做会议记录对每次会议都很重要。 如果你是一名秘书，或者你被分配了在会议期间做笔记的任务，那么在做会议记录时了解该做什么和不该做什么是很重要的。 在这里，我们通过编写会议记录时应包含的五个步骤示例分解了会议记录的概念。
什么是会议纪要？
会议纪要是会议讨论和决定的书面记录。 这些适用于公司内的任何类型的组织，例如董事会、领导团队和投资者。
任何需要正式记录的会议都应编写会议纪要。 然后，可以使用此书面记录来通知无法参加发生的事情的团队成员，或跟踪可以重新访问的选择和行动项目。 因此，早期会议的记录可用于制定未来的组织决策。
非营利组织、政府机构、学校、公共企业和工会是通常需要保存会议记录的群体。
为什么他们被称为会议纪要？
“会议记录”一词与时间无关，这是关于会议记录的一个有趣事实。 它实际上源自拉丁语短语“minutia”（意思是琐事或细节）。 一些消息来源称，“会议纪要”一词最初起源于 18 世纪，直接来自拉丁语“minuta scriptura”，意思是“小笔记”。
换句话说，会议纪要是会议期间发生的事情的细节（或简短摘要）。
会议记录有什么用？
会议纪要作为公司谈话、决策和长期战略的历史记录。 与会者可以将会议纪要作为记录，以备将来参考，以确定发生了哪些类型的进展。
另一方面，没有参加会议但需要了解决定和后续步骤的个人可以参考会议记录。
会议记录有哪些类型？
会议纪要分为三类。 它们如下：行动、讨论和逐字记录。
#1。 行动纪要
行动纪要是最常见的会议纪要。 这种形式的会议记录，也称为仅决策会议记录，只提供所得出的结论和要采取的行动，而不提供整个决策过程中发生的讨论。 行动纪要提供了会议决策的执行摘要。 董事会、理事会或听证会等会议通常需要行动记录。
因为只是内部传播，所以文体不拘形式，可以写成bullet points。 会议记录员经常参与会议讨论。 这些会议记录简单明了，可以快速记录，而且准确无误。
#2。 逐字记录
这是所有会谈和决定的逐字记录。 会议的逐字记录记录了所说的每一个字。 它们通常冗长且难以浏览特定信息。 很少需要会议的逐字记录，但审判听证会和国会除外。
逐字记录的时间通常很长。 做笔记的人很难逐字逐句记录下来，用麦克风录制对话对于校对会议记录非常有用。 逐字记录与行动和讨论记录不同，它侧重于个人陈述而不是普遍一致。
#3。 讨论纪要
讨论记录，也称为轶事记录，是导致必要结论和行动的会谈协议的记录。 在大多数情况下，建议使用讨论记录。 记录者应突出小组提出的重要想法，同时避免记录个人言论。 讨论记录类似于行动记录，因为它们包括决策过程中发生的讨论。
讨论纪要是召开委员会会议、员工会议等的理想选择。 因此，会议记录将采用段落的形式，整齐地划分为多个部分，并根据讨论的顺序进行组织。
在这种会议记录中很少有人点名，因为董事会将采取行动和讨论，因此在会议记录中将被称为董事会或委员会。 秘书将做会议记录，因为她很可能不会参与谈话，因此可以自由地适当地记录会议记录。
无论会议记录的类型如何，所有会议记录都应该简洁准确，为此，笔记必须以正确的顺序和风格正确书写。 如前所述，通过在会议前做一些初步准备，使笔记的书写尽可能简单。
会议记录还应帮助无法出席会议的任何人了解发生的情况，从而无需再次召开会议来澄清相同的讨论。
为什么会议纪要很重要？
会议记录提供了公司为什么以及如何做出某些选择的证据。 这有助于回答有关已做出的决定或已发生的讨论的任何询问。
会议记录的重要性可以这样分解：
- 它们是一个群体的决定和行为的记录。
- 它们可以提醒谁被分配了任务。
- 会议记录作为截止日期的证明。
- 它们对做出选择时不在场的人很有用。
会议纪要除了作为谈话和结论的正式记录外，还可以为您的公司提供法律保护。 尽职调查经常记录在公司会议记录中。 然后可以主持并记录下来，以证明组织的道德和公平实践。
编写会议纪要应包括的五个步骤是什么？
编写会议纪要包括五个步骤：
#1。 前期规划
精心策划的会议有助于形成有效的会议记录。 如果主席和秘书或会议记录员合作确保议程和会议得到妥善考虑，则记录会议记录会容易得多。 例如，根据会议结构和使用的工具，记录员可以与主席合作建立一个文件格式，作为议程和会议记录大纲。
预先计划涉及的步骤包括：
陈述会议议程
至少，获取一份会议议程的副本，并将其用作做笔记、组织会议纪要格式和创建会议记录的参考或框架——会议纪要上的顺序和编号与会议记录上的相匹配议程。
此外，议程和/或会议通知提供必须包含在会议记录中的信息，例如所有与会者的姓名，包括与议程一起发送或在会议中分发的嘉宾或发言人文件 - 副本（电子版）或硬拷贝）的讲义应与会议记录一起保存，以备将来参考，并与无法出席会议的人（以及会议确定的其他人）分享
定义期望
当您开始担任会议记录员或秘书的新角色时，请务必询问委员会或董事会主席他或她在会议期间对您的角色的期望，以及他或她期望的详细程度纪要。 例如，如果您的董事会或委员会正在处理议案或就项目/问题进行表决，请确定您是否需要提供提出议案、附议等人的姓名。 如果您要处理此类程序，您（和您的主席）应该查阅罗伯特议事规则。
#2。 在会议期间做笔记
在开始做笔记之前，了解会议期间需要记录的信息类型至关重要。 如前所述，您的组织可能有强制性材料和您必须遵循的特定妈妈格式，但会议记录通常包括以下内容：
- 会议的日期和时间
- 与会者和未能出席者的姓名
- 接受先前的会议记录或更正/修正案
- 关于议程上每个项目的决定
- 必须保留新的业务项目
- 下次会议的日期和时间
你如何做好笔记？
以下是一些可以帮助您更好地记笔记的建议：
- 创建大纲——如前所述，根据议程制定大纲（或模板）可以让你在进行时简单地在每个项目下记下评论、决定等。 考虑在大纲中的每个项目下方留出空间用于手写笔记，然后将其打印出来并用它来收集会议记录（如果您正在手写笔记）。
- 在与会者进入会议室时打勾——如果您认识与会者，您可以在他们来时打勾； 如果没有，让人们在会议开始时自我介绍或分发他们可以自己核对的出席名单。
- 一旦发生，就将对行动项目的判断或注释记录在大纲中，以确保准确性。
- 如有必要，寻求澄清。 例如，如果小组在没有达成决议或明显结论的情况下继续前进，请寻求对所涉及的决定和/或未来步骤的澄清。 如果您尝试逐字记下对话，您将无法跟上进度，因此只需（清楚地）写下（或键入）选择、任务、行动步骤等。
- 记录下来——从字面上看，如果您担心无法跟上做笔记的速度，请考虑对会议进行录音（例如，在您的智能手机、iPad、录音设备等上），但要确保与会者知道他们'被记录下来。 虽然您不应该使用录音来逐字逐句地制作会议记录，但如果您需要澄清，它会很有用。
#3。 书写或转录会议记录
会议结束后，整理笔记并撰写会议记录。 以下是一些可能有用的提示：
- 尽量在会后尽快写好会议记录，趁一切还历历在目。
- 检查您的大纲并进行任何必要的更改或澄清。 检查以确保所有决定、行动和动议都得到完整记录。
- 确保包含足够的信息。
- 我们建议在董事会会议记录中简要说明已采取的每项行动以及决定背后的原因。
- 如果一项动议在通过之前进行了很多辩论，请写下支持和反对的主要论点。
- 为简洁明了而编辑，以便会议记录易于阅读。
关于会议纪要格式，请记住以下几点：
- 保持客观。
- 始终使用相同的时态。
- 除了记录动作和秒数，避免提及名字。
- 应避免个人观察； 会议记录应该只包含事实。
- 如果您需要参考其他文档，请不要尝试对其进行总结。 相反，只需指定它们的位置或将它们作为附录附上。
#4。 共享或分发会议纪要
在您分发会议记录之前，请确保主席已审查、更新和/或批准分发会议记录。 除非并且直到发生这种情况，否则它们不是会议的正式记录。 会议记录也可能在下次会议开始前获得正式授权，具体取决于您的董事会。
共享或分发的方法将由您和您的公司使用的技术决定。 由于会议记录和其他文书工作可能会产生大量纸张，因此采用无纸共享方法是理想的选择。 例如，如果您使用的是不支持在线共享的文字处理程序（如 Microsoft Word），您可能希望制作文档的 PDF 并将其与任何附件或会议文档一起通过电子邮件发送。 如果您都在使用 Google 文档进行会议邀请、议程和其他文档共享，您只需在完成后与该组“共享”文档即可。 委员会或董事会成员可以简单地在线查看文件，在此过程中节省几棵树！
云端共享
如果您的组织使用基于云的会员管理系统，您可以将会议记录发布为网页，并根据您的需要限制委员会或董事会成员的访问。 您可以使用仅限会员的网页为您的董事会和委员会构建一个安全的在线 Intranet。
#5。 会议纪要的归档/存储
大多数委员会和董事会在后续会议开始时检查并批准或更改会议记录。 一旦你做了任何必要的修改，会议记录就需要存档以备将来参考。 一些公司可能会将这些资料保存在网上（例如，在谷歌文档或 SkyDrive 中），并将它们备份到外部硬盘驱动器上。 您可能还需要打印和存储纸质副本，或将这些副本提交给工作人员或主席进行归档。
会议纪要样本
以下是会议纪要的示例：
有会议纪要的模板吗？
当然，有会议纪要的模板。 这是一个：
会议纪要不应包含哪些内容？
会议记录不应包含个人意见或判断性言论。 每个陈述都应尽可能客观。 避免对所说的每一件事都做笔记。 会议记录应简短并概述会议的主要议题。
结论，
会议纪要很重要——毕竟，它们记录了会议的基本信息。 但是记录和准备会议记录并不一定是一件繁重的苦差事。 正如我们在本文中所说，编写会议纪要对您来说不再是一件麻烦事。
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参考资料
