为了简化和自动化采购到结算流程，企业投资于采购管理解决方案。 采购管理软件通过与供应商协商采购协议来节省成本，从而在成本控制中发挥重要作用。 所以在这篇文章中是您需要的有关采购管理的所有答案。
什么是采购管理
采购管理是对采购属于采购范围内的有效业务运营所需的商品、服务和材料的所有程序的管理。 根据业务和行业的不同，术语“采购”、“采购”和“采购”可以互换使用，指的是采购供应品和管理流程的功能，采购被认为更具战略意义，采购和采购被用于以实际操作功能为准。
基于云的采购管理系统的基本特征
公司需要灵活的技术来帮助他们在一个变得更加复杂和动态的市场中改进他们的采购程序。 战略采购团队越来越多地采用基于云的集成软件套件，其中包括供应商管理、采购、合同管理、主动风险管理和交易采购到付款功能。
通过利用全面的采购解决方案，公司可以做出明智的决策并主动管理整个采购到结算周期的持续任务。 以下是基于云的集成采购管理解决方案的组件列表：
#1。 采购管理
在开始谈判之前，战略采购首先确定并鉴定潜在供应商。 它需要收集、分析和跟踪供应商数据，以确保供应商遵守公司法规。 使用自助配置文件和内部和外部调查问卷，您可以使用采购管理软件收集重要的供应商资格数据。 通过评估供应商资格、风险考虑和政策合规性来选择最佳供应商。
主要特点 采购解决方案 包括强大的支出管理，涵盖预算、费用跟踪和成本优化。先进的采购能力有助于高效的供应商识别、谈判和合同管理。有效的供应商工具可以管理数据库、跟踪绩效并促进协作。与ERP、会计、库存、电商系统无缝集成，确保数据流畅。
分析提供对流程、供应商绩效和支出的洞察。合规性和风险管理功能可确保遵守法规并降低供应商风险。移动可访问性允许随时随地访问，而协作工具则支持投标提交和订单跟踪。可扩展性、灵活性、用户友好的界面和全面的支持促进了采用和成功实施。
#2。 采购
手动定义规格以及收集和分析供应商报价可能既耗时又容易出错。 它甚至可能会推迟大量采购。
为了实现底线结果，更智能的文档创建、谈判参与和供应商选择使用谈判最佳实践。 由于嵌入的社会协作，很容易联合起来产生更有效的拒绝文件。 通过使用授标分析工具，您可以根据价格、质量和价值等指定标准快速评估供应商投标，从而根据您的特定业务需求做出最佳授标选择。
#3。 合同管理
采购合同的有效管理至关重要。 手动管理流程可能很耗时。 但借助现代采购管理系统，利用预先批准的条款库、标准化模板和嵌入式社会协作的辅助创作可以简化合同创建。
实施强大的合同跟踪和监控机制对于掌握关键里程碑、截止日期和可交付成果至关重要。利用自动警报和提醒可以帮助主动解决商定条款中的任何潜在问题。此外，定期进行合同审查和审计，以确定需要改进的领域，并遵守法律和监管标准 合规管理.
#4。 征用
如果在采购到付款周期中采购处理不当，商定的节省很快就会付诸东流。 通过业务政策、控制和审批，现代采购管理软件可确保实现商定的节约。
员工可以通过用户友好的体验快速轻松地浏览和购买商品和服务。 几乎不需要培训。 通过强大的搜索功能、智能表格、购物清单和量身定制的购买体验，确保通过供应商目录和旨在限制支出和削减开支的可定制审批工作流自动执行协商的定价和条款。
#5。 购买
通过自动化常见的采购到付款流程，例如采购订单的起草，您有更多时间寻找进一步的成本节约机会。 您可以使用基于云的采购管理解决方案在执行协商定价和保证政策合规性的同时加快流程。 从已接受的请购单自动创建采购订单。 向您的采购团队提供有关异常、状态和必要操作的信息。 利用内置的社交功能与您的供应商互动。
#6。 要制作的收据
手动处理供应商发票需要花费大量时间并且容易出错。 利用集成的采购管理系统，您可以节省劳动力成本并从早期付款减少中获益。 这包括一个有效的支付管理系统，使供应商能够以电子方式传输发票，并通过使用光学扫描、机器学习和自动采购订单匹配来促进更快的处理。
哪些步骤包括采购管理流程
这些基本阶段通常包含在基本的“采购到付款”流程中，这是企业在进行采购时遵循的整体采购程序：
#1。 规划和指定
确定产品或服务要求，确定产品规格，然后根据当前事实和预测计划或预测何时以及如何订购或重新订购产品。
#2。 寻找和选择供应商
选择一个供应商来满足您的产品需求，可以从批准的供应商列表或您已经合作的推荐供应商列表中选择，也可以通过查找新供应商并发出 RFx 或请求信息、提案或报价。
#3。 缔约与谈判
在进行直接谈判以就货物的最佳价格和条款达成协议之前，建立期望并向供应商明确表达要求。 商定所有条件后，完成并签署供应商协议。
采购管理项目
各行各业的项目要想成功完成目标，就需要外部材料和资源。 涉及这些产品和服务的选择、协调和维护的采购管理项目对于项目的有效执行至关重要。 如果您了解项目采购管理的程序、优势和用途，您就可以更成功地实现项目目标。
什么是采购管理项目？
采购管理项目是开发和维护与完成项目所需的外部资源的联系。 项目采购经理与供应商互动，以购买、租赁或雇用完成项目目标所需的商品和服务。 最常见的是，供应商是在他们提交投标后被选中的，以便与寻找他们的商品或服务的公司合作。
产品采购管理涉及四个关键程序：
#1。 采购和计划
一系列称为规划采购的程序可帮助组织确定完成项目所需的资源和预算规模。 在制定采购计划时，项目采购经理通常会考虑以下因素：
- 该项目的必要材料和资源，
- 他们已经拥有的和需要采购的
- 外购合同要求
- 交期要求
- 项目主要里程碑的截止日期
- 法律条款和条件
- 材料和资源的行业安全标准
#2。 执行购买
项目采购经理在准备采购后根据项目需求评估供应商投标并选择合作伙伴。 在采购过程的这个阶段，供应商谈判频繁发生，各方签署已经达成的合同。 在此阶段，项目采购经理还可以为商品和服务付款。
#3。 管理采购
一旦合同生效，采购管理和控制对于维护供应商关系和保证服务和货物在项目期间按计划执行至关重要。 控制采购通常需要以下活动：
- 评估常规内部状态报告
- 检查承包商协议
- 检查供应商的进度和绩效报告
- 进行检查和审计
- 评估工单 必要时发出额外付款
#4。 完成采购
终止合作伙伴关系或合同的所有相关程序都包含在结束采购中。 这通常需要评估交付的工作或服务，重新协商对原始合同条件的任何修改，以及核实支付和接收的款项。 购买完成后，组织还可以提交一份正式的责任免除书。 该协议证明供应商遵守了原始协议的规定，并解除了他们与项目相关的进一步义务。
项目采购管理优势
出于多种原因，各种规模和复杂程度的项目都可以从添加采购管理中受益，包括：
#1。 更高质量
项目采购管理使企业能够协商最能满足其要求的深入服务协议。 它可以提高产品和服务高质量的可能性。 更大程度的质量保证可以通过让利益相关者对项目绩效有更多保证来鼓励未来的资金和投资。
#2。 降低风险
通过指定定价、程序和服务质量，创建和协商服务合同的过程可以帮助组织更好地了解他们的供应商选项。 这有助于降低合同条款被破坏的可能性，因为合同条款被破坏可能会导致延误或对项目的成功产生不利影响。
#3。 管理成本
经过仔细谈判的采购条件是削减成本和管理支出的绝妙方法。 如果组织希望更好地了解完成项目所涉及的费用，并从能够满足其需求而又不超出预算的供应商处选择商品和服务，则组织可能会从采购管理中受益。
采购管理项目的职责
项目经理负责整个项目采购的各种任务。 项目采购经理经常执行以下五项任务，尽管它们可能因项目及其目标而异：
#1。 项目启动
在项目启动期间，项目采购经理可以启动采购流程。 为了谈论项目目标和截止日期，他们经常与管理层、高管和团队成员沟通。 讨论预算、内部资源和高期望也可能是其中的一部分。
#2。 参与者协调
项目通常涉及许多利益相关者，包括顾问、高管、责任专家、项目团队和企业主。 为确保参与项目的所有各方就其目标达成一致，项目采购经理必须协调各个团体和个人。 他们应该通过确定所有重要的利益相关者并根据需要在整个项目中让他们参与来实现这一点。
#3。 供应商协调
通常，多个供应商将在同一个项目上工作。 项目采购经理必须有效地处理多个承包商的工作。 项目经理此时可以为供应商计划小组会议或演示，并根据需要帮助承包商相互沟通。
#4。 采购策略
采购计划对于协调预期和建立工作流程至关重要。 项目经理经常在采购计划阶段列出清单和文件，其中包括所需的材料和资源、时间表和里程碑，以及与供应商联系的可能方式。 此外，他们可能会使用 Internet 网站、分类广告和他们的专业网络来推销他们对承包商的需求。
采购管理计划
称为采购管理计划的文件指定了项目的进度需求，并概述了签订最终合同所需的行动。
该战略概述了采购组织获得所需产品和服务的方法，包括：
- 概述必须购买的物品
- 计算采购价格
- 制定再订货时间表
利用采购软件简化采购、供应商选择和合同管理。建立明确的采购目标，评估供应商能力并谈判优惠条件。实施强大的跟踪机制来监控交付、质量和成本。定期审查绩效指标并根据持续改进的需要调整策略。集成数据分析以做出明智的决策和降低风险。
采购管理计划有多重要
一种称为采购管理的流程可帮助企业以具有成本效益和时间效益的方式采购商品和服务。
组织采购活动的方向是由高效的采购管理计划确定的，这也保证了它们与公司的整体业务战略保持一致。 制定采购管理计划有几个好处。 为企业省钱的能力可以说是最重要的好处。 通过制定合理的采购策略，组织可以避免在不需要的东西上挥霍或为他们确实需要的物品支付超过必要的费用。
采购管理计划的组成部分
#1。 工作陈述
概述必须购买的产品或服务以及该产品或服务的目标和规格的文档称为工作说明书。
#2。 采购基准
采购基准中详细描述了商定的采购时间框架、成本和绩效标准。
#3。 来源选择标准
为了检查可能的资格预审供应商并为项目进度选择最佳供应商，源选择标准是将应用的供应商管理元素。
采购管理薪资
美国采购经理的平均工资为 123,400 美元； 但是，正常工资范围在 110,100 美元到 139,300 美元之间。 薪资范围可能会有很大差异，具体取决于各种关键方面，包括学校教育、证书、补充人才以及您在特定领域工作的时间长短。 Salary.com 通过提供比任何其他网站更多的在线实时薪酬数据，帮助您确定准确的薪酬目标。
什么是采购管理？
公司执行、批准、监控和最大化其商品和服务支出的方法称为采购管理。 采购团队的主要目标是降低总体采购成本并加快采购企业生产产品所需的用品和服务。
什么是采购管理系统？
采购管理的另一个名称是采购到结算流程。 它包括管理与企业的持续供应商联系，以及评估、选择和起草正式合同协议。
采购管理的主要目的是什么？
为了使项目和程序成功推进，采购管理确保正确采购所有商品和服务。 当优化以节省金钱、时间和资源时，采购可以用作竞争优势，而不仅仅是公司的需要。
采购管理的七个阶段是什么？
- 认识需求
- 采购申请
- 审核请购单
- 征集过程
- 评估和合同
- 订单管理
- 发票的审批和争议
采购管理的四个主要角色是什么？
采购、谈判、管理合同和管理供应商关系是采购的四个主要职能。 要取得成功，这些计划需要对组织目标、市场趋势和供应商能力有扎实的把握。
结论
由于采购管理对底线的影响、新方法的采用及其战略潜力，首席采购官 (CPO) 和采购中的其他行政级别职位变得越来越普遍。 根据 LinkedIn Economic Graph Research 的数据，该职位的增长率为 15%（占去年所有高级管理人员招聘的比例），目前在增长最快的高级管理人员职位列表中排名第 11 位。
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参考资料
