工作分析:定义、方法和详细指南

工作分析

工作分析使企业能够完全理解工作的性质。 它有助于制定改进的工作描述和有效的培训和发展计划,有助于营造更安全的工作环境和更有效的劳动力规划,并且在绩效管理中至关重要。
工作分析涉及几个关键的人力资源职责,因此必须正确地进行工作分析才能获得准确可靠的数据。 在本文中,我们将详细介绍您需要了解的有关工作分析的所有信息。 让我们开始吧!

什么是工作分析?

工作分析是识别和定义工作的具体职责、需求和性质的系统过程。 它需要将工作分解成更小的部分,收集每个单元的数据,然后分析数据以确定任务所需的技能和能力。

工作分析的一个关键原则是分析工作而不是执行工作的人。 尽管一些工作分析方法是从工人那里获取数据,但最终结果是对工作的描述,而不是对人的描述。
为了显示一份工作的所有重要信息和细节,工作分析应该关注以下因素。

  • 职责和任务: 执行特定职责和任务的类型、频率和复杂性。
  • 环境: 温度、气味和不友善的人都是工作环境的例子。
  • 工具和设备: 用于成功完成工作的工具和设备。
  • 关系: 人际关系和人际关系。
  • 要求: 成功完成工作所需的知识、技能和能力。

工作分析数据的类型

职位分析数据分为三种:

  • 工作活动: 有关构成工作的特定活动的信息。
  • 工人属性: 有关员工执行工作所需的素质的信息。
  • 工作背景: 有关工作的内部和外部环境的信息。

为什么工作分析很重要?

#1。 人力资源规划

人员需求的一个定性部分是工作分析,它根据技能、属性和其他人类特征来分析工作要求。 这使得将劳动力划分为不同的职业变得更加容易。

#2。 选拔、招聘和安置

要雇用一个优秀的人来完成这项工作,了解工作标准以及将要从事这项工作的人的特质是至关重要的。 这些信息来自工作描述或职位描述,并帮助管理层根据员工的态度、才能和兴趣等尽可能地调整工作要求。

#3。 发展与培训:

工作分析建立可接受的工作绩效标准。 帮助管理学习和发展计划。

#4。 工作评估

工作分析是工作评价的基础。 工作评估的目标是确定工作的相对价值,这反过来又有助于决定工作报酬。

#5。 绩效评估

来自工作分析的数据为每项工作建立了明确的绩效标准。 可以根据工作绩效标准客观地衡量员工绩效。

#6。 设计工作

工业工程师可以通过对工作要素进行彻底检查,利用工作分析信息来开发工作。

#7。 健康和安全

管理层可以采取纠正措施来确保工人安全并降低各种危险的风险,以消除危险情况。

#8。 促销活动

大多数工作分析都是基于有效的政策。 可以制定有效的晋升和调动政策。

#9。 就业建议

职位描述以工作分析为基础,帮助求职者确定他们具备所需能力和能力的工作。

#10。 劳资关系

工作分析是解决因工人绩效要求而可能产生的纠纷的基础。

您如何进行工作分析?

#1。 获取有关工作的信息。

应观察和采访现有员工。 鼓励员工履行他们的义务,并在描述这些义务时尽可能明确。 阅读说明您当前情况的说明手册或文献。 根据员工的言行检查您现有的职位描述。 按部门或个人职位跟踪结果。 为工作所需的每项任务和专业知识创建一个单独的帐户。

#2。 确定每项任务和能力的重要性。

一旦你确定了完成每项任务所需的才能,你就可以对每项任务和技能的难度进行排序。 确定每个区域最重要的能力。 注意哪些人才是入门级的,哪些需要更多经验。 您可能对这份工作有不同的想法,因为您认为它是工作的重要组成部分。

#3。 研究行业标准。

在您的工作分析中,查找状态数据以确保您与当前员工保持联系。 使用来自政府出版物和企业集团的信息来验证您的发现。 寻求有关该主题的专家帮助,他们可以阐明您必须完成的职责才能执行您的工作。 将您的网络和数据与其他公司的进行比较。

#4。 职位描述和标准应该修改。

在确定并发现执行工作所需的最重要资格后,为每项工作和技能列出一份清单。 使用它来修改现有的职位描述或根据您的分析创建新的职位描述。 为每个职位创建一套标准,其中包含员工的反馈以及您自己的工作观察。 包括您可能会或可能不会满足的期望,但这些期望是基于从您的调查中收集到的专业指南。

#5。 根据数据进行修改。

检查整个组织。 根据分析确定是否将正确的任务分配给了正确的任务。 如果您发现一个部门的工作更适合另一个团队,请将任务转移到另一个工作。 您可能还会发现某些部门比其他部门处理的工作量更大。 您可以利用工作分析数据来确定根据每个工作的能力转移工作职责的策略。

职位分析和职位描述有什么区别?

工作分析可以定义为获取特定工作信息的过程。 这些数据包括生产性工作的知识、技能和能力。 有利于职位描述和职位说明书的编制。
职位描述是一份文件,规定了与该职位相关的职能、职责、职责、权力和官员。

通俗地说,工作分析是指对某项工作进行深入的评估和评价。 因此,职位描述是描述特定职位的陈述。

工作分析包括哪些部分?

#1。 工作职位

工作职位和在组织中担任该角色的员工称为工作职位。 该组织的薪酬体系是围绕工作地位建立的。 高薪职业和工作人员比低薪工作获得更好的回报。

#2。 职位描述

例如,每种情况都不同于其他情况,因为它涉及一组独特的任务和义务。 经验、能力和知识。 这些活动、义务、职能和职责在职位描述中进行了深入描述。

#3。 岗位价值

工作价值是对组织中工作价值的计算。 换句话说,工作价值是对工作对组织最终目标的贡献程度的估计。

有哪些方法可用于进行工作分析?

#1。 访谈

创建适当的职位描述的一种方法是询问员工有关其工作的详细信息。 雇主将询问特定职责以及员工在特定职位上履行的职能的细目。

#2。 观察

雇主也可以选择在员工执行工作时观察他们,注意他们完成的活动以及这些任务所需的能力。 对于涉及物理任务和产品结果的过程,观察表现良好。

#3。 调查

调查用于确定完成任务的频率或使用技能组合的频率。 这些调查可以是高度组织化的形式,员工使用量表来回答与工作相关的问题。 也可以更随意地使用调查来询问员工开放式问题。

#4。 工作日志

雇主可能会寻求特定时间段内每日劳动的书面记录。 这使员工能够详细描述他们的日常工作活动以及每项任务所需的时间。

什么时候应该进行工作分析?

作为招聘过程的第一阶段,应进行工作分析。 撰写分析可以阐明您的需求和期望。 它还收集构建职位描述所需的信息。

工作分析的缺点是什么?

#1。 这需要时间

工作审查过程的最大缺点是它的长度。 这是一个明显的缺点,尤其是当工作经常变化时。 这加剧了个人偏见:如果主管或分析师为同一家公司工作,则该过程可能包括他们的个人喜好和不喜欢。 这是收集可靠和准确数据的重大障碍。

#2。 过多的人力

该过程需要大量的人力。 由于每项工作都需要独特的信息并且没有固定模式,因此必须为每项工作收集自定义数据。 要收集和记录与订单相关的数据,该过程必须独立执行。

#3。 技能不足

如果分析师不了解工作分析过程的目标并且缺乏执行该过程的必要能力,那将是对公司资源的浪费。 要收集可靠的数据,您必须接受培训。

#4。 心智能力不足

最后,智力、情感特质、知识、能力、心智和耐力等智力才能是无法直接观察或评估的无形事物。 人们在不同的情况下会有不同的行为。 因此,无法建立智力人才的一般基准。

谁执行工作分析?

雇主的人力资源部门或经过认证的工作分析师/顾问可以进行工作分析。

工作分析的例子

让我们看一下完整的工作分析如何在实践中出现的两个例子。

#1。 销售工作分析示例

职位销售代表
分类全职员工
问题类型销售
地理位置华盛顿州米尔克里克
工资水平一级
工作要求
职位概要确保当前客户拥有他们需要的产品和服务。 识别和追求新市场和客户线索,并推销潜在客户。 遵循涉及联系潜在客户、跟进、展示产品和服务以及结束销售的销售流程。 创建每周、每月和每季度的销售报告和预测。 达到年度销售目标。
工作责任– 产生潜在客户 – 创建客户名单 – 联系潜在客户并与他们谈判 – 跟进潜在客户和现有客户 – 完成销售 – 维护客户记录 – 创建并提交销售报告
技能– 精通桌面办公程序– 精通CRM– 良好的客户服务和人际交往能力– 良好的沟通技巧
报告结构– 直接向全国销售经理汇报 – 没有人向该职位汇报 – 必须参加年度销售会议
员工要求
教育– 商业、金融、市场营销、经济学或相关领域的学士学位 – 至少五年的销售经验
技能– 适应不断变化的客户需求和期望 – 适应市场变化 – 每周可以自信地拨打数百个推销电话 – 能够在快节奏的环境中舒适地工作
环境– 高容量的办公室环境– 一天中的大部分时间都坐在办公桌前– 出差会见客户
认证和执照– 华盛顿州驾照 – 全国销售专业人员协会认证的专业销售人员 – 美国内部销售专业人员协会认证的内部销售专业人员
成功因素
提升销量– 基于推荐的销售额每年增长 10%– 第一年市场渠道渗透率增长 12%
发展销售部门– 培训至少一名新的初级销售助理

#2。 入门级职位分析示例

职位助理编辑
分类全职员工
问题类型书籍制作
地理位置加州马里布
工资水平第三级
工作要求
职位概要协助主编和出版商开发和交付手稿。 审查和校对手稿。 概念化和推销故事。 支持主编并协调其他部门,如生产和销售。 撰写新闻稿并推销新书。 寻找新作者。 
工作责任– 履行编辑职责以支持主编 – 寻找并联系新作者 – 审查和更改文档 – 参加签名会、阅读会和新书发布会
技能– 熟练掌握桌面排版软件– 良好的时间管理能力– 多任务处理能力– 良好的人际交往能力– 良好的沟通技巧
报告结构– 向主编和出版商报告 – 没有人向助理编辑报告
员工要求
教育– 英语、文学、新闻学或相关领域的学士学位
技能– 快速阅读并识别错误和流畅的能力 – 强大的写作和阅读能力 – 能够同时处理多个项目 – 在截止日期前取得成功
环境– 快节奏的办公室环境– 大部分时间坐在办公桌前– 50% 的时间出差去预订活动
认证和执照– 加州驾照 – 美国文案编辑协会会员 
成功因素
提高效率– 将完成项目的时间缩短 15% – 确定改进编辑的创新程序
业务发展– 每年至少找到十位新的好作者– 培训实习生

您的工作分析结果不必与上述示例工作分析相同。 进行更改以使其与您的组织和职位更相关。

结论

工作分析是一种巧妙且经过验证的技术,在人力资源管理中具有独特的作用。 事实上,执行良好的工作分析将对业务成果产生影响。 通过集中培训和有效的绩效管理,人力资源专业人员可以使用这些数据做出更好的招聘决策并确保更高的在职绩效。
然而,要取得成功,您必须采用系统的方法来涵盖工作的所有关键组成部分,如所讨论的流程阶段中所述。

工作分析也是一项耗时的技术。 进行全面的工作分析需要填写问卷或采访数十人,这将是一项昂贵的工作。 您应该不断考虑完整的工作分析是否值得。 您还必须考虑不断变化的工作性质——尽管这可能是首先进行工作分析的原因。

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