劳动力优化:定义、最佳实践和软件解决方案

劳动力优化

您准备好在提高公司生产力的同时节省成本了吗? 调整您的工作流程以纳入劳动力优化技术。
当您改善公司员工队伍的运作方式时,您实际上是在更聪明地工作,而不是更努力地实现相同的目标。 这会对贵公司的业绩产生重大而深远的影响。
在这篇文章中,我们将向您介绍劳动力优化的潜力,并向您展示如何将其用于您的公司。

什么是劳动力优化?

从本质上讲,劳动力优化 (WFO) 是一种提高企业整体效率的方法。 提高员工生产力、提高客户满意度和简化组织程序都是其中的一部分。

公司使用许多工具和方法来优化基础流程,以充分利用他们的资源、消除错误并改进结果。 最终目标是利用现有资源改进结果。

劳动力优化需要进行彻底的绩效研究。 全面审查揭示了可以补救的缺陷,并提供了如何处理这些缺陷的见解。 以下是该过程涵盖的一些领域:

  • 劳动力管理
  • 调度和计划
  • 预算管理
  • 质量控制
  • 客户关系管理 (CRM)。

从本质上讲,WFO 是一个涵盖了几乎所有公司活动的总称。
优化过程提高了组织员工的效率,从而提高了客户满意度。 鉴于不断变化的市场趋势和日益激烈的竞争,公司必须使用最新的技术和方法来帮助他们攀登阶梯。
实现该目标的第一步是优化性能和流程。

为什么劳动力优化很重要?

现在是百万美元的问题:为什么劳动力优化至关重要或者您应该这样做? 以下是一些示例,可以帮助您理解为什么劳动力优化如此重要:

  • 前进的唯一途径是不断评估绩效,发现缺陷,并做出更好的改变。 优化劳动力需要对每个流程进行彻底检查,提供对组织每个部分的洞察力。 一旦您了解了潜在的劳动力优化系统,您就可以以您认为合适的任何方式进行调整以优化程序。
  • 员工绩效与客户满意度直接相关。 高质量的工作源于运营优化,这让消费者(最终也让您)满意。
    最重要的方面之一是熟练的劳动力随时准备应对挑战。 因此,即使您遇到问题,也可以快速补救。 您可以通过仔细的准备和安排来为不可避免的事情做好准备。
  • 执着于增加销售额的公司往往不顾员工的愉悦,忽视员工的福祉。 另一方面,优秀的公司会尝试在不引发员工疲劳的情况下提高绩效。
  • 幸运的是,WFO 关心其员工的身心健康。 它可以提高生产力和效率,而不会带来加班或额外工作的风险。 以这种方式优化员工绩效可以提高他们的技能,让他们更快乐、更满足。 这当然包括使用适当的劳动力优化应用程序。

如您所见,WFO 是优化运营和发展业务的重要工具。 我们的下一部分将为您提供有关如何提高员工绩效的完整摘要。 让我们仔细看看优化过程。

劳动力优化示例

以下是 WFO 在实践中的一些示例:

#1. 调度

这是跟踪员工出勤率、绩效统计数据和其他指标以创建员工时间表的软件。 你不仅可以控制加班和倦怠,还可以决定是否需要雇佣更多的人。 这也与临时工有关,因为流程会影响工作量。

例如,在圣诞节等销售高峰期,您可能需要安装新的劳动力系统、招聘临时工或雇用额外员工,具体取决于各种情况。 许多供应链、仓库和零售公司都担心这一点。

总部位于英国的书商“Book People”使用 WFO 来管理其员工队伍,包括预测、日常管理、日程安排、假期处理和实时报告。 客户服务水平因此提高了 5%。

#2。 时间管理

您始终可以了解时间跟踪或考勤软件的情况。 它提供诸如员工是迟到还是早到等问题的答案。 或者是否存在“假打卡”,即员工为好友打卡时发生的情况。 但是,这不是惩罚措施。 相反,它使公司能够检查计划并验证它们是否在所有时间、所有地区、工作时间、高峰时间和公共假期/周末都被覆盖。

例如,Ingenico 使用 WFO 将加班费用减少了 25%,将花费在资源配置上的时间减少了 87%,同时保持了相同的服务水平。

#3。 绩效管理

WFO 经常用于绩效管理,以优化员工绩效并确保他们处于最佳位置以在其角色中取得成功。 在衡量和协助绩效时,使用 Asana 或 Trello 等任务跟踪平台通常是一种有益的工具。 这些技术使员工能够消除“噪音”并专注于关键和紧迫的事情。 在个人层面上,它有助于任务管理。 它帮助组织将工作转移到最佳和最有效的方向。

劳动力优化的好处

#1。 提高效率和产量

手头总是有适当数量的人员。 组织可以获得员工出勤和总时间的综合视图。 因此,他们可以有效地处理客户的需求。 在旺季,WFO 允许公司确定他们是否需要聘用临时工或实施技术来帮助他们应对增加的劳动力需求。

#2。 降低成本并增加储蓄

您可以防止人员过多和人员不足,这会因糟糕的客户服务而导致收入损失。 它不仅降低了成本,而且还打开了交叉销售和向上销售的潜力。 结合自动化的 WFO 为收入前景提供实时建议和可操作的信息。

#3。 改善客户服务和保留

客户得到帮助并迅速有效地回答他们的问题。 这会带来积极的消费者体验。 WFO 协助您分析客户沟通,了解消费者行为的核心原因,并实施客户保留策略。

WFO 软件使企业能够更好地了解客户的习惯及其满足需求的能力。 它使公司能够更快地响应消费者的担忧,更快地采取行动,从而提高客户的满意度。 满意的客户更有可能返回。

#4。 新的机会

随着新机会和新产品的产生,WFO 鼓励内部职业迁移。 它使个人能够发挥最佳表现,提高公司内部纵向或横向晋升的可能性。 客户满意度与员工满意度同步上升。

什么是劳动力优化软件?

较大的公司将受益于劳动力优化软件,因为手动分析和改进是不可行的。 WFO 软件是一种解决方案,可以优化工作场所效率的多个领域。 例如,它可以检查人员数量、高峰期、可用性、预算、技能、劳动法和合同承诺等业务需求。 然后,它可以根据这些信息评估、安排、预测和优化劳动力。
有许多劳动力优化软件供应商。 最重要的是,他们应该:

  • 有一个漂亮的用户界面 – 因为要做出实时决策,所以它必须是直观的软件。 复杂的界面只会混淆决策。 它应该具有视觉吸引力和现代感,并提供实时更新。
  • 可扩展 – 劳动力优化解决方案可在整个组织、部门和不同类型的工作中扩展,这一点至关重要。
  • 集成 – 可能是最重要的因素。 它应该与组织的内部系统进行通信,并与常见的 HR 程序(例如,SAP、Sage、BambooHR 等)进行交互。
  • – WFO 软件通常价格昂贵,因此在选择一个软件时,请确保它包括您需要的所有控件以及其他好处(例如,强大的客户服务、移动应用程序和新版本发布)。

WFO 软件示例包括 Kronos Workforce Management、SAP Workforce Management、Monet Live WFO、When I Work、BambooHR 和 Oracle Workforce Management,尽管有很多可用的软件。

劳动力优化的最佳实践

#1。 让员工、经理和所有者参与进来。

仅当组织中的每个人(从员工到经理再到所有者)都参与流程的实施时,劳动力优化才有效。
劳动力优化可以采取多种形式,具体取决于您的特定运营模式。 因为您实施的解决方案对您的团队有直接影响,所以您不希望最高级别的决策只是为了扰乱或误导您的员工。

#2。 制定计划解决方案。

使用最好的工具来简化和优化您的日程安排是管理您的劳动力(并更好地改进它)的关键因素。
创建尽可能最好的时间表可以让您将团队成员的技能与您公司的特定职责相匹配。 发生这种情况时,您的员工会感到满意,您的客户也会感到满意,一切都会顺利进行。

#3。 通过任务分配保持团队成员的注意力

改善团队工作方式的最有效方法之一是帮助他们专注于自己的任务。
任何劳动力优化软件都必须包含一个“待办事项列表”,管理人员和员工可以使用该列表来确定下一步需要完成的任务。

#4。 实施考勤软件

纸质时间表、时间盗用,甚至固定的打卡/打卡终端都已成为过去。
现代考勤软件现在可在云中使用,供您团队的所有成员随时随地使用。

#5。 加强沟通

沟通对于劳动力优化过程至关重要。 无论您是亲自与您的团队成员交谈、通过电子邮件发送信息,还是向他们即时发送更新和政策变更消息,您都需要一个适当的沟通系统。
如果您不能定期进行良好的沟通,您将很难将知识传递给最需要它的人。

#6。 引入团队任务管理。

让您的员工保持正轨是劳动力优化的一个重要方面。 这就是团队任务管理发挥作用的地方。
团队任务管理是指导、安排和执行小型和大型项目直至完成的过程。
这通常需要:

  • 规划
  • 测试
  • 跟踪
  • 报告
  • 设定最后期限
  • 包括任务依赖
  • 确定优先次序
  • 管理任务时间

团队任务管理类似于其他两种典型的业务实践:简单的待办事项列表和项目管理。 然而,实际上,这三种活动是截然不同的。
待办事项清单是一种简单的方法,可以告诉员工任何一天必须完成的工作,它可以让每个人——包括你自己——井井有条并走上正轨。
另一方面,项目管理专注于大型项目的各个阶段及其背后的团队努力。

团队任务管理介于两者之间。 它着重于为使项目或业务成功进行而必须完成的个别任务,而不是仅仅在纸张用完时提醒您重新装满复印机。

#7。 在线跟踪工资和福利

手动计算和安排工资和福利既复杂又耗时。 但是,在这个特定场合应用程序的时代,它不一定是。
流程中所需的许多阶段都通过劳动力管理软件实现了自动化和简化,因此支付员工工资比以前花费的时间和精力更少。
在处理工资和福利的速度方面,WFO 软件工具还为您提供了更多选择。 Sling 具有一些有用的功能,例如即时的班末付款和将时间表同步到工资单的选项。

如前所述,劳动力支出是贵公司将要面对的最重要的支出之一。

此外,由于您无法管理未监控的内容,Sling 的劳动力优化工具使您能够预见趋势并优化人员成本。
在安排日程时检查劳动力支出的能力有助于您跟踪劳动力预算,并更容易实现显着的节省、更大的利润和更高的收入。
您甚至可以识别并避免潜在的加班,以及将劳动力视为销售额的百分比,这样您就可以准确地知道您的资金流向了哪里。

#9。 提前计划以获得更好的底线

借助劳动力优化软件的预测能力,您可以更恰当地为最大的开支制定预算,例如原材料、新设备和技术。
WFO 工具收集的数据揭示了您公司资本管理可能受到打击或失败的黑暗区域。
这样可以实现更精确的预算,从而使您可以节省收入并将其重新定向到组织的其他领域。

最后的思考

如果做得好,劳动力优化可以为各种企业带来巨大的好处。 使用技术来优化您的员工队伍是成功的关键。 WFO 不会在一夜之间发生。 这是一个循序渐进的过程,随着新系统和技术的部署不断迭代和改进。

参考资料

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