确保所有各方都遵循规定的标准并提供合同中约定的支持、服务和产品级别，这被称为采购合同管理流程。
高效采购合同管理的一个关键组成部分是确保组织从合同中获得最大可能的利益，同时降低其承担的风险。 它还涉及找到削减成本的方法，并作为促进者对随着关系性质的发展可能变得必要的合同进行任何修订。
以下是合同管理采购中的一些最佳 5 实践。
#1。 强调采购合同的早期管理
一旦起草采购合同管理，再开始考虑就为时已晚。 起草合同后，更改协议条款就更具挑战性。
相反，从采购过程的一开始就牢记这一点。 这很重要，因为一开始你有很多控制权。
下一步是考虑合同和必须纳入其中的要素，以保证您的公司将从合作伙伴关系中获得最大可能的利益。
#2。 摆脱所有手动步骤
在许多电子表格、孤立的系统和单独的应用程序中手动跟踪数据时，出现人为错误和浪费时间的可能性会增加。
有可能您的团队需要记住续约合同，导致他们错过谈判更好条款的机会。 更糟糕的是，您有可能被长期锁定在负价合约中。
通过使用 CLM（合同生命周期管理）软件使许多程序自动化，您可以避免人工劳动固有的危险。 这些平台简化了供应商信息的收集和合同义务的跟踪。
此外，您将获得有关供应商绩效的实时洞察，使您能够主动跟进那些需要满足您期望的供应商。
#3。 优化您的库存
随着某些经济部门的利润率继续下降，企业不断寻找新的方法来控制支出并提高利润。 因此，对于 采购 团队进行持续盘点并检查他们的水平是否保持在最佳水平。 以下是您应该注意的清单信息。
- 维持库存的“实际成本”远远超过下订单。
- 关于持有费用的经验法则是在 20% 到 30% 之间。
- 消费品并不是唯一会随着时间退化的产品； 从消费电子产品到服装，一切都容易变质。
- 缺乏充分的计划和预测是造成库存失衡的主要原因。
全球采购业务的领导者逐渐意识到改进数据驱动洞察力的承诺。 在 2018 年全球 CPO 研究中，几乎一半的参与者承认他们的公司使用智能和先进的洞察力来优化他们的成本和库存水平。
以下是企业需要问自己以确定其库存是否已优化的问题列表：
- 由超额库存、安全库存和补货库存组成的运营库存的比例是多少？
- 采购团队采购的产品或服务是否多于或少于必要的？
- 每月购买的最佳次数是多少？
- 订单与已下达的采购申请是否有差异？
#4。 密切监督义务
以数字方式集中您的采购合同的另一个优势是，它可以更严格地监控所有合同承诺，包括您自己的和与您有合同的其他企业的承诺。
标记关键截止日期和自动接收即将交付的通知是相对简单的任务。 这样，您的公司将能够满足续订期限。
此外，它还使您能够监控并因此显着减少供应商延迟交付或遗漏交付的数量。
#5。 确保合规
确保您的合同符合相关的内部、行业和监管法律与监控所有合同时间表同样重要。
由于不合规会给您的公司带来损失，例如罚款、法律诉讼和声誉损失，因此您需要审查每份合同以确保您完全遵守其条款。 你可以通过集中你的合同更容易地实现这个目标，防止流氓部门编写缺少这些基本组件的合同。
当您使用预先批准的条款或包含您需要的所有合规相关信息的完整合同模板开始合同时，合规性会更容易。 这可以通过多种方式完成。
结论
虽然其中一些最佳采购实践可能看起来简单而普遍，但其他一些则是该领域的最新发展。 然而，组织可以通过适当地实施它们来解锁卓越采购。
制定可持续采购战略的第一步是获取托管在云端的数字采购工具。
