人力资源合规性:它是什么、软件、培训和重要性

人力资源合规
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为了维护公司的合法性和员工的安全,确保人力资源合规性至关重要。 为降低公司的法律风险,专门的人力资源合规团队或指派的人力资源人员负责协商不同的联邦和州规章制度。 人力资源部协助防止可能以这种方式损害公司声誉的潜在责任、处罚和争议。 在这篇文章中,我们将介绍 HR 合规性的含义、它的工作、培训、软件及其重要性。

让我们继续吧!

人力资源合规 

制定政策和程序以保证您的公司遵守现行的劳动和就业法律法规称为人力资源合规性。 人力资源部不仅致力于验证工作场所法规是否符合州和地方法规,而且他们还执行政策以确保所有员工都遵守这些政策。

由于所有雇主都必须履行其法律义务,因此人力资源合规性对您的公司至关重要。 不合规可能会导致罚款、处罚甚至可能对业务不利的法律诉讼。 换句话说,为了保护他们的公司,人力资源主管必须优先考虑人力资源合规性。

在 HR 内部,观察有许多变化。 我们将从四个开始:

  • 法定合规性:法定合规性需要付诸实践并遵守政府制定的有关就业和工作场所的规则。
  • 合规性:该主题有时与法定合规性重叠,但不同之处在于您的企业必须遵守特定监管机构的规定。
  • 合同合规性:顾名思义,合同合规性是指您的组织遵守其所遵守的规则和条件。
  • 遵守工会法律:某些企业可能与工会雇员合作。 例如,美国演员工会代表了近 100,000 名演员和技术人员。

人力资源合规职位 

以下是您可以从事人力资源合规工作的一些工作: 

#1。 人力资源合规、审计和政策经理职位

以 Workday 作为其跨部门全球人力资源运营部门的基础,Flutter 目前正在进行令人兴奋的人力资源转型。 Flutter 的品牌和部门将从这个卓越的人才中心获得高质量的服务和敏捷、可扩展的人力资源解决方案。 为了推动和支持奖励等领域的举措; 才能、敬业度、学习; 审计、政策和合规性,一个新的专业服务支持功能将与专家人力资源团队合作。

#2。 人力资源合规顾问职位

该职位向人力资源共享服务经理报告,负责确保完成所有必要的人力资源管理任务——包括招聘、解雇和进行所有必要的监管检查。 被选中的人将有一份为期 12 个月的定期合同,并且可以选择在办公室或在家工作。

#3。 人力资源合规实习生 - 12 个月的工作

人力资源合规实习生将协助英国和西欧的许多人力资源合规计划,同时与西欧人力资源合规经理和英国人力资源合规分析师合作。 将有各种各样的任务,例如审查政策、回答临时员工问题以及帮助处理入职文书工作。 此外,还需要协助对地点进行远程审计,以验证是否符合国家法律和 SLB 人力资源政策和程序。 这将是一个动手的职位,因此理想的候选人应该对合规和雇佣法总体上非常感兴趣。

#4。 合规与人力资源官职位

该职位要求具备分析能力、业务需求知识、高度商业意识、敏锐的管理能力以及对细节的敏锐洞察力。 除了开朗、积极进取的态度外,之前使用 ISO 13485 或 9001 的经验将是一个很大的优势。

#5。 人力资源入职和合规官职位

作为快节奏团队职能的一部分,在处理移民申请、工作权申请、DBS 检查、推荐信和职业健康许可时,您可能会与护士、医生和其他医疗保健专业人员互动。 为保证所有入职前检查在预定开始日期之前完成,您将起草雇佣合同并在压力下工作。 作为新员工的初始联系人,您将负责与他们和他们的新直线经理建立融洽的关系。

#6。 人力资源协调员/人力资源管理员职位

人力资源协调员的职责是管理工作机会、新员工、离职员工、试用期和晋升的流程并制作文件,同时还为人力资源职能部门提供协调和行政协助。 协助人力资源业务合作伙伴和业务部门负责人处理与员工相关的任务。

人力资源合规培训 

因此,人力资源合规培训是让员工了解对其日常工作职责有影响的规章制度的过程。 它有助于防止组织违法等工作场所问题。 为了规范活动和工作场所,制定了强有力的联邦和州规则、法律和法规。 这些合规标准在某些领域每年都会发生变化。 必须进行定期培训,以确保雇主和雇员始终了解这些规则。

为什么人力资源合规培训如此重要?

个人常常屈服于他们的偏见,并以导致混乱局面的方式行事。 通过提供人力资源合规培训,每个员工都有一个检查点。 为了防止骚扰和歧视等攻击性、有害和破坏性行为,贵公司的合规培训只有一个功能,即回答问题。

当人们被明确告知禁止此类行为时,可以遏制人们对特定员工的不尊重和不当行为,从而使他们能够专注于自己的工作职责。 人力资源合规培训还可以保证在贵公司如何看待、报告、调查和记录骚扰和歧视方面的一致性。

因此,要建立愉快、高效的工作场所以及诚实、信任和合规的文化,第一步也是最重要的一步就是人力资源合规培训。 定期合规培训还可以帮助您保护您的企业免受潜在员工可能带来的任何诉讼。

人力资源合规课程应涵盖哪些主题?

您的主要目标应该是让每位员工了解什么是工作场所的骚扰、歧视和暴力。 您的员工必须了解在培训期间哪些行为是不可接受的。 它必须强调必须报告不当行为并解释此类活动的影响。 举报骚扰、攻击和歧视的过程需要非常具体。

必须指示您的招聘主管不要在面试和选拔过程中直接提出这些特征,或者在做出任何人事决定时将它们考虑在内。

工人应该多久接受一次合规培训?

对于现有员工,人力资源合规培训通常每年至少进行一次。 但是,新员工必须始终接受一对一的合规培训课程。 考虑到您之前已经对您的人员进行了合规培训; 在这种情况下,您可能拥有需要展示的所有信息,例如 PDF 文件或冗长的视频讲座。 这些可用于定期为您的员工提供进修培训,以便他们将合规性放在首位。

是否需要对人力资源合规培训进行监控和记录?

通过保留证明您的企业已完成人员合规培训的严格记录,可以证明符合行业或政府标准。 因此,您必须记录员工每次合规培训课程的结束时间。 使用学习管理系统来跟踪和管理合规性和培训记录是最简单的解决方案。 或者,您可以记录您提供给讲师的课程的签到表。

人力资源合规培训如何激发员工参与?

鉴于员工保持合规性的重要性,合规性培训课程必须同等重要。 加入贵公司的领导团队是确保全体员工参与的最快方法。 比如CEO偶尔参加培训,员工马上就会意识到它的重要性。 此外,培训的参与程度和总体出勤率可与员工评估挂钩。 尽管这项措施可能看起来过于严格,但它会奏效。 事实上,您组织的成功取决于实施广泛的合规培训。

人力资源合规软件 

此列表中的每个合规性管理解决方案的执行方式都略有不同。 适合您的将取决于您公司的要求。 下面提供了每个合规性管理软件的简要概述。 以下是每个程序的一些突出功能,以及显示用户界面的屏幕截图。

#1。 人力资源合规软件:Deel

Deel 是一种尖端的人力资源提交工具,可帮助企业确保其人员的雇用和薪酬符合地区法律法规。 该软件的功能涵盖了所有主要的合规领域,包括安全、劳动法、工资单、福利和移民,其中包括工作流批准、文档管理和报告。

Deel 提供了多种功能,使用户可以轻松管理企业的合规性。 与广受欢迎的 HR 软件解决方案的集成是最新的新功能之一,使导入和导出合规数据变得简单。 包括 Ashby、SCIM、Hibob、Expensify、Greenhouse、Netsuite、Okta、OneLogin、Quickbooks、Xero、Workday、BambooHR 和 Workable 在内的流行软件程序都可以集成。 Deel 还包含一个开放 API,以促进更多定制集成。

#2。 人力资源合规软件:iSpring Learn

在 iSpring Learn 的帮助下,您可以尽可能高效地执行入职培训并加强对员工的培训。 所有必要的文件都可以扫描,PPT 演示文稿可以转换为在线版本,上传到网站,并提供给新员工。 或者,开发在线培训课程并将其安排到学习路径中。 您可能会从 iSpring Learn 获得针对特定个人、部门或整个团队的最全面、最全面的学习者进度报告。 您可以确定员工的长处和需要改进的地方、他们学习新技能的意愿以及其他重要细节,这些细节可以帮助您确定他们在试用期后是否应该留在公司,以及如何最好地培养他们以达到他们的目标充分的潜力。

您的 HR 系统、ERP 系统、企业门户和其他系统都与 iSpring Learn 无缝集成。 该平台提供与 ADP、zoom、BambooHR、Salesforce 和 Workday 的集成。 得益于其 REST/SOAP API,您可以创建与您可能正在使用的其他产品的独特集成。

#3。 人力资源合规软件:Homebase

使用自动更新和其他合规性监控功能,Homebase 是一款一体化人力资源软件,使小公司能够及时了解合规性和劳动规则。 Homebase 通过保存必要的考勤卡数据、监控休息和监控加班以确保其不超过允许的限制,帮助企业遵守地方、州和联邦劳动法。

《公平劳工标准法》要求美国组织的雇主在其工作场所各处张贴劳动法海报。 Homebase 将为您提供更新的海报以简化程序,并确保您在劳动法规发生变化时始终遵守规定,此外还会向您发送自动合规警告。 为了使您的培训记录合规,它还会在员工认证即将到期时自动通知用户。 许多知名的人力资源平台,包括 Gusto、Quickbooks、ADP、Rippling、Square Payroll、Paychex 和 SurePayroll,以及许多销售点供应商,都有集成选项。

#4。 人力资源合规软件:Diligent ESG

Diligent 是一个质量管理和治理、风险和合规性 (GRC) 应用程序,具有为各种行业创建的功能,包括医疗保健和银行业。 合规性功能鼓励员工之间的合法行为,并为 HR 提供有用的信息。 坚决反对定价和促销。 但是,您可以通过网站询问更多详细信息。 管理合规性和风险很简单。 该软件可帮助 HR 密切关注活动,以尽早发现不合规行为。 例如,它会立即引起您对潜在利益冲突的注意,这样您就可以在它们成为问题之前采取行动。 此外,您还可以制定合规规则并为您组织的所有人员实施这些规则。

#5。 人力资源合规软件:Cornerstone OnDemand

Cornerstone 是一个强大的以合规为中心的人力资源人才管理软件系统。 它们有助于降低整个公司的风险。 该产品在协助员工进行合规培训方面表现出色。 为确保每个人都完成与其职业相关的课程,您可以根据角色自动化培训路径。

员工可以使用 PC 或移动设备上的员工仪表板轻松访问培训。 一旦他们完成了所需的课程,他们就可以访问其他课程以继续他们的教育。 与此同时,人力资源部可以使用仪表板监控课程完成等统计数据。 该工具密切关注您为保持合规性所做的操作。 为确保您为调查做好准备,请使用此审计跟踪。 您可以通过可定制的报告将这些见解传达给领导者。

人力资源合规的重要性

现在我们已经了解了hr合规性是什么,我们来看看它的重要性:

随时可能对您的业务进行外部审计。 外部合规审计的目的是检查贵公司在进行审计时如何遵守法律要求。 您可以通过遵守与您所在行业相关的各种法律法规来避免法律问题并为您的公司节省资金。

#2。 人力资源合规的重要性:维护公司的声誉

媒体经常讨论不合规的情况,例如员工分类错误或缺乏工作场所安全,这可能会损害您作为企业和雇主的声誉。 这对您的招聘、保留和客户信心策略有进一步的影响。

#3。 人力资源合规性的重要性:创造出色的工作场所

建立一个让您的员工感到安全并可以信任您作为雇主的环境需要人力资源合规性。

如何确保人力资源合规性?

如果您坚持人力资源合规最佳实践,您的公司将为长期成功做好更充分的准备。

#1。 记下与您相关的合规要求。

您必须遵守的法律和准则取决于许多变量,包括您所在的地区、您经营的行业以及您公司的规模。 您可以使用合规软件来监控监管要求,以帮助您做到这一点。

#2。 在合规人力资源部门分配不同的角色

您的 HR 员工必须充分了解他们在确保 HR 合规性方面的责任。 在计划时间时考虑以下问题:是否有许多团队成员分担这项任务,或者您是否指定一个人负责合规性? 如果是,此人是否具备所需的专业知识和知识? 如果没有,他们将如何发展?

根据您的要求,您甚至可以选择与咨询机构合作或在大公司聘请专门的人力资源合规官/经理/团队。 此外,您可能需要法律援助。 因此,可能有必要建立一个跨职能团队来协助贵公司的合规性。

#3。 跟上立法变化

密切关注影响贵公司的法律和规则的变化。 更改通常发生在年初。

#4。 定期审查您的人力资源政策

定期进行人力资源审计,检查您对人力资源政策的遵守情况,例如休假政策、非歧视政策和薪酬政策。 考虑修改您的政策。 此外,您还可以为您的员工提供人力资源合规培训。 平权行动计划培训、针对招聘机构和新面试官的面试合规培训以及公平劳工标准法 (FLSA) 培训就是其中的几个例子。

#5。 在实施政策的方式上保持一致。

在执行人力资源审计、使用纪律程序政策、使用 FMLA 和执行其他程序时,您必须保持一致。 或者,它可能会为不合规和法律问题创造空间。

#6。 利用人力资源技术

首先检查您的人力资源技术是否符合相关法规,例如 GDPR(如果您在欧洲工作)或隐私法。 此外,许多 HR 产品提供观察元素,可以更轻松地确保遵守。

#7。 建立人力资源合规检查表。

使用 HR 观察清单可以帮助您记住所有内容。 除了用于公司观察的更通用的清单之外,您还可以构建用于招聘新员工的遵守清单。

什么是人力资源合规角色和职责? 

人力资源合规涉及制定政策和程序以遵守劳动和就业立法。

什么是人力资源合规检查表? 

人力资源专业人员使用人力资源合规检查表为审计做好准备。

人力资源合规的组成部分是什么? 

这包括在员工通知、劳动法和安全保护方面遵守雇佣法的具体和全面要求。

合规的三大支柱是什么? 

高效合规管理的三大基础支柱是人员、流程和技术。

人力资源合规的例子有哪些?

  • 公平劳工标准法(FLSA)
  • 负担得起的医疗法(ACA)
  • 同工同酬法 (EPA)
  • 美国残疾人法案。
  • 家庭和病假法案。
  • 职业安全与健康法案(OSHA)
  • 民权法案第七章。

参考资料 

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