如果电子邮件管理处理不当，可能会导致错失良机和产生误解，并降低员工的工作效率。 采用有效的电子邮件管理策略和发展电子邮件管理技能对于良好的电子邮件管理至关重要。
在个人和专业环境中使用电子邮件进行通信变得越来越重要。 然而，由于电子邮件量每天都在增加，处理它们可能会令人生畏且耗时。
让我们讨论什么是好的电子邮件管理、电子邮件管理软件、技能以及提高电子邮件工作效率的策略。
什么是电子邮件管理？
电子邮件管理是一种系统的方法，可以最大限度地提高电子邮件实践的效率，并最大限度地减少电子邮件处理对个人生产力和工作满意度的不利影响。
员工必须培养良好的电子邮件管理技能，以维持工作效率并在工作场所成功沟通。 他们可以通过参加电子邮件管理课程来提高他们的技能并增强他们的一般电子邮件管理策略。
可以通过参加管理课程来学习成功的电子邮件管理策略，例如收件箱管理、优先级排序和及时响应。
在电子邮件管理课程的帮助下，人们可以学习如何管理他们的收件箱并成功地与同事和客户联系。 此外，个人可以提高他们在电子邮件通信中的能力，从而获得更大的职业成功。
电子邮件管理是如何完成的？
完成电子邮件管理的五种最佳方法
- 使用电子邮件管理软件来节省成本和管理存储
- 将您的电子邮件分类到文件夹和标签中
- 自动化您的电子邮件活动
- 发送尽可能少的电子邮件。
- 使用电子邮件模板。
电子邮件管理的 4D 是什么？
管理电子邮件收件箱的一个有用策略是电子邮件管理的四个 D。 他们是：
- 删除– 这是指删除不再需要的电子邮件，例如垃圾邮件或旧邮件。
- 代表– 如果需要操作，您可以将电子邮件分配给其他人来完成，但也可以由其他人完成
- Do– 对需要回复且您可以处理的电子邮件进行优先排序并尽快回复。
- 推迟– 如果电子邮件要求采取无法立即采取的行动，则可以延迟或推迟。 这可能需要添加提醒或标记电子邮件以供后续跟进。
电子邮件管理软件
什么是邮件管理软件？ 一种称为电子邮件管理软件的应用程序可以更轻松地批量发送、回复、跟踪和组织电子邮件。 该软件由针对团队、企业和个人的多种服务组成。
在电子邮件管理软件工具的帮助下，您可以处理大量电子邮件、监控其进度并将工作量分配给其他团队成员。
从一个电子邮件平台过渡到另一个电子邮件平台可能是一项挑战，尤其是在维护组织和生产力方面。 例如，如果您正在考虑从 Gmail 迁移到 Office 365，您将希望确保一个无缝的过程来维护您现有的电子邮件管理结构。 为了 更多信息 关于将 Gmail 迁移到 Office 365，您可以查阅各种资源，这些资源提供了有关如何进行转换的分步指导，同时保持您的电子邮件井井有条且易于访问。 这样，您就可以继续在新平台中利用电子邮件管理软件的优势，而不会出现任何问题。
电子邮件管理软件的五个好处
- 记录对话历史，包括与每一位同事、客户、潜在客户或业务合作伙伴的交流。
- 它有助于事件监控，因为所有关于特定事件或用户的电子邮件都会被自动跟踪，并且可能被视为单个通信。
- 电子邮件管理软件有助于整理您的收件箱。 通过维护有序的电子邮件收件箱，您可以在需要时检索重要的电子邮件。
- 超载的电子邮件不仅耗时，而且还会使您的业务面临风险，因为如果您存储了太多电子邮件，您可能收不到可能至关重要的电子邮件。
- 当您的电子邮件参与软件集成了您的所有渠道时，它会通过自动响应和有洞察力的客户资料创建自动化和集成的客户体验，从而使与客户的互动更加容易。
顶级电子邮件管理软件
通常，电子邮件管理软件往往专注于不同的领域，因此最适合您的软件会根据您的需求而有所不同。 以下是八个电子邮件管理程序及其应用程序：
- Gmail——最适合那些喜欢谷歌生态系统的人。
- 正面 - 用于一起管理团队和个人电子邮件。
- Microsoft Outlook – 最适合那些喜欢 Microsoft 生态系统的人。
- Missive – 用于团队协作的免费软件。
- Moosend – 电子邮件营销。
- Omnisend – 电子商务营销活动。
- Help Scout – 适用于中小型组织。
- SaneBox – 最好的个人电子邮件管理软件。
电子邮件管理策略
#1。 尽可能自动化
您可以通过电子邮件提供商设置自动排序规则来优化传入通信。 您可以根据发件人姓名、电子邮件关键字和其他信息等条件自动转发、排序和删除收到的电子邮件。
#2。 在文件夹中整理收件箱
将您的电子邮件放在不同的文件夹中将组织您的电子邮件。 您可以将电子邮件分组到文件夹中，例如那些需要跟进、需要在回复前采取额外措施或已解决的文件夹。
#3。 设置电子邮件预览
为您的电子邮件帐户启用预览，以便在查看整个收件箱时查看每封电子邮件的前几个单词或句子。 通过在打开电子邮件之前预览它，您可以确定哪些电子邮件需要立即关注，哪些应该分类以便将来回复。
#4。 设置电子邮件时间限制
为您回复电子邮件的时间和时间设置时间限制，以便您更有可能避免在撰写回复时忘记您的系统和有效的管理程序。
#5。 使用响应模板
为每封电子邮件撰写独特的回复可能会花费很多时间。 如果您经常发送同一封电子邮件，在草稿中保存一些示例回复可能会有所帮助，这样您就可以快速重新调整它们的用途。
#6。 使用日历密切关注需要跟进的电子邮件
需要的不仅仅是对某些电子邮件的简单回复。 每当您收到一封需要采取后续行动的电子邮件时，将其移至指定的子文件夹，并在您的日历上安排一个提醒，其中包含该文件夹的地址和需要采取行动的日期。
#7。 重定向通信
防止收件箱混乱的最有效的电子邮件管理策略之一是限制您每天收到的传入邮件数量。 在您的电子邮件帐户资料中包含其他联系信息，以便员工可以给您打电话或发消息，而不是通过电子邮件向您发送简短回复。
#8。 用类别标记您的电子邮件
电子邮件标签是可用于通过添加特定标签对电子邮件进行分类的工具。 想想您最常使用的类别，然后始终如一地使用它们来为您的电子邮件提供更多上下文。 您可以在横截面中找到有用的材料，并通过组合文件夹和电子邮件标签迅速做出回应。
#9。 合并电子邮件链
使用电子邮件链可以使对话变得简单。 回复邮件时，应将冗长电子邮件链中的所有电子邮件线程合并为一个主要线程。 您可以在回复中引用其他电子邮件，以便将对话的时间顺序记录在一个地方。
#10。 设置收件箱限制
对收件箱中的电子邮件总数设置一个限制。 您不必仅仅因为设置了收件箱限制就必须阅读和回复收到的每一封电子邮件。 相反，它需要根据优先级和阶段将未读通信分类到文件夹中，以便您可以正确地分批管理它们。
什么是电子邮件类型？
目前，电子邮件是组织间通信的标准方法。 它被许多企业使用，并且对这些企业的运营变得极其重要。
电子邮件必须包含在并遵守处理信息和记录的组织标准，就像处理任何其他类型的业务信息和记录一样。
有五种最常见的电子邮件类型：
- 通讯电子邮件
- 潜在客户培育电子邮件
- 促销电子邮件
- 里程碑邮件
- 调查邮件
另请参阅： 什么是垃圾邮件？ 如何阻止和报告他们
一封好电子邮件的 5 个部分是什么？
电子邮件可以分为五个主要类别。 这些组件构成了 99% 的电子邮件，并提供了与客户联系和最大限度提高转化率的理想格式。
#1。 发件人（发件人）
发件人的电子邮件地址可以在“发件人”标签中看到。 由于这通常是人们浏览电子邮件收件箱时首先看到的内容，因此每个人都会注意到电子邮件的这一部分。 您应该确保它与您的公司名称相对应，因为“发件人”标签在收件人的收件箱中占据着至关重要的位置。
#2。 主题行
电子邮件最重要的组成部分是主题行。 它通常在确定您的消息是否被阅读方面起着重要作用。 您的主题行应该准确且信息丰富地总结您的电子邮件内容，并激起读者的兴趣。
#3。 预报头
前置标题是包含在主题行旁边的另一个电子邮件元素。 它是您电子邮件的第一行内容，与主题行相辅相成。 在某些电子邮件提供商中，前置标题通常添加在主题行之后，以便读者在阅读电子邮件正文之前可以了解更多信息。
如果使用得当，预报头可以成为吸引读者注意力的绝佳策略。 它非常适合编写详细说明主题行并告知收件人电子邮件意图的内容。
#4。 称呼
电子邮件的开头为整封邮件定下了基调。 根据前几段，读者正在对您以及您对他们的要求产生印象。 它还将决定他们是否继续阅读。
假设你给人的印象是非常正式或没有人情味。 然而，您也不希望给人留下不专业的印象，因为这也会让人们望而却步。
#5。 邮件正文
电子邮件的正文是您为读者提供价值的地方。 向他们介绍您的公司、提供折扣或让他们了解新产品和服务。 无论您的电子邮件的目的是什么，您都应该确保电子邮件简短、准确并且与您的受众相关。
另外，让您的电子邮件多样化； 您可以在公司时事通讯、产品推荐和品牌更新之间切换。
- 呼吁采取行动
每封电子邮件的目的都是影响读者采取某种行动。 无论您是希望读者进行购买还是进行在线调查，引人注目的号召性用语都可以让他们轻松地按照您的指示进行操作。
在开始撰写电子邮件之前考虑您希望读者做什么，并包含 CTA。
另请参阅： 印象管理 (IM)：理论、技巧和示例
一封好电子邮件的 4 个特征是什么？
- 醒目的主题行
- 一个好的标题
- 简单明了的电子邮件正文和号召性用语
- 一个明确的结束
您如何组织电子邮件？
您可以通过多种方式组织电子邮件。 他们包括：
- 将您的电子邮件分类到文件夹和标签中
- 使用自动排序功能
- 退订不需要的电子邮件
- 为您的工作和个人生活创建单独的帐户
- 使用任务列表功能
- 为重要邮件加注星标
- 删除不需要的邮件
- 为收到的邮件创建过滤器
- 存档电子邮件以备后用
- 定期清理存储空间
参考资料
