矩阵管理组织允许员工向多个经理报告。 一些企业使用矩阵管理来简化他们的运营。 虽然这种类型的组织可能并不适合所有人，但了解其优势和应用至关重要，以便评估它是否最适合您和您所在的公司。 在这篇文章中，我们将探讨矩阵管理结构、它的优点和缺点，以及如何在您的工作场所最好地实施它。
什么是矩阵管理？
矩阵管理是企业用来分配员工职责并让他们向众多主管报告的组织结构。 项目经理和职能经理是矩阵管理中的两个基本指挥链。
由于矩阵管理风格众多，了解他们试图实现的目标对于评估这种管理类型是否适合您和您的公司至关重要。
矩阵管理的类型
矩阵式管理方式可分为三类：
#1。 弱矩阵
项目经理在这些矩阵系统中几乎没有权限。 这可能意味着他们没有被报告。 在弱矩阵中，权力转移给职能经理，而项目经理承担更多的项目协调员角色。
#2。 平衡矩阵
项目经理和职能经理在平衡矩阵中具有同等的权力和权力。 项目经理确定项目所需的能力，职能经理分配人员以满足这些需求。 团队成员让两位经理了解最新进展和优先事项。
#3。 强矩阵
项目经理在强矩阵中拥有最高权力，团队成员向他们报告。 这意味着项目经理还必须划分资源并为每个团队成员提供职责。 一个强大的矩阵通常有一个对项目影响最大的专业人员，允许团队成员将他们的沟通直接交给这个单一的管理人员。
矩阵管理结构中的责任和角色
尽管矩阵管理结构具有多种功能，但以下是最重要的功能。
#1。 矩阵员工
基于矩阵的组织中的个人贡献者称为矩阵员工。 如前所述，多个部门使用矩阵员工及其技能来执行各种项目。 因此，他们必须向职能经理和直线经理汇报。 还要求他们定期提高技能组合并保持与其当前职能的相关性，以便轻松部署到其他计划中。
#2。 职能经理
职能经理（项目经理的另一种说法）负责某个职能或项目。 他们将需要各种类型的资源来履行其在整个项目生命周期中的交付义务。 因此，他们会定期联系相应的资源经理来入职或解雇从业者。 一旦资源被分配给一个职能部门，职能经理的职责就是监督他们的日常运作。 在该项目中部署时，资源有一条向职能经理报告的虚线。
#3。 直线经理
在矩阵组织中，每个资源都直接向直线经理或部门经理报告。 这些经理负责绩效评估、薪酬调整、培训和发展计划等任务。 他们不对其直接下属 (DR) 的日常行为负责，但他们确实使用来自相关职能经理的绩效反馈来做出关键决策。 他们也被称为人事经理，经理和 DR 之间的报告关系不会经常改变。 在矩阵组织中，员工同样可以同时担任职能经理和直线经理。
如何实施矩阵式管理结构
考虑以下步骤以在您的工作场所正确部署矩阵管理结构：
#1。 确定员工将向谁报告。
收集所有人员和当前项目的清单是在公司实施矩阵管理系统的第一步。 一旦你确定了某个项目需要哪些人才，就可以将个别员工或团队分配给这些项目，并确定他们向谁报告。
这可以帮助员工识别他们的上司并促进更有效的沟通。 这也使您和您的人员井井有条，运营顺利进行。
#2。 保持清晰的沟通
管理人员与员工核对至关重要。 看看您是否可以为他们做些什么，或者您是否可以回答任何问题。
保持良好的沟通并成为积极的倾听者将向您的员工表明您关心并且值得信赖。 经常联系他们，尤其是出现问题时。
如果您是员工，请与您的各个经理保持开放的联系。 让他们了解任何问题以及项目的状态至关重要。 欣赏团队成员的想法也很重要。
即使您不同意他们的观点，也要细心倾听并乐于接受他们所说的话。 与您的管理层以及您的团队成员建立良好的关系可以帮助项目更快地进行。
#3。 记下哪些有效，哪些无效。
密切关注每个项目的成功与问题。 这可以包括每个人是否都能成功沟通，团队成员是否可以以新的方式使用某种能力，或者项目是否会从较少的管理中受益。
记下什么不起作用，这样您就可以防止将来出现类似情况。 同样，记住是什么让团队成功并将该信息应用到下一个项目。
矩阵管理结构的好处
虽然矩阵管理结构比层级结构复杂，但它有很多优点。 矩阵设计有几个优点，包括明确的项目目标、有效的资源使用、自由流动的信息以及对项目经理的培训。
#1。 指定项目目标
矩阵组织设计可能有助于明确项目目标。 当您的团队向项目经理和部门负责人报告他们的进度时，建立项目目标至关重要。 当项目经理感到其他高级管理人员的支持时，项目组织就成为优先事项。
假设您的团队正在从事一个应用程序开发项目。 因为你有一个矩阵结构，IT 开发人员作为项目经理和 IT 部门主管向你汇报。 该项目的目标是为营销人员开发移动关键字搜索软件。 当 IT 部门负责人和项目经理向 IT 开发人员传达明确的项目目标时，应用程序的制作速度会更快。
#2。 高效的资源利用
由于团队包含来自多个部门的专业人员，矩阵结构提供了最有效的资源利用。 这减少了管理费用以及完成工作所需的时间。 在层级结构中，每个团队的经理人数较少，每个团队仅向一名经理报告。 由于缺乏具有不同专长的人员，这些团队可能需要更长的时间才能完成单个项目的可交付成果。
场景： 开发关键字研究应用程序的团队可能包括来自 IT、财务和营销部门的专家。 当这些团队成员成功地向他们的部门负责人和项目经理报告时，他们会提高团队生产力、节省时间并更快地完成项目。
矩阵团队可以节省资金，因为在没有专家组合的情况下，每次开发新产品或服务时，公司都必须重新安排团队，并且可能会雇用新的团队成员。
#3。 信息自由流动
在矩阵结构中工作允许信息在团队之间自由流动，因为每个团队向许多领导者报告。 在等级结构中，团队成员必须记住传递信息，但矩阵需要信息流。 向多位领导报告信息可能看起来很耗时，但有了正确的项目管理系统，团队成员只需做很少或根本不需要做更多的工作。
场景： 如果关键字研究应用程序的开发团队只是向项目经理报告，有关错误补丁的信息可能会丢失。 然而，当它是矩阵流程的一部分时，将信息传递给 IT 部门负责人就很简单了。
#4。 项目管理教育
矩阵组织的独特结构赋予项目经理很大的权力。 项目经理负责在整个项目生命周期中指导他们的团队。 这种结构测试项目经理并让他们准备成为其他领域的跨职能经理。
场景： 在处理此项目时，您的团队遇到了几个错误修复和项目时间表延迟的问题。 作为项目经理，您有义务与 IT 部门负责人合作，成功解决所有问题。 因此，您发现了对 IT 的个人热情以及潜在的未来职业机会。
#5。 团队保留
因为专家们被安置在一起，产品团队在矩阵组织中仍然很强大。 这些团队成员在职能部门负责人的领导下工作后，被分配到项目经理。 与专家一起工作通常很愉快，而且可以提高项目绩效。
场景： 在关键字研究应用程序项目期间，项目团队由众多 IT、营销和财务专家组成，他们了解为手机用户开发应用程序的复杂性。 这群专家很可能会在未来继续合作开展众多项目。
矩阵组织结构的缺点
矩阵组织与分层报告结构一样，也有缺点。 大多数缺点源于这种结构的复杂性。 虽然复杂的设计在起作用时可能是有益的，但它们也会引起分歧并使事情变得更加复杂。
#1。 复杂的报告风格
矩阵组织的复杂性可能是负面的，因为团队可能难以确定向谁报告以及何时报告。 虽然矩阵的目标是帮助团队，但它有可能使项目复杂化并混淆整个过程。
解决方案： 避免报告失败的最佳方法是确保矩阵中的每个成员都了解向谁报告以及如何报告。 通过使用支持跨团队协作的直观项目管理软件，可以简化矩阵结构。
#2。 响应时间慢
矩阵的复杂性会导致响应时间延迟，从而导致项目延迟。 向多人报告信息的必要性导致反应时间变慢。 让更多人参与是一件好事，但将信息传达给更多人需要时间。
解决方案： 使用项目管理系统将解决矩阵结构响应时间短的问题。 作为单一事实来源，Asana 可以减少重复工作并提高团队和领导者之间的知名度。
#3。 相互矛盾的想法
当项目经理和部门负责人不在同一页面上时，就会出现相互冲突的指导。 虽然矩阵结构旨在促进团队合作，但根据所涉及的个性，它可能会产生相反的效果。
为避免与指导意见相矛盾，实施一种允许管理人员直接相互联系的机制。 在项目目标上保持一致并保持一致的经理可以防止团队成员感到被夹在中间。
#4。 潜在冲突
矩阵结构和层级结构之间的主要区别在于，矩阵结构中的团队成员向两位经理报告。 这使矩阵组织变得复杂，并给团队成员带来了更大的责任。 拥有两名经理可能会为团队成员提供更多反馈和帮助，但也会引起冲突。
解决方案： 为了避免潜在的冲突，部门负责人和项目经理的沟通至关重要。 当经理之间发生冲突时，在他们之间进行选择不应该是团队的责任。 管理人员可以通过从一开始就建立明确的项目目标并共同努力以产生成功的结果来避免冲突，无论是亲自还是通过虚拟平台。
#5。 管理优先级
如果主管不合作，团队成员可能很难在矩阵结构中兼顾优先级。 如果部门负责人认为他们的任务最重要并且项目经理也同意，团队可能很难决定优先考虑哪个经理的建议。
当团队成员由于主管之间的沟通不畅而难以确定任务的优先级时，由经理讨论团队的任务并选择应该首先完成的事情。 大多数由于矩阵结构而产生的挑战都可以通过良好的团队参与、沟通和清晰度来解决。
成为有效矩阵领导者所需的技能
项目经理或直线经理指导团队取得成功。 因此，他们必须培养软技能以确保团队的顺利运作。
以下是一些最著名的：
#1。 争议解决
当来自不同部门的人员就一个项目进行协作时，他们会带来多种观点，这经常会导致分歧和差异。 为了解决这些差异并维持团队和谐，每位管理者都必须掌握实用的冲突解决技巧。
#2。 沟通与协作
项目或职能经理负责向所有团队成员传达角色和职责，同时保持透明度。 因此，他们必须具有很强的沟通能力。 此外，矩阵结构需要部门之间无缝交换知识、文件等，这使得协作成为管理人员的基本技能。
#3。 精炼的分析能力
矩阵组织中的项目经理和资源经理可能会遇到各种可能影响项目的困难。 不均匀的工作负载分配、脱离、生产力下降、应计损失、进度/预算超支等等都是其中的一些原因。 管理人员必须提高他们的分析技能，以便做出有根据的判断，制定最合适的项目和资源计划，并处理此类问题。
#4。 影响地位
需要良好的说服能力才能让每个人都达成共识，看到大局，并敦促每个人朝着共同的目标努力。
要敦促其他人效仿，有效的管理者必须以身作则并表现出良好的道德操守。
#5。 解决问题的能力
解决问题的心态对于应对挑战并更快、更有效地解决挑战至关重要。 因此，每位职能经理和直线经理都必须拥有积极的心态和解决问题的策略。
结论
矩阵组织是一种分层组织模型，已被证明在工作场所的生产力和组织方面是有效的。 然而，按项目安排组织并不是成功的秘诀。 相应的管理策略同样重要。 从长远来看，要想从这些组织结构中获得真正的好处，关键是要保证管理者了解如何沟通、管理他们的情绪，并做出符合公司最大利益的未来决策。 因此，强烈建议采用敏捷项目管理以及多元化管理和节俭创新等其他举措。
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参考资料
