当您需要有关公司、他们的产品或服务的某些信息时，您可能会查看他们的网站或他们的任何社交媒体平台。 企业使用知识管理系统向客户或员工传播信息。 如果企业必须处理客户的每一个查询，那将是一件很累的事情。 这就是企业集成知识管理系统来管理其知识库的原因。 知识管理系统有多种类型，它们的目的是知识传播，使系统中的所有参与方受益。
什么是知识管理系统？
当我们谈论知识管理系统 (KMS) 时，我们指的是企业用来组织信息并以员工和客户可以轻松访问和理解的方式记录这些相关信息的任何工具。
相关信息可以是从常见问题 (FAQ) 到手册、文章、道德规范等的任何内容。 每个企业都必须努力拥有一个知识管理系统，不仅要更新其员工，还要教育客户或任何需要与其产品、服务、价值观等相关信息的人。 您的客户和员工每天都会遇到各种挑战。 在每个时间点，他们都需要您澄清一些事情或帮助他们解决困难的情况。
如果您曾经访问过一个网站并看到一个包含常见问题的列，单击它会为您提供几个问题的列表，您可能会在操作业务产品、服务或您想知道的任何事情上遇到这些问题. 这是知识管理系统的例子之一。 该企业了解其客户或员工有大量问题，他们没有在试图回答问题时筋疲力尽，而是集成了一个提供答案和其他相关信息的系统，并确保任何需要它的人都可以轻松访问它。
一般来说，我们也可以说知识管理系统是一种工具，它可以帮助企业将其组织信息整合在一起，然后以用户或任何搜索信息的人方便和容易的方式排列和呈现。
知识管理系统有哪些类型？
谈到知识管理系统（KMS），有三种不同的类型。 由于研究，我们将来可能会见证其他人的崛起。 以下是可用的企业级知识管理系统、知识工作系统和智能技术或方法的主要 KMS 类型。
#1。 企业范围内的知识管理系统
借助企业范围的知识管理系统，企业现在可以专注于优化业务流程，而不是浪费时间搜索数据。 这是因为所有你可能浪费时间的东西都被收集、储存和传播了。 这样，用户就可以自由地访问和使用知识。
企业范围的知识管理系统分为三种类型。 它们是结构化知识系统、半结构化知识系统和知识网络系统。
结构化知识系统
您可以简单地将结构化知识系统视为使用某些工具或数据库正式维护组织中记录的知识的人。 当谈到官方知识时，它可以是任何东西，从程序到技术、最佳实践、研究报告和白皮书、案例研究、员工信息、董事会和投资者信息等等。
半结构化知识系统
半结构化知识系统负责处理不属于其官方文件一部分的企业知识。 它使用另一种媒介来组织、跟踪和存储这些知识。
知识网络系统
在知识网络系统方面，这些人负责将非结构化和未记录的知识转化为显性知识。 然后将它们存储在数据库中。
#2。 知识工作系统
公司建立知识工作系统，使专业部门的人员，如工程师、产品设计师、研究人员、建筑师、科学家、财务分析师等，能够为组织生产新的专有技术。
#3。 智能技术
公司利用人工智能技术和技术来获取个人和群体知识并扩展组织知识库。
其他包括;
- 研究和洞察力
- 一个在线社区论坛
- 学习管理系统
- 客户服务知识库
知识管理系统示例
以下是可用于企业的知识管理系统的一些示例；
＃1。 坎娃
Canva 的知识管理系统使您可以轻松访问入门和故障排除材料。 他们确实认识到消费者与其产品和网站的互动对于他们的整体成功至关重要。
#2. 印象笔记
Evernote 是知识管理系统的流行选择，因为它显示信息的简单性。 导航栏直接盯着你，这样你就不必去寻找它。 它非常明显且易于访问。 无论您是客户还是员工，您都将被引导到显眼地开始信息搜索的位置。
#3. 松弛
宽松的款式别出心裁。 我的意思是，这些家伙确实将品牌重信息与定制的图像结合起来，以一种新的有趣的方式来表达问题。 当用户与 Slack 交互时，每个部分都会展开以显示相关子主题和文章的有用列表，同时保留主要导航。
#4。 Instacart
即使对于不精通技术的个人，Instacart 的知识管理方法也很容易执行。 他们有一个突出的搜索栏，专注于回答客户频繁查询的简单图像，例如 Instacart 的工作原理、成本以及如何订购。 Instacart 确实通过将这些信息以常见问题解答的形式提出来满足客户的需求，在不浪费任何人时间的情况下满足客户。 它们还具有友好的用户界面，除此之外，还确保用户正在寻找的任何内容都得到关注。
最佳知识管理系统
每天，企业都开始意识到需要将知识管理系统集成到他们的运营中，以帮助他们顺利运行日常业务任务。 好吧，您会同意我的看法，在您面临选择采用哪种 KMS 软件之前，您不会对此感到欣喜若狂。 有如此多的选项可供选择，您可能会对哪种知识库最适合您的公司感到困惑。 有很多可用的，但请查看以下内容；
#1。 新鲜作品
如果您想要一个非常易于使用的知识管理工具，您可以查找 Freshworks。 它特别直观，有助于在整个旅程中与客户建立和维护关系。 总之，您将拥有满意的客户和快乐的员工队伍
Freshworks 的主要特点
以下是 Freshworks 的主要功能
- 如果您需要解决方案，请致电寻求帮助
- 机器人协助
- 协调来自不同部门的团队。
#2。 Zoho 维基
如果您正在寻找一种可以建立融洽关系并有助于信息共享的知识管理系统工具，那么您最好的选择可能是 Zoho Wiki
Zoho Wiki 的主要特点
以下是 Zoho Wiki KMS 工具的主要功能；
- 具有安全性的访问控制
- 您可以自定义您的界面
- 编辑知识库软件中的信息。
#3。 帮助果汁
在集成知识管理系统之前，每个企业都有其必须强调的特定需求。 如果您只想改善您的客户支持并与您的团队成员更有效地合作，那么您最好的选择可能是 Helpjuice。
Helpjuice 的主要特点
以下是 Helpjuice KMS 工具的主要功能；
- 它有各种主题，因此您可以选择自定义它
- 它有一个非常快速的搜索选项来查找信息。
- 它揭示了您在使用过程中消耗的信息的分析
#4。 Zendesk 指南
Zendesk 指南使您能够为最终用户提供完整的自助服务支持，同时还使您的代理能够更好地协助客户。 Zendesks 令人震惊的事情之一是它使您能够启动一个帮助中心。
Zendesk 知识管理系统的特点
以下是 Zendesk 知识管理系统工具的主要特点
- 用户界面使用起来非常简单。
- 它通过知识管理系统提供票务解决方案。
- 对您的数据进行广泛的更改或更新
为您的企业选择完美的知识管理系统
决定将 KMS 集成到您的公司是不够的，您必须尝试确定哪种知识管理系统最适合您的组织。 查看以下提示，了解如何为您的企业选择理想的 KMS。
#1。 有效搜索
公司在选择其 KMS 时必须牢记的关键事项之一是强大的搜索。 确保您决定集成到系统中的任何一个必须是其搜索聪明并根据用户的相关性更改结果的那个。 当您搜索某些内容并且必须重定向或必须通过大量其他文件才能获得您想要的内容时，这令人沮丧。
因此，请确保在选择时，您要寻找一个 KMS，该 KMS 可以索引所有文件类型和格式的所有信息，使您公司中的每个资源都可搜索。
#2。 集成
选择一个能够将您的员工使用的所有平台集成到一个地方的知识管理系统。
＃3。 灵活性
确保选择灵活且可扩展的 KMS。 更像是一种可以适应不断增长的环境的产品，因为您的业务肯定会扩展。 随着贵公司的积累，您的知识管理系统是否能够存储更多信息？ 它会适应不断增长的客户群或劳动力吗？ 可扩展的知识管理系统可以节省您以后在技术之间移动企业的整个知识库的时间和精力。
#4。 安防措施
虽然它必须易于访问，但它还必须能够安装安全措施，以便所有人都无法访问属于有限人数的信息。 因此需要权限和访问控制来管理信息流
#5。 分析、洞察和报告
报告和分析使您能够评估知识管理实践的有效性。 他们可以帮助您确定有多少成员以及他们如何使用企业知识库。 这对于扩展知识库并保持其有用性至关重要。
知识管理系统的两种主要类型是什么？
知识工作系统、企业级知识管理系统和智能方法是知识管理系统的三大类。
知识管理的4个关键过程是什么？
根据研究结果，知识管理过程分为四个阶段：知识收集、存储、分发和使用。
知识管理的五个组成部分是什么？
评估需要解决知识管理的五个基本要素：人员、流程、技术、结构和文化。
知识管理的目标是什么？
知识管理过程的目标是交流观点、想法、经验和信息，以确保它们在适当的时间和地点可用，以做出明智的决策。 它还旨在通过最大限度地减少知识重新发现的需求来提高效率。
你如何引入知识管理？
知识管理是指以增加价值和满足战术和战略需求为目的，对公司的知识资产进行系统的管理。 它由支持和改进知识的收集、分析、评估和共享及其生成的程序、程序、计划和技术组成。
知识管理的好处是什么？
知识管理优势：
- 更大的组织灵活性。
- 更快、更有效的决策制定。
- 更快地解决问题。
- 更多的创新输出。
- 有助于员工的发展和进步。
- 分享专业知识
- 改善对话。
- 增强业务流程。
知识管理的前 5 大障碍是什么？
在以下段落中了解信息共享的前 5 大障碍以及解决方案：
- 时间限制。
- 缺乏改变的意愿。
- 没有参与。
- 过于复杂的工具。
- 对一个人的就业的担忧。
知识管理系统有什么好处？
- 为客户和员工提供更好的服务。
- 促进增长和创新。
- 它降低了成本。
- 避免冗余。
- 它改进了决策。
- 有助于跟踪想法
- 它使查找信息变得容易
知识管理的特点是什么？
- 用户友好
- 云储存。
- 即时更新
- 搜索功能
- 反馈系统
- 合作
- 可访问性和易用性
- 与第三方工具集成
- 内置分析和报告
- 定制
- 移动应用
结论
每个企业都需要有一个知识管理系统，无论是小型、中型还是大型企业。 它使员工和客户都可以轻松访问其信息。
知识管理系统常见问题解答
用于构建有效 KMS 的工具有哪些？
- 内部网
- 外联网
- 文件管理系统
- 内容管理系统CMS
- 决策支持系统
- 百科
- 数据仓库等
什么是知识管理周期？
知识管理周期 (KMC) 描述了在组织内收集、分析和传播信息以创建有用知识所采取的步骤。
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参考文献
