以安全准确的方式保存员工记录并非易事。 当您为员工分配员工 ID 时，工作变得不那么费力。
在这篇简短的文章中，我们将介绍什么是员工 ID 和 ID 号，以及它们的用途等等。
让我们开始吧。
什么是员工 ID？
员工 ID 是用于识别为公司工作的员工的代码。 在您的公司实施员工 ID 代码系统可以使员工数据库和记录更健康，增强身份安全性，并提高整体效率。 详细了解员工 ID 号以及它们如何帮助您加强公司的员工管理。
员工 ID 应该如何格式化？
对于员工 ID，没有普遍接受的格式。 雇主可以开发员工 ID。
以下是一些常见员工 ID 格式的示例：
- 按雇用员工的时间顺序排列的数字。 例如，00009 代表早期雇用，但 00743 代表相当晚的雇用。
- 数字和字母的组合，字母代表员工所属部门。 例如，ACC1234 可能是会计部门的员工 ID。
- 实习生或承包商等临时人员有自己的代码。 例如，TEMP007。
坚持您选择的员工 ID 格式至关重要，因为频繁更改它会使员工感到困惑并否定 ID 的用途。
如果你希望你公司的员工 ID 一致，他们应该都来自同一个部门。 例如，您可以将这些员工 ID 委托给您的人力资源部门，以确保没有重复且一切有序。
什么是员工 ID 号？
雇主为每位员工分配一个唯一的员工 ID 号码代码。 此识别代码有时称为员工编号、员工代码、员工 ID 或任何其他听起来相似的名称。
由于员工 ID 代表一个独特的个体，它们还反映了他们的个人信息和其他重要的公司信息。 这可以包括他们的地址、SSN、工资单信息和其他信息。
虽然不需要颁发员工 ID，但随着公司的发展和雇用更多员工，好处会越来越明显。 出于税收目的，员工身份证不是必需的，但它们可以帮助公司更好地管理其记录保存。
员工 ID 号和工资单号有什么区别？
员工 ID 在一个重要方面不同于工资单编号。
员工 ID 通常由雇主分配，以帮助识别有关特定员工的事实。
另一方面，工资单编号用作职位的标识符，而不是担任该职位的员工。
假设 Jane 是 ABC 的内容作家。 无论 Jane 在组织中的职位如何，她的员工 ID 都将保持不变，因为该编号与她个人相关联。
如果她从内容作家晋升为内容营销经理，她的工资单 ID 就会改变。 她的新工资单 ID 将与她目前的职位相对应。
工资单 ID 主要用于工资单和税收目的，确保员工获得应得的报酬。
HMRC 还跟踪为使用“按收入支付”(PAYE) 工资系统的公司工作的员工的工资 ID。
员工 ID 与社会安全号码
员工识别号 (ID) 与社会保险号 (SSN) 不同。 虽然 SSN 是一种可行的个人身份识别方法，但它们包含敏感的个人信息，如果用作员工 ID，可能会使个人身份被盗用。 身份窃贼可以利用 SSN 制作伪造文件，并对个人 ID 和企业安全造成相当大的损害。 因此，员工 ID 应该用于日常和内部身份识别，而 SSN 应该只在绝对必要时才使用。
区分员工 ID 和工资单 ID 也很重要。 虽然员工 ID 对那个人来说是唯一的，但工资单 ID 通常分配给某个角色或职位，而不是个人。 也就是说，如果其他员工接手该职位，他们将继承工资单 ID 及其相关信息，但保留自己的员工 ID。
员工与雇主身份识别
员工 ID 经常与雇主 ID (EIN) 混淆。 IRS 已分配给您一个九位数的号码作为您的 EIN。 企业的 EIN 与其 SSN 一样，是其唯一的联邦识别号码，用于税收、报告和监管目的。
谁负责分配和管理员工 ID？
根据组织的规模，分配和管理员工 ID 的责任通常属于组织的人力资源 (HR) 部门、会计师或薪资文员的权限。 招聘后，他们通常会在入职流程中为员工提供唯一的 ID。
是否有关于员工识别号码的指南？
由于员工 ID 号经常对公众可见，因此您应该避免使用敏感信息来生成它们，例如员工社会保险号的最后四位数字。 除此之外没有硬性限制，只要这些数字在您的组织内部有意义。 要获得有关 ID 号的更多信息，您可以使用字母和数字的组合。
以下是最大化您的员工 ID 编号方案的一些提示：
- 要指定员工的部门或分部，请以两个字母的代码开头 ID 号。
- 切勿再次使用被解雇员工的工号。 对于新员工，始终提供一个独一无二的、从未使用过的号码。
- 在员工 ID 号末尾添加“-[n]”，其中 [n] 是要为该员工打印的额外 ID 徽章的数量。 （例如，工号“7659-0”表示工号为“7659”的员工只有一个工号。）这在使用胸卡进行门禁控制时非常有利。
- 一些公司为新员工提供一个临时员工 ID 号码，在号码前后用“T”表示，直到他们获得永久号码为止。
- 在 ID 号末尾包含一个校验位以防止欺骗。
- 我们建议员工 ID 号的长度在 4 到 8 位之间，因此它们既不太短也不太长。
- 提前为访客 ID 徽章分配一系列数字。 您仍然可以跟踪访客的去向，而不必在每次有人进来时都打印新的访客徽章。
如何在 ID 卡上使用员工识别号
员工编号徽章不仅让您的 ID 看起来更专业，而且还有助于您的 ID 徽章计划。 例如，可能需要注册参加专业培训课程，如果拥有唯一的员工 ID 号，注册会变得更容易。 当员工访问其他站点或地方时，可能需要将此号码记录在访问者日志中。 此外，徽章上印刷的数字可能与卡的磁条、条形码或二维码中编码的数字相对应，提供另一种类型的自动识别。
我如何找到我的员工识别号？
如果每个员工的 ID 号都印在他们的徽章上，您就不必处理这种（非常常见的）查询。 在我们忙碌的日常生活中，我们已经有太多的数字需要记住； 这为您的团队成员简化了事情。
使用员工 ID 卡进行访问控制
使用员工 ID 卡来管理访问权限是一个绝妙的概念。 您可以让您的系统在每次使用时记录相应的员工 ID，这样就不会混淆谁进入了某个房间或区域。 实际上，大多数访问控制系统都会要求您提供获得 RFID 徽章的员工的员工 ID 号。 这在 RFID 代码、员工 ID 和持卡人姓名之间建立了访问控制数据库中的链接。
使用员工 ID 考勤和计时
带有内置员工 ID 号的员工 ID 徽章可以很容易地配置为与时钟一起使用。 例如，TapTrack 可以配置为通过 NFC（近场通信）接收号码。 员工 ID 在大多数时间和考勤系统中用于唯一标识，例如 Kronos。 您可以使用您的 ID 使用适当的时钟甚至 NFC 电话来跟踪遥远站点的工作时间。
员工 ID 的数字格式
员工 ID 号没有固定的模板或格式。 组织可以为单个代码使用任何格式，但大多数组织使用通用模板来生成和分配新 ID。 它可能是数字和字母的随机组合，或者它可以遵循与员工信息相对应的模板，例如他们的职位或开始日期。 考虑以下员工识别示例：
- M028
- （S067）
这些样本中的第一个字母代表部门，数字显示他们被公司聘用的顺序。 示例 A 指的是营销部门雇用的员工，而示例 B 指的是销售部门后来雇用的员工。
员工 ID 号中不应包含任何个人或敏感信息，无论其格式如何。 不得在员工 ID 中包含个人 SSN 的任何部分或其他敏感信息。
员工 ID 号的好处
#1。 用途广泛
员工 ID 有多种应用，具体取决于业务。 例如，在零售业务中，可能需要员工 ID 才能访问收银台或库存系统。 他们也可能被迫将其用于员工特权，例如以员工折扣购买产品。 办公室环境中的员工可能有不同的许可级别，允许他们使用他们的 ID 登录到特定的数据库。 如果您、您的人力资源或会计团队需要审计数据，这还可以提供员工 ID 的数字历史记录。
#2。 控制对信息的访问和安全
管理对特定信息、应用程序甚至房间的访问可能对您的公司有益。 您可以使用员工 ID 定义单独的访问权限或安全级别。 例如，销售人员可能有权访问 CRM 数据库，但被禁止访问与其角色无关的程序或信息。 您还可以临时将 ID 分配给需要访问建筑物特定区域的访客，例如承包商或客户。
#3。 组织大型公司数据集
员工 ID 系统可以帮助组织和维护文档和数据库。 使用与所有员工信息相关联的单个 ID 可以轻松查找、查看和组织信息。
#4。 保持身份精度
如果您的公司很小，您可能不必担心名称会导致员工记录混乱。 但是，如果公司发展壮大，一些员工可能会使用相同的名字，从而导致记录保存出现问题。 这可能会危及机密性或导致工资单问题。 您可以通过采用员工 ID 系统来避免这些问题，该系统可确保每位员工在您公司的记录中都是唯一的。
另请参阅： 数字化员工体验 DEX：终极指南
#5。 增强ID实体安全
您可以通过使用唯一的员工 ID 来避免以其他方式使用个人信息。 员工 ID 代码是唯一的内部代码，用于加密员工身份。 员工 ID 必须是唯一的，并且不包含可能危及员工身份的个人信息，例如 SSN。
您可以通过使用唯一的员工 ID 来避免以其他方式使用个人信息。 员工 ID 代码是唯一的内部代码，用于加密员工身份。 员工 ID 必须是唯一的并且不包括任何同事，这一点至关重要。
总结
如果您拥有一家小型企业，那么开始发放员工 ID 号码永远不会太早。 当你只有三名员工时，这可能看起来很愚蠢，但当你有 100 名或更多员工时，你会很高兴你有一个适当的系统。 为了实现增长和发展，我们始终建议小企业在可行的情况下整合大公司的系统。
参考资料
