企业内容管理 (ECM) 是一项关键业务技术，可帮助各种规模和行业的组织组织、管理和分发非结构化内容。 这项技术在大多数公司中确实很有价值。 在本指南中，我们将通过示例了解 ECM 的全部内容，以及如何为您的公司选择最佳软件。
什么是ECM？
企业内容管理 (ECM) 解决方案可帮助企业在其整个生命周期内安全地管理内容和信息。 它为授权用户提供非结构化数据（如 Word 文档、PDF、电子邮件和扫描照片）的安全存储和分发。
安装 ECM 系统的动机是为了更有效地执行业务，从商业供应链到合同管理，从人力资源流程到政府管理。 组织可以通过消除对纸质文档的依赖并根据业务需求对非结构化信息进行分类来简化工作。 它不同于 同意管理平台 CMP 有一些相似之处。
ECM的应用和例子
#1。 数字化
数字化是将模拟信息（例如纸质文档和照片打印）转换为数字格式的过程。 许多希望减少开支、简化流程和节省时间的公司使用企业内容管理 (ECM) 系统将纸质办公室转变为无纸化数字办公室。
扫描仪在整个数字化过程中从纸质文档中获取数字图像，ECM 系统将它们组织成内聚结构，提取信息并根据文档名称、提取的信息和附加元数据对材料进行分类。
数字化有利于任何希望开发数字流程的公司，但让我们看一个具体的应用示例。
数字化示例
考虑一家拥有数百名员工的制造公司。 所有人力资源 (HR) 文档都保存在纸质文件中，从新员工的职位描述和简历开始，然后是绩效评估、财务和医疗详细信息以及遣散费或退休表格。 将这些知识记录在纸上会带来各种挑战：
- 安全性不足（任何拥有文件柜钥匙的人都可以访问）
- 访问速度很慢，尤其是当实际文件不在现场时。
- 分享和更新很费时间
- 火灾和洪水可以完全摧毁一个结构。
- 错误归档很常见——根据 Gartner 的说法，25% 的错误归档文件将永远找不到。
- 零协作——在任何给定时刻，只有一个人可以处理纸质文件。
这些问题通过将纸质 HR 文档数字化并通过 ECM 实现自动化效率来解决。 数字化过程分为两个阶段：
扫描每个现有文档并通过光学字符识别 (OCR)、智能字符识别 (ICR) 和表单工具运行它，以直接从页面中提取关键数据以存储在 ECM 系统中，以便快速轻松地访问。
开发简单的流程和用户界面，以允许不断插入新材料——不是来自纸质材料，而是来自数字生成的简历、表格和系统。
数字化可以显着减少企业的纸张数量、提高效率、提供远程访问并加速数字化转型战略。
#2。 文件管理
将业务文档管理系统视为使企业能够超越简单地存储内容而有效地搜索和组织内容的工具。 建立在数字化基础上的文档管理系统提供了比数字化更全面的存储功能，还可以组织、跟踪和检索内容，具有文档版本控制、安全和访问管理以及审计跟踪等功能。
例如：
将制作和协作项目提案的团队视为文档管理工具的真实示例。 文档管理不仅允许多个用户同时更新提案，而且还确保修改不会相互覆盖，始终确保单一事实来源。
版本控制让团队可以看到提案的当前迭代是什么样的，同时还允许他们在出现错误或重新考虑时回溯到以前的版本。 此外，ECM 文档管理系统提供文档上所有用户活动的全面审计记录，以验证合规性并保护组织和用户。
#3。 合规与治理
不遵守政府和行业法律可能会导致严重的经济处罚、公司中断、声誉受损，并且在某些情况下，在医疗保健、金融服务和能源等受监管领域会被判入狱。
ECM 解决方案包括记录管理 (RM)、保留管理、销毁、电子发现和审计跟踪等功能，以帮助企业满足治理和合规性法律。
例如：
例如，在医疗保健行业，HIPAA 保留要求规定文件必须从准备之日起至少保留六年。
管理员可以使用安全的内容管理系统在创建级别设置文档的保留时间，以确保其安全直到自动销毁，从而减少审计和数据库容量，并降低罚款风险。
一个更高级的例子发生在法律业务中，律师可能被迫提交与诉讼案件相关的数字数据和记录，例如电子邮件、文件、账户报告和聊天消息。 电子发现是指识别、收集、保存和传播电子材料的过程。 在 eDiscovery 过程中，法律团队建立合法保留，停止处理或处置相关信息。
#4。 案例管理
文档数字化和管理专注于文档，而企业案例管理系统则专注于更复杂的元素——案例。 案例是有关单个实体（例如患者、法庭案件或计划提案）的相关文件和信息的集合。 案例管理将案例视为一个单一的、收集的项目，并提供一个单一的用户界面，从中可以完成该案例的所有活动和工作流。
例如：
例如，保险公司的客户或主体可能卷入车祸并提出索赔。 保险案例经理构建一个包含文书工作、警察记录、事故图像、医疗报告、签署的宣誓书、维修报价单和任何其他相关数据的案例，以保证客户获得适当的医疗和报销。
为了提供最有效的解决方案和服务，个案工作者必须能够在需要时在单个屏幕上查看来自个案单元的所有信息，这就是 ECM 的个案管理功能发挥作用的地方。
贷款发放和处理、保险单和理赔管理、员工档案管理、医疗记录管理以及新客户开户和入职都是任何企业案例管理的常见实例。 案例管理系统可以协助任何一组活动，这些活动依赖于每个主题的许多文档并具有伴随的业务流程。
#5。 知识管理
在组织内部开发、获取、构建、保存和传播知识、经验和信息的过程称为知识管理。 它通过提高效率和决策能力，同时从入职阶段开始培养消息灵通、协作的员工队伍，为公司提供竞争优势。
在组织内，知识管理软件通常提供多种功能和优势的组合，例如企业搜索、联合和构思：
企业内容搜索
现代商业的步伐至关重要。 花在搜索信息上的时间是对员工来说最重要的障碍之一。 工作人员可以快速简单地搜索文件的众多特征（称为元数据），以找到他们寻求的信息和相关知识。 这种复杂的搜索功能使用户能够按类型、日期、主题、案例、作者和其他标准交叉引用文档，使他们能够快速发现内容大海捞针中的知识针——知识管理的一个主要好处。
内容联盟
为了让知识管理系统最好地为组织服务，用户必须能够引用所有系统的内容。 然而，这是一项艰巨的任务，因为大多数组织在其环境中都存在许多互不关联、陈旧的信息孤岛。 内容联合通过连接基本业务系统打破了这些虚拟障碍，允许用户快速搜索、检索和传播相关信息，而不管底层内容位于何处。
思维
在创新过程中，构思可能是产生新的可用信息的最重要因素。 每家公司都包含大量信息，但存储海量数据的数据库对消费者来说可能不堪重负。 简单的主题搜索可以从企业内部和外部产生高度相关的信息和想法，从而导致更具创造性的决策制定和新的解决方案。
知识管理的例子
客户支持服务台是 ECM 知识管理应用程序的一个示例。 当客户联系或提交工单时，支持团队必须尽快解决问题，尤其是因为 75% 的公司可以证明更高的客户保留率或生命周期价值会带来收入增长。
支持专业人员可以使用知识管理系统来定位客户的文件并查看之前电话的记录。 然后，系统可以提供与当前问题相关的信息，例如手册、产品视频、最新的公司新闻或政策更新，以及任何其他有助于他们快速有效地解决问题的相关信息。
另请参阅： 内容管理：定义、策略和工具
什么是企业内容管理 (ECM) 软件？
企业内容管理 (ECM) 软件是一个允许大型组织的材料智能存储、组织和检索的平台。 根据 2020 Markets and Markets 分析，ECM 软件买卖双方的选择正在扩大，预计到 67 年该行业将达到 2025 亿美元或更多，五年内增长近 50%。 当 COVID-19 关闭促使越来越多的企业转向远程工作时，这种情况可能会进一步增加，从而进一步增加对在线 ECM 的需求。
ECM 软件的重要功能
在决定使用 ECM 软件之前，请确保它包含基本特征。 以下是公司在决定产品之前应考虑的功能列表。
#1。 强大的文档和资产管理
具有自定义文件夹和访问验证功能的强大且智能的文档和资产管理系统是 ECM 必须提供的基本方面之一。 这包括用于内部或外部（客户）沟通的任何形式的内容和资产，例如文章、营销 PDF、员工培训文档和材料、销售宣传、提案、模板等。
#2。 安全协作
协作应该是您的 ECM 的一个重要选择； 特别是在 COVID-19 停工期间，全球各地的员工都在家中工作，对 ECM 协作功能的需求非常大。 协作功能允许来自不同部门的众多用户同时处理同一份文档。 它还允许管理人员实时跟踪内容创建的进度。 然而，增加的可访问性需要更高的安全性和用户验证。 只有授权用户才能查看、更改或删除具有全面用户访问级别验证的 ECM 中的文档。
#3。 保持记录中
您的业务内容管理软件将作为一个集中的文件管理中心，包括所有公司和部门的内部记录。 销售报告、会计和客户数据（鼓励 CRM 连接）、预算和支出等都包括在内。
#4。 高级查找
由于您的整个组织的信息都集中在一个平台上，因此 ECM 具有先进且快速的搜索功能以确保您的团队可以根据搜索条件立即访问正确的文档是至关重要的。 这些字段包括按部门和内部分类、标题、内容术语、日期等搜索论文。 不应考虑不提供快速准确搜索结果的 ECM。
#5。 回滚和修改历史跟踪
由于有多人访问和编辑组织文件，因此您的 ECM 实时跟踪和存储编辑历史记录（谁在何时进行更改）至关重要。 如果进行了错误的编辑，ECM 应该可以选择将文档回滚到早期版本。
#6。 自动检测冗余
ECM 最重要的应用之一是能够仅保留最新且唯一的文档副本。 这是通过自动检测多余的文件并将其呈现以供删除来实现的。 这保证您的员工只查看文件的最新版本，而不会被各种版本混淆。
#7。 与现有应用程序集成
如果您想创建一个集中的运营环境，企业内容管理的集成是至关重要的。 您的 ECM 软件应该支持 API 与您现有的部门/角色特定系统的集成。 使用此集成，您可以确保拥有最复杂、最完整的组织内容和记录存储库，随时可供授权访问。 例如，您的网站、供应商管理门户和人力资源信息系统 (HRIS) 都可以输入 ECM 软件。
#8。 遵守
从一开始，智能企业内容管理系统将遵守所有重要的区域和行业特定法规。 例如，符合 GDPR 的内容退役和检索流程将保留用户对每项资产的同意记录。 此外，高级定制将使其能够满足公司特定的归档实践。
#9。 混合托管设置
您可以选择在公共云、私有服务器（远程）或本地托管您的内容和 ECM 流程。 可以自由选择最合适的组合真是太棒了。 混合托管允许您选择符合您行业要求的环境。 例如，拥有大量分布式员工的联络中心可能需要云优先基础设施以便在全球范围内进行简单访问，而出于安全原因，银行可能会选择将所有内容存储在本地。
#10。 分析复杂
分析和标准 ECM 的集成导致智能信息管理 (IIM)，信息和图像管理协会将其称为 ECM 软件发展的下一步。 此功能通过提供数据处理功能扩展了内容管理。 现在您已经了解了有关企业内容管理 (ECM) 软件及其基本功能的所有知识，让我们看看现在市场上的顶级选项。
结论，
企业内容管理 (ECM) 解决方案可帮助企业在其整个生命周期内安全地管理内容和信息。 企业内容管理系统有许多潜在的应用，它们将随着业务和技术的发展而继续扩展。 无论您的组织是对数字化、自动化、优化业务运营、合规性、文档保存和/或销毁感兴趣，还是建立更具凝聚力的文化，ECM 系统都可以提供显着的竞争优势。
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参考资料
