我们都使用相同的文档跟踪系统来跟踪我们的文件。 无论您是律师、医生，甚至是会计师，了解您所在地区提供哪些类型的服务都很重要。 了解它们的最佳方法是访问您当地的图书馆或询问在该领域工作的人。 但是，我已经提供了您需要了解的所有内容，并通过系统、软件和达沃市门户文档跟踪 2 获得简单的文档跟踪。继续阅读。
什么是文档跟踪？
文档跟踪是跟踪与其他用户共享的文档和文件的过程。 它可以通过使用文档跟踪系统或文件跟踪工具来完成。
文档跟踪的主要好处是跟踪与其他用户共享的所有文档，以便您知道什么是他们的，什么是您的。
文件追踪服务
文档跟踪是一项服务，使您能够通过系统跟踪文档的进度。 您可以使用任何类型的文档来实现这一点，例如电子邮件、文件和消息。
文档跟踪与文件管理的不同之处在于它提供了有关每个原始文档的更多信息，而不仅仅是参考编号。 在某些情况下，这包括附加到每个文件的元数据，例如其创建日期或上传时的大小，以便您知道在被其他团队成员存档或删除之前完成工作流程需要多长时间。
文档跟踪对于需要处理和跟踪大量文档的企业来说非常重要。 这可能包括医疗办公室、政府机构、律师事务所等。 文档跟踪让团队中的每个人都可以看到每个文档在工作流程中的位置，因此他们知道什么时候可以让其他人查看或访问。
文件跟踪系统如何工作？
一个软件程序，即文档跟踪系统，可用于跟踪文件记录。 机构和公司可以使用它来存储和分发文档、文件和其他数据。
您可能会问自己为什么需要文档跟踪系统。 答案很简单：如果您希望公司的员工或客户能够随时随地在任何设备上访问他们的工作产品； 那么这种技术对您的需求是有意义的。
文件追踪系统
文档跟踪系统用于跟踪文档。 它们可用于跟踪已与其他用户共享的文档，也可用于跟踪对文档所做的更改。
该系统还允许您密切关注文件或数据库的上次保存位置、更改人员、更改时间以及上次保存或打开文档的版本。
什么是文件跟踪工具？
与其他人共享文件？ 使用文件监控工具来密切关注其他人对他们所做的事情。 这是跟踪您与其他用户共享的文件的好方法。 您可以使用它来跟踪您与其他用户共享的文件。
文件追踪软件
文档跟踪软件是一款有助于跟踪我与其他用户共享的文档的软件。 它用于跟踪办公室和商业组织中的文件。
文档跟踪软件可用于不同目的，例如：
- 在组织内的不同人员或部门使用文档期间跟踪文档。 例如，如果您使用 Word 模板 XYZ 并且需要更改其中的一些文本，那么您可以使用文档跟踪软件轻松跟踪此更改，因为它会在再次保存后自动显示对该文件所做的所有更改。 这样，每当有人对您的文档进行任何更改时，他/她也会知道这些更改，而无需亲自访问它们！
哪种解决方案有助于跟踪我与其他用户共享的文档？
有多种解决方案可以跟踪您与他人共享的文档。
文档跟踪系统 (DTS) 是一种有助于跟踪文档并将其存储在数据库中的软件。 多个用户可以同时访问系统，而不必担心数据丢失。 企业经常选择此选项，因为它易于使用且成本不高。
免费在线文件追踪系统
文档跟踪是在文档通过组织或公司时跟踪文档的过程。 它涉及与文档相关的数据的收集、存储和管理，例如它们的创建日期、所有权详细信息、作者信息等。此跟踪软件还可以帮助您轻松跟踪文件，以便您可以随时监控它们时间。
当今市场上有多种类型的文档跟踪系统可供购买：
#1。 豪华版：
此版本具有额外功能，例如在系统中添加或修改新文档时无限制的电子邮件警报； 通过网络浏览器从任何地方轻松访问（无需应用程序）； 每小时自动备份； 以及使用云存储（Dropbox/Google Drive）在设备之间同步的能力。
#2。 标准版：
包括上面提到的所有基本功能以及对具有共享文件夹权限的多个用户的支持，这样每个人都可以通过不同的设备共享访问权限，而不必担心谁在什么时候得到什么！
#3。 高级版：
此版本带有内置日历、用户分析等。 总而言之，当您需要跟踪重要文件（如合同、采购订单或发票）时，文档跟踪软件是一个很好的工具。
达沃市门户文件跟踪 2
要密切关注书面记录，请使用“Davao City Portal Document Tracking 2”。 它提供了访问该文档的所有用户的完整详细信息。
许多公司和组织将文档跟踪系统用于其业务目的，例如跟踪订单、发票等，以便他们了解他们在执行任务时花费了多少时间或有人查看了他们多少次网站，甚至从他们当地的 IP 地址（互联网协议）访问它。
为什么跟踪有用？
跟踪很有用，因为它可以帮助您了解文件的所有者、位置以及上次修改时间。 如果您的计算机出现故障或被盗，并且您需要恢复数据，跟踪将帮助您在几秒钟内找到它。
如果您的员工在他的计算机上使用旧版本的程序，但现在（或永远）不想升级，那么他也可以使用此功能。 这样，他不会在升级过程中失去访问权限，但仍将所有文件保存在一个地方，而不是从他的 PC 或笔记本电脑周围的不同地方单独存储它们。
如何跟踪文件？
您可以通过在门户上上传文件并直接或通过电子邮件将其发送给收件人来跟踪文件。
#1。 上传文件：
将您的文件上传到您的帐户，它们将在“文件历史记录”部分中可见。
#2。 直接发送：
此选项允许您从 Gmail 的撰写窗口（或其他应用程序）中发送附件。 除 Gmail 外，打开此链接的任何应用程序都会将附件发送给发件人。
#3。 电子邮件：
如果您有与您的 Google 帐户关联的电子邮件帐户，请使用此方法发送附件。
#4。 WhatsApp：
如果某人在与我们的关系中与您分享了他们的 WhatsApp 号码（因此也可以访问），那么我们建议使用 WhatsApp 发送附件，因为他们无需再看到我们的电子邮件。
总结
在本文中，我们详细讨论了文档跟踪。 它是一项使人们能够与其他用户共享文件或文档的服务。 最好的部分是它有助于记录系统中的所有文件和文档，以便您在需要时可以轻松地再次找到它们。
文档跟踪常见问题解答
文件跟踪系统必须做什么？
自动化访问、搜索和编辑文档的过程，并使您能够控制查看或编辑文档的人员。
您如何定义文档管理？
用于捕获、跟踪和存储电子文档的系统或过程，例如 PDF、文字处理文件和纸质内容的数字图像。
参考资料
