企业必须努力通过其已建立的系统和工具来促进知识管理。 客户和员工寻求有关公司产品、服务、计划等的信息。 必须使用知识管理系统收集、组织和分析这些信息。 许多公司都在为获取知识而苦苦挣扎。 但是，企业可以通过使用特定工具集成功能性知识系统来避免这种情况。 什么是知识管理工具，这对企业的 KM 有何帮助？ 找出除了示例之外的知识管理工具。
什么是知识管理工具？
任何用于为您的企业成功获取和传递内部和外部知识的工具都被称为知识管理工具。 虽然大多数知识管理工具都是单独提供的，但它们也作为知识管理软件的功能包括在内。
知识管理工具有助于组织和调整所有员工都可以访问的知识。 理想情况下，您公司中的每个人都应该根据相同的事实进行操作。 这些知识不仅仅包括培训材料和产品故障。 它还可能包含：
- 产品和行业研究 公司历史
- 案例研究
- 信息表
- 关键绩效指标报告
- 手册\s指南
- 销售脚本
- 用于营销的图形
当您使用知识管理工具有条不紊地安排公司信息时，您可以轻松访问和跨部门统一。
知识管理工具示例
以下是企业可用于其知识管理系统的工具示例；
#1。 讽刺
我们的知识管理工具示例列表中的第一个是 Quip。 Quip 包含一个强大的文档工具，可让您构建和上传新的知识库文章。 您可以通过上传电子表格、幻灯片、客户对话和各种其他文件类型将所有公司数据存储在一个位置。
Quip 还包括一个内部聊天功能，允许您的团队协作创建内容。 您的团队将通过实时协作避免沟通不畅，这通常会导致内容不准确或令人困惑。
#2。 立即服务
ServiceNow 提供内部和外部知识管理解决方案。 内部选项通过将服务交互保存到集中式数据库来帮助 IT 团队管理和记录传入的服务请求。 这使 IT 团队能够根据典型的员工问题生成知识库文章。
#3. 古鲁
Guru 是一款连接公司所有数据的软件。 它采用 人工智能 实时向您的代表推荐信息，无需您的团队在服务交互期间搜索信息。
此外，您使用 Guru 的次数越多，软件就会变得越好。 由于机器学习，Guru 的表现会随着时间的推移而提高，因为它会学习并适应团队的日常工作流程。
#4。 帮助果汁
Helpjuice 提供独一无二的自定义选项，让您可以个性化知识库的每个领域。 这包括格式选项，使布局对您的读者更加用户友好。
在发布之前，作者可以协作处理新帖子并共享页面预览。 如果他们犯了错误，每个修订都会被保存，这样您就可以在必要时返回帖子的早期版本。
#5。 专业知识库
ProProfs 知识库是一个简单而有效的平台，可让您为您的客户和员工提供即时的自助支持。 此应用程序适用于小型组织和公司，也可用于从头开始创建知识库文章、导入现有 Word 文档或 PDF 文件，以及单击发布。 为了快速入门，该工具提供了许多专业设计的模板。 此外，其内置的报告系统可以洞察人们正在寻找哪些问题以及他们没有找到哪些答案。 您可以使用此信息来定期构建和更新您的知识库。
#6。 Confluence – 一款出色的知识库软件，用于改善团队的工作空间
在寻找最佳知识管理软件时，Confluence 是另一个需要考虑的选择。 Atlassian 发明了这项技术，通过让团队更轻松地交流知识和就多个项目进行协作，极大地改善了协作。 此外，它还与各种 Atlassian 应用程序相关联，可为您提供所需的所有功能。
它还包括超过 15 个模板，可帮助您快速有效地开始使用该工具。 您还可以将 GIF、电影和照片添加到网站，以使它们对用户更具吸引力。 您还可以将相关页面排列在一起，使用户更容易发现他们需要的信息或材料。
#7。 Docebo – 提供卓越学习体验的最佳知识管理软件
知识管理解决方案的最大优点之一是它们允许您按照自己的方式排列数据，同时还允许您在此过程中快速学习。 Docebo 是这些知识库系统之一，允许您在一个位置开发、存储和提供大量课程、多媒体课程和其他类型的教学材料。
Docebo 提供预制小部件以及简单且用户友好的 UI 和入职流程，可简化整个学习体验并使所有学习内容更具吸引力和互动性。 它有一个大型材料库，并通过发现、指导和共享功能增强了学习。
#8。 Zendesk – 用于改进自助服务的智能知识管理软件
我们的知识管理工具示例列表中的最后一个是 Zendesk。 Zendesk 最好的地方在于，除了作为知识库软件之外，它还是市场上最知名和最古老的客户支持解决方案之一。 它包括社区论坛和帮助中心。 它还允许您使用强大的文本编辑器撰写文章，并利用自定义主题来个性化您的帮助中心。
此外，您还可以利用开箱即用的强大功能，例如恢复、内容历史记录、访问控制和发布权限。 客户还可以使用多种语言访问您的知识库，并使用聊天和票务工具。 总体而言，如果您是一个大型组织，正在寻求定期管理数百个客户端的解决方案，那么 Zendesk Support Suite 是一个不错的选择。
知识管理的类型
一般来说，知识管理工具是大局的一个子集。 这个更大的图景是知识管理系统。 但是，我们仍然必须考虑各种类型的知识管理，因为这正是系统的意义所在。 知识管理分为三种主要类型。 这些主要是；
#1。 隐性知识
当我们谈论隐性知识时，我们指的是通过经验获得并被本能理解的每一条知识。 因此，很难描述和编码，因此很难将这些知识传授给他人。 语言、面部识别和领导能力都是隐性知识的例子。
＃2。 隐性知识
虽然一些文献将隐性知识等同于隐性知识，但一些学者将这一类别区分开来，指出战略知识的概念更为细微。 虽然隐性信息可能难以编码，但隐性知识并不总是存在这个问题。 相反，隐性知识仍然没有记录。 它通常存在于流程中，被称为“专有技术”知识。 这是管理工具密切关注的另一种知识。
＃3。 显性知识
这些知识包含在手册、报告和指南等多种文档中，使公司能够轻松地跨团队转移知识。 这可能是最广为人知的一种知识。
知识管理的组成部分
在强调知识管理中使用的各种工具时，我们一定会列出知识管理的各个组成部分。 它们如下：s;
＃1。 员工
“人员、程序和技术”，您可能听说过。 至少从 1990 年代初期开始，组织领导者就使用这种通常被称为“金三角”的范式来指导计划和领导组织变革。 如果你过分关注一个因素，你的主动性就会失败。 顺序很关键。 因此，在转向流程和技术之前，您必须首先整合合适的人员。
启动知识管理系统或工具时，您需要两组人员。 这些人是高级管理人员，他们将为整体组织战略和推动执行的跨职能利益相关者提供赞助和洞察力。
＃2。 工艺
在拥有强大知识管理系统和工具的公司中，知识就像市政供水一样流动。 当有人想要它时，他们只需打开水龙头。 像城市规划师一样，KM 团队了解一切在表面之下的流动方式。 他们能够识别瓶颈、重新路由流程以及衡量输入和输出。
但是，最终用户不需要理解所有这些是如何工作的。 获得他们需要的知识对他们来说很简单。
＃3。 内容/IT
当我们谈论内容 IT 时，我们指的是任何类型的书面知识，从批准的最佳实践到同事之间共享的快速和肮脏的建议。 内容可能很容易重复使用，例如模板和操作指南视频，或者它可能是杂乱无章的和非结构化的（例如，项目文档）。
我们将内容包含在 IT 中，因为 IT 基础架构允许个人制作内容、将其存储在某处以及访问和重用它。 在没有知识管理的情况下，人们将继续创建和使用内容。 他们将在其他人找不到的地方这样做，重新创建其他人以前制作的东西，并（最危险地）重复使用过时或错误的内容。
＃4。 策略
每个 KM 计划都需要一个定义明确、记录在案且与业务相关的计划。 你可以拥有最好的知识管理工具和超聪明的知识管理团队，但没有策略，一切都将是徒劳的。
最佳知识管理工具示例和技术
将最好的知识管理工具投入使用是出色知识管理的关键。 以下是一些适合您企业的知识管理工具的最佳示例。
#1。 知识库工具
知识库是知识管理工具的一个例子。 这是一个关于您的产品以及如何使用它们的信息的可搜索数据库。 该知识管理解决方案可能包括有关如何调试程序的技术内容、常见问题的答案以及其他信息。 此信息将改善您的客户对您的软件或产品的体验。
知识库是独特的知识管理工具，因为它们对您的员工和您的消费者同样有价值。 知识库是产品、流程和培训知识的集中存储库，可用于解决问题和获取重要信息。
#2。 客户关系系统
这些系统帮助营销、销售和客户服务团队在整个客户关系中跟踪潜在客户和客户数据。 它是能够做到这一点的最佳知识管理工具之一。
您可以使用 CRM 跟踪与潜在客户的首次联系，以了解他们如何找到您以及他们在您的网站上阅读了哪些内容。 然后，您可以跟踪销售人员在整个购买周期中与他们的互动，以及重复购买等持续互动。
#3。 学习管理系统
许多大公司使用 LMS 解决方案来处理员工培训和教育过程。 这是您将喜欢考虑的知识管理工具的另一个示例。 企业可以使用其技术来共享在线培训模块和与工作相关的教育资源，从而使员工能够优化流程并提高绩效。
LMS 课程也被广泛用于解决合规问题。 LMS 系统不会取代口头交流或会议，但它们确实确保所有员工在业务政策方面都在同一页面上。
#4。 自动化技术
就时间管理和生产力而言，自动化技术是未来的发展方向。 许多企业已经在许多部门和业务流程中使用自动化。 自动化的电子邮件和聊天机器人，特别是在销售和客户支持方面，有助于减少繁忙的工作，让人们有更多的时间与消费者相处。
#5。 库存管理系统
这些对于组织中的每个团队都至关重要。 库存跟踪会对您的销售、客户服务、营销和产品管理产生影响。 如果价格因供应链问题或某些产品缺货而发生变化，您公司中的每个人都需要注意，以便您的消费者始终收到清晰、一致的信息。
使用库存管理系统来跟踪您的库存很简单，而且每个人都在同一页面上。
#6 项目管理系统
对于许多企业来说，项目管理是一个常见的争论来源。 大型项目需要具有不同时间表和时间表的各种利益相关者的参与。 他们还需要跨部门访问各种文件和报告，如果难以分发或打开，这可能会导致延误。
#7。 内容和文档管理系统
多用途论文由内容和/或文档管理系统编译到单个数据库中，以便于访问。 这些解决方案使许多组能够共享文档，而无需单独请求授权。 他们还保留了早期文档的简明记录，这对于可能需要参考过时政策或材料的销售和营销等部门来说非常重要。
知识管理的步骤
在将知识管理工具集成到您的系统中时，其中涉及某些步骤。 这些如下；
第一步：收集
这是知识管理过程中最关键的一步。 如果您收集不正确或不相关的数据，则由此产生的知识可能是不正确的。 因此，基于这些知识的决策也可能是不正确的。
有许多数据收集方法和工具可用于您的知识管理。 首先，数据收集应该是知识管理过程中的一个步骤。 参与数据收集过程的人员应遵循某些协议，并应充分记录。
某些数据收集点由数据收集技术定义。 有些点可能是正常报告的摘要。 例如，每月销售报告和每日考勤报告可能是两个有用的数据收集资源。
第二步：组织
收集的信息必须有组织。 这种组织通常是根据一组规则进行的。 该组织制定了这些规定。
例如，所有与销售相关的数据可以一起归档，所有与员工相关的数据可以放在同一数据库行中。 这种类型的安排有助于准确维护数据库中的数据。
如果数据库包含大量数据，可以使用“规范化”等程序对其进行组织并减少重复。
第三步：总结
在这一步中对材料进行了总结，以获得它的核心。 长信息以表格或图形格式提供并正确存储。
有许多工具可用于总结，包括软件包、图表（帕累托、因果）和各种方法。
第四步：分析
应为此目的指定一个专家或专家团队，因为个人或团队的经验至关重要。 此外，根据信息分析生成报告。
第五步：合成
在这个阶段，信息转化为知识。 分析结果（通常是报告）被集成以创建各种概念和工件。
一个实体的模式或行为可以用来解释另一个。 整个组织将拥有一系列可以全面使用的知识片段。 然后将此信息保存在组织知识库中以供将来参考。
知识库通常是可以通过 Internet 从任何地方访问的软件实现。 您还可以购买此类知识库软件或获得免费的开源实现。
第六步：决策
现在，知识被用来做决定。 例如，在估算特定类型的项目或活动时，可以参考早期的估算。 这加快了估算过程，同时保持了出色的准确性。 这就是组织知识管理如何在创造价值的同时随着时间的推移节省资金的方式。
结论
知识管理是商业组织的一项关键技术。 幸运的是，有一些工具可以简化整个过程。 从长远来看，组织知识在金钱、文化和人员方面支持组织。 因此，所有成熟的企业都应该采取必要的步骤，使用相关工具建立自己的知识管理系统，以提高他们的公司运营和整体能力。 最好的知识管理工具有助于这种改进等等。
知识管理工具 常见问题
可以使用哪些工具来鼓励员工分享他们的知识？
例如，MS Teams 和 Slack 是两个最流行的信息共享应用程序，员工可以在其中交换材料、网络研讨会、商业博客、播客，甚至他们的电影来表达他们对某个主题的想法。
知识管理对组织有什么好处？
知识管理促进和促进思想交流、合作和获取最新信息。 它还使个人能够促进公司发展和满足不断变化的业务需求所需的创新和文化转变。
最好的知识管理工具如何帮助管理？
最好的知识管理工具可帮助企业确保他们拥有适当的流程、程序或系统来开发、管理、存储和交流组织信息。 他们还确保他们可以将这些知识用于遵循他们的业务战略。
知识管理的三个主要领域是什么？
知识管理可以分为三类：获取知识、存储知识和共享信息。
参考文献
