打印管理:定义、服务、软件和解决方案

打印管理服务、软件和解决方案
图片来源:可持续的加州未来

打印管理是用于描述文档服务、打印机软件和硬件的控制、监督和维护的术语。 企业可以从各种硬件、软件和文档控制选项中进行选择,作为其打印管理服务的一部分。 管理服务可以通过降低与打印机相关的成本、提高生产力、减少错误和简化项目来帮助企业。 打印管理解决方案使企业能够完全控制打印的内容、方式和位置,从而减少或简化维护。

打印管理 

打印管理是密切关注、管理和处理公司打印作业的过程。 这包括商业印刷的所有方面。 用于打印管理的软件控制将硬件连接到具有打印功能的设备所涉及的过程。 该软件提供用户友好、安全的打印和扫描体验,该软件还管理设备并保证兼容性。 

管理印刷品的好处

#1。 保护私人文件安全

您不能允许员工随时打印私人公司文件。 企业必须跟踪任何秘密文件的打印,以便在任务完成后可以委派适当的责任来销毁文件。 您可以使用打印管理软件保证数据安全。 

#2。 简化打印过程

经理和主管经常看到员工在排队等候领取打印件时浪费了多少时间。 通过简化打印流程,您可以避免这种适得其反的习惯。  

#3。 减少纸张浪费

纸是人类砍伐树木制成的,在此过程中破坏了环境。 安装强大的管理系统将有效减少纸张浪费,帮助您为保护环境尽一份力。

#4。 降低印刷成本

企业每年要承担大量与打印相关的费用,例如硬件、碳粉更换和纸张。 根据研究,使用管理打印的系统来防止员工打印他们不需要的东西可以为公司节省大量资金。

打印管理解决方案 

由于每个组织在员工打印、信息安全和成本管理方面都有不同的环境需求、网络拓扑、云策略、移动设备集成和组织策略,因此打印管理的解决方案方面通常涉及一定程度的定制。

并非所有的打印管理软件都属于这一类; 现成的软件通常采用“一刀切”的策略,不足以满足公司企业的要求。

打印管理解决方案的目标是让企业能够完全控制其打印环境。 它们支持节约成本并促进道德印刷实践,同时防止未经授权的文档访问。

打印管理的特点

#1。 降低成本

通过使用良好的管理工具,您可以发现组织内未正确开发的流程。 结果,打印次数减少,从而降低了纸张、碳粉和墨水等的成本。

#2。 提高文档安全性

如果您处理敏感数据,拥有良好的打印控制解决方案可以阻止任何人访问它。 例如,重要文件只能由创建它们的人在完成身份验证过程以确认谁是合法所有者后才能打印。 此外,可能会使用密码或其他安全措施限制对这些文档的访问。

#3。 协助员工工作

一个好的打印管理解决方案将通过简化工作流程来最大限度地减少员工的停机时间。 通过实施该解决方案,将优化特定流程,例如打印队列、双面复印或经济复印,让员工将更多时间花在核心职责上,而不是花在此类任务上的时间。 

#4。 适应任何类型的组织

无论是什么类型的组织或如何运作,一个好的打印管理解决方案都可以应用于不同的垂直行业。 打印解决方案应该足够灵活,以适用于营销机构、跨国公司、中小企业环境和教育机构。 它应该足够灵活,以适应各种组织层次结构和公司员工规模。

最佳打印管理软件

凭借使用跟踪、状态监控、打印限制、成本管理等功能,打印管理软件使企业能够从单个系统处理打印的各个方面。 工具的一个例子是这样的软件,它使企业能够监视和控制打印活动。

它可用于本地和网络打印机,使用户能够跟踪打印机的使用情况并设置限制,例如允许谁打印、允许打印多少、允许打印什么类型的文档等. 此外,还可以使用打印管理软件保护商业文档,以便只有授权人员才能访问它们。 

除了查看使用历史报告外,管理员还可以使用它来设置规则来限制有权访问特定打印机或文档的人员。 根据用户权限或文档类型等参数设置打印限制的能力是打印管理软件最基本的功能。

通过这样做,可以保护敏感数据免遭未经授权的访问,同时仍允许授权员工进行完全访问。 此外,通过一次从多个位置自动路由作业而不是手动单独添加每个作业,该软件使 IT 部门能够有效地部署新打印机,停机时间最短,并协助维护现有打印机。

一般来说,打印管理软件是加快业务流程的有用工具。 将打印文档中涉及的许多活动自动化有助于减少浪费并节省时间和金钱。 组织可以维护机密信息的安全,同时通过限制谁有权访问特定文档并根据文档类型等因素限制打印,确保其员工拥有有效执行工作所需的工具。

不同类型的打印管理软件

#1。 跟踪打印成本的软件

借助此打印管理软件,企业可以通过密切关注打印作业的成本来跟踪他们的支出。 它还有助于找到潜在的成本削减机会。

#2。 文档安全应用程序

通过限制未经授权的访问和修改,该软件可以保护企业的私人信息。 此外,它可以跟踪文档修改并通知用户任何未经授权的操作。

#3。 移动和云打印解决方案

通过使用这些解决方案,用户可以从任何移动设备或基于云的应用程序安全打印,同时确保安全访问控制和数据加密程序到位。

#4。 车队管理软件

公司可以使用车队管理软件全面了解他们的整个打印机车队,这也让他们能够监控不同地点的使用趋势并更好地管理资源和预算。

使用打印管理软件的优势

使用打印管理软件有很多好处,包括:

#1。 提高效率

通过让用户设置文档打印方式的指南和程序,打印管理软件简化了打印过程。 除了节省手动管理打印作业所花费的时间之外,这还可以通过消除不必要的打印作业来帮助降低成本。

#2。 增强的安全性 

加密、数据丢失防护 (DLP) 控制和审计日志记录是打印管理软件添加到打印文档中的额外安全措施,有助于保护敏感数据免遭未经授权的访问。 此外,大多数软件程序都提供报告功能,使管理员能够轻松跟踪打印了哪些文档以及由谁打印。

#3。 额外的成本节约 

在打印管理软件的帮助下,可以更简单地确定组织中哪些打印机造成了最多的浪费或消耗了最多的耗材。 然后可以使用这些数据优化打印机设置,这也将增加成本节约。 一些软件程序甚至可以跟踪与用户打印偏好相关的成本。

#4。 自动化与便利

组织可以使用打印管理软件根据用户可自定义的标准(如用户名、工作组、日期/时间等)轻松地自动路由打印作业。 因此,在办公室环境中使用多台打印机时,不再需要手动干预。 许多解决方案还提供自助服务选项,让用户可以自行提交打印请求,而无需在每次需要打印内容时与管理员联系。

如何选择最好的打印管理软件

以下是一些可帮助您根据您的要求选择理想选项的建议:

#1。 确定您的需求 

首先编制一份您需要的打印功能和规格列表。 考虑纸张大小、成本管理和安全预防措施等因素。

#2。 研究答案

检查各种解决方案并将它们的功能与您的需求进行对比。 与已实施类似系统的其他企业交谈,并在线查找专业人士或以前用户对产品的评论。 

#3。 考虑整合

在做出选择之前,请考虑您可能需要将哪些附加产品(例如网络、文档存储选项和其他产品)与您的打印管理系统集成。 这将帮助您确定它们之间的适合程度。

#4。 成本效益分析

检查实施特定系统的成本并将其与它将具有的优势进行比较,例如更高的生产率或更少的印刷过程或废料的使用后回收所带来的更低的能源成本。

#5。 购买前测试

最后但同样重要的是,要求对潜在供应商的产品进行演示试用,以便在做出购买决定之前了解其运作方式!

如何在 Windows 10 中使用打印管理?

  • 要访问 Windows 电源菜单,请右键单击“开始”菜单。 您也可以使用键盘的 WinKey + X 快捷键。
  • 然后选择应用程序和功能。 它应该作为首选出现在菜单上。 通过这样做,将显示 Windows 设置屏幕的应用程序和功能部分。
  • 然后选择可选功能。 以下屏幕上的列表可能不会立即出现在 Windows 中。
  • 之后,选择添加功能。 执行此操作时,将出现一个标题为“添加可选功能”的对话框。
  • 可以通过滚动列表或使用搜索栏找到它。 从选项列表中选择它,然后按安装按钮。
  • 由于 Windows,您的管理控制台集合现在将包括打印管理。 再次重申,此选项只能通过 Windows 10 专业版访问。

如何打开打印机管理?

按 Win + R 打开运行命令对话框。在键入“printmanagement.msc”后按 Enter 启动打印管理工具。 展开自定义过滤器文件夹后选择所有打印机选项。 

为什么在 Windows 10 中找不到打印管理?

您的计算机似乎没有安装此类功能。 在这种情况下,您需要手动添加它。

为什么我的电脑没有打印管理?

对于为什么打印管理没有出现在 Windows 10 中有很多解释。这可能涉及安装的驱动程序问题、损坏的系统文件或相关服务的问题。 此外,请记住,只有 Windows 专业版和企业版具有打印管理控制台。 如果您使用的是家庭版,请更新它或寻找其他可比较的第三方程序。 

如何在 Windows 中访问打印管理? 

按 Win + E 打开 Windows 文件资源管理器。在文件资源管理器地址栏中输入“printmanagement.msc”。

Windows 中的打印管理是什么?

要在 Windows 11 系统上管理打印服务器和打印机并对其进行故障排除,桌面管理员可以使用 Microsoft 管理控制台的 Windows 打印管理管理单元。 安装、查看和管理打印机都可以通过称为打印管理的 Microsoft 管理控制台 (MMC) 管理单元实现。 

结论

打印管理使企业能够有效地管理打印设备并简化工作流程,从而减少开销、降低成本并简化网络流程。 通过打印管理消除网络复杂性增强了业务运营。 为了更可靠地交付文档并简化工作流程,企业受益于更快的打印和扫描速度。 此外,简单的打印识别、可定制的控制面板和安全、稳定的环境都有助于提高最终用户对打印管理的满意度。  

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参考资料 

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