保业务流程顺利运行，必须有效地管理资源。
任务管理工具还可以帮助企业定义材料、资源和工具。 项目生命周期需要平稳运行。 一个好的 项目管理工具 还可以帮助企业避免雇用不必要的资源，从而减少开销并随着时间的推移提高投资回报率。
#4。 改进团队工作流程
任务管理工具使每个人都可以轻松了解情况。 该工具还可以作为一个平台，将所有团队成员聚集在一起并迫使他们进行协作。 项目经理可以轻松跟踪各个团队成员的活动，并实时检查分配任务的状态。
还可以确定完成任务需要多长时间。 任务管理应用程序对于大型项目特别有用，因为经理可以将各种成员组合在一起进行协作。 因此，公司可以从强大的团队工作流程中获益，并按时实现所有目标。
#5。 持续任务监控
为了实现长期成功和按时交付，企业必须在每个阶段跟踪项目绩效。 任务管理工具会跟踪每项任务，以便尽可能顺利地实现这一目标。 通过这个工具，公司管理层还可以获取每个团队成员的绩效数据，并持续监控项目的每个阶段。 它帮助公司有效地优化所有项目。
什么是任务管理技能？
任务管理能力使您能够更有效地利用您的时间工作。 它们是软技能——在各种职业和专业情况下都有益的人际交往特征。 时间管理对于任何领域的任何员工都是必不可少的。 它使他们能够花更少的时间在非必要的任务上，而将更多的时间花在重要的任务上。
任务管理技能示例
以下是一些与任务管理相关的技能示例：
#1。 有效的调度
任务调度是任务管理的重要组成部分。 它使您可以更有效地组织它们。 精心计划的日程安排还可以让您充分利用您的职业时间，这可以防止您分心。 保持每日、每周和每月的日程安排可以让您掌握每项任务并估计其持续时间或确定最重要的任务的优先级。
#2。 有效的优先级
您的某些职责可能比其他职责更紧迫，但这取决于您的职业。 正确评估它们的重要性并根据它们的优先级执行它们的能力可以提高工作的数量和质量。 优先级是有效调度的重要组成部分，因为它可以让您在分配更多精力并专注于对您最重要的任务上做更多的工作。
#3。 工作负载管理
虽然在任务上投入尽可能多的时间可以在短期内提高生产力，但从长远来看也可能导致疲惫和倦怠。 任务管理的一个重要方面是评估您的工作负载能力并相应地调整您的计划。 它使您可以在更长的时间内保持高水平的表现，使您成为对雇主更具吸引力的候选人。
#4。 注意详情
分析每项任务的细节并确定其重要性需要高度关注细节。 此功能可以帮助您评估完成每项任务所需的时间，从而改进您的日程安排。 除了帮助您确定任务的优先级和安排任务之外，密切关注细节还会增加您成功完成任务的可能性。
#5。 高效委派
根据您的工作，您可以委派一些职责。 这可以提高您和您的组织的生产力。 如果您从事管理工作并监督除您自己的任务之外的其他人的任务，则委派是一项特别重要的任务管理技能。
#6。 高级批判性思维能力
选择优先考虑哪些任务以及完成它们需要多长时间并不总是一个容易的决定。 但是，您可以通过批判性思考并确定每个决策的逻辑论据来提高决策质量。 这可以帮助您更好地管理您的任务。 如果你的老板质疑你的日程安排，批判性思维可以帮助你证明它的合理性。
如何改进任务管理？
考虑遵循以下步骤来提高您的任务管理技能：
#1。 确定您的生产力高峰期。
大多数人在一天或一周中的某些时间是他们工作效率最高的时候。 了解您的高峰时间，可以让您在这些时间安排最困难的任务。 这可以帮助您更快、更有效地完成这些任务，让您有更多时间在您没有达到最高生产力水平时完成不太重要的任务。
#2。 在您的日历中安排主要任务。
在日历中为特定任务分配特定时间量的过程称为时间阻塞。 这使您可以更好地组织您的日程安排并提高您的效率。 尽管这可能会改善您的时间管理，但您仍然应该足够灵活，以便在紧急情况下重新安排各种任务。
#3。 监控单个任务的进度
除了分配时间之外，您还可以跟踪每个主要任务的进度。 了解完成一项任务还需要完成多少工作可以让您保持积极性，并让您估算完成任务所需的时间。 它还向您显示任务的哪些部分花费的时间超过了应有的时间，这可以帮助您在未来提高效率。
Jira 是任务管理工具吗？
是的，Jira Core 和 Confluence 允许您在线分配、执行和跟踪任务。
结论
开源任务管理工具为现代企业提供了许多好处，从工作流优化到提高生产力，从而随着时间的推移提高投资回报率。 您需要做的就是选择一个可靠且面向未来的任务管理应用程序，您的员工将乐于接受和使用。
任务管理系统常见问题
任务管理的4个要素是什么？
Do、Defer（延迟）、Delegate、Delete是四个D（Drop）。 将任务或项目归入这些类别之一可以让您更好地管理有限的时间并专注于对您来说最重要的事情。
您如何跟踪工作中的所有任务？
如何跟踪工作中的任务
- 及时创建您的清单。
- 将任务添加到您的日程安排中。
- 将时间跟踪拖放到任务中。
- 跟踪所有任务的状态。
如何跟踪多个项目的任务？
以下是管理和跟踪多个项目的七种策略。
- 未雨绸缪。
- 使用您可以使用的所有工具。
- 组织你的任务。
- 定期审查您的计划。
- 了解何时委派。
- 保持专注。
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参考资料
