终止信:含义、如何写以及您需要知道的内容

终止函
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员工离职是商业领域的典型事件。 虽然这不是一个令人愉快的过程,但它经常是必需的。 如果您发现自己处于不得不让某人作为人力资源经理甚至房东离职的境地,您需要确保以专业和合法的方式这样做。 本文是有关如何编写员工合同终止信和租赁终止信的指南,并提供了详细的模板。

什么是给员工的终止信?

终止信是雇主用来通知员工他们已被解雇的文件,对于人力资源和法律团队来说,这是一份重要的文件。

员工的不当行为,例如违反公司规定或法律,是发出解雇函的最常见原因。

虽然终止信通常由雇主向雇员发出,但也可由选择自愿离开公司的个人撰写(即辞职信)。

终止信的意义是什么?

解雇信是员工解雇的书面记录,包含解雇原因和任何其他相关数据。

这封信很重要,因为它证明您的组织以公平合法的方式解雇了一名员工。

但是,不仅如此。

终止函通常是流程的最后一步。

他们可以关闭循环并表明员工在终止之前获得了一切机会来满足期望并提高绩效。

这也是被解雇的员工将从贵公司收到的最后一份文件。

从这个角度来看,终止信可以阐明贵公司的终止程序,并提供对接下来会发生什么的洞察。

终止信,特别是在解雇高级人员时,也可以温和地提醒员工的 NDA、非竞争条款和贸易协议的限制。

如果这些罚款是合同义务,您可能还需要与利益相关者安排股份转让或出售。

归根结底,这些信件必须存档,以供人力资源和法务部门日后查阅。

终止的四个原因是什么?

雇主可以出于各种原因解雇雇员。 在大多数情况下,雇主必须遵循特定的步骤或标准来确保解雇是公平的,否则,可能会在法庭上提出质疑。

#1。 不履行职责

最明显(也可以说是最公平)的解释是员工未能正确履行职责。 表现不佳可能是由多种因素造成的,包括无法达到一定的技能水平,甚至无法与同事和经理相处。 无论他们是否认为糟糕的表现是故意的,雇主在解雇雇员之前必须始终提供公平的警告和合理的改进机会。

#2。 员工不当行为

不当行为是另一种典型的解雇理由。 这可能包括持续上班迟到或未能有效遵守工作场所程序。 在这种情况下,雇主通常被迫发出预警并提供改进机会。 只有当不当行为继续存在时,他们才能解雇该员工。 唯一的例外是过度的不当行为,例如盗窃、攻击或非法活动,这可能会导致立即解雇。

#3。 长期患病

长期患病可能是解雇的有效理由,但前提是它与残疾无关,并且只有在您做出合理调整以允许员工继续工作之后。

#4。 冗余

解雇也可能由于裁员而发生,在这种情况下,公司需要裁员。 有一些管理冗余过程的标准。

如何写终止信

撰写终止信可能具有挑战性,但它是终止雇佣关系过程的重要组成部分。

您的组织有责任遵守您特定区域的所有劳动法规和法律要求,尽管这些责任可能因当地法律和终止原因而有所不同。 这是写一封好的终止信所需要知道的一切。

#1。 慎重选择语气。

终止信是员工生命周期的重要组成部分。

无论员工是否因不当行为而被解雇或解雇,在正式接触期间保持专业和礼貌都至关重要。

请记住,如果终止是意外的,您将减少员工的工资、健康保险和其他生活必需品,同时也会使他们处于不确定的境地。

虽然公司对员工福祉的回答最终不是公司的回应,但您应该在开始对话之前了解这些情况,并在适当的情况下表现出同情心。

如果适用,您的终止信还应通过列出清晰而具体的未来行动来减少这种混乱。

#2。 编译所有相关信息

在开始写终止信之前,收集完成任务所需的所有基本事实。

这些信息将根据一个人在组织中工作的时间长短以及他们所承担的责任而有所不同。

在某些情况下,您可能不需要所有内容。

如果您要终止一名自由职业者或签约员工,这可能就像提供最后一天工作的通知并允许承包商有额外时间来完成任何剩余工作一样简单。

#3。 从基础开始。

在你开始起草你的终止信之前,你应该从基础开始,比如员工的姓名和在组织中的职位。

如果您的公司足够大,您可能还需要包括员工的 ID、部门以及经理或主管的姓名。

此数据可以显示在页面顶部的列表中。

为了清楚地识别此信息的预期接收者,信息应该是可见的、明确的和直接的。

#4。 通知员工终止日期。

最重要的信息之一是终止的生效日期。

这应该包含在信函的开头,以便为未来的公司运营建立明确的界限。

当因故解雇某人时,终止日期可能是发出信件的同一天,立即生效。

有时,特别是在裁员和其他没有理由解雇某人的情况下,您可以提前(通常是几个月)发布有效的结束日期,以便员工有时间准备。

#5。 解释终止的原因。

从员工的角度来看,解雇的原因可能是整个过程中最重要的方面,因为它告诉他们为什么他们被合法解雇。

这部分应该清晰、诚实和直接。

如果员工因故被解雇,您可以指出较早的书面警告或数月累积的文书工作表明表现不佳。

更严重的问题,例如袭击或盗窃,也可能被指定为终止的正当理由。

无论终止的原因是什么,都要坦率和直接地描述这些困难,以便员工了解他们被解雇的原因。

如果终止是基于单个事件或重复事件(例如长期迟到),请提供有关该事件的准确详细信息。

当您发出这封信时(如果亲自这样做),请准备好与即将离任的团队成员讨论这些要点,但请记住,决定已经做出。

无论员工的行为如何,您都应该计划终止雇佣关系。

#6。 描述未来的薪酬和福利。

即使您因故解雇员工,他们仍然有权获得某些福利,您必须在解雇信中说明这一点。

除了解雇通知单之外,企业还可能提供遣散费。

它们有时会因情况而定或取决于某种形式的 NDA。 如果出现这些话题,您应该准备好进行讨论。

同时,如果员工累积了符合条件的带薪休假 (PTO) 或病假,则将其包括在此区域中。

如果您的公司提供 COBRA 或类似的健康计划,这些计划的覆盖范围超出了健康保险和健康相关福利的雇佣合同,您也可以在此处解释此类福利。

还值得注意的是,其中许多好处以及有关它们的信息是任何终止函的常规组成部分。

考虑到这一点,您可能希望在文档模板中创建一个自定义部分,利用变量来快速计算和合并准确且相关的信息。

#7。 描述后续步骤以及任何免责声明。

根据终止的情况,您可能需要就接下来应该发生的事情提供指导。

在突然、非自愿终止的情况下,保安可能会待命将不满意的员工带出大楼。

您可能希望给出一个时间表,使员工能够完成当前合同,将任务移交给其他团队成员,并在随着时间的推移解决终止时以最小的团队中断退出。

人力资源部门可能有一个政策,概述了在确定离职员工的最后期限时要遵循的流程和程序,因此在制定本节之前检查当前的政策。

#8。 完成数据和联系信息

公司可能需要在终止日期之后联系员工。

当员工拒绝归还商业财产或公司想要邮寄最终遣散费、税务文件或其他类似通讯时,可能会发生这种情况。

作为终止流程的一部分,为您的员工提供任何重要的联系信息(手机、家庭住址等),并要求他们在离开前检查一切是否正确。

如果有任何未解决的困难,这将允许公司与您联系。

同时,请确保包含有关您的工人在出现任何问题时应与谁联系的信息。

请记住,前雇员可能无法使用标准的员工热线,而且本地电话号码可能不是未来最好的联系方式。

什么是租赁终止信?

租约终止函,也称为租约终止函,是房东发送给租户的通知,通知他们在指定的结束日期后不会续租租约。

随着租期接近尾声,您和您的承租人可以选择续租或终止租赁安排。 如果您打算终止与承租人的租约,典型的通知方式是租约终止函。

你在租约终止信中写了什么?

典型的租约终止信将包括:

  • 租约到期日
  • 解雇原因(如适用)
  • 租约副本
  • 要求租户的新地址(用于转发保证金退回)
  • 完成搬出过程的说明
  • 搬入清单的副本(如果适用)
  • 建议进行最终走查检查的日期和时间

租赁终止信的格式是什么?

房东终止租约的信件应写得很清楚,并符合当地的房东-房客和公平住房立法。 在提交租赁终止信之前,请咨询当地律师。

#1 首先将日期、您的姓名和联系信息放在信件的右上角。

#2:将这封信寄给您的房东(或租户,如果有多人在租约上)。

#3:在第一段中包括出租物业地址、租赁开始和结束日期,以及写信的原因。

#4:在第二段中,提醒您的租户搬入时进行的初步排查,并附上一份排查副本。

#5:接下来,通知承租人您希望在搬出之前进行最后的演练。 提供几次对你有用的,并邀请他们选择一个。 核实您当地的规则,因为有些地点需要承租人在场,并且演练必须在特定时间范围内进行。

#6:从租户那里获取转发地址,以便将来进行任何通信,例如退还保证金。

#7:以结束语和您的签名结束。

什么时候应该给出租赁终止信?

在终止按月租赁时,您通常必须至少提前 30 天通知承租人。 但是,根据租约条件和当地法律,对于定期租约,您可能有义务提前 30 天、60 天或 90 天发出终止租赁通知。 在特定情况下,房东也可能无法终止租约。 阅读您的租赁协议并与当地律师交谈以确定您需要给予多少通知。

写合同终止信

合同终止信是一封正式信函,告诉员工他们的工作将被终止。 根据员工的合同,它通常会定义离职的原因,描述该员工可能采取的后续步骤,并解释他们可能因此获得的任何津贴或薪水。 例如,如果员工在工作岗位上工作至少两年,他们可能有资格获得遣散费。 终止函也可用于终止与另一家公司的法律关系,并概述它们之间的任何最终交易。

员工何时使用合同终止函?

当发生导致员工合同终止的特定事件时,公司可以使用此类信件。 根据《就业法》,公司可以选择是在合同合法结束前发出此通知,还是只管理工资。 有时双方提前同意终止,而在其他情况下,解雇是被迫的。 根据《合同(第三方权利)法》,企业可以出于多种原因终止合同,他们可以在此过程中使用信函重申合同终止条款的规定。

这些是雇主何时可能使用此类信函的一些示例:

  • 试用期:一些员工在成为正式员工之前可能会完成三到六个月的临时劳动,在此期间时间管理可能会终止他们的工作。
  • 如果员工在没有通知的情况下旷工超过两天或以任何方式违反合同,则可以因违反合同而被解雇。
  • 员工不当行为:如果员工的行为违反了公司的行为准则,或者如果他们以某种方式歪曲了工作场所的情况,雇主有权终止员工的合同。
  • 裁员:当面临诸如年收入减少等外部情况时,公司可能会终止员工的合同,尤其是其高管的合同,以尽量减少开支或进行重组。

为什么合同终止信很重要?

考虑以下关于此类信函重要性的论点:

  • 保持良好的声誉:发送终止通知可以帮助公司改善其专业形象,因为这通常是出于礼貌而非法律要求。
  • 它用作正式记录:如果以后出现法律分歧,书面终止通知可能是一种宝贵的资源。
  • 帮助个人过渡:向员工发送终止信可以让他们有时间寻找新工作或处理任何外部情况。
  • 维持公司关系:通过终止信表达尊重和感激之情可以增加两家公司未来建立关系的可能性。

终止信模板

下面的模板可以帮助您组织您的想法并开始编写员工终止信:

尊敬的[员工姓名],

我不想告诉你,你在 [公司名称] 的工作已经结束/将在 [终止日期] 结束。 如前所述,我们正在终止雇佣关系,因为[包括您的理由的简要总结]。

自 [终止日期] 起,您将不再有权获得与该职位相关的补偿或福利。 请在 [截止日期] 之前将 [列出任何必须归还的公司财产] 归还至 [可以投递或邮寄材料的名称和地址]。

您将在 [终止日期 - 如果适用] 之前获得报酬,并且有权享受您应计的休假天数。 您还将收到 [金额和条件,如果适用] 遣散费。

请注意,您已同意保密、不招揽和不竞争协议 [如适用]。 您必须立即销毁个人设备或硬拷贝上的任何关于我们公司的私人信息。

如果您有任何疑问,请在您最后一天的 [number] 个工作日内与我联系。

我们祝你在未来的追求中好运。

[您的签名和姓名]

虽然此样本可以在您创建自己的文件时作为有用的指南,但与雇佣法专业人士一起检查任何终止函始终是一个好主意,以确保您的信符合您的目标,同时限制贵公司的法律风险。

终止或辞职哪个更好?

如果你辞职,对你的声誉更好,因为看起来选择是由你而不是你的组织做出的。 但是,如果您自愿离开,您可能无权获得与被解雇时相同形式的失业补偿金。

你如何恭敬地解雇员工?

  • 提前提供改进的机会。
  • 以HR为证。
  • 面对面见面。
  • 保持简单、简短和专业。
  • 在员工离开大楼之前将消息告知您的团队。
  • 为未来制定计划。

结论,

终止函通知员工他或她已被解雇,概述他们必须采取的下一步措施,并描述他们有权获得的福利或补偿。 解雇通知单、终止函、合同终止函、离职函和终止雇佣通知都是用来描述终止函的术语。

  1. 终止信:定义、如何写一封信和样本
  2. 如何终止员工:处理员工终止
  3. 在美国提前终止租赁协议
  4. 什么是非自愿终止? 在美国的影响

参考资料

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