如何确定任务的优先级:在工作场所确定任务优先级的实用方法和步骤

如何确定任务的优先级
图片来源:RescueTime 博客

如果回顾一下自己在一天、一周、一个月和一年内完成的任务和目标的数量,您会对自己的能力和成就感到惊讶。 但是,这并不能准确描述您在那段时间的生产力和效率。 您可能偶尔会错过最后期限或完成某些工作花费的时间太长。 这些是生产力的主要绊脚石。 如何在工作中确定任务的优先级变得至关重要,当您每天有大量工作活动要执行时,您可能需要创建一个有效的策略来处理它们。 确定优先级是一种根据重要性确定您应该首先做什么的方法。 了解确定任务优先级的最佳方法可能会帮助您节省工作时间。 在这篇文章中,我们定义了优先级并提供了一个关于如何对任务进行优先级排序的易于遵循的指南。

如何确定任务的优先级

确定优先级需要根据任务的价值确定完成任务的顺序。 这种方法可以帮助您更好地安排时间。 这会教您如何确定工作的优先级、完成最后期限以及有更多时间来完成更大的工作。 确定优先级的能力可以帮助您在更短的时间内完成更多的工作。 构建任务列表。 除非您首先清楚地了解需要完成的所有事情,否则您无法决定如何确定家务的优先顺序。 这可能看起来很简陋,但在急于开始项目时有时会被忽视。 相反,列出您需要在所有项目中处理的所有内容。 为避免感到不知所措,请将较大的工作分成子任务。 编译并列出您的任务后,请包括其他信息,例如:

  • 完成每一项所需的时间。 
  • 重要程度或紧迫程度
  • 最后期限 

将所有杂务集中在一个位置,您将清楚地了解必须完成的工作。 如果您和大多数人一样,您会以尽可能提高工作效率为目标开始新的一天。 然而,随着时间的推移,您发现自己要处理多个紧急请求,并且您的任务列表越来越长。 你最初打算做的事情似乎被推到了一边。 如果这听起来很熟悉,那么您并不孤单。 我们通常觉得自己在工作中追赶进度,却没有确定任务优先级的框架。

如何确定工作任务的优先级

大多数情况下,生产力低下和未能按时完成任务是工作优先顺序错误的结果。 为了按时完成任务并提高工作效率,确定工作的优先级至关重要。 在工作中更好地确定任务优先级所涉及的步骤如下。

#1。 构建任务列表。

除非您首先清楚地了解需要完成的所有事情,否则您无法决定如何确定家务的优先顺序。 这可能看起来很简陋,但在急于开始项目时有时会被忽视。 相反,列出您需要在所有项目中处理的所有内容。 为避免感到不知所措,请将较大的工作分成子任务。

编译并列出您的任务后,请包括其他信息,例如:

  1. 完成每一项所需的时间。 
  2. 重要程度或紧迫程度
  3. 最后期限 
  4. 将所有杂务集中在一个位置,您将清楚地了解必须完成的工作。

#2。 创建一个日历来跟踪您的任务。

一旦你确定了哪些任务是最重要的,就把它们放在你的日历上。 当您每天查看工作列表时,可以更轻松地确定时间的优先级。 您可能会发现,对您需要完成的每个项目进行视觉提醒可以帮助您更好地专注于它们。 完成它们也能给你一种成就感。 如果给你的任务没有明确的开始或完成日期,一定要提出要求,这样你就可以安排时间来完成它并设定期望。 确定这些日期后,您可能希望将个人结束日期设置得更早,以应对意外问题或按时交作业。 

#3。 根据重要性对列表进行排序

下一阶段是确认每项活动的重要性或紧迫性。 如果一项重要工作没有按时完成,它将产生深远的影响,因为它是您项目的基础。 另一方面,紧急工作必须在同一天完成,因为它们的截止日期是同一天。 权衡您的项目是按紧迫性或优先级顺序组织它们的最佳方法。 使用第一步中的列表,按 0 到 10 的等级对每项任务进行优先级排序,对紧急任务执行相同的操作。 当两个分数相加时,分数最高的任务排在第一位。

#4。 将您的任务状态传达给您的队友。

最后,不要忘记包括可能正在等待您完成任务或争抢时间的队友。 通过在任务完成时、您打算完成工作时以及出现的任何延迟或障碍时向队友提供主动状态更新,减少您收到的请求数量。 您可以继续以富有成效和高效的方式完成您的工作,而不是不断地回复询问。

如何确定任务的优先级 项目管理

无论您是项目管理的新手还是拥有多年的专业知识,在预算范围内按时管理和完成项目都是一项艰巨的任务。 每个项目都是独一无二的,并提出了自己的一组项目管理问题。 无论您从事何种类型的项目,您都可能面临紧迫的期限和很高的期望。 项目管理中的一切都是手工完成的。 与其他行业不同,犯错误不会导致成功; 相反,它会导致你的死亡。

#1。 检查艾森豪威尔矩阵。

一种著名的确定任务优先级的方法是艾森豪威尔矩阵,通常称为紧急-重要矩阵。 它教您如何根据紧迫性和重要性确定紧急和重要任务的优先级。 任务分为四种类型:

  • 紧急且重要——这些是必须立即完成的优先事项。
  • 不重要,但紧急——这些工作必须快速完成,但可以由其他人完成或做得更好。 你分配他们。
  • 不紧急也不重要——这些是你可以不做的任务。 不要将团队的时间用于这些任务。

您可以创建项目管理图表,或者在考虑任务列表中的每个项目时简单地设想象限。

#2. 根据预期结果对任务进行排序

即使使用紧迫性-重要性矩阵,也很难决定先进行哪项活动。 如果许多任务看起来非常紧急和关键怎么办? 尝试根据完成项目所需的预计工作量来组织项目。 项目预计花费的总小时数称为估算工作量。 在一天中首先优先处理和解决更困难(耗时)的家务,将较短的工作留到当天晚些时候您可能有更多精力的优势。

#3。 讲道理

有远大的目标没有错,但永远不要让“完美”成为“好”的敌人。 不切实际的项目目标可能会使您的团队士气低落并导致您的项目失败。 确保你设定了切合实际的期望,并确保你的目标可以在合理的时间内实现,并经常检查你的指标和你的团队,以确定你是否需要审查。

如何确定任务的优先级面试问题

大多数职业要求你同时管理许多事情,你会遇到相互竞争的优先事项。 因此,企业会使用诸如“您如何确定工作的优先顺序?”之类的面试问题。 “告诉我你在工作中遇到优先事项冲突的时候。” 如果您不能向公司证明您拥有行之有效的时间管理和任务管理策略,他们就会担心。 一些常见问题和复习答案

#1。 您如何设置工作优先级?

我喜欢通过保存项目及其截止日期的 Excel 电子表格来确定工作的优先级,这样我就可以一目了然。 然后,我根据项目的重要性、需要多长时间、紧急程度以及是否需要其他团队成员的意见来完成工作,对电子表格进行排序和调整,确定工作的优先级。 每天早上,我都会再次检查这张纸。 在我现在的职位上,我通常被分配到六到八个项目。 

#2。 您如何处理明显无法满足项目即将到来的最后期限的情况?

如果很明显无法满足预计的截止日期,我将评估任务并咨询我的经理以提出意见或建议。

优先任务的 4 个级别是什么?

艾森豪威尔决策矩阵,也称为紧急-重要矩阵,根据任务是否是:将任务分为四个象限: 

  • 重要。
  • 紧急。
  • 重要且时间敏感。
  • 都不行

您如何有效地确定任务的优先级?

  • 列出所有任务。 
  • 确定哪些工作实际上是关键的(哪些可能被推迟)。
  • 维护一个代表您的首要任务的时间表。 
  • 优先考虑你最紧张、最努力的项目。
  • 一次专注于一项任务。 

确定优先级的 3 种方法是什么?

第一象限:重要+紧急。

第二象限:重要性+不紧急

第三象限:不重要+紧急。

第四象限:不重要+不紧急。

您如何确定任务面试问题的优先级?

回答这个问题,“你如何优先考虑你的工作?”

  • 描述你如何计划你的一天。
  • 描述你如何在优先级之间切换。
  • 谈谈你是如何设定最后期限的。
  • 描述您如何保持工作与生活的平衡。
  • 将您的回答与工作要求联系起来。

您如何一次处理多个任务的面试问题?

最好的回答突出了一些有形的硬技能和软技能。 例如,您可以说优秀的多任务处理者会养成一致的日程安排习惯。 您还可以强调称职的多任务处理者会不断确定任务的优先级。 您有多种选择。

您如何处理繁重的面试问题?

在处理巨大的工作量时,您需要一个处理它的策略。 你可以这样说,“每个人在其职业生涯的某个阶段都不得不处理繁重的工作量。” 退后一步观察问题,让我获得更深刻的洞察力和公正性。 记下需要完成的活动,并在每个工作日开始时按优先级从高到低排列它们的优先级。 “这不仅可以改善您的工作流程,还可以确保您完成一天中最关键的活动。”

作为一名护士,你如何优先考虑你的工作?

护士应将 ABCs 原则应用于每位患者的情况。 作为初始评估的一部分,优先级排序首先评估对生命的直接危害,并以 ABC 肺炎为基础,优先考虑气道,然后是呼吸和循环(Ignatavicius 等人,2018 年)。

结论

虽然为了完成更多任务而进行多项任务可能很诱人,但通常最好一次专注于一项任务。 此方法可确保您将全部注意力集中在该任务上,从而使您能够在继续执行列表中的下一项之前高效地完成任务。 当您不被其他琐事分心时,您可能更有机会完成高质量的工作。 雇主想知道您可以根据紧急情况确定工作的优先级,并建立工作流程以始终专注于任何类型的就业所需的内容。 他们想知道您与您的 团队与管理 作为您的优先级排序过程的一部分。 如果你给出的面试答案听起来与上面的示例答案相似,你将向雇主证明你有能力在他们的工作场所提高工作效率,并确定什么是紧迫和重要的。

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