作为经理，您必须能够将注意力分散在多项任务上，每一项任务似乎都是需要解决的最关键问题。 这可能是相当繁重的。 值得庆幸的是，您可以实施一些策略来减轻工作压力。 例外管理就是这样一种策略。 在本指南中，我们将以主动和被动管理作为案例研究来解释例外管理的工作原理。
什么是例外管理？
例外管理是一种分析公司财务和运营结果的技术，只有在结果与预算或预期金额有显着差异时才将问题提请管理层注意。 例如，如果支出超过 10,000 美元或比预计高出 20%，公司控制人可能会被迫警告管理层。
例外管理方法的目标是仅对与业务预期方向或绩效有最显着偏差的任务进行管理。 经理们无疑将投入更多时间来解决和纠正这些更大的偏差。 可以对这一概念进行微调，以便将微小的偏差提请下级管理人员注意，而将重大偏差直接报告给高层管理人员。
例外管理的流程是怎样的？
总体概念实际上很容易掌握，但是要正确实施并不是最容易的。 设定目标或规范、评估所选目标的绩效、检查可能的偏差以及解决例外情况是该过程所需的唯一目标。 让我们分别看一下每个部分：
#1。 建立目标或标准
程序选择过程从制定规范开始。 假设您拥有一家汉堡餐厅，并且想要跟踪销售、费用等信息。 您需要为每个任务和操作定义一个标准或目标。 该标准应易于量化和实现。 例如，它可能是每个月售出的汉堡总数。 这是您必须出售的金额，以支付您的费用并继续以可持续的速度发展。 因此，您将建立标准，在本例中可能是售出 15,000 个汉堡。
#2。 评估性能并将其与规范进行比较
一旦建立了规范，您就可以开始使用例外管理。 该程序最重要的方面是监控必要的数据集并确定实际性能是否符合规范。 您必须验证您正在实时收集所有重要数据和监控系统。
监控方法可能因公司规模和监控的数据类型而异。 您可以利用自动监控工具为您收集和压缩数据，让您看到结果。 另一方面，您可以手动查看报告以识别任何偏差。
当您开始收集有关当前表现的数据时，您可能会开始将其与您设定的标准进行比较。 您想这样做，以便您可以发现任何与平常的偏差，然后处理它们。
#3。 检查偏差
将您的绩效数据与规范进行比较时，有两种可能的结果：
- 如果没有重大变化，您不采取任何行动。 如前所述，您不需要对微小的修改做出响应。
- 如果您发现重大差异，请继续下一步，将问题告知相应的管理层。 这可能是您的直接主管或更高级别的管理人员。 根据方法的不同，作为经理，您必须对偏差做出响应，或者将其报告到更高的链条上。
偏差不应该被接受，并且只有在您确定了异常的原因之后才应该执行纠正措施。 你必须记住两件事。 对于初学者来说，人为错误或其他异常可能导致这种情况。 这可能意味着这种偏离并不像看起来那么严重。 要记住的第二件事是偏差并不总是需要修复。 在某些情况下，变化可能是由特定方法的进步引起的。 因此，在没有首先确定偏差的核心原因之前，永远不要开始解决问题。
#4。 处理异常
然后由负责的管理层来处理偏差并做出适当的反应。 在解决异常之前，您必须首先了解根本原因。 请记住，在某些情况下，您的规范可能需要调整。 例如，如果您将新产品添加到您的生产线，您的费用必须增加，等等。 因此，与其简单地通过异常公式来实施管理，不如定期检查它们。
例外管理原则
例外管理主要关注确保管理层专注于政策举措和决策，仅在出现重大偏差时才参与日常活动。 基本面呢？ 例外管理必须具备哪些关键原则才能发挥作用？
#1。 有条不紊的方法
例外管理需要有条不紊的工作方法。 在实践中，这意味着必须彻底理解和概述组织的所有运营需求和要求。 从本质上讲，公司必须了解正在发生的一切，并且必须遵守一套明确的规则。 如果没有一套明确定义的标准和流程，就不可能实现例外管理。 简单地说，如果你不知道正常或所谓的规范是什么样子，你就无法检测到偏差。
#2。 全面的组织政策
组织政策的概念是系统方法的核心。 组织必须有一个预先确定和预先制定的政策，该政策定义了管理层和其他业务级别必须遵守的目标和政策。 制定详细的政策不仅可以更容易地识别偏差，而且还可以确保所有级别的业务都遵循相同的标准。
#3。 对异常有很强的把握
关于上述前提，例外管理需要整个组织都意识到偏差。 如果异常被隐藏或只有报告团队知道，您就无法执行系统。 团队越了解对他们的期望以及应该发出危险信号的内容，就越容易识别问题或从一开始就阻止它们发生。
#4。 适当分配权力
必须制定适当授权的原则，以使流程和结构正常工作。 如前所述，偏差可大致分为普通行为和异常行为。 对于权威来说，必须对这种划分有一个清晰的认识，并建立一个完善的指挥结构。 当问题或异常发生时，员工和经理必须了解他们应该做什么。
#5。 下属不断发展
最后，与许多管理理论和风格一样，从属开发必须纳入您的例外管理框架。 稍后我将介绍该方法的优缺点，但您应该知道该系统对员工来说并不容易。
因为管理层只在出现问题时主动让下属参与，所以您必须确保员工尽可能熟练。 您不仅应该提供有关风格的培训，还应该提供下属角色的其他方面的培训。 此外，培训应侧重于提高个人的管理素质。 这将为您的组织提供更顺畅的继任选择，并确保下一任经理来自组织内部。
例外管理的好处是什么？
- 它减少了管理层必须审查的财务和运营结果的数量，从而更好地利用他们的时间。
- 一种微创报告选项是配置链接到会计系统的报告编写器，以在特定时间间隔自动打印包含预定异常级别的报告。
- 这一概念使员工能够采取自己的方法来获得公司的预算结果。 只有在特殊情况下，管理层才会进行干预。
- 作为年度审计业务的一部分，公司的审计师会询问是否存在重大偏差，因此管理层应在审计前分析这些问题。
异常主动管理
例外的积极管理需要领导者控制和监控活动和结果。 例外领导是在出现问题的第一个迹象时进行干预以修复和纠正情况，同时谴责造成问题的团队成员。
在我们继续之前，让我们了解什么是事务型领导，它将帮助我们更好地理解异常主动和被动管理的概念
交易型领导
交易型领导是变革型领导的更具指导性和参与度较低的兄弟，但它略优于自由放任型领导，所有这些都是全方位领导模式的一部分。
这种类型的领导基于针对不同成就水平的明确奖励和惩罚结构。 它与变革型领导的区别在于它强调结果、效率和绩效，而不是人员和联系。
交易型领导具有三个不同的组成部分或技术：例外的主动管理、例外的被动管理和或有奖励。
交易型领导中的例外主动管理
经理或领导者通过例外、控制、监督和验证团队成员的工作，在整个工作中参与主动管理。 由于这种亲密的参与，领导者偶尔可以在为时已晚之前注意到问题，并且可以实施纠正措施，即使完全避免了影响。 这不同于被动的例外管理。
异常经理的积极管理不仅可以预防问题，而且还经常出现，指导和向员工展示该做什么。 这使团队成员能够更多地了解如何避免错误，并从他们的领导那里获得更直接的指导。 与引领型领导类似，领导者可以为他人树立榜样。
但是，异常的主动管理与异常的被动管理一样，同样侧重于负面和防止错误； 它只是比被动更主动。
与大多数交易型领导方法一样，例外情况下的主动管理在重复性环境中运行良好，其中完成了少量的操作和任务并且产品不言自明。
异常领导进行有效主动管理的关键是离实际工作足够近，以便及早发现错误，同时确保员工从这些实例中吸取教训，降低未来异常发生的机会。
例外主动管理可以有效的情况
异常主动管理可以在以下场景中发挥作用：
- 快餐店
- 清洁服务
- 物流和仓储
- 组装
- 农业和中低复杂度的生产环境需要体力劳动。
例外领导的主动管理，就像例外的被动管理一样，有真正的限制。 对例外的关注限制了您的目标，并且几乎没有强调更大的图景，例如愿景、参与度、动机等。 它确实提供了一些持续的发展，这是至关重要的，但它更关心的是避免困难而不是整体改进。
异常主动管理有效吗？
例外情况下的主动管理比被动管理效果更好，但不如或有奖励或变革型领导。 即使在人们只是为了工资而付出工时的重复性环境中，有远见的领导者总能找到一个总体目标来建立承诺，从而提高绩效并减少员工流动率。
渴望改进的领导者，以及改善周围人的雄心和目的，不应该满足于这种更基本的领导形式，即使它包括参与工作。
什么是 MBO，它的优点和缺点是什么？
目标管理 (MBO) 是经理和员工就特定绩效目标达成一致，然后制定实现这些目标的战略的过程。 优点包括：
- 由于目标管理 (MBO) 是一种以目标为导向的战略，侧重于定义和控制目标，因此它鼓励管理者进行深入计划。
- 没有工作模糊或混乱，因为管理层和下属都了解对他们的期望。
- 管理人员必须为这些目标定义可衡量的目标、绩效标准和优先级。 此外，明确规定了人员的任务和权限。
- 它提高了个人对公司目标的认识。
- 它经常指出员工需要额外培训的领域，从而促进职业发展。
- 定期评估的方法通知下属他们的表现。 由于 MBO 非常重视可定义的目标，因此评估和评估可以更加客观、具体和公平。
- 它加强了管理层和员工之间的沟通。
缺点包括：
- 只有高层管理人员全力支持，MBO才能成功。
- 下属可能反对目标管理（MBO）。
- 涉及大量文书工作，并且占用了经理太多的时间。
- 重点是短期目标。
- 大多数经理可能缺乏适当的人际交往技能，例如经常需要的辅导和咨询。
- MBO 系统与其他系统的接口，例如预测和预算，是相当不充分的。 这使所有系统的整体操作变得复杂。
- 实现集体目标更具挑战性。
例外管理和目标管理有什么区别？
目标管理 (MBO) 和例外管理 (MBE) 之间的主要区别在于，MBO 是一个过程，在这个过程中，组织的具体目标是协作设定的，而 MBE 是一种政策，在该过程中，管理层只花时间调查那些情况其中实际结果不同。
例外管理的主要目标是什么？
例外管理是一种领导方法，它鼓励人们采取主动并负责自己的工作和主动性。 它需要集中精力并检查统计上重要的异常值。
为什么例外管理是一种有效的策略？
例外管理通过减少需要审查的财务和运营结果的数量来更好地利用管理层的时间。
结论，
例外管理是一种出色的管理技术，可确保经理的全部注意力集中在最紧迫的问题上。 它可以帮助集中注意力并创造一个优先考虑实际问题的环境。 事实上，例外管理可以成为确定任务优先级的有用技术，从组织日常活动到建立合适的权力结构。 它可以帮助确保公司达到最高标准。
常见问题解答
例外管理好不好？
例外管理对任何公司来说都是一个很好的概念。 经理们利用它来专注于公司绩效而不是整个业务部门。
谁开发了 MBE？
1968 年左右，两位美国物理学家，华裔 Alfred Y. Cho 和 John R. Arthur, Jr. 在贝尔实验室开发了基本的 MBE 技术。
什么是例外被动管理？
例外的被动管理意味着推迟行动，直到不能再忽视错误或问题。
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参考资料
