使用文件管理系统来存储信息可以确保准确存储公司的重要文件以供后续检索和检查。 记录管理对于合规性、风险管理和治理规划至关重要。 了解如何使用记录管理系统可能有助于根据既定规则保存具有法律、财务和历史意义的重要记录，以便存档或处置。
在本文中，我们将讨论什么是记录管理、为什么它是必要的、它的好处、系统的生命周期、一些提供您可能会觉得有用的培训的公司，以及记录和数据管理之间的区别。
什么是记录管理？
记录管理是指控制任何格式信息的开发、维护、接收和处置的过程。 换句话说，它涉及公司从创建到处置的有价值信息的管理。
记录可以是作为证据保存或用于商业交易的任何信息。 最终报告、预算文件、公司资产负债表、涉及行动的通讯、实地任务地图等都是记录的例子。
档案管理服务于什么？
记录管理的主要目的是为业务需求和合规性审计保留有价值的信息。 大型企业不可能使用基本的电子表格来跟踪每一项基本信息。 为了让事情井井有条和易于访问，他们需要一个策略和足够的记录保存。
记录管理政策允许您构建记录分类并确保在您方便的任何时间保存。 您可以使用 IT 文档软件等软件工具来组织您的基本信息。
为什么需要记录管理？
没有记录管理，就不可能处理每天产生的大量记录。 为了说明这一点，截至 44 年，我们在全球数据领域创建了大约 2020 泽字节的数据，预计到 175 年将增长四倍，达到 2025 泽字节（XNUMX 泽字节为 XNUMX 亿太字节）。
需要记录管理来控制记录的扩展并从中提取有意义的信息。 即使一切都以电子方式管理，所涉及的成本和生产力的巨大规模也可能使任何公司不堪重负。
除了重大的业务损失外，记录管理不当还可能导致代价高昂的合规处罚、生产力损失、浪费的审计、数据过载和其他后果。
记录管理是解决所有这些困难同时保持符合数据保护标准的最佳答案。
记录管理的好处
制定良好的记录管理计划有很多好处，包括：
#1。 确保重要信息安全
使用有效的管理系统来保护重要记录可以减少丢失文档的机会，同时还可以保持文件的完整性和机密性。 它还可以通过将相同数据存储在两个或多个位置来生成记录冗余，并且可以帮助公司在发生悲剧或紧急情况后更快地重新开业。 创建记录冗余的方法包括：
- 制作记录和情报清单
- 标记关键文件并指示冗余
- 找出谁有权访问记录
#2。 少花钱
高效的记录管理系统可以帮助企业节省存储空间、设备材料和员工成本。 物理或数字管理系统可以帮助公司节省资金。 适当的记录系统可以让员工有更多时间处理其他工作任务，而不是在没有系统的情况下手动保护或保存文件。
#3。 提高效率
一个组织可能偶尔会丢失文件，而员工花在寻找丢失或放错地方的记录上的时间可能会降低生产和效率。 一个结构良好的记录管理系统可以帮助消除这些障碍，并允许企业根据需要访问以前的记录。 系统还可以帮助更轻松地培训新员工，因为组织可以提供有关在何处访问必要文档的直接说明。
#4。 控制记录的扩展
在各行各业中，电子文件和公司文件的总量正在增加。 记录管理可以帮助维持保存文件所需的扩展和办公室存储空间。 控制保留要求和时间表可以帮助实现这一点，因为它可以更轻松地跟踪、检索和管理记录。
#5。 促进有效决策
得益于具有正确分类功能和简单检索能力的管理系统，经理和执行人员可以在需要时访问信息。 它还可以帮助他们利用以前的相关文档做出有根据的选择。 例如，经理或高级领导角色可能会分析有关他们当前正在处理的可比场景的先前文档，以帮助他们对当前的挑战做出明智的判断。
#6。 提倡专业精神
一个有组织的企业会在其员工中营造一个支持性的环境。 由于工作场所井井有条且易于访问文件，因此建立有效的记录管理系统可以提高士气和绩效。 这是可能的，因为员工了解他们可以去哪里获得他们需要的文档，并且有把握和信心。
#7。 遵守法规和法律
正确存储记录可以帮助公司遵守政府要求或法规。 一个有用的记录管理系统可以通过确保记录保存没有错误来帮助公司领导避免经济罚款。 此外，该组织可以为处理记录的员工提供培训计划，以保证他们遵守政府要求和法律，包括在流程更新或发生重大变化时进行更新培训。
#8。 保持公司传统的活力
记录管理系统有助于保存机构以前的决定和历史。 业务记录是员工可以用来做出未来决策的重要工具。 如果一家公司成功了，这些记录就可以成为公众的历史文物。
有哪些不同类型的记录？
记录可以根据它们执行的功能分为许多类别。 以下是一些常见类型的示例：
#1。 实物记录
这些是保存在各种媒体（如笔记和文件）上的信息的有形副本。 这些记录占用了物理空间。
#2。 电子数据记录
电子记录是以电子方式制作和保存的记录。 它们可以以数字方式保存并且占用很少的物理空间。
#3。 业务记录
这些是与业务运营相关的文件。 企业记录包括协议、合同、工资记录等。
#4。 行业记录
这些记录与特定行业的运作有关。 例如，医疗行业记录包含有关整个业务的文档和研究材料。
#5。 法律记录
这些是必须保留的法律强制性记录。 合法保留记录是与合规性法规有关的规则。
什么是记录生命周期？
所有的记录都经历了一生，从创造到毁灭。 了解这些阶段可以让您适当地保存和管理您的数据。 每个阶段在生命周期中都很重要，必须满足每个阶段的目标才能继续生命周期。
文件生命周期的五个阶段是什么？
以下是五个阶段：
- 创建/接收： 这是指记录是内部创建的还是从外部来源接收的。 记录可以是任何格式，例如纸质文档、数字表格、电子邮件、报告等。
- 使用/修改： 经常使用的报告在内部保存以便快速检索。 其他报告存储在异地，并在需要时使用。
- 维护/保护： 此阶段指定必须保存和保护记录的时间范围。 您必须确保它符合数据保留规则。
- 处置/销毁： 当记录完成其目的时，它有两个选择：处置或归档。 当您确定不再需要某个记录时，请安全地将其擦除。
在处理非必要记录后，您必须识别并归档具有长期保留价值的记录。
记录管理的组成部分是什么？
尽管记录管理有许多组成部分，但有四个基本因素构成了记录管理程序的核心。 主要组成部分如下：
- 政策与程序： 记录管理程序首先要确定程序的参数。 需要制定政策来定义不同阶段的权力级别和职责。 还应该有关于如何实施这些政策的详细说明。
- 保留时间表： 一些记录有延长的保留期限，而另一些则有有限的期限。 该时间表指定记录应在组织中保存的最短时间。
- 记录归档系统： 应制定归档和存储记录的策略。 根据它们的存储方式（数字或物理），可以对记录进行分类。 这也强调了记录的重要性。
- 培训与审核： 保存记录不是一个人的工作。 要完成这项任务，您需要一组合格的人员。 为确保其有效性，您必须定期对他们进行培训并进行定期审核。
什么是电子记录管理系统 (ERM)？
以电子方式保存的文件和文档的管理称为电子记录管理 (ERM)。 它保证组织可以在需要时访问适当的记录。 当记录以电子方式保存时，通过自动化提高效率。 ERM 软件可以帮助您自动化流程、消除重复并简化维护。
电子文件管理系统有什么好处？
以下是 ERM 系统的一些最值得注意的优势：
- ERM 使您能够轻松地自动识别、分类、存储和检索记录。 您还可以自动捕获文档元数据并自动执行整个过程。
- 您可以使用电子记录在正确的时间访问正确的信息。 当一切都以电子方式保存时，搜索物理记录所花费的时间就被删除了。
- 当记录以电子方式保存时，很容易参考以前的数据。 您可以快速了解以前的决定，并以此为基础做出未来的决定。
- 采用 ERM 系统时，您可以快速实现合规。 通过自动化记录存储和处置，您可以在继续业务运营的同时毫不费力地证明合规性。
档案管理培训
许多学院和大学都提供记录和信息管理或档案研究学位，以向学生传授适用于各种业务的历史、哲学、方法、组织和最佳实践。 与广泛而复杂的记录管理相关的其他专业组织或认证计划包括：
- 认证记录管理师协会 (ICRM)： 在通过六项测试后，那些结合了工作经验和继续教育的人可以获得 ICRM 的高级认证。
- 国家档案和记录管理局 (NARA)： NARA 为联邦政府雇员提供为期六周的培训计划，获得联邦记录管理证书。
- 美国档案管理协会 (ARMA)：ARMA International 的成员可以获得信息治理专业人员 (IGP) 证书，该证书侧重于高级战略方法。 有效期三年，适用于多个总监级以上职位。
记录管理与文档管理
记录管理和文档管理之间存在区别，但是，有些人可以互换使用这两个短语。 文件管理是档案管理的一个重要方面。 它包括标准办公任务和文件存储，例如捕获、存储、修改或共享文件。 在协助监督公司的文件管理时，文件管理专家的职责包括：
- 保持当前和未来的文件井井有条
- 提高工作流程效率
- 为文件检索提供高效的搜索算法
- 减少错误归档和错放文件的数量
- 减少物理文档存储
记录并不总是文件，记录管理通常需要更严格的工作和专门的经理来领导部门、设计和维护系统、监督团队成员以及报告系统的安全性和安全性。 记录管理员的任务以安全保护记录为中心，可能包括：
- 建立记录的标准和规范以及负责存储记录的团队
- 确定谁有权访问哪些记录以及何时访问
- 为何时将材料移至档案创建时间表
- 授予管理层使用记录的权限
- 将记录管理嵌入公司系统和软件平台
常见问题解答
有哪些记录示例？
每家公司都制定了记录管理政策。 记录由每家公司制定的规则保护。 防止竞争对手、政府机构和任何其他与业务无关的人接触机密文件。 这种澄清在电子商务领域被称为“商业机密”。
表格和记录有什么区别？
表格是一种要求提供特定信息并包括可以填写的答案选项或空白区域的文档。不必仔细执行表格。 另一方面，填妥的表格被视为记录，应妥善保管，以免被篡改。
文档何时成为记录？
记录是组织创建或接收的与业务交易相关的文档。 它还可用于满足法律要求。 记录的介质或类型与其分类无关。 它可以是纸质的或数字的。
记录管理义务从何而来？
记录管理的义务通常由反映公共安全、数据主权或其他问题的政府或行业标准和惯例强加。 因此，记录管理是信息治理计划的重要组成部分。 监控 IT 基础设施内记录的真实性和可用性有助于确保您公司的安全。
在业务方面，记录管理意味着什么？
记录管理包含发生在系统中数据可用时间和数据被销毁时间之间的所有事件。 本质上，记录管理系统遵循数据生命周期。 还包括书面材料、表格、归档记录、缩微胶卷、保留和相关服务的复制。
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参考资料
