活动策划:活动策划基础与服务

活动策划
图片来源:filosophi

您需要组织活动的建议吗? 你已经到达了正确的位置。 多年来,我们参加过许多团体举办的活动。 我们还有大量最佳实践供您使用,尽管我们无法列出您需要考虑的所有细节(这通常取决于事件的类型!)。 此外,我们还为您的活动准备创建了这个简单易用的免费核对清单,以确保万无一失。 如果您计划举办虚拟活动,我们可以提供帮助。 这是您需要了解的有关活动策划、服务、提供最佳服务的公司以及计划清单的所有信息。

让我们继续吧!

活动策划 

编排人物和活动以制作出令人终生难忘的表演的令人兴奋的技巧被称为活动策划。 它类似于指导现场舞台表演来计划和举办活动,无论是会议、公司活动、筹款活动、贸易展还是任何其他类型的活动。 对于那些喜欢旅行的人来说,它还提供了一个绝佳的机会来参观豪华酒店和迷人的新地点,并与来自世界各地的演讲者和参与者进行社交。 您可以在拥有大量自由和独立的同时完成这一切!

谁是活动策划人?

活动策划者通常被称为会议和/或会议策划者,是组织商务会议和活动各个方面的人,不要被误认为是婚礼策划者。 他们经常决定在哪里开会、计划交通以及安排许多其他细节。

活动策划人做什么?

活动协调员安排活动的各个方面,从开始到结束。 例如,会议策划者将在会议前与客户会面,以衡量出席情况并确定聚会的目标。 他们会在整个会议期间负责会议细节,包括访客登记和扬声器音频/视频设置。 会议结束后将对与会者进行投票,以确定他们的最大兴趣。

此外,活动策划者也在寻找酒店和会议中心等会议场所。 他们考虑了这些设施提供住宿和服务的能力、游客前往那里的便利程度以及当地的景点。 计划者现在也在考虑在线会议是否可以实现与面对面聚会相同的目标。

活动策划的基本原则是什么?

活动概念化、规划、组织和运营的艺术(有时是科学)被称为活动策划。 当重要的大型活动必须顺利进行时,是时候联系活动协调员或策划机构了。 能够保证活动顺利制作和执行的关键服务商是活动策划者。 他们为贸易展览、高级活动、慈善晚会和许多其他场合执行这些任务。

人们为什么要雇用活动策划服务?

两个主要因素促使人们使用活动策划服务:

  • 让与会者和贵宾可以在不关注功能的情况下玩得开心。
  • 为了让活动顺利进行。

以一场普通的婚礼为例。 为了协调、组织和执行他们的婚礼安排,许多订婚的夫妇使用活动策划者或活动策划服务。 这样,新婚夫妇就不必再为餐饮、停车、驱逐喧闹的客人而烦恼,而是可以尽情享受属于自己的特殊日子,专心于结婚。 婚礼策划师会处理这些细节。

此外,有些活动非常复杂——尤其是那些有数百人或更多人的活动——你几乎不可能独自充分计划和安排它们。 经验丰富、知识渊博的活动策划者知道如何管理人群、供应多少食物以及其他可能成就或毁掉重要活动的因素。

活动策划服务 

您可能想知道活动策划服务到底需要什么? 因为每个活动都如此独特,所以提供的服务也会因每个活动而异。 在接下来的段落中了解我们的前 5 大活动策划服务,以及聘请专家的好处。

#1。 场地

找到一个位置比看起来要复杂得多。 有很多事情需要考虑,例如容量、可用性和预算。 一些地点有首选的餐饮供应商名单,而其他地点则允许带入外部食物。使用地点提供的侍应生和调酒师,因为他们可能不允许您带入外部工作人员。

地点是否容易到达? 附近有适合外地人入住的酒店吗? 您是否必须为活动提供自己的床单、椅子和桌子? 上述问题的答案可能非常令人生畏。 Tigris Events 满足了这一需求。 我们知道调查各种设置以确定它们是否合适可能需要一些时间。 我们的活动协调员将为您提供适合您的预算和您喜欢的概念的可用、完美地点的简短列表。 只需看一下他们的介绍,几秒钟就可以做出选择!

#2。 艺术与娱乐

场地的外观和氛围可以通过装饰从根本上改变。 它包含鲜花、餐桌装饰、徽标、背景和其他东西。 装饰将是决定您是追求私密还是大吸引力的决定性因素。 为了帮助您想象您理想的庆祝活动,活动策划者将采购装饰、提供想法和地板布局。 他们推荐了具有专业知识的供应商来改变您的活动进程。

现场乐队、DJ 甚至杂技演员都是可能的娱乐选择! 如果您真的想给访客留下深刻印象,您还可以加入互动娱乐,例如魔术师、卷雪茄站或赌场游戏。 我们也经常为季节性活动提供吉祥物! 活动策划服务为每个供应商提供的一站式采购简化了人才选择过程。

#3. 餐饮

您喜欢自助晚餐还是路过的开胃小菜? 会有特别的饮料吗? 不仅要确认食物的数量,还要确认食物的种类。 是否有任何饮食限制或食物过敏? 在为您的活动协商餐饮时,必须适当考虑这些问题。 不同公司提供的餐饮选择和餐饮服务风格是活动策划服务的一部分。 通过聘请活动策划者,您可以确保为您的聚会提供正确数量和种类的食物。 您向客人发送纸质邀请函还是电子邀请函? 您以何种方式管理 RSVP? 会有现场报名吗? 是否有手动或计算机化选项?

了解已确认访客的大致数量可以帮助您有效地计划活动。 通过聘请活动策划人员来简化整个过程,该活动策划人员将处理邀请函分发、RSVP 管理和来宾登记人员。

#4。 活动人员

此外,活动人员由提供全方位服务的活动策划公司提供。 这些人可以帮助调酒、问候和注册。 他们可以帮助传递重要信息、分发赃物和礼品袋,以及如果您在活动中有激活的话可以促进参与。 应始终使用活动工作人员进行登记和外套检查。 它给场合带来优雅的感觉!

活动策划公司 

每年,这些知名的活动策划公司都会提高标准。 此外,他们巧妙的抢镜表演也给观众留下了深刻的印象。 请参阅下文,了解有关可用于即将举行的活动的全球最佳活动策划公司的建议。

#1。 巴塞特活动公司

他们位于加拿大多伦多,提供广泛的服务,包括完整的活动制作和设计、供应商合同谈判、人员配备、赞助商和媒体管理、视频制作等。 无论您是要组织备受瞩目的私人派对、慈善活动还是奢华的婚礼,Bassett Events 都是您的不二之选。 这个小团队在詹妮弗·巴塞特 (Jennifer Bassett) 的指导下,擅长为最美丽的场合增添惊喜。

#2。 MKG

在纽约市和洛杉矶均设有办事处,提供洞察研究、体验策略、创意活动开发、展览和环境设计、活动制作等服务。 当主要品牌想要推出令人惊叹的产品首秀、具有 Instagram 价值的设置和令人难忘的“品牌体验”时,他们会选择 MKG。 该组织不创建典型事件。 在他们的网站上,您可以找到真人大小的艺术装置、成人大小的球坑和热狗跷跷板。

#3。 大卫图特拉

位于洛杉矶,提供供应商管理、规划、制作以及活动概念和设计等服务。 因此,大卫·图特拉 (David Tutera) 作为电视节目主持人和婚纱设计师,精通奢华婚礼的策划。 该团队渴望提供能够激发您最生动的想象力并实现您最崇高的愿望的体验。

#4。 完美的活动

他们可能位于芝加哥,提供活动管理、花卉、文具、造型、礼品等服务。 黛比·莉莉 (Debi Lilly) 在活动方面有着长期的职业生涯,并利用她的活动策划来帮助客户逃避现实。 除了设计和制作活动外,该公司还经营一个名为 DL Lounge 的小型活动场所。 Debi 以服务知名客户而闻名。 最著名的场合是奥普拉的现场生日庆典。

#5。 仙境

该公司在伦敦、纽约市和迈阿密设有办事处,提供品牌开发、活动设计和制作、体验营销、社交媒体等服务。 与其他老牌公司相比,Events by Wonderland 散发出更积极、更现代、更年轻的态度。 Wonderland 通过“以创意为主导的体验式”活动,在奢侈品、旅游、零售、科技和其他品牌垂直领域拥有超过 15 年的工作经验。

活动策划清单

不应使用活动计划清单来代替演出或活动预算,因为它本身不一定是活动计划。 将其更多地视为参考,按时间顺序列出事件的各个方面以及协调的截止日期。 您可以使用活动计划清单来防止错过沿途的任何重要信息。 简而言之,它使您保持在正轨上并保持井井有条,因此您可以成功举办活动。 没有万能的模板,因此根据您的需求和目标进行调整至关重要。 让我们看看您可能需要放在活动计划清单上以帮助您开始的所有内容。

#1。 制作活动策划清单的模板。

在创建清单时将每个项目放入模板中。 您可以在 Google 文档或 Microsoft Excel 中制作自己的模板,也可以在线查找模板。 您还可以使用 Asana 或 Podio 等项目管理系统与活动工作人员协作。

#2。 确定活动的必要条件。

接下来,在计划清单上,为您的活动选择一些基本组成部分:

  • 时间和日期
  • 地理位置
  • 场合类型
  • 活动宗旨
  • 活动目标
  • 目的

通过将每个步骤作为待办事项添加到清单中,确保您不会跳过这些步骤。

#3。 为活动制定预算。

考虑到所涉及的所有成本,制定活动预算可能具有挑战性。 使用 Microsoft Excel 电子表格很简单。 首先从较大的区域开始,例如租赁、餐饮和装饰。 最后,让 Excel 通过将所有支出分解为每个类别来为您完成工作。

#4。 创建事件的布局。

由于它涵盖了对与会者影响最大的活动元素,因此这是活动策划的核心。 在探索这些内容时,请考虑您需要添加到计划活动清单中的确切内容。

  • 曲目
  • 布局
  • 主题

#5。 准备装饰。

装饰不仅有吸引力; 这对于成功举办活动至关重要。 确保覆盖所有基础可能很困难,因为它的范围从租金和花束到桌布和配饰。 问问自己与会者会看到什么,因为他们将通过五种感官体验活动。 声音、气味、触觉和味觉

#6。 在您的膳食和饮料方面发挥创意。

食物和饮料可以成为聚会的焦点,因为一起用餐是友情的真实体现。 食物是教养的象征,因此主人有机会表现出殷勤款待。 您的清单有助于了解这些微妙之处,以便您可以选择理想的餐饮服务商、保持菜单最新、保护环境,最重要的是,确保您的访客在离开时感到满意和被爱。

#7。 制定营销策略。

活动营销产生兴奋感,提高期望,并确保健康的投票率。 借助活动清单,可以在所有这些渠道中制定活动前后的营销计划。 此时,在线项目管理工具将对您和您的团队派上用场。

#8。 为意外和次要细节做好准备。

最小的细节可能会产生重大影响。 因此,您应该跟踪可能影响访问者体验的每个小细节。 这些是会议策划者必须包含的小而重要的事情。

#9。 制作活动当天的物流图。

从供应商到达和设置到运行和事件后拆卸的所有内容的每分钟时间表都应包含在事件后勤时间表中,您应该计划构建该时间表。 活动当天,动人因素较多,难免会出现意外情况。 如果您没有精确到 T 的活动日细节,您可能会遗漏任何后来会显示为重大问题的内容。您可以利用清单为活动当天制定深入的时间表,因此没有必要为此担心。

活动策划的七要素是什么? 

活动基础设施、观众、出席人数、组织者、场地和媒体是活动管理的七个主要组成部分。 所有这些组件都必须由您的活动软件管理。

什么是活动策划流程? 

预算编制、制定时间表、选择和保留活动地点、获得许可、组织膳食、组织交通、提出主题、规划活动、选择发言人和主题演讲、安排设备和设施以及管理风险都是活动策划的一部分。

活动策划师做什么的? 

活动策划者负责组织确保活动正常进行所需的所有活动元素,包括场地选择、餐饮和表演者聘请。 在活动开始之前,他们会组织所有细节并监督当天的后勤工作。

活动策划过程的五个阶段是什么? 

第一阶段——研究和目标设定。 

2 – 设计活动。 

3 – 品牌活动。 

4 – 协调和日程安排 

5 – 评估事件

活动策划的六大PS是什么? 

服务营销的这七个 P 被称为产品、定价、地点、促销、实物证明、人员和流程(如果您不记得它们的话)。

参考资料

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