项目管理报告:示例、软件和工具

项目管理报告

在待办事项和生产线之间进行大量跟踪、评估指标和分析趋势,以确保项目成功、按时并在预算范围内完成。
那么,作为项目经理,您如何理解所有这些数据呢?
这是通过项目管理报告来实现的。 那么,让我们看看现在可用于项目管理报告的工具和软件以及项目报告的一些示例。

什么是项目报告?

In 项目管理,报告只是指以简单易用的方式提供项目生成的关键数据的高级摘要。 项目报告对于项目管理的成功至关重要,因为它为了解正在发生的事情以及整个团队需要做什么提供了一个窗口。

了解如何使用更简单、更智能的项目报告来推动更好的项目。

为什么项目报告在项目管理中如此重要?

如果没有足够的项目管理报告,项目团队和项目利益相关者就会被蒙在鼓里,无法查明项目的进展情况。 结果,项目失败太简单了,因为相关的见解没有得到体现,因此没有做出适当的判断。

项目报告满足信息披露要求 管理流程 通过将数据从生成的地方传输到分析和应用的地方。

总体而言,项目管理报告是必不可少的,因为它们:

  • 显示对 项目管理团队 这样他们就可以解释它为什么起作用并更多地关注它。
  • 发现什么不起作用,以便团队可以探索并选择最佳行动方案,即如何处理它。
  • 为团队提供项目进展情况的 360 度视角,以便他们可以决定下一步要采取的步骤。

让我们看看一些最常见的项目报告,以及如何让它们为您服务。

项目管理报告的类型

项目报告不仅仅是通知您的团队和 利益相关者 关于最近的项目更新。 项目报告还可用于降低风险、监控预算和时间表,以及制定更准确的项目计划。

以下是您可能感兴趣的一些项目报告:

  • 团队可用性报告
  • 状态报告
  • 项目健康报告
  • 风险评估
  • 时间跟踪报告
  • 基线条件报告

#1。 团队可用性报告示例

所以,如果你想创建一个准确的项目计划,你必须首先确定有哪些资源可以完成任务。 团队可用性报告会告知您每个团队成员的工作量,使您能够做出明智的项目资源决策。

项目管理团队报告示例 图片来源:团队甘特

#2。 状态报告示例

每周状态报告是一种简单的方法,可以让您的团队和利益相关者了解最新情况,并在项目推进时管理期望。 在您的项目管理状态报告中,我们建议评估以下快速点击:

  • 已完成的工作
  • 近期将完成的工作
  • 总体项目完成和支出
  • 行动项目
  • 项目危险或顾虑

因此,这是一个用于项目管理的免费状态报告模板的示例:

项目管理报告
项目管理状态报告示例 图片来源:团队甘特

#3。 项目运行状况报告示例

项目运行状况报告提供了项目当前状态的高级概述。 它非常适合在与您的团队开会时在屏幕上显示,以及 利益相关者 让每个人都能一眼看出什么在进行中,什么在落后,什么已经逾期。

项目管理报告
项目管理报告示例 图片:信用:团队甘特

#4。 风险评估示例

风险评估允许您根据项目风险的严重性和发生机会来识别和分类项目风险。 这样,您可以优先考虑问题并避免风险,以免影响项目的成功。

项目管理报告
项目管理风险评估报告示例s 图片:信用:团队甘特

#5。 时间跟踪报告示例

时间跟踪报告显示您的团队实际花费在项目任务上的时间,让您可以评估它与项目估算的比较情况。 因此,这使您可以预测潜在的预算超支,并为未来的项目估算提供重要数据。

项目管理报告
项目管理时间跟踪报告示例s 图片来源:团队甘特

#6。 基线报告示例

A 底线 报告将您的原始时间表与您的实际项目时间表进行比较,这样您就可以在计划未来的项目时从过去学习。 它对于演示修改或延迟如何影响整个项目时间框架也很有用。

因此,这是一个基线报告示例,计划的时间线是灰色的,实际的时间线是蓝色的。

项目管理基线报告示例 图片来源:团队甘特

如何写一份好的项目管理报告

因此,项目管理报告的目标是以利益相关者可以理解和应用的简单格式提供项目生成的所有信息。 以下是创建管理报告的一些最佳实践,这些报告将使项目利益相关者能够做出明智的决策。

#1。 将数据放在首位。

项目管理报告的目的是向需要的人提供经过处理的数据,以便他们了解并做出适当的决定。 因此,报告必须提供可靠的数据,利益相关者可以使用这些数据来了解全局。

#2。 进行数据可视化。

尽可能使用大量的图像、图表和图形来彻底展示您使用可视化项目管理报告工具提供的任何数据的重要性。

#3。 通过让舞台保持开放来进行建设性的沟通。

报告不应该是吐出数据并继续前进的句号; 相反,报告应尝试解释数据及其影响,同时提出其他问题。 这可能很困难,但这样做可以确保所有利益相关者都在同一页面上,并且完全了解您要传达的内容。

#4。 创建与您的目标受众相关的报告。

高级管理层将没有时间梳理次要细节,团队成员将难以理解只有少量数据、图表和注释的报告。 报告必须根据目标受众的需求量身定制,以便他们收到所需的所有信息,而不会因数据不足而陷入困境或陷入困境。

用于项目管理报告的工具和软件

您是否正在为您的组织寻找最佳的项目管理报告软件或工具? 你来对地方了! 我们通过编制 10 个项目管理报告软件和工具的列表来简化工作。

检查工具的主要功能、成本以及它们的独特之处 - 并选择适合您公司的解决方案。

#1。 斯科罗

Scoro 是一个综合解决方案,它集成了您可能需要的所有项目管理软件元素:项目和任务、联系人管理、报价、团队协作、计费和报告。

以下是特点:

  • 具有子任务和时间限制的项目
  • 实时关键绩效指标 (KPI) 仪表板
  • 团队日历和会议安排
  • 联系管理
  • 工作时间跟踪和计费
  • 详细的财务和项目进度报告
  • 用于报价和开票的预设模板

起价为每位用户每月26美元。

#2。 证明中心

ProofHub 通过结合多种项目管理功能(例如一站式报告)来取代传统的电子邮件和许多其他工具。

以下是特点:

  • 已分配用户角色。
  • 在线团队会议和聊天
  • 委派任务和分配责任
  • 报告和跟踪项目的进度
  • 安全的文件存储

定价从每月45起。

#3. 大本营

Basecamp 是数千个项目管理团队的首选工具,他们欣赏其现代社交媒体式界面和简单的团队协作功能。

以下是特点:

  • 管理多个用户工作的项目
  • 新项目或想法的讨论板
  • 在应用程序内与团队协作
  • 项目绩效报告
  • 客户将看到一个单独的仪表板。
  • 电子邮件和桌面通知

价格:提供免费计划,付费计划起价为每月 99 美元。

#4。 体式

Asana 结合了项目管理、文件存储和协作的元素,并有助于在没有电子邮件的情况下管理整个团队的项目。

以下是特点:

  • 任务和团队分配
  • 项目的时间表和路线图
  • 团队成长和里程碑
  • 应归档和跟踪错误报告和冲刺。
  • 用于快速概览的项目仪表板

定价:最多 15 名会员免费,高级选项起价为每位用户每月 13 美元。

#5。 思杰播音室

Podio 是一个高度适应性和可调整的网络中心,用于工作和团队交流。

以下是重点:

  • 可以分配任务,可以附加文件,并且可以在解决方案中讨论细节。
  • 分发加密文件和大文件。
  • 自动化销售漏斗和项目预算跟踪。
  • 可视化仪表板提供公司概况。

全套功能的起价为每位用户每月 19.20 美元。

#6。 工作区

Workzone 由经验丰富的广告主管创建,他们旨在帮助代理机构和创意团队获得对其整个产品组合的可见性。

以下是特点:

  • 每个人独有的待办事项清单
  • 列出子任务和任务依赖项。
  • 为特定用户(包括客户)配置对项目、任务和文件的访问权限。
  • 甘特图可让您快速查看状态。
  • 将人员分配给多个任务。

起价为每位用户每月 24 美元。

#7。 JIRA

JIRA 是一个跨平台的问题和错误跟踪软件,具有全面的项目管理功能,如报告。

以下是特点:

  • 通过创建用户故事和问题来计划冲刺。
  • 在您的软件团队成员之间分配职责。
  • 优先考虑并讨论团队的工作。
  • 组织您的团队沟通。
  • 查看有关团队工作的实时报告。

最多 10 位用户的起价为每月 75 美元,300 位用户每月 XNUMX 美元,XNUMX 位用户每月 XNUMX 美元起。

#8。 概念

Notion 将为您提供一个全新的项目管理视角。 它有助于项目规划和讨论、与团队共享信息以及跟踪所有想法。

以下是特点:

  • 为自己维护一份每周清单并做笔记。
  • 使用拖放编辑器创建任务板。
  • 将页面堆叠在一起以创建无限的知识库。

定价:每位用户每月 8 美元

#9. 特雷洛

Trello 以在类似纸板的仪表板上可视化项目活动而闻名,这是管理短期和快速日常任务的理想选择。

以下是特点:

  • 纸板上的简单作业管理
  • 创建无限数量的任务列表
  • 共享图像和文件
  • 列表可以按日期或优先级进行组织。
  • 协作和评论

定价:个人使用是免费的,而公司必须每月为每位用户支付 9.99 美元。

#10。 ActiveCollab

ActiveCollab 是一款项目管理软件,可帮助您的团队在电子邮件过时时保持井井有条。

以下是特点:

  • 发票和时间跟踪
  • 以甘特图的形式规划时间线
  • 看板卡
  • 共享团队日历以促进协作

会员的起价为每月 6.25 美元。

有哪些不同形式的项目报告?

每日、每周、每月和每季度的项目状态报告是一些可用的格式。 他们简化了获取和交流重要项目相关信息的程序。

Excel 是报告工具吗?

Excel 是管理和分析数据的绝佳工具,但它对报告来说效率低下。 通过将 Excel 连接到 Databox 等报告软件,您可以利用来自 Excel 和您的团队使用的任何其他工具的数据来创建成功的报告。

报告的主要目标是什么?

研究结果在报告中进行介绍和讨论。 研究的理由、研究方法的描述、发现、结果、逻辑讨论和结论/建议都已提供给读者。

项目报告结构需要什么?

为了确定参与给定项目的人员的层次结构和权力,使用项目管理的组织结构。 在团队成员处理项目时可以参考的图表上,该结构指定了每个团队成员的角色和报告关系。

报告的格式是什么?

报告写作是一种正式的深入写作主题的方式。 报告的写作风格和语气总是正式的。 目标受众是您应该关注的部分。

Python用于报告吗?

除了数据分析之外,Python 对于自动化重复过程(如报告)也很有用。

项目管理报告常见问题解答

什么是项目管理报告?

在项目管理中,报告只是指以简单易用的方式提供项目生成的关键数据的高级摘要。

我们为什么要使用报告软件?

报告软件连接到数据源,收集信息,并根据输入数据以图形和图表的形式提供洞察力,使用户能够发现重要信息。 报告工具有助于决策过程。 详细的见解将使您更好地控制数据。

项目报告包括什么?

项目管理报告包括经济、技术、财务、管理和生产方面的信息。

  1. 项目成本管理:如何创建成本管理计划
  2. 管理报告:管理报告指南
  3. 项目时间管理:有效管理的流程、工具和软件
  4. 月度报告:如何写出好的月度报告
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