通过手动流程依赖多个供应商的企业可能难以在瞬息万变的世界中最大化现有关系的价值。 企业环境的变化、数据的爆炸式增长和不断变化的法规都改变了供应商管理的格局。 手动流程根本无法跟上。 供应商管理系统可以转变流程、加强关系并使第三方管理更加无缝。 下面，我们概述了供应商管理系统软件流程、一些主要优势以及在选择可能的最佳工具解决方案时要考虑的重要功能。
什么是供应商管理系统？
供应商管理系统是确保组织从供应商支出中获得最大收益的流程。
供应商对公司的成功至关重要，因为他们提供满足消费者需求所需的商品和服务。 因此，需要进行适当的管理以避免供应链延迟。
管理供应商还需要制定战略并制定政策和合同协议，以确保双方了解业务期望和目标。 此外，这些标准建立了衡量供应商表现的指标，并告知组织他们可以做些什么来提高供应商的效率。
供应商管理系统的好处
拥有完善的供应商管理系统有很多优势。
- 降低风险：由于企业主必须定期维护和评估供应商活动，他们将能够快速发现任何可疑行为。
- 最大限度地降低成本：通过实施管理系统，高管可以与供应商建立透明且富有成效的关系。 因此，供应商更有可能提供折扣和节省。
- 提高效率：管理供应商可以改善沟通，这意味着双方都可以更好地了解他们所从事的业务。 这将改善运营流程并减少供应链延迟。
- 降低价格波动：供应商经常提供固定价格以换取某些标准，例如更长的合同期限。 企业可以通过管理供应商关系和最大限度地减少不可预测的价格波动来利用这一点。
- 供应链整合：有效的供应链管理使企业能够减少与之合作的供应商数量，从而简化采购订单和预算。
可靠供应商管理系统的 5 个重要特征
我们已经讨论了良好的供应商管理系统的优势以及它们如何帮助您的业务。 但是，从可用选项中选择可靠的系统可能很困难。 为了帮助您，我们编制了一份供应商管理系统最重要功能的列表。
#1。 自助服务和自动入职
所有供应商都应使用供应商管理系统无缝自动入职。 标准化和可视化这个过程不仅可以提高效率，还可以为第三方提供更好的体验，从而开启正确的关系。
使用完整和准确的供应商记录对于做出合理的业务决策也至关重要。 根据供应商的数量，收集这些信息可能是一项耗时、复杂和资源密集型的任务。
#2。 可用性和原生集成
您的供应商管理系统应该易于您的团队使用，并且不需要高水平的专业知识来设置。 如果系统太难使用，个人不会采用。
如果您的团队已经在使用特定平台，那么正确的供应商管理系统可以通过与现有技术堆栈进行本地集成来缓解变更焦虑。 考虑可以与 Salesforce 和 NetSuite 等平台集成的供应商管理解决方案。
#3。 风险情报提要
您的供应商管理系统应帮助您识别和减轻与新供应商合作所带来的固有风险。 当问题出现时，您的供应商群中的现有风险必须得到持续监控和缓解。 但是，使用供应商管理系统，可以做更多的事情来降低首先进入您的业务的风险。
#4。 强大的报告功能
您应该始终能够看到供应商状态的准确快照。 供应商管理系统将为您的公司提供报告功能，使您可以按类别、类型甚至供应商规模深入了解您的供应商群。
#5。 协作工具
供应商管理系统是一个复杂的过程，不应委托给单个业务部门。 选择适用于整个组织的供应商管理系统。 它应该使您的法律、采购和销售团队能够有效地协作，并轻松地与供应商本身进行沟通。
供应商管理工具
在我们深入了解这些工具之前，让我们先定义一下供应商管理工具是什么，以及它们可以为您和您的公司做些什么。 供应商管理工具包括各种软件，可帮助组织管理其供应商群并有效地与他们互动。
供应商管理工具的主要功能如下：
- 供应商识别和注册
- 供应商联系信息管理，包括地址、电子邮件和电话号码
- 跟踪每个供应商的订单。
- 采购订单创建和管理
- 发票和收货管理。
- 提供详细的供应商绩效报告。
这些职能中的每一项对于组织有效管理其供应商的能力都至关重要。
供应商管理工具的好处
使用供应商管理工具有几个优点。 以下是一些主要优点：
#1。 过程自动化
如今，自动化对于成功至关重要。 管理供应商所涉及的许多流程都可以通过正确的供应商管理工具实现自动化。 您将节省时间和金钱。
#2。 提高效率
当一家公司能够有效地管理其供应商时，它就可以提高所有采购领域的效率。 供应商管理工具可帮助组织简化其采购流程，使其更容易获得所需的商品和服务。
#3。 提高知名度
借助良好的供应商管理工具，组织可以提高对其供应商基础的可见性。 这使他们能够及早发现潜在问题并采取纠正措施。 它还让企业更好地了解其供应商的能力。
#4。 改进的供应商沟通
如果没有明确的供应商管理工具，与供应商的沟通可能会很困难。 另一方面，企业可以使用这种工具更有效地与供应商沟通，从而改善供应商关系并改善采购结果。
供应商管理流程
5 步供应商管理流程概述如下：
#1。 建立一套业务目标和目标。
在您开始供应商管理系统流程之前，您必须首先确定需要供应商的一组业务目标和目标。 它将突出显示每个部门需要哪些第三方服务，以便您可以将相关供应商映射到每个需求，而无需重复工作和资源。 这些目标也将有助于评估供应商在传达给他们的目标方面的表现。
#2。 确定供应商选择的相关选择标准
一旦您确定了需要供应商参与的目标和要求，您就需要定义选择标准，以选择能够提供最佳性价比的供应商。
虽然选择标准因组织类型及其供应商要求而异，但标准衡量标准包括定价、过去的工作质量、行业认可度、法律声誉等。
#3。 选择和评估供应商
下一步是使用您确定的选择标准评估所有相关供应商。 大多数企业根据供应商的报价来判断供应商。 但是，考虑您已确定的其他标准也很重要。
检查潜在供应商提供的报价和建议，以确保您最大限度地节省成本。 检查条款和条件，以了解供应商打算如何满足组织的需求。 同时，确保您对供应商的优势和劣势进行了彻底、全面的分析，并研究了外部环境的威胁和机会如何影响您与供应商的互动。
#4。 与选定的供应商签订合同并进行谈判
现在您已经确定了合适的供应商，您必须启动合同流程以最终让他们加入。 将所有相关利益相关者纳入合同流程，以获得有关合同如何确保最大价值交付的宝贵见解。 在许多情况下，合同流程是由财务/采购团队与业务部门的高级管理人员合作执行的，而不会咨询每天与供应商合作的小组。
#5。 评估供应商绩效
一旦选择了供应商，供应商管理流程就不会结束。 在他们选择和入职后，您必须定期评估他们的表现，以确保他们满足设定的目标和要求。 确保您已建立 KPI 来衡量绩效，以确保进行实际评估。 这也将揭示需要改进的领域，以最大限度地提高供应商的绩效。 它还表明我们的供应商管理流程的有效性以及我们如何改进它。
最佳供应商管理软件
市场上有各种类型的供应商管理软件，选择最适合您组织的一种至关重要。 以下是几家公司在 2023 年使用的一些最佳供应商管理系统软件或工具的列表。
#1。 SAP Fieldglass
SAP Fieldglass 软件是第一个在线的综合性供应商管理工具，具有独特的功能和强大的协作能力。 它需要先进的计算机化。 SAP Fieldglass 使企业能够从各个方面管理其供应商网络，包括合同管理、绩效跟踪和合规性。 它为雇用新供应商提供的服务包括数字合作伙伴网络，该网络可帮助企业雇用具有专业技能的供应商。
此外，据说 SAP Fieldglass 的集成功能是其最令人印象深刻的特色之一。 它支持开放的 API 框架，允许在各种云应用程序（如 Oracle、Salesforce、Kronos 和 Microsoft Dynamics 等）上实现顺畅的工作流程。 然而，尽管 SAP Fieldglass 有诸多优势，但价格昂贵，并不适合所有企业。
#2。 看门人
此 VMS 适用于需要广泛访问和无限存储的大型企业。 Gatekeeper 基于云的系统拥有超过 200 份合同，可提供无缝的供应商生命周期管理。 此外，它还为合同批准提供供应商请求、电子签名功能和入职自动化功能。 该 VMS 采用看板工作流引擎，允许公司简化数据输入和 SLA 管理，同时自动构建记录。
它还提供用于创建和管理工作流的自定义选项，无需手动流程。 由于此 VMS 完全基于云，它支持超过 220 种不同的应用程序。 但是，定价有点高，因为它为大型企业提供了量身定制的功能。
#3。 纯真
Genuity 拥有众多独特的功能和低廉的价格，据说最适合 IT 公司，它可以帮助 IT 专业人员轻松管理供应商关系。 它提供定制的、特定的工具以及具有简单界面的 IT 工具。 许多平台，包括 AWS、Salesforce、Quickbooks、G Suite 和 Azure，都可以轻松与 Genuity 集成。 它还有助于发现新的 SaaS 供应商和有效管理现有供应商。 然而，Genuity 将其仅限于 IT 和金融公司，使得非 IT 公司很难将这个 VMS 用于供应商管理。
#4。 宝可乐
许多小型和大型企业都受益于供应商管理软件 Precoro。 此 VMS 适用于所有行业，是市场上最具成本效益的软件选项之一。 它有一个在线门户，用于存储供应商联系信息以及使用特殊采购工具（如理想的预算管理和采购请求跟踪）生成绩效报告和采购请求。
此外，Precoro 支持两种类型的集成：平面文件和自动 - 各种平台都支持这两种类型，例如 Xero、NetSuite、Quickbooks Online 等。 Precoro 尽管有其功能，但不支持直接供应商付款，并且缺乏合规管理功能。
#5。 流量
Cavintek 的 Cflow 是此列表中的最后一条短信。 它是一款功能强大的云工作流自动化工具，具有显着功能，可让公司简化其采购功能并提高采购绩效。 使用 Cflow 的一些主要好处包括有效的 KPI 跟踪； 消除流程冗余； 改进合规管理； 加强供应商关系管理； 用于处理采购流程的增强可见性功能； 自动跟进； 发票审批； 提醒； 采购订单通知； 以及创建定制报告的能力，使公司能够更深入地了解绩效。
了解供应商管理系统工具和技术的重要性对每个组织都至关重要，也是为您的公司选择最佳 SMS 的第一步。 使用正确的供应商管理工具可以节省时间、提高组织效率、提高可见性、改进采购流程并保护企业免受潜在风险的影响。 最后，良好的供应商管理软件可以提高公司的整体生产力。
什么是 SAP 供应商管理？
SAP Ariba 供应商管理是行业领先的端到端解决方案组合，使您能够在一个位置管理供应商信息、生命周期、绩效和风险。
SRM 软件有什么用途？
供应商关系管理 (SRM) 软件是一种解决方案，可帮助企业简化供应商选择和入职、供应商绩效跟踪和评估、供应商文档管理以及其他与供应商相关的关键流程。
有哪些好的供应商管理实践？
以下是成功管理供应商的最佳实践示例：
- 开发业务需求
- 建立供应商数据库
- 供应商细分
- 增加团队知识。
- 定义每个 SRM 团队成员的职责。
- 建立供应商管理制度。
谁负责供应商管理？
供应商经理 - 流程负责人
供应商经理负责确保所有供应商提供物有所值的服务。 他确保供应商合同支持业务需求，并确保所有供应商履行其合同义务。
供应商管理的重要性是什么？
至关重要的是 妥善管理供应商 以限制财务、业务和声誉风险。 根据 Gartner 的说法，这是一个“使组织能够在整个交易生命周期内控制成本、推动卓越服务并降低风险以从供应商那里获得更多价值的过程”。
什么是供应商质量管理？
供应商质量是指供应商交付满足客户需求的商品或服务的能力。 供应商质量管理被定义为主动和协作地管理供应商质量的系统。
结论
供应商管理系统对各种规模和行业的公司都非常有益。 采用这些工具可以帮助组织提高效率、减少人为错误并消除浪费时间和金钱的手动流程。
有大量可用的工具，但我们发现 SAP Fieldglass 是最好的供应商管理软件，因为它具有强大的功能、先进的自动化功能、集成、易用性和行业认可。 这是一个一体化的解决方案，可以无缝地处理您的所有供应商管理需求，并且学习曲线短，一路上提供出色的支持。
供应商管理系统常见问题解答
供应商管理系统有哪些类型？
供应商管理系统类型
- 采购。 在选择供应商和购买服务时帮助管理尽职调查流程。
- 供应商入职。 支持系统内新供应商的注册、注册和管理访问和权限。
- 供应商风险管理。
- 关系管理。
供应商管理系统有多重要？
良好的供应商管理流程不仅可以让您充分利用业务需求，还可以为您带来竞争优势。 它使您能够通过提高商品和服务的质量来节省资金，这会影响您的利润。
SRM 软件有什么用途？
供应商关系管理 (SRM) 软件是一种解决方案，可帮助企业简化供应商选择和入职、供应商绩效跟踪和评估、供应商文档管理以及其他与供应商相关的关键流程。
参考资料
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