费用管理系统帮助公司管理手动费用报告所涉及的成本。 例如，差旅费用管理系统可帮助组织跟踪和管理员工的差旅费用。 电信费用管理系统也是如此。 虽然这些系统可能不会产生资金，但它们通过减少手动报告产生的成本来帮助节省资金。 也就是说，让我们看看费用管理系统的好处和示例，并稍微了解一下基于云的系统。
什么是费用管理系统？
费用管理系统是自动化大部分员工成本报销流程的软件。 该软件消除了对纸张的需求，减少了管理支出所花费的时间，并减少了错误。
费用管理计划寻找什么？
费用管理系统自动记录、跟踪、批准和支付工人的可报销费用。 他们与公司的费用管理策略协同工作，以确保允许（或未经批准）的费用不会超支。
费用管理系统还提供分析能力，帮助公司对未来支出做出更好的判断，并通知任何必要的政策变化。 最后，通过准确报告所有费用，该系统帮助公司保持合规性和责任感。
费用管理系统的特点
以下是费用管理系统的一些最重要的特性和功能：
- 跟踪所有员工收据。
- 允许员工使用智能手机获取收据。
- 将收据放在中央仪表板上。
- 制定支出限制和公司政策。
- 允许企业根据需要更改这些限制和规则。
- 连接到公司信用卡（如果适用）
- 将收据发送给适当的审批者。
- 管理这些批准或突出那些需要额外关注的批准。
- 检查政策违规行为。
- 计划付款检查。
为什么要使用费用管理系统？
手动费用报告处理既昂贵又低效。 全球商务旅行协会估计平均需要：
- 20 分钟完成一份费用报告
- 18 分钟更正支出报告。
- $58 处理一份支出报告
- 52 美元修复一份费用报告
将费用管理流程自动化的公司可以显着减少花在这一关键操作上的时间和金钱。 同时，企业可以更深入地了解员工个人的消费习惯，从而更容易识别和处理异常高昂的费用。
如何选择费用管理系统
今天，有许多费用管理系统可用，但并非所有系统都是平等的。 与购买任何技术一样，您需要确保该解决方案提供适当数量的功能，能够满足您公司的特定需求，并包括高水平的售后支持。
检查和比较提供商之间的常见功能包括：
- 通过文档管理创建的审计跟踪。
- 简单、适应性强的审批流程。
- 具有实时员工合规性检查的可定制费用政策。
- 各种设备上的移动可访问性。
- 报告和分析
- 与其他软件应用程序集成。
在您确定了公司的要求后，请考虑您的可能性并请求演示。 与有效使用费用管理系统的其他企业（最好是您所在领域的企业）交谈，并确保在做出最终选择之前权衡多种可能性。
基于云的费用管理系统
基于云的费用管理系统可以帮助您的组织进行扩展，无论其规模大小。 它们不仅具有成本效益，而且还减少了出错的空间并提供高级分析，以便更深入地了解您组织的财务状况。
什么是基于云的费用管理系统？
云计算改变了组织的工作方式。 它彻底改变了数据收集、存储和处理过程。 云计算特性已经彻底改变了业务的许多部分，从客户连接到费用管理再到数据安全。
基于云的费用管理系统的职责包括：
- 寻找削减成本的机会
- 检查总费用
- 管理过度支出
当它基于云时，这种关系会更加简化，为错误或妥协留下更少的空间。 这也是一种有效的省钱策略。 此外，无论何时何地，员工和企业主都在同一页面上。
通常，费用云还允许与其他软件功能集成，例如：
- 旅行计划软件
- 时间管理软件
- 劳动力管理软件
- 会计软件
使用基于云的费用管理系统有哪些优势？
#1。 它又快又便宜。
说到支出处理，那句老话“时间就是金钱”再合适不过了。 费用管理不会创造收入，但这是每家公司都必须做的事情，以保持正常运转。
基于云的费用管理系统精确、简单且易于使用。 繁重的工作已经在后台完成。 用户剩下要做的就是输入必要的信息和数字。
使用基于云的自动化费用管理系统可确保成本控制，因为它为人为错误留下了最小的空间。 通过从手动方式切换到自动化方式，它可以大幅削减 IT 开支和处理每份报告的成本。
#2。 它允许无缝协作。
在员工支出方面，大部分购买都是在旅行时进行的。 但是，保存一摞收据，然后在回家时输入您所花费的金额的日子已经一去不复返了。
财务团队和其他员工可以使用当前支出报告软件从许多地方进行交互。 收据管理功能允许企业从集中存储位置（云）查看费用数据。
#3。 它消除了出错的可能性。
员工保留收据或等待返回办公室输入索赔和费用的时间越长，出错的可能性就越大。
费用管理系统消除了输入和处理中的错误。 这主要是因为信息可以随时随地传播。
基于云的系统还提供了更高的透明度。 此外，在线支出报告软件可以快速检测重复发票，从而在它们对报告的数字产生影响之前对其进行评估和删除。
#4。 更安全
大多数数据泄露是由人为错误造成的。 以下是员工行为如何导致安全漏洞的一些示例：
- 某些信息意外泄露。
- 发送给错误收件人的电子邮件
- 文件丢失或被盗。
- 盗窃硬件
- 丢弃的文书工作不充分
当您选择基于云的成本管理系统时，您将受益于最大的网络安全。 此外，由于员工可以从任何地方输入数据，因此文件放错地方和通过电子邮件发送敏感信息等的可能性较小。
请记住通过创建在线课程或临时培训材料来教您的员工有关打开错误电子邮件、单击恶意链接或使用不安全网络等事情。 他们的知识越多，您就越能从受保护的费用云中受益。
#5。 它提供了改进的分析和透明度。
基于云的费用管理软件既易于访问又复杂。 它使企业和用户能够了解需要关注的领域。 基于云的费用管理软件不仅易于访问，而且非常智能。 它使企业和用户能够了解需要改进的领域，例如支出管理和业务流程优化。
当管理人员能够一致且透明地访问数据时，他们可以协商更具成本效益的差旅安排。 此外，他们可以在故障或故意欺诈发生之前快速检测到它。
最佳费用管理系统
#1。 Zoho费用
Zoho Expense 是每个人的理想选择，从自由职业者到大公司。 该平台使支出管理更容易。 从申请到报销，一切都简单快捷。
#2。 分流
Divvy 的宗旨是易于使用。 这个免费的成本管理计划将您连接到尽可能多的信用卡，以跟踪您的支出。 它加快了所有交易的记录和分类过程。 您再也不用寻找报销收据了！
#3。 Rydoo 支出
Rydoo Expense 非常适合快速发展的大中型组织。 支出平台可让您随时随地管理您的支出。 您会收到一个易于使用且受控的支出管理器，可帮助您控制财务成本。
#4. 新书
FreshBooks 是一款主要为小型企业打造的全球会计管理软件。 它拥有最高的客户满意度之一。 Freshbooks 的 24 万用户群表明它提供了市场上顶级的支出管理产品之一。
#5。 费用化
Expensify 是一个任何人都可以使用的支出管理程序。 它可以处理任何需求，从个人财务报告到庞大的公司支出管理。 通过简单的数据和报告驱动的流程，该软件可以实时控制支出、交易和资金。
QuickBooks 是否进行费用管理？
尽管此处未列出，但 QuickBooks 是您可以为您的组织使用的有效费用管理工具之一。
差旅和费用管理系统
差旅管理非常耗时，但费用管理系统可确保您清楚地了解所有差旅费用。
使用正确的系统和软件，商务旅行变得更容易安排、更改和管理。 它还可以帮助节省资金并避免多付，这对于资金有限的小公司来说至关重要。
什么是差旅和费用管理系统？
差旅和费用管理系统是用于管理和跟踪公司差旅费用的一体化解决方案。 T&E 管理系统对于派遣员工出差的公司至关重要，无论是用于计划旅行、监控旅行员工还是准备费用报告。
企业差旅和费用管理系统可以帮助各种规模的企业。 如果您遇到任何问题，全面了解您的公司差旅费用以及专业的客户服务至关重要。 它还有助于根据贵公司的差旅政策规划差旅，并简化您的计费流程。
最有效的差旅和费用管理系统
#1。 旅游福利
TravelPerk 是一个商务旅行管理平台，可让客户轻松计划和管理商务旅行。 该系统与各种不同的产品对接，包括 Rydoo 和 Circula 这两个主要的费用管理平台。 这保证您在一个简单的平台上拥有所需的一切。
TravelPerk 还提供灵活的旅行解决方案 FlexiPerk，以帮助组织减少浪费的旅行费用。 提前两小时取消的企业可以通过 FlexiPerk 获得至少 80% 的退款。
#2。 菲尔
Fyle 是费用管理软件，可帮助公司和个人更有效地管理费用和报销。 它与 TravelPerk 交互，除了会计和人事数据集成外，还提供无缝的差旅支出报告。 它还为财务经理提供对 T&E 程序的全面控制和可见性。
Fyle 无法协助企业差旅计划，但它与 TravelPerk 的结合为差旅经理提供了一个地点来处理所有商务差旅业务。 使用 Travelperk 预订的任何短途旅行都将在 Fyle 中创建为费用，并附上发票作为附件。 这两种解决方案协同工作，为您提供旅行费用的全貌。
#3。 SAP 同意
SAP Concur 是一款一体化的差旅和费用管理软件。 它有助于您的工作操作自动化，以获得更直接的差旅管理体验。 它可以在酒店、机票和出租车中使用。
#4。 旅游银行
TravelBank 是另一种结合了支出和旅行管理的软件。 它提供多种产品来帮助您简化差旅和支出管理。
总体而言，消费者表示 TravelPerk 比 TravelBank 更易于设置、使用和管理。 TravelPerk 比 TravelBank 更能满足评论者的需求，TravelPerk 客户服务团队提供的高质量帮助是无与伦比的。
#5。 经济认证
Emburse Certify 是一项费用管理计划，可让您直接从平台预订旅行或与其他旅行管理系统集成。
该软件允许您从单一平台交付支出报告、处理应付账款和管理发票。
电信费用管理系统
电信费用管理 (TEM) 系统的目的是控制固定电话线路的每月费用。 此后，它已经发展到包括无线、语音和数据服务的管理，目的是降低风险和成本。 通过简化企业通信和库存的成本管理，财务、IT 和采购部门从使用这些服务中获益。
电信费用管理系统现在已实现自动化，以减轻每天计费和监控支出的负担，以确保目标得以实现。 全面了解您的通信系统、移动设备和电路可为企业提供费用快照，这有助于提高效率。 C级技术战略决策也得到TEM软件产品的帮助。
TEM 软件的功能与移动设备管理 (MDM) 的功能相当，提供了广泛的安全功能，因此适合商业用途。 另一方面，TEM 产品更侧重于以下领域：
- 库存控制和变更管理
- 采购
- 采购和履行
- 发票管理
- 费用控制（包括验证和优化）
- 计费和使用管理
- 支付账单
- 企业移动性管理 (EMM)
电信费用管理 (TEM) 系统包括：
Clearview、Cass Telecom Expense Management (TEM)、Saaswedo mytem360、Tangoe Platform、Upland Cimpl、Widepoint Telecom Lifecycle Management、brightfin (MobiChord + Mobile Solutions + visage) 和 One Source 只是提供电信费用管理的公司中的一小部分。
您如何管理费用报告？
- 制定明确的费用政策。
- 让报告和跟踪费用变得简单。
- 提供企业信用卡。
- 创建例行审计。
Microsoft Excel 如何帮助您管理费用？
Excel 中提供了费用跟踪模板。 费用报告模板包含多种业务支出的子标题，是一种流行的选择。 数据以列的形式呈现，如果不能满足用户的需要，每个列都可以修改或删除自己的标签或标题。
你如何管理每月的开支？
通过将收入的 50% 分配给必需品，将 30% 分配给奢侈品，您可以避免在琐碎的物品上超支，并且仍然可以存一些钱。 房租/抵押贷款、水电费、食物、衣服和其他支出都是必需品的例子。
费用和成本有什么区别？
尽管“成本”和“费用”这两个术语有时可以互换使用，但公司必须考虑两者之间的重要区别。 费用是重复发生的成本，例如员工工资或店面租金，而成本是购买资产所需的初始支出。
什么时候应该记录费用？
在权责发生制会计基础下，公司的收入和支出分别在赚取和发生后尽快进行统计。 现金收付实现制要求仅在现金实际易手时才记录交易，与此相反，此操作直到后来才反映在账簿中。
总结
费用管理系统可以帮助企业组织和管理公司旅行、电信和相关费用。 企业可以通过使用正确的费用管理系统来帮助节省开支和减少麻烦。 完整的差旅和费用管理系统可帮助差旅经理和财务经理制定更具成本效益的差旅计划。
常见问题解答
什么是费用报销制度？
费用报销系统是企业偿还将自己的钱花在与业务相关的费用上的员工的方式。
费用报销算收入吗？
费用报销应作为员工总收入的一部分征税。
什么是支出管理平台？
支出管理平台是跟踪和管理非工资业务支出的软件。
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参考资料
