为了在工作中富有成效，您必须使用有效的方法来完成您的任务。 根据有多少人或部门使用该程序作为其工作流程的一部分，低效的流程可能会影响整个组织。 了解低效流程的迹象可以帮助您在工作场所发现它们，并用更好的做事方式取而代之。 本文解释了低效流程的影响，然后分享了如何在工作中识别它们，并提供了改进它们的建议
如何识别工作中的低效流程
企业、员工和客户都可能因运作不佳而受到不同方式的伤害。 生产最终会放缓，这可能会降低士气、收入和客户满意度。 当您的工作流程运作不佳时，您产生新想法和在您的领域晋升的机会也会减少。 如果您想充分利用工作并从中获得最大乐趣，就必须尽快解决低效率问题。
识别工作中低效流程的 12 种方法
以下是识别工作中低效流程的一些方法，以及如何处理每个流程的建议：
#1。 屡次误会
当误解每天困扰着你和你的团队时，业务的系统和程序可能存在更严重的问题。 尽管个人必须对自己的人际沟通负责，但如果他们依赖过时的方法或不良的沟通方式，与同事和客户的有效联系可能会很困难。 人们经常因为错过信息、迟回复或误解他人的意思而导致沟通不畅。
解决方案
使组织的通信技术现代化是解决这些问题的一种方法。 在您的办公室设置一个消息传递程序，这样每个人都可以立即相互交谈，并按团队、部门和渠道组织他们的消息。
#2。 无法查找信息
信息管理不善是公司程序无效的普遍标志。 信息管理、文档和数据分发对于现代企业的效率至关重要。 当人们在查找有关公司的信息时遇到问题时，项目可能会延迟，而这对于他们能够有效地执行任务是必需的。
解决方案
您可以通过构建一个始终可用的单一共享数据库来对抗不可用的信息。 通过设置 IT 部门来管理数据或简单地将所有团队记录转移到一个位置，可以显着提高业务流程的总体效率。
#3。 过时的技术
使用过时的硬件和软件也会使流程效率低下。 尽管并非全部过时，但重要的是要了解新的市场发展和行业标准以解决所用设备的问题。 如果您拥有过时的系统，导致难以与使用现代软件或更新设备的公司合作，则尤其如此。
解决方案
为确保您能够获得最新技术，请定期查找更新的软件和驱动程序版本。 此外，检查所用设备的任何新市场突破和行业标准也很重要。
#4。 大量失误
工作场所普遍存在的低效率可能会导致高员工流动率。 看到公司的规则和程序无效的员工可能会决定辞职并寻找另一份工作，而不是自己创建新流程和实施变革。 长期员工最终可能会对效率低下感到恼火，而新员工可能会立即注意到效率低下的工作场所。
解决方案
与员工沟通他们希望看到的改进，以解决因无效程序导致的过度流动。 询问新员工在他们的职位上有哪些程序与以前雇主的不同，并讨论他们希望使用哪些自动化和技术来简化他们的工作。
#5。 冗长的招聘程序
如果您的流程效率低下，招聘和说服员工加入您的团队也会更加困难。 如果有几名候选人完成了面试过程但拒绝了他们的工作机会，这可能表明企业采用了过时、无效的程序，阻碍了潜在员工加入团队。
解决方案
想一想为什么当你对每个职位都有冗长的招聘程序时，人们可能会觉得这份工作没有吸引力，因为他们不断拒绝这个角色。 想想这个地方阻碍申请人的各种工作流程元素，并考虑使这些元素自动化以减少职位的令人生畏。
#6。 大量时间处理繁琐的任务
即使管理层没有正式接受该方法作为标准，当流程运行不佳时，员工通常会尝试找到一种更简单的方法来做事。ace，并且可能有更有效的方法来执行这些相同的工作.
解决方案
问问你的团队成员，如果他们一天中的大部分时间都在做单调、重复的任务，他们是否有更有效的工作方法的建议。 直接询问他们是处理这个特定问题的绝妙技巧，因为他们可能有想法来简化他们的日常工作并节省时间。
#7。 糟糕的标准化实践
即使管理层没有正式接受该方法作为公司标准，当工作场所的流程效率低下时，员工也会经常努力寻找更简单的选择。 结果，业务不统一的情况可能会增加。 虽然有些人可能会遵守无效的官方规范，但其他人可能会采用个人策略。
解决方案
如果工作场所缺乏统一性和混合使用各种方法，则增加管理参与并确保每个人都使用相同的程序。 一旦了解了一种方法的结果，您就可以利用这些数据不断地进行修改和改进。
#8。 增加运营费用
如果一家公司的运营成本相对于其销售额突然增加，则其制造过程的效率可能会降低。 这可能是由于生产流程无法告诉您的员工您所做的任何影响他们工作的更改，考虑到诸如积极性低或项目难度大等因素 - 导致效率低下。
当运营成本表明公司效率低下时，您可以使用财务分析来更多地了解运营成本的确切来源。 要确定您在哪些方面花费了更多的钱，请将您公司每个领域的当前成本与前期的支出进行比较。 然后，提出适合该部门预算的成本削减措施。
#9。 忽略截止日期
低效的流程可能会导致您开始错过最后期限，因为它们会减慢业务工作流程。 如果您突然开始迟交作业，则可能是系统效率低下的罪魁祸首。 告诉你的员工你所做的任何影响他们职业的改变，考虑诸如动力不足或更艰巨的项目之类的事情。
解决方案
当你开始错过最后期限时，看看完成项目的每个部分需要多长时间，看看你可能落后了哪里。 这可以帮助您找出流程中的哪个步骤降低了效率。 此外，您可能会发现系统作为一个整体不起作用，这会让您专注于想出一种全新的方法来完成您的任务，或者一种新的方法来估算时间，以便您可以设置切合实际的截止日期。
#10。 未能满足需求
如果您因为基础设施跟不上需求而不得不拒绝客户，这就是效率低下的表现。 这种低效率在短期内对公司很有用，因为它表明您已准备好扩展。
解决方案
您必须更改您的业务程序以接受更多的业务前景并最终跟上需求。 这意味着寻找可能的新地点，购买更强大的生产工具，并雇用更多的人来处理更多的客户订单。
#11。 糟糕的客户体验
当客户不满意并获得糟糕的产品或服务时，这可能意味着您的业务程序和流程无法正常工作。 这表明您的生产质量已经下降，并且您的质量保证团队经常错过流程的重要部分。 随着业务的发展，客户可能不会得到太多的个人关注，从而更容易发现产品问题和业务运作方式。 系统更新和专注于提高业务效率可以帮助客户，这是个好消息。
#12。 竞争对手降价
如果一家公司的所有竞争对手都可以降低价格，则可能会损害其效率。 由于规模经济和不同的制造方式，一些企业的收费低于其他企业是很常见的。 然而，价格的大幅变化可能意味着行业标准、程序和最佳实践正在发生变化。
解决方案
您可以通过研究您所在行业的新发展、学习更好的商品制造方法以及使用新的制造技术来适应这种转变。
什么是过程效率低下？
这意味着当资源、机器或团队不能正常工作或取得进展时，当团队不能很好地沟通时，当由于团队正在等待资源而没有使用设备时，当设备出现故障时，等等。
流程不佳或效率低下的典型症状是什么？
以下是不良或低效流程的一些典型症状
- 团队之间经常发生沟通不畅。
- 企业离职率有所提高。
- 填补新职位空缺具有挑战性。
- 成本增加正在成为常态。
- 客户的不满越来越严重。
什么是三种无效率？
三种主要的无效率如下：生产性无效率、资源市场无效率和 X-无效率。
是什么导致工作场所效率低下？
工作效率低下的最常见原因之一是缺乏沟通方式或沟通方式不当。 它将改变人们如何衡量他们的进步，看看他们的努力是否有所作为，并迅速采取行动以产生影响。
最常见的无效率类型是什么？
最常见的低效率类型包括：
- 生产效率低下。
- 分配效率低下
- 配置效率低下
您如何识别低效流程问题？
它涉及找出问题、分析问题、提出可能的解决方案、选择最佳解决方案、计划下一步，然后将解决方案付诸行动，同时评估其效果。
您如何识别绩效不佳？
- 来自客户或同事的投诉数量增加。
- 未实现的目标。
- 完成的工作质量很差。
- 忽略截止日期。
您如何识别管理不善？
这些是识别管理不善的方法。
- 巨魔。
- 不存在的老板。
- 分区。
- 事无巨细
- 舒适和拒绝适应
结论
如果您对员工的绩效有任何担忧或认为可能存在任何低效流程，请深入了解您的业务运营并找出我们上面提到的警告标志。 尽管没有人喜欢在他们的商业计划中发现缺陷，但这样做总比在不知情的情况下遇到问题要好。
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参考资料
