使项目开发过程持续进行的燃料是货物、材料和服务。 如果它们质量差或数量不足，您的项目可能无法成功完成。 因此，为了有效地执行项目， 项目经理 必须建立和维护与供应商的关系。 这是项目采购的地方 颠覆性技术 发挥作用，协助项目经理执行成功的项目。 这篇文章将使您全面了解它是如何完成的，以及项目采购管理和计划中的 4 个主要过程。 但首先，让我们看一下项目采购管理的定义。
项目采购管理定义
根据 PMBOK® 指南第 XNUMX 版的定义，项目采购管理包括从其他来源购买或获取产品、服务或结果所需的流程。 项目组.
作为项目管理框架支持支柱的十个知识领域之一是项目采购管理。 其主要目标是与在整个项目生命周期内提供商品和服务的供应商建立并保持积极的关系。
合同通常用于建立供应商协议并使之合法化。 它确保按时交付必要的货物和服务，并满足采购组织规定的项目质量标准。 这大大有助于项目开发过程的顺利执行，并保证项目的目标得到满足。 项目采购管理是项目采购管理的重要组成部分 供应链管理.
您可能想知道，“这究竟是如何工作的？” 那么，项目采购管理遵循一个合乎逻辑的程序，在该程序中，您必须首先确定您需要签订什么合同以及您希望如何签订合同。 之后，您需要将合同要求发送给卖家。 当您的合同分发时，卖家开始提交投标。 您现在必须选择最好的一个并与他们敲定合同。 当项目开发开始时，您必须不断检查以确保合同得到遵守。 工程竣工后，必须签订工程合同，填写相关文件。
4个主要项目采购管理流程
当您准备从供应商处采购项目时，项目采购管理分为 4 个主要流程。
#1。 项目采购管理计划
在项目的规划阶段首先确定采购。 每个外部承包商都需要一份工作说明书 (SOW)，作为描述所签订任务的文件。
然而，在签订合同之前，是一个征求建议书，其中许多承包商对工作进行投标，项目经理根据他们的报价确定谁将获得合同。
这些要求是经过深思熟虑的，因为它们是项目指导文件。 它们的特异性越高越好。 这可以防止以后的混乱，并有助于制定更精确的计划。
该程序记录在采购管理计划中，包括需求文件、风险登记册、活动资源要求、 项目进度表、活动成本估算和其他信息。
有一些工具和方法可以帮助指导这些决策，例如自制或购买分析，它决定了一项任务是否需要外部供应商或可以在内部完成。 寻求专家意见，进行市场调查，以及 与利益相关者会面 所有这些都有助于指导这一决定。
#2。 采购执行
在第一阶段完成文书工作后，进行采购阶段是您检查退回的投标并决定接受哪个投标。 但是，在做出决定之前，应该制定一个标准来确定哪个投标最适合该项目并适合您的物流管理。 之后，签署协议，更新项目管理计划。
通过与投标人协商确定中标人，开发评估提案的技术，并获得独立的估计，以确保投标在正常范围内。 在您签约的领域寻求专家的建议永远不会受到伤害。
还有一些可以使用的分析技术。 广告是确保您投放尽可能广泛的网络的好方法，让您可以根据所有潜在投标人做出决定。 然后将进行采购谈判，以微调最终合同，以满足您和承包商的需求。 采购订单应用于记录您订购的商品/服务的价格、数量、交货期和付款条件。 这是一份具有法律约束力的合同，可确保您和您的供应商意见一致。 我们的采购订单模板可以帮助您创建适合您项目的模板。
#3。 采购控制
合同签订后，必须将承包商的管理纳入整体管理职责。 承包商可能会对预算和时间表产生负面影响，导致项目偏离轨道或更糟。
因此，需要定期更新状态来审查承包商协议、获取进度更新和评估工作绩效，以确保承包商满足其合同中列出的要求。 即使您雇用承包商是因为他们是各自领域的专家，您仍必须监控和跟踪他们的工作，以确保其按计划进行。
为确保工作正确完成，最好签订变更控制系统并定期进行采购绩效审查，包括检查和审计。 管理人员还可以通过绩效报告了解情况。 支付系统以及索赔管理和记录管理系统必须到位。 为促进绩效监控，工作订单必须包括有关承包商正在执行的工作的所有详细信息。
#4。 采购关闭
就像有一个流程开始采购一样，也必须有一个流程来完成它。 应在与承包商的初始协议中明确构成已完成工作的内容，以免任何一方对工作何时完成感到困惑。
保险和担保通常需要正式的责任免除。 这可确保合同的价值或完成日期没有未完成的更改。
采购审计以及结构化的采购谈判有助于这一过程。 为了管理与采购流程这一阶段相关的所有文书工作，将需要一个记录管理系统。
因此，这完全是关于如何进行采购管理。 但是，它必须包含哪些元素才能为项目开发提供正确的方向呢？
项目采购管理计划的重要组成部分
我为以下项目采购管理计划编制了一个模板：
- 将通过拟议合同采购的可交付成果的完整清单。
- 应该有足够成功的资源管理策略来进行合同谈判和管理。
- 必须清楚地说明所选择的购买技术。
- 必须注意选择供应商和供应商的关键阶段。
- 供应商和供应商选择过程的关键步骤。
- 应提供适当的采购筹资战略。
- 必须提供采购合同样本。
- 应提供用于批准和确保质量以及风险管理的参考材料。
我希望您现在对项目采购管理的内容有了很好的了解。 让我们更进一步，看看它如何帮助项目。
另请参阅： 什么是 RFP（征求建议书）：您需要知道的一切
项目采购管理的好处
项目可以通过多种方式从采购管理知识中受益。 我在下面提到了其中的一些：
- 它有助于确定为成功完成项目而必须购买的项目和服务。
- 向供应商提供采购订单和问题的完整列表。
- 它规定了商定的交付日期和方法。
- 帮助评估和采购供应商的商品和服务。
- 它验证供应商合同中的里程碑并批准他们的付款。
- 作为评估供应商与合同相关的绩效的参考。
- 它有助于识别和解决供应商绩效问题。
- 它充当沟通渠道，向高级管理层通报项目的状态。
项目经理在采购中的作用是什么？
项目经理参与采购，与他们负责的项目管理过程的任何其他组成部分一样。 但是，这是一个程序，他们可能没有项目的其他方面那么大的权力。
虽然项目经理有权代表组织与承包商签订协议，但项目经理通常不是在合同到位后监督合同的人。 无论如何，让项目经理随时了解情况至关重要。
这需要熟悉项目管理知识体系 (PMBOK) 中指定的六个流程和项目采购管理知识领域。 首先是计划采购和收购，这意味着评估项目需要哪些外部资源。 因为他们对整个项目需求了解更多，所以项目经理将对此进行控制。
计划承包是为所需的任何项目或服务开发需求的过程，以及确定哪些组织提供这些产品或服务。 然后，通过将公司减少到几家然后挑选卖家来请求卖家回答，这些卖家通常是 供应商 采购部的。
合同管理是对供应商合同的管理。 项目经理将每天与供应商的客户经理合作。 合同完成时发生合同关闭。 采购部门通常会再次负责这方面的工作。
项目采购管理常见问题解答
项目采购管理的第一步是什么？
制定计划是成功的项目采购管理的第一步。 这需要制定以下计划：项目需要哪些材料和服务？ 这包含所有材料和服务参数，例如最低质量要求。
为什么项目采购管理很重要？
管理此流程以确保在特定期限内选择和获得所有相关服务和材料至关重要。
项目采购管理的4个主要流程是什么
项目采购管理的4个主要流程是 计划、选择、管理和结束采购.
相关文章
