项目管理三角:所有你应该知道的

项目管理三角
图片来源:维拉诺瓦大学

在每个项目管理过程中,项目经理都努力在生产高质量产品和管理可用资源之间取得平衡。 项目管理三角形可指导时间、成本和范围这三个约束如何影响项目的总体输出。 我们将在本章中详细讨论这一点。

项目管理三角的基本概念

项目管理三角形是一个模型,它说明了三个约束的相互依赖关系:时间、金钱和范围,以及如何改变一个因素需要改变其他因素。

在项目开始之前,项目经理和客户应该最终确定项目管理三角。 所有项目利益相关者都应掌握并同意项目的限制因素,这将为符合项目总体结果的最佳利益的合理决策铺平道路。

当项目经理能够识别项目管理三角形的三个核心概念时,他们就可以努力生产出最高质量的可行项目。

项目管理三角的要素是什么?

项目管理三角形的三个最关键变量通常是时间、成本和范围。 这些通常被称为项目管理三角形的三重约束。 质量通常被称为第四要素,但它是其他三个要素的焦点。 可以说,质量取决于对这三个约束的管理程度。 让我们详细看一下项目管理三角形的这三个约束 

时间 

时间是执行活动(在项目内)以及项目本身的持续时间所花费的时间。 时间表是时间限制的另一个名称。 如果扩大范围或减少预算,则可以延长时间表。 例如,如果团队规模由于预算限制而减少,项目可能需要更长的时间才能完成。

任何延迟获取资源或团队遇到意外障碍都可能导致项目延误,使项目经理更难在规定的时间范围内完成项目。 由于时间限制与项目成本和范围直接相关,因此延长时间表可能会导致以获取额外工人或其他资源的形式产生更多成本。

可能的时间挑战

#1。 过度乐观 

项目经理通常会高估他们团队的能力。 为了设计一个现实的计划,有必要检查每个团队成员的生产能力、工作量和现有条件。

#2。 外部延误

如果您的项目需要供应商提供的某些材料,则交货延迟可能会导致项目进度的额外延迟。 项目经理应定期联系供应商,以便他们了解关键的交付日期和时间。

#3。 内部延误

项目中的某些任务是相互依赖的,这意味着您不能在完成之前的一项之前开始一项任务。 被推迟的任务浪费了宝贵的时间和金钱。 因此,项目经理必须定期监控工作依赖关系,以确保它们按时完成。

#4。 士气低落的员工

员工失去兴趣和动力,以及旷工率增加,是许多项目经理面临的重要问题。 这些问题必须尽快解决。 长期项目会使员工身心疲惫。 即使是小工作也会变得乏味。 胜任的 任务管理软件 可以协助项目成员将工作分配给适当的人员,保证工作职责的明确和公平分工。

#5。 人员短缺

由于缺乏训练有素的工人,许多项目延误。 这可能有多种原因,包括个人专注于更高优先级的项目、旷工、PM 策略薄弱等等。 小的人员短缺可以通过重新安排职责来弥补,但重大的人员配备问题需要关键利益相关者的合作,特别是项目的变更管理委员会。

价格 

每个项目都有一定数量的资金,通常称为预算。 完成一个项目需要这笔钱。 员工工资、工具和设备费用、办公空间租金和其他资源可能包含在项目成本中。 增加团队规模或延长完成项目所需的时间也会对项目成本产生影响。

客户总是关心项目的费用。 对于项目经理来说,为客户提供准确的项目估算至关重要,这可能很困难。 随着范围或日期与原始设计的偏离,项目的成本肯定会发生变化。

可能的成本挑战 

  • 低估项目费用 

这些可能是由于不切实际或不正确的预算估计而发生的。 另一个主要原因可能是未能预见潜在的低效率,例如资源调度冲突。

  • 问责不力

如果没有分配管理支出、及时生成成本报告和修改预算的职责,即使是计划周密的项目预算也可能会超出。 应该指派专人负责预算监督。

  • 延迟项目 

如果延迟违反服务级别协议,这些可能会导致预算重组以考虑工资、额外管理费用、扩展保险(如果适用)和诉讼费用。

  • 增加员工成本 

这通常发生在随着截止日期的变化而雇用更多的人来处理范围蔓延时。 每个团队成员都应该从一开始就了解项目的范围。

范围

项目范围是项目计划的一部分,列出了特定的任务、项目、目标、可交付成果和日期。 项目范围说明书包括以下部分:工作说明书、范围排除、约束、里程碑、最终可交付成果、验收标准和客户最终批准。

范围约束为项目经理提供了目标,并允许他们估算项目成本并为适当的人员安排所有任务。 在任何阶段对项目范围的任何更改都可能对其开发产生负面影响,迫使项目经理要么推迟交付日期,要么增加更多劳动力成本,或两者兼而有之。

可能的范围挑战 

  • 模糊的要求

范围蔓延甚至会破坏计划最周密的计划。 因此,随意计划的项目更有可能失败。 缺乏精确、详细的需求可能会导致项目误解和范围蔓延。

  • 附加功能请求

仅当项目时间表和预算允许时才建议向项目添加新功能。 即使项目经理相信新功能会对项目有所帮助,无论如何,他们也不应允许功能蔓延使项目偏离其预期路径。

  • 可变规格

不确定的项目规范会使您的项目面临范围蔓延。 例如,对项目进行最后一刻的调整,或者客户要求额外的工作,都会影响预算和时间表。 项目经理应该记录所有关键的可交付成果、预算、截止日期等,并让参与项目的每个人都在上面签字。

  • 内部考虑

其他外部因素超出了项目经理的控制范围。 然而,如果其他内部问题,例如利益相关者要求一组新的可交付成果,威胁到整个项目脱轨,项目经理应该维护他或她的权力并捍卫项目计划。

质量取决于时间、成本和范围

质量 = 时间 + 成本 + 范围

如前所述,项目管理三角(也称为“铁三角”或“金三角”)中的第四个变量是质量。 当其他三个变量时间、范围和成本中的任何一个发生变化时,这个位于中心的因素会受到直接影响。

例如,如果您的项目提前完成,您可能希望将额外的时间投入到当前任务中,这可能会产生出色的产品。 质量不再受任何预定义标准的限制。 对一些客户来说,质量意味着保持在项目预算之内,而对另一些客户来说,这意味着按时将其推向市场。 项目经理必须确定公司如何定义给定项目的质量。

项目管理三角如何影响项目成功

每个项目都有特定的要求,每个人都必须在项目开始之前达成一致。 项目管理三角形帮助项目经理了解项目的边界,使他们能够做出更好的决策。

让我们更深入地了解一下金三角的一些优势:

  • 项目管理三角形使项目经理能够评估各种外部影响及其对一个或多个项目管理三角形“变量”的可能影响。
  • 项目经理可以使用 PM 三角形来跟踪其项目的预算、时间表和范围。 该模型可以定制以满足几乎任何项目的需求。
  • 项目管理三角证明了项目不可能同时又好、便宜和快。 该模型演示了如果对任何变量的更改是不可避免的,项目经理应该如何以及在何处进行调整或妥协。
  • 许多项目因缺乏沟通而失败。 项目管理三角形是一种可视化工具,项目经理可以使用它来展示所有三个变量之间的关系,从而使团队成员和利益相关者能够充分理解所需的更改。

管理项目管理三角中的三个约束

这里有一些真正的解决方案来协调项目管理三角形的限制。

  • 与利益相关者沟通:与利益相关者协商,以确定哪些变更是可接受的,哪些限制应优先考虑。 截止日期是固定不变的,预算是否受到限制? 如果需要更改,这将使您了解项目如何调整。 这是项目早期阶段的重要一步,但应始终保持沟通。
  • 成立 风险管理流程:风险规划应该是项目管理过程中的一个阶段,以避免范围蔓延并保持预算和准时。 识别危害,然后制定计划来减轻每一个危害。 如果您想了解更多信息,请阅读如何处理项目风险。
  • 创建变更管理流程:变更几乎总是不可避免的。 变更管理流程为批准或拒绝修改建立标准化方法。 这使团队可以随时了解发生的变化以及它们对项目的影响。 这也有助于限制范围蔓延。
  • 根据限制选择方法:根据您面临的限制,您可能决定选择项目管理方法。 瀑布式程序经常用于管理具有严格限制的项目。 如果你需要更大的灵活性,像 Scrum 这样的敏捷过程会更合适。 精益方法可以帮助必须尽可能减少低效率的项目。

敏捷方法论和项目管理三角

虽然 敏捷方法 项目管理三角,有时也被称为铁三角,直到 2001 年才出现,自 1950 年代以来一直在使用。 它曾经是理解项目交付中三重约束平衡的一项非常重要的技术。

当新的项目管理框架发布时,许多项目团队询问在采用新提出的方法(例如敏捷)时是否仍然可以使用经典的项目管理三角形。

两者的根本区别在于,尽管在传统的项目管理中,三个约束(范围、时间和预算)是在项目开始时指定的,但敏捷方法采用迭代方法,允许这些项目组件增长。

由于三重限制很普遍,敏捷颠覆了这一点。

传统的项目管理允许成本和时间变化,同时保持范围固定。 结果,时间和成本都发生了变化,以制定可行的策略。 这种技术的困难在于项目的范围在其生命周期中经常变化,影响时间和费用。 结果,所有三个限制都被调整,导致成本增加和交付延迟。 尽管该项目已经完成,但由于费用增加和延误,利益相关者仍不满意。

另一方面,敏捷技术保持成本和时间表固定,同时允许范围变化。 因此,敏捷专家设计了一个倒置的三重约束三角形。 因为目标是在指定的成本和时间内实现客户的高优先级需求,所以敏捷允许范围随时间变化。 随着项目的进行,敏捷允许重新确定优先级。

如何在项目管理中使用铁三角?

每个项目都必须平衡三个最普遍的限制:时间、金钱和范围。 一个变量不能在不影响其他变量中的至少一个的情况下改变。

项目经理必须有效地处理三重约束三角形的三个边之间的权衡。 这些限制可以直观地提醒您决策可能如何影响项目的其他方面。

所有三个项目约束的智能和综合平衡可以决定整体项目质量。 这些方面不能单独平衡。 PMI(项目管理协会)文章“超越铁三角”强调项目经理应考虑软因素(士气、兴趣和社会期望),因为这些因素对项目的影响与项目管理三角的三个限制一样大。 

什么是项目管理中的金三角?

金三角就是我们在本章中讨论的内容。 它只是项目管理三角形的另一个名称。 它也被称为铁三角。

项目的三个部分是什么?

项目的三个部分是预算、时间表和范围。 它们构成了项目管理三角形。

项目经理如何确定项目管理三角形约束的优先级?

项目经理可以通过确定项目最重要的目标并将它们与范围、进度和成本约束对齐来确定项目管理三角形约束的优先级。 他们还可以使用诸如 80/20 法则之类的技术,在这种法则中,他们专注于将产生最大影响的项目的 20%,并相应地确定优先级。

项目管理三角与项目质量有何关系?

项目管理三角形与项目质量相关,因为范围、进度和成本约束都会对项目可交付成果的最终质量产生影响。 项目经理必须平衡这些约束,以确保项目在预算范围内按时交付并达到所需的质量水平。

项目管理三角如何应用于虚拟项目?

项目管理三角形适用于虚拟项目,就像它适用于任何其他项目一样。 虚拟项目可能有一些独特的挑战,例如远程工作的团队成员之间的沟通和协调,但项目管理三角仍然可以用来管理项目的范围、进度和成本约束。

在试图平衡项目管理三角的约束时,项目经理面临哪些常见挑战?

项目经理在试图平衡项目管理三角形的约束时面临的一些常见挑战包括范围蔓延、项目中的意外变化、资源缺乏、不切实际的时间表和预算超支。 项目经理必须能够有效地识别和管理这些挑战,以确保项目在预算范围内按时交付并达到所需的质量水平。

项目经理如何使用项目管理三角向利益相关者传达项目状态?

通过不断向利益相关者更新项目状态并确保项目遵守范围、进度和预算限制,项目经理可以使用项目管理三角形来有效地传达项目状态。 这可以通过经常性的项目状态报告、项目仪表板或其他形式的沟通来实现,这些沟通方式使利益相关者能够访问有关项目状态和潜在问题的信息。 项目管理三角形还可以被项目经理用作视觉辅助工具,以阐明权衡取舍和做出的决策,并帮助利益相关者了解项目的进展。

项目管理三角如何应用于外包项目?

项目管理三角形对于所有项目都是相同的,包括那些包含外包的项目。 外包项目在跨多个时区、文化和语言管理范围、时间表和预算限制时会遇到特别困难。 使用项目管理三角形作为框架,仍然可以管理范围、时间和资金限制以及任何危险。

项目经理如何使用项目管理三角来提高项目绩效?

通过将其用作识别和管理项目范围、时间和成本约束的框架,项目经理可以使用项目管理三角来提高项目绩效。 项目经理可以通过例行审查和修订项目计划并在必要时在限制之间进行权衡来保证项目按时交付,在预算范围内,并达到预期的质量水平。 项目管理三角也可以被项目经理用来更好地与利益相关者沟通,识别和管理潜在风险,并提高项目绩效。

在结论

项目的质量取决于项目管理三角形中三个约束的管理情况。 这三个要素的管理不善很可能会使您的项目偏离轨道并使其崩溃。 为了帮助您成功管理这三个约束,您可以查找 项目管理工具 在线的。 有很多可供选择! 

常见问题解答

什么是项目管理三角形?

项目管理三角形被称为三重约束三角形或铁三角。

铁三角过时了吗?

虽然铁三角不再经常用于衡量项目的成功,但它还没有过时。

谁发明了项目管理三角?

Martin Barnes 发明了项目管理三角形。

  1. 项目范围说明书:使用示例创建范围说明书的指南
  2. 项目范围管理:定义和范围管理计划示例
  3. 项目跟踪软件:前 25 名项目跟踪软件的评论
  4. 如何进入项目管理:定义、指南和要求

参考资料

发表评论

您的电邮地址不会被公开。 必填带 *

你也许也喜欢