工作流是指一项工作完成一个业务流程所采取的步骤，以及每个阶段如何按照一套程序标准完成和自动化。 工作流是组织用来管理任务、提高生产力、提高响应能力和增加盈利能力的工具。 工作流可以是顺序的，其中每个步骤都取决于之前的步骤，也可以是并行的，其中多个过程同时发生。 在这篇文章中，我们将研究工作流管理及其工具，以及自动化图表流。
工作流程
工作流是一种用于组织按特定顺序发生的日常事务和操作的方法。 它们是个人和组织执行任务的手段，无论是涉及商品生产、服务提供、数据处理还是任何其他创造价值的活动。 业务流程由各种工作流、信息系统、数据、人员和活动模式组成，在业务流程管理的上下文中被认为更复杂，可以描述为一系列简单的离散任务。 工作流可以使用图表或清单进行可视化，并以其简单性和可重复性而著称。
用于管理工作流的软件有助于优化和简化组织的业务流程。 它主要通过协调各方之间或人与信息系统之间的交互来实现这一点。
工作流管理
一个多世纪以来，成功的公司都使用工作流管理的原则来有效地管理他们的工作流。 然而，最近由于创意技术的传播使企业可以轻松实现流程自动化，它引起了更多关注。 一个多世纪以来，成功的公司都使用工作流管理的原则来有效地管理他们的工作流。 然而，最近由于创意技术的传播使企业可以轻松实现流程自动化，它引起了更多关注。
工作流管理的好处
工作流管理为每个行业的企业提供广泛的优势，例如：
#1。 加强合作
通过工作流管理建立清晰的沟通路线。 员工知道去哪里获取信息。 工作流管理系统还使员工能够实时交流和访问数据，从而促进工作中的更多协作并改善客户服务。
#2。 更高的合规性
工作流程中有很多移动部分。 对于继续使用手动流程的公司来说，保持合规性可能很困难。 组织可以通过自动化程序、优化工作流程和减少人为错误来通过工作流程管理提高合规性。
#3。 更大程度的开放
有权访问工作流的员工能够更好地理解构成流程的任务、谁负责执行这些任务以及接下来会发生什么。 这种开放程度提高了精神和工作幸福感，这也可以增加产出。
#4. 降低成本
工作流程的控制对于削减成本至关重要。 通过精心规划，企业可以利用自动化技术来提高运营灵活性并简化工作流程。
工作流管理工具
工作流管理工具是允许用户执行计划、跟踪等活动的工具。但是，工作流管理工具如下：
#1。 星期一网
任何项目的工作流程都可以通过 Monday.com 进行管理。 您可以分配任务、跟踪任务并遵循跨团队和项目的程序。 它提供聊天、日历同步、截止日期提醒、时间跟踪、图表和见解以及表单功能。
#2。 吉拉
您可以使用 Jira 创建和管理个性化的工作流，这些工作流可以描述项目的整个生命周期。 这些流程可以为您的团队提供对项目的完整访问权限，确保每个人都在同一页面上。 Jira 还使您的团队能够通过开箱即用的报告获取可用于提高效率的重要信息。
#3。 Jira 服务管理
IT 人员可以使用 Jira 作为变更管理和快速事件响应的平台。 但是，它擅长设置审批工作流程。 咨询委员会的指导方针、变更本身的种类以及相关的风险都可以在配置时考虑在内。 此外，Jira 是实现最佳 ITSM 功能的绝佳框架。
#4。 点击向上
ClickUp 是一款一体化项目管理工具，包括时间、任务和流程管理功能。 您可以在其思维导图的帮助下规划项目、任务和其他事情。 它有一个清单功能，可以让你制作待办事项清单、嵌套项目、添加子项目等。更好的是，你可以分配清单。
#5。 系统援助
SysAid 具有将手动程序数字化的能力，这大大简化了管理工作流的任务。 换句话说，SysAid 可以自动将您跨部门的手动工作流程数字化。 使用集成的工作流设计器，用户还有机会开发、共享和改进数字化流程。 此工作流设计器使创建和修改工作流变得简单。 绝对不需要任何编码或脚本编写经验。 此外，该软件具有拖放式用户界面，这使得从头开始创建工作流程变得更加简单。
#6。 下一个事项
正在寻找更有效的开展业务的方法？ 您可以使用 Next Matter 比以往任何时候都更快地创建和实施定制的操作工具、流程、集成等。 无论是用于业务运营、营销、履行和仓库、现场服务还是客户运营，Next Matter 都是一个模块化的一体化平台，可以根据您公司运营的精确需求进行定制。 快速创建和发布运营工具，并通过单一集成平台管理一切。
#7. 新鲜服务
Freshservice 提供主动 IT 服务管理所需的所有能力和功能。 它提供了强大的自动化，这将减少成本和体力劳动。 您可以使用 Workflow Automator 自动执行内部程序。 它提供了自动将代理分配给请求的功能。 Workflow Automator 可用于为您设计审批工作流程。 您可以使用该程序完全自动化服务台所有模块的审批工作流程。
工作流程图
工作流图表提供系统或业务流程的图形概述。 通常，当您完成初步研究和项目规划阶段后，您将利用这些图表可视化复杂的任务。 构建流程图后，您将根据总体项目时间表和目标详细了解高级任务和依赖关系。
何时使用工作流程图
工作流图表是流程的图片，无论是您正在设计的新流程还是正在更改的旧流程。 例如：
- 一种加快电子商务客户旅程的方法。
- 一项提高客户满意度和保留率的计划。
- 一种自动化和改进人类客户数据相关流程的方法。
您将在项目开始之前构建的业务流程图和您将用于优化和简化操作的业务流程自动化由工作流程图分开。 这是因为您的地图提供了利益相关者开始工作所需的特定流程步骤，而工作流程图是一种高级视觉表示，可以帮助阐明整个流程的广泛目标。
如何创建工作流程图
在绘制工作流程图之前，先组装流程的关键要素。 将您的输入、输出、转换和关键流程可交付成果整合在一起以实现这一目标。
#1。 选择您想要的工作流类型。
在选择最适合您的工作流类型之前，请考虑您的流程所需的功能。 虽然您可以随时更改您的流程，但提前选择工作流程的种类会更简单。 然后，您将能够衡量工作流程的复杂性或简单性。
#2。 选择您的起点和终点。
接下来，选择工作流程的起点和终点。 在确定这些点时，请考虑流程的起点和终点。 是否有某个事件启动了这个过程？ 是否有任何步骤或行动可以使流程结束？ 这些数据点将有助于流程开始和结束的成功沟通。
#3。 编译相关数据。
与利益相关者联系以了解流程的每个步骤以获取信息。 这可能涉及与来自不同部门和高管的代表举行启动会议，以收集开始创建工作流程图所需的信息和批准。
#4。 解决低效率问题
在创建可视化流程之前，最后一步是考虑并消除任何潜在的低效率问题。 在创建您的工作流程之前，请确保评估低效率，以便您可以避免任何问题，而不必立即处理它们。
#5。 创建工作流
最后，开始创建您的工作流程。 在您在第一步中确定的图表上绘制单位数据、数据点和效率。 你的设计可能是独一无二的，因为每个过程都是不同的，每个图表都是以不同的方式制作的。
自动化工作流程
自动化工作流是使用软件执行某些操作而无需人工输入的过程。 它是一种用于加速、简化和标准化工作的工具。 自动化工作流程可帮助企业减少人工和重复性程序。 结果，流程变得更加有效，员工将更多时间花在能带来价值的任务上。 流程编排也严重依赖于自动化工作流程。
自动化工作流程的例子
既然您已经熟悉什么是工作流自动化，那么让我们来看一些示例。 每个工作流程都有一些可自动化的任务或活动，但是，自动化程度不同。 以下是工作流自动化软件通常处理的一些任务示例：
- 服务请求是根据电子邮件和表单提交创建的。
- 制作并发送邀请和日历事件。
- 根据数量、时间或其他因素分配工作负载。
- 适当的个人被分配或路由到工作项目。
- 当工作项更改状态时，会发出电子邮件或警报等。
如何使工作流程自动化
要使工作流程自动化，您必须首先了解影响其结果的每个因素。 一旦收集了来自团队的反馈以确定工作流自动化潜力，将构建工作流图，无论是带有流程图符号的正式图表还是列表。 下面提供了自动化工作流程的过程：
#1。 指定过程
您必须先了解工作流程的起点和终点，然后才能将其自动化。 什么启动了这个过程？ 工作流程何时结束？ 你的过程应该产生一个独特的、可数的输出。
#2。 确定工作流程中的每个参与者。
确定起点和终点的位置后，将它们连接起来。 谁参与了这个过程？ 任何有权访问该材料的个人都必须被识别，即使只是为了审查或分发它。
#3。 列出所有程序、工具和系统。
除了工作流程中涉及的个人之外，您还必须关注对任务有影响的系统、工具和应用程序。 例如，协作工具、共享的收件箱、数据库或 ERP、CRM 或 HRIS 等古董部件。 如果您的团队使用低代码自动化系统或其他类型的参与策略，请务必考虑工作流程的影响。
#4。 观察所有可能的输入。
工作流程可能依赖于来自不同来源的数据或信息。 这些可能是从应用程序或系统收集信息的表单，例如请求、电子邮件、消息、机器人或数据。
#5。 注意所有的交接。
传输工作流项目或信息片段时经常会出现问题。 这些可能会导致瓶颈、后续行动失败或物品停滞，因为不清楚接下来应该由谁来处理物品。
#6。 为自动化制作一个愿望清单
在为您的流程创建详细计划后，列出您想要自动化的所有任务和活动。
#7。 在其未来迭代中创建工作流。
您现在已准备好使用您首选的自动化工具更新工作流程。 使用低代码工具将使您能够使用易于使用的可视化界面创建工作流程并配置自动化。
#8。 测试未来迭代。
在将新工作流引入您的团队之前，请仔细测试它，以确保输出满足预期结果并且不存在瓶颈、孤岛或数据泄漏等问题。
#9。 教育你的客户
如果您使用的工作流软件对员工不熟悉，您必须培训他们使用新工具。 如果他们已经习惯了您的系统，请检查他们是否了解优化工作流程中的各个阶段并且是否愿意执行它。
#10。 实施、跟踪和改进
一旦您让您的团队完全清楚实施新的自动化工作流程以确保其准确性、效率和生产力，您就开始持续监控并偶尔改进工作流程。
什么是工作流程与工作流程？
Flow 比工作流构建器和规则更有效。 尽管工作流规则总是在后台执行，但它们可以提供指导我们完成业务流程的屏幕。 流量不限于某个实体。
工作流程的 5 个阶段是什么？
为了管理我们的工作，我们通常使用五阶段工作流程。 当任何事情引起我们的注意时，我们 (1) 将其写下来，(2) 解释其含义，以及 (3) 整理结果。 然后，我们 (4) 定期反思结果，以决定 (5) 下一步要做什么。
什么是四种工作流程？
设计成功工作流模型的四个要点：
- 从头脑风暴开始。
- 挑战头脑风暴的结果。
- 检查是否有任何进程可以并发运行。
- 明确定义角色和职责。
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参考资料
