一个项目在计划和管理良好的情况下是最成功的。 实践项目管理和应用久经考验的项目管理缓解措施可能是有益的。 然而，即使是最完善的程序也会包含危险。
避免项目风险的最佳策略是直面它们。 在风险管理计划的帮助下主动规划这些未知事件将帮助您引导您的项目团队进入平静的水域，而不是陷入无法预料的风暴之中。
如果您从未制定过风险管理计划，您可能已经经历过不可预见的风险对以前项目的影响。 了解有关项目风险管理的更多信息，并按照以下六个简单步骤创建您自己的风险管理计划。
什么是项目风险？
任何可能危及计划有效执行的潜在问题都称为项目风险。 内部或外部变量可能会导致风险。 例如，一个重要的供应商倒闭，一个关键的团队成员离开你的公司，都是项目风险。
什么是项目风险管理？
项目风险管理是发现、评估和应对可能损害项目目标和进度的不可预见危险的过程。
简单地说，项目风险管理就是减少已经发生、正在发生或预计将来会发生的项目风险的过程。 它侧重于通过确定问题的核心原因并减少（如果不是完全消除）影响来降低风险。
项目风险管理的目的是什么？
识别和管理风险是项目经理工作的重要组成部分。 它有助于确定项目管理工作的优先级。 如果风险评估显示特定危险的影响将很严重，您应该采取必要的预防措施，尽快避免或减少该威胁。
任何项目都需要考虑多种风险，但最重要的风险是与项目时间表、成本、质量、技术和资源相关的风险。
- 进度风险： 该项目有可能无法按时完成。
- 成本风险： 最终的项目成本有可能会超过预算。
- 质量风险： 项目质量有可能达不到预期。
- 技术风险： 所选择的项目技术可能不会按预期运行。
- 资源风险： 团队成员可能没有足够的时间或专业知识来完成项目。
常见项目管理风险类型示例
让我们回顾一下您可能面临的一些最典型的项目风险类型。 我们还提供了一些例子来帮助强调问题
- 个别项目风险： 这些风险事件如果发生，可能会对项目的质量、成本、时间和/或范围产生影响。 例如，没有足够的工作资源和在旺季不得不处理病假或员工休假就是两个例子。
- 整体项目风险： 这些都是不确定性对整个项目的影响。 总体项目风险是所有单个风险和项目不确定性的其他来源的总和。 自然灾害、冲突和政府政策的变化就是此类不确定性的例子。
- 变异风险： 这些风险与需求、供应、质量、定价等方面的变化或不准确有关，可能会对项目结果产生影响。 示例包括更换关键产品组件的供应商和调整原材料价格。
- 歧义风险： 这些风险源于项目要求不明确，这可能导致误解或错误。 来自客户的错误需求收集和团队成员对项目范围的不同解释是两个例子。
项目风险管理的步骤
识别、规划和监控可能的风险对项目风险管理很重要。 并非所有事情都会出错，也可能根本不会出错。 但是，主动风险评估和事件管理可以帮助您做好准备并及时调整您的路线。 这可确保您按时按预算实现所有项目目标。
如果您刚刚开始风险管理，这里有六个阶段可以帮助您制定项目风险管理计划。
#1。 确认
通过编制所有潜在项目风险事件的列表来识别危害，从而制定项目风险管理计划。 风险事件是指任何可能对项目的时间表、预算或成功产生影响的事件。
启动风险识别过程有多种方法，包括：
- 与项目利益相关者进行访谈。 评估项目风险的最佳策略是咨询利益相关者、领导者和主题专家。 如果他们以前从事过类似的项目，请询问他们遇到了哪些危险以及您如何避免这些危险。 即使他们以前没有参与过类似的项目，也要与关键的项目利益相关者核实，以确保您没有忽视任何关键的项目危险。
- 与您的项目团队一起，集思广益讨论潜在的危险。 您的项目团队是您将在该项目中每天与之合作的人。 在你开始你的项目之前，询问他们认为有哪些潜在危险，并考虑举行一次头脑风暴会议来发现你的项目的主要危险。
- 确认并记录您的假设。 根据项目管理知识体系 (PMBOK®)，假设是关于项目的任何您认为是真实的但不保证是真实的事情。 您可能在没有意识到的情况下根据假设做出项目决策。 但是，如果不记录和测试您的假设，您就会面临项目风险。 如果您的假设不正确，项目的基础可能会变得不稳固，从而危及项目的成功。
- 检查你的清单。 检查您的团队或部门是否创建了典型风险列表。 如果他们还没有，开始记录一个以确保未来计划的成功。
- 制作风险评估矩阵。 风险的严重程度分为四类：灾难性、关键性、边缘性和轻微性。 这有助于确定应首先解决哪些潜在危险。
另请参阅： 风险评估：风险评估过程的权威指南
在识别重要风险事件时将其放入风险登记模板中。 风险登记册，顾名思义，是您项目所有危险的专用清单。 您的风险登记册应提供以下与您已识别的已知威胁相关的问题的答案：
- 这种风险发生的概率有多大？
- 发生的可能性有多大？
- 如果风险发生，后果和严重程度如何？
- 我们的风险管理计划是什么？
- 考虑到可能性和影响，优先级是多少？
- 谁应对此风险负责？
如果您不能立即弄清楚所有事情，请不要担心——其中一些会在后面的步骤中出现。
#2。 分析
分析您已识别的每个风险的可能性、严重性和响应计划。 根据项目危害的复杂性，考虑与项目团队或主要利益相关者一起进行风险分析。
在确定其严重性时，请考虑风险如何影响您的项目目标。 它会导致您的时间表延迟、危及您的预算或降低您的项目可交付成果的影响吗？ 然后，针对每种风险制定应对计划。 您的响应计划不一定是立即行动项目； 相反，它描述了您的团队将如何快速调整和处理风险。
#3。 优先
要确定风险的优先级，请考虑以下因素：根据您的风险登记和分析，哪些危害最有可能发生并对项目的成功构成最大威胁？ 需要管理的最关键风险是那些发生概率高且严重性高的风险。 您应该监控和应对所有潜在威胁，但这些是您应该最关注并最定期检查的威胁。
#4。 分配
这是一个可选但强烈推荐的步骤。 即使您的风险尚未发生，尽早指定风险负责人也将帮助您的团队成员做好准备。 此人不仅应监控风险，还应作为制定风险缓解计划的联络人。
#5。 监视器
您的项目此时已经开始。 希望您能按计划实现项目的最终目标。 但是，您必须继续不断地检查您的风险以避免不愉快的意外。 要做到这一点：
- 定期发送进度更新，以确保您的项目团队和利益相关者都在同一页面上。 请记住，风险管理应该是主动的而不是被动的。
- 与您的个人风险经理异步签到。 每个风险“所有者”都应该留意风险事件中的危险信号。 作为项目经理或团队负责人，经常与他们联系以确保一切顺利。
- 检查您的风险登记册是否有任何修改。 如果风险的可能性发生变化或风险计划被修订，则应在您的风险登记册中注明该变化。 与项目管理的大多数方面一样，您的风险管理计划应该是您的团队用来保持正轨的动态文档。
协作对于风险评估也至关重要。 很多时候，团队成员意识到但没有能力立即提出的潜在问题或新危险出现了。 确保您正在培养一种团队合作、透明和诚实的文化。
#6。 回应
如果风险在任何时候成为现实，就该采取行动了。 您应该制定出色的风险管理计划，并制定风险登记册和风险管理计划。
请记住，风险管理不是风险预防，尽管它可以提供帮助。 相反，项目风险管理是预测危险并制定可靠计划的过程，这样您就不会措手不及。
另请参阅： 矩阵管理：定义及其工作原理
项目风险降低和管理策略
虽然不可能完全消除风险，但项目经理可以努力在降低风险的同时有效地管理项目。 以下是帮助您入门的四个要点：
#1。 制定风险管理计划。
任何具有项目管理专业知识的人都明白可靠的项目计划对企业成功的重要性。 许多辅助计划，如风险管理计划，经常包含在该计划中。
根据艾默生的说法，您的风险管理计划应该概述您检测风险和确定风险优先级的方法、您的风险承受能力、您的团队将如何应对风险、您将如何沟通风险等等。 创建这样的计划需要时间和精力，但在计划阶段的投资通常会通过制定路线图来获得回报，该路线图将在整个项目的执行阶段指导您的团队。
#2。 维护最新的风险登记册。
您的风险登记册可以与您的风险管理计划配对或独立，它是可能影响您的项目的所有潜在风险事件的列表。 本文档将帮助您始终关注任何问题，但保持最新状态至关重要，这样您才能始终拥有准确的快照以供参考。
使用您的风险登记册记录发生了哪些风险事件、您的团队如何应对以及出现了哪些您一开始无法检测到的额外风险。 如果您使本文档保持最新并确保它与其他计划可交付成果集成，您、您的团队成员和其他主要利益相关者将始终清楚地了解项目的状态。
#3。 识别风险事件。
风险管理中的一个常见错误是人们根据预期结果而不是风险事件本身来考虑风险。 例如，人们可能会将“错过最后期限”视为他们项目的风险。 虽然错过最后期限显然会给项目带来风险，但真正令人担忧的是影响。
考虑以下格式的风险： X可能导致Y的发生，从而产生Z的影响。 这将帮助您了解风险的来源、风险事件以及如何处理。
#4。 主动而不是被动。
项目经理有时可能会错误地采取被动而非主动的风险管理方法。 当意外事件发生时，能够迅速做出反应总是至关重要的，但也有必要退后一步，从前瞻性的角度审视您的项目。
在风险管理流程的早期阶段投入时间并透彻了解每项风险，使您能够计划采取预防措施来降低风险事件发生的可能性，而不是在风险事件已经发生后才试图做出响应。
#5。 提高您的项目管理能力。
最重要的是，成功管理项目和相关风险需要项目管理能力的坚实基础。 除了实践、紧跟行业趋势、参加会议和研讨会之外，获得项目管理证书或研究生学位是磨练这些技能的最佳方法之一。
那些有机会监督项目但缺乏正规培训的人将从项目管理教育中受益匪浅； 尽管如此，那些目前在该行业工作的人也可以从完善他们的技能中受益。
结论
请记住，计划周密的风险管理策略将使您的项目取得成功。
及时的风险管理通过在可能的风险成为问题之前检测和最小化它们来促进项目的成功。 通过采取主动的风险管理方法，您可以防止可能导致项目失败的典型错误和代价高昂的延误。 在整个项目生命周期中返回风险管理流程，以确保您的项目取得成功。 干杯!
项目风险管理的目标
实施风险管理计划可以帮助您的团队为意外情况做好准备。 然而，并非每个项目都需要全面的风险管理计划。 如果您的项目很简单，您可能只需要与您的团队成员快速开会，集思广益并处理任何潜在的危险。
这些项目的范围很小，不需要团队成员投入大量时间或外部资源（例如资金或带宽），并且可能是您已经成功完成的流程。
如果您从事一项涉及大量跨职能项目利益相关者和关键资源的复杂工作，那么项目风险管理计划将大有裨益。 在这些计划中，您可能会投入大量团队成员的时间和精力，或者进行重大的财务投资。 风险管理计划将确保项目保持在其范围内并最终取得成功。
参考资料
