我们在日常生活中经常使用“知识就是力量”这句话。 无论我们是否意识到，这句格言对于多年来寻求保留和发展其消费者基础的企业来说变得越来越重要。 然而，认识到这些知识只是成功的一半。 一旦收集了信息，就必须以可用的格式对其进行组织、共享和分析。 好消息是，现在有多种知识管理工具可以帮助您完成这些阶段。 这篇博文将介绍什么是知识管理库软件，它可以做什么，以及开源管理软件如何提供帮助。 此外，我们还回顾了 2023 年最佳管理软件。
让我们开始吧。
知识管理软件由什么组成？
知识管理软件组织信息，以便员工和消费者可以快速访问和传播信息。 该技术将数据聚合到单个公共资源中，从而防止数据孤岛并使信息更易于访问。 利益相关者在询问您的公司时知道该去哪里，因为所有知识都集中在一个地方。
知识管理 该软件还提供内容开发功能，例如可供客户和员工访问的知识库。 这些面向客户的自助服务工具使消费者无需联系支持人员即可找到快速简单的解决方案，从而改善了客户体验。
知识管理软件的好处
因为知识管理软件提供了许多优势，所以这里有一些需要记住的关键因素。
#1。 与个性化客户服务的互动
当客户数据易于访问时，服务人员可以利用它来定制客户体验。
例如，如果您的团队使用 CRM，您可以保存有关以前与客户相遇的信息。 然后，下次客户联系您的公司时，您将能够重新收集该信息。 这可以促进与消费者的长期关系，从而增强服务体验并减少客户流失。
#2。 改善客户服务
知识管理软件的目标是集中数据。 发生这种情况时，员工和消费者都将能够更快地处理问题。
员工了解重要资源，客户可以使用自助服务解决方案来规避常见的绊脚石。 此外，如果您的员工提供更快的解决方案，您可能会期望更高的客户满意度。
#3。 服务量被削减
在您的网站上包含一个知识库对您的客户服务人员来说是一个巨大的好处。 简单的消费者问题不再需要代理人的干预。
客户无需拿起电话或发送电子邮件，就可以找到自己的答案。 当您从支持队列中删除这些简单案例时，您的服务团队将能够将更多时间用于处理复杂和紧急的问题。
接下来，我们将讨论什么是开源知识管理软件，这种形式的知识库有什么区别，以及为什么要使用它。
开源知识管理软件
开源知识库是基于开源软件的，这意味着它的源代码是唯一的、公开可用的、可编辑的。 因为您必须自己构建它，所以开源知识库是非常可配置的。
如果您不想使用开源知识库，则可以改用 SaaS 知识库。 SaaS 知识库在您获得它的那一刻就可以使用，但您可能无法像使用开源那样对其进行大量更改。
接下来，让我们回顾一下为什么您需要开源知识管理软件的更多原因。
为什么需要开源知识管理软件？
出于各种原因，您可能想要一个开源知识库。 为了说明我的意思，让我们回顾一下使用这种方法会获得的一些好处和流行的用例。
开源知识管理软件的优势和常见应用
以下是关于为什么以及何时应该使用开源知识管理软件的一些优势和常见用例。
- 因为它是内部构建的，所以您可以自己制作（或由您雇用的开发人员构建）。
- 花更少的钱，因为开源知识库的原始可修改代码是免费提供的。
- 在使用和扩展您的知识库时，请依靠内部专家和开发人员的帮助（而不是付费访问 SaaS的 知识库的支持团队）。
- 将您的知识库连接到您已经使用的其他软件（这通常很简单，因为开发人员将构建它）。
- 自托管您的知识库，而不是使用其他产品的服务器。
不要让预先构建的 SaaS 知识库限制您的可扩展性或扩展的可能性。
最后，在下面的列表中，您可以找到 Bitrix24 和 OpenKM 等开源知识管理软件的示例。
21 款最佳知识管理软件
- 领袖
- 帮助果汁
- 专业知识库
- 24 小时 Bitrix
- 明智的
- 讽刺
- ServiceNow
- Bloomfire
- 泰特拉
- 情报银行
- OpenKM的
- HubSpot 知识库软件
- 文件360
- 多塞波
- 合流
- HelpCrunch
- 帮助网站
- 和睦
- WordPress 上的全知
- Zendesk
#1. 古鲁
Guru 是一款连接公司所有数据的软件。 它采用 人工智能 实时向您的代表推荐信息，无需您的团队在服务交互期间搜索信息。
此外，您使用 Guru 的次数越多，软件就会变得越好。 由于机器学习，Guru 的表现将随着学习和适应团队的日常工作流程而提高。
#2。 帮助果汁
Helpjuice 提供独一无二的自定义选项，让您可以个性化知识库的每个领域。 这包括格式选项，使布局对您的读者更加用户友好。
在发布之前，作者可以协作处理新帖子并共享页面预览。 如果他们犯了错误，每个修订都会被保存，这样您就可以在必要时返回帖子的早期版本。
#3。 专业知识库
ProProfs 知识库是一个简单而有效的平台，可让您为您的客户和员工提供即时的自助支持。 此应用程序适用于小型组织和公司，也可用于从头开始创建知识库文章、导入现有 Word 文档或 PDF 文件，以及单击发布。 为了快速入门，该工具提供了许多专业设计的模板。 此外，其内置的报告系统可以洞察人们正在寻找哪些问题以及他们没有找到哪些答案。 您可以使用此信息来定期构建和更新您的知识库。
#4。 Bitrix24
Bitrix 24 是一个免费的开源知识库，可以更轻松地组织和共享信息。 该软件适用于所有类型的企业，包括 SMBS 和企业。
Bitrix24 代码是完全可定制的，允许您完全个性化您的知识库。 您还可以通过集成多个应用程序来增加知识库的功能。
#5。 萨比奥
Sabio 将自己标榜为“服务软件解决方案”，旨在最大化您公司数据的价值。 这是一个不断更新的系统，会定期添加新的特权和功能。
“树”功能允许用户快速浏览您知识库中的链接项目，是其最重要的功能之一。 这通过主动推荐与用户目标相关的信息来改进用户体验。
#6。 讽刺
Quip 包含一个强大的文档工具，可让您构建和上传新的知识库文章。 通过上传电子表格、幻灯片、客户对话和各种其他文件类型，您可以将所有公司数据存储在一个位置。
Quip 还包括一个内部聊天功能，允许您的团队协作创建内容。 通过实时协作，您的团队将避免沟通不畅，这通常会导致内容不准确或令人困惑。
#7。 立即服务
ServiceNow 提供内部和外部知识管理解决方案。 内部选项通过将服务交互保存到集中式数据库来帮助 IT 团队管理和记录传入的服务请求。 这使 IT 团队能够根据典型的员工问题生成知识库文章。
＃8。 Bloomfire
Bloomfire 是一款基于云的知识管理软件，支持员工和客户的自给自足。 它使用 AI 生成的标签对信息进行分类，使您经常访问的数据更易于访问。
它还允许您将 Slack、Dropbox 和 Google Drive 等工具连接到您的中央数据库。 您可以将现有论文上传到 Bloomfire，然后以这种方式将它们转换为自助知识库文章。
#9。 泰特拉
Tettra 是一个内部团队知识管理解决方案。 它具有直观的界面，易于使用和导航。 它最显着的特点是它的 Slack 集成，它允许用户直接从 Slack 应用程序提问。 员工无需离开内部消息传递工具即可搜索和交换知识库答案。
#10。 情报银行
IntelligenceBank 是一站式商店，可帮助您的服务团队与您的销售和营销工作保持一致。 例如，除了服务功能外，它还包括 销售支持 确保您的销售团队能够访问最新客户数据的功能。 这些选项使销售代表能够个性化提案并在新项目可用时通知经理。
#11。 开放知识管理
OpenKM 是一个知识库和内容 管理系统 那是免费和开源的。 它有助于组织、共享和评估您想要包含在知识库中的材料。
使用 OpenKM，您可以创建多个材料库并向您的网站访问者以及整个组织授予访问权限（例如，您正在构建一个内部目录）。
#12。 HubSpot 知识库软件 – 适用于各种规模团队的最强大的知识库软件
该知识库软件使您能够开发自己的知识库材料，其中包括客户经常搜索的主题和主题。 无需使用模板来学习如何使用它们。 此应用程序的美妙之处在于它包含 SEO 功能，可帮助您轻松发现您的图书馆。
此外，它还与其他沟通渠道（如电子邮件或聊天）链接，以改善客户联系并帮助每个人最快地发现他们需要的内容。 此外，用户界面非常人性化，允许用户简单地浏览内容和信息。 该工具可确保将来的内容易于搜索、观看、阅读或使用。
#13。 KnowAll on WordPress – 功能齐全的 WordPress 知识管理软件
KnowAll 是众所周知的，也是最好的 WordPress 知识管理软件之一。 它拥有构建结构良好的知识库所需的所有功能。 您还可以将插件添加到您的网站以添加新功能和特性，并将其与您喜欢的一些第三方应用程序结合使用。
#14。 HelpCrunch – 客户自助服务的最佳知识管理软件
HelpCrunch 是一种独一无二的知识库软件，其中包括大量复杂的功能，例如票务、聊天、电子邮件营销、知识库、弹出窗口等等。 从本质上讲，这是一个多合一的客户支持解决方案，采用超级时尚的设计，使其尽可能地方便用户使用。
该工具与其他工具的区别之一是能够直接编辑 SEO 数据，这意味着您可以定义元描述、元标题和关键字等内容。 它还具有新的访问控制功能，允许您使用密码对特定文章建立限制。
#15。 HelpSite – 适用于小型企业的最简单的知识管理软件
与其他知识管理选项相比，这个选项很可能是最简单且最便宜的。 它为用户提供了一个基本的文本编辑器，它具有所有必要的编辑功能，但没有高级功能。 在定制方面，几乎没有其他选择。
您还可以在您的知识库中包含一个联系表格，它会自动建议与尝试联系您的用户相关的文章。 这有助于您大幅减少支持团队通常必须处理的支持请求数量，让他们有更多时间专注于真正重要的事情。
#16。 Concord——管理合同的最简单的知识管理工具
Concord 是一种知识管理解决方案，专注于合同文档的存储。 它为企业提供了一种独一无二的合同流程导航解决方案——从合同签订的那一刻起，直到合同的概念被实施的那一刻。
这个内部知识库软件允许您通过使用预制模板和预先创建的文档来生成合同，以及在线和离线审查与第三方的合同。 该程序还允许您批准和签署协议，以及保存和管理它们和其他类型的文件。
#17。 Document360 是一款适用于成长型企业的独一无二的知识管理软件。
如果您正在为大型团队寻找知识管理解决方案，Document360 是您的最佳选择。 它提供了最佳协作工具的聚宝盆以及具有所有必要样式和编辑能力的文本编辑器。 它还允许您包含视频、照片、表格、代码示例和标注。
您可以使用这个最好的知识管理软件来开发内部和外部知识库，以及您和您的团队正在从事的各种项目的大量知识库站点。 该软件还允许您创建团队成员并为他们分配不同的任务。 然后，您的团队成员可以立即评论文章并命名他们的同事。
Document360 提供两种类型的报告：搜索和性能概览。 这使您可以查看您的文章的表现如何以及有多少人正在阅读它们。
#18。 Confluence – 一款出色的知识库软件，用于改善团队的工作空间
在寻找最佳知识管理软件时，Confluence 是另一个需要考虑的选择。 Atlassian 发明了这项技术，通过让团队更轻松地交流知识和就多个项目进行协作，极大地改善了协作。 此外，它还与各种 Atlassian 应用程序相关联，可为您提供所需的所有功能。
它还包括超过 15 个模板，可帮助您快速有效地开始使用该工具。 您还可以将 GIF、电影和照片添加到网站，以使它们对用户更具吸引力。 您还可以将相关页面排列在一起，使用户更容易发现他们需要的信息或材料。
#19。 Docebo – 提供卓越学习体验的最佳知识管理软件
知识管理解决方案的最大优点之一是它们允许您按照自己的方式排列数据，同时还允许您在此过程中快速学习。 Docebo 是这些知识库系统之一，允许您在一个位置开发、存储和提供大量课程、多媒体课程和其他类型的教学材料。
Docebo 提供预制小部件以及简单且用户友好的 UI 和入门流程，可简化整个学习体验并使所有学习内容更具吸引力和互动性。 它有一个大型资料库，并通过发现、指导和共享功能增强学习。
#20。 Zendesk – 用于改进自助服务的智能知识管理软件
Zendesk 最好的地方在于，除了作为知识库软件之外，它还是市场上最知名和最古老的客户支持解决方案之一。 它包括社区论坛和帮助中心。 它还允许您使用强大的文本编辑器撰写文章，并利用自定义主题来个性化您的帮助中心。
此外，您还可以利用强大的开箱即用功能，例如恢复、内容历史记录、访问控制和发布权限。 客户还可以使用多种语言访问您的知识库，并使用聊天和票务工具。 总的来说，如果您是一家大型组织，正在寻求定期管理数百个客户端的解决方案，那么 Zendesk Support Suite 是一个不错的选择。
知识管理软件如何支持持续学习和专业发展？
知识管理软件有助于专业发展和持续学习。 它集中了员工信息、知识和访问权限。 通过访问丰富的知识和资源，员工可以轻松找到他们学习和成长所需的信息。 游戏化、分析和反馈支持知识管理软件的持续学习。
知识管理软件能否帮助满足合规性和监管要求？
知识管理软件帮助公司遵守法规。 知识管理软件通过提供安全、集中的存储库来组织和访问关键信息和文档。 这减少了不合规情况并提高了效率和准确性。 版本控制、审计跟踪和用户权限有助于确保某些知识管理软件的合规性和安全性。
知识管理软件如何支持协作和团队合作？
知识管理软件使员工可以轻松地共享信息和协作。 团队可以在中央平台上协作、共享知识和查找信息。 知识管理软件通常包括实时通信工具，如聊天室、论坛和协作工具。 知识管理软件可以通过改善信息和知识流来提高团队生产力。
如何确保我公司存储在软件中的知识的安全性？
保护您公司的软件存储知识至关重要。 选择知识管理软件时应考虑数据加密、用户认证授权、灾难恢复和备份等。 考虑供应商的物理和网络安全性以保护您的数据。 要保护和管理敏感信息，了解谁有权访问并制定策略非常重要。
我如何确保我的团队有效地采用和使用知识管理软件？
需要沟通、培训和支持来帮助您的团队使用知识管理软件。 首先解释该软件将如何帮助他们工作。 提供培训和持续支持，帮助他们赶上进度。 通过使信息易于查找并奖励为知识管理系统做出贡献的员工，您可以鼓励使用。
我如何衡量知识管理软件实施的成功与否？
设定目标和指标来评估您的知识管理软件实施。 采用率、知识资产创建和共享、搜索和信息请求以及效率改进是常见指标。 考虑员工反馈和软件满意度。 要准确衡量软件对您业务的影响，请定期审查和调整您的指标。
结论
我们知道做出决定可能是一个困难且耗时的过程。 但是，我们希望我们已经为您提供了有关我们上面描述的知识管理软件的所有优点和缺点的见解，并且它们将帮助您做出决定。
但是，如果您的最终目标是简化知识管理并让团队中的每个人都能访问他们需要的所有信息，我们认为 Infinity 是您需要添加到工具包中的工具。 从长远来看，它提供了利用积累的知识并提高团队生产力和效率所需的所有功能。
知识管理软件常见问题解答
销售人员有知识库吗？
您的 Salesforce 知识库是 从知识文章构建，它们是信息文件。 ... 根据文章页面布局、用户配置文件、操作和其他设置控制发布或共享信息的位置和内容。 但是，您可以在 Salesforce Classic 和 Lightning Experience 中使用 Knowledge。
SharePoint 是知识管理系统吗？
SharePoint 最适合成为 用于您的知识管理战略的内部、协作、版本控制工具. 简而言之，这意味着将您的公司信息保存在一个地方，可以在大型分布式团队中访问，并使人们能够以更好的方式进行协作
知识管理的四种类型是什么？
知识管理的四个最佳组成部分是 人员、流程、内容/IT 和战略. 无论您的组织的行业、规模或知识需求如何，您始终需要人员来领导、赞助和支持知识共享。 您需要定义流程来管理和衡量知识流。
Microsoft 是否有知识库软件？
一些公司使用 SharePoint（Microsoft Office 的一部分）作为建立公司知识库的一种不同寻常的方式。 … Microsoft SharePoint 实际上用作文档管理存储系统并满足各种其他需求。 它有 版本控制 和共享的工作流程——知识库所需的一切
